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PubblicatoSandro Bello Modificato 10 anni fa
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Realizzato in conformità con le ultime disposizioni di legge e regole tecniche AIPA, è personalizzabile, sulle specifiche esigenze dellEnte, per la gestione dei campi del Protocollo. Le funzioni più complesse del Protocollo si integrano con la gestione del workflow di ORACLE ® Soluzioni per la Pubblica Amministrazione 1
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Funzioni principali Inserimento dati corrispondenza in entrata ed in uscita; Gestione anagrafica mittente destinatario; Smistamento della posta, gestione flussi e inoltro; Gestione pratiche; Raggruppamento della corrispondenza in pratiche; Consultazione con varie modalità di ricerca; Stampa Registro Protocollo, Report e Statistiche; Archiviazione Ottica dei documenti. Soluzioni per la Pubblica Amministrazione 2
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Loperatore dellUfficio Protocollo inserisce i dati del Protocollo in Entrata in una apposita maschera (i campi sono personalizzabili in fase di installazione), e la relativa immagine da scanner
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inserisce i dati del Protocollo in Uscita in unaltra maschera, in Uscita in unaltra maschera, ed acquisisce la relativa immagine da scanner o da file
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E possibile effettuare lo Smistamento e l inoltro, dei documenti archiviati, agli utenti collegati in rete, che possono visionarli ed inoltrarli
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il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/ricevuti e la relativa immagine e/o i campi di protocollazione
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Le ricerche relative ai flussi documentali (il giro che il documento ha fatto nellorganizzazione), o dov'è ora, etc., sono realizzate mediante la ricerca sugli Smistamenti, Inoltri e ordini di servizio effettuati, impostando i effettuati, impostando i criteri in una apposita maschera
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Possiamo Allegare al documento archiviato documenti elettronici, di qualsiasi formato, Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc.. Alloccorrenza, li riapriremo con lapplicazione nativa
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Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi. Questa modalità sotto presentata, richiede che si sceglia la Ricerca preimpostata, da un menù personalizzabile
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Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture di Acquisto, impostando uno o più criteri tra quelli già preimpostati Pigiando F2, apriamo la tabella nella quale sono disponibili tutti i valori già inseriti nei campi Es.: I fornitori che iniziano per Fe
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I documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricerca impostato, sono disponibili nella finestra Risultato. impostato, sono disponibili nella finestra Risultato. Possiamo visualizzare solo i campi, o visualizzare anche limmagine e ristamparla
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Possiamo ristampare il documento
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Possiamo spedire i documenti mediante la posta Elettronica standard
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Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale da WEB (Internet/Intranet) possono effettuare le ricerche dei documenti a cui sono abilitati ad accedere, secondo il Profilo Utente a loro attribuito
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Gli utenti abilitati, possono visualizzare la lista del risultato di ricerca, o direttamente le anteprime delle immagini dei documenti
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Doppio clic e si apre il documento selezionato
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24 strumenti di Annotazione: Post-it, evidenziatore, timbri, linee, rettangoli, inserimento testo, etc., tutti proteggibili da password, consentono tutti proteggibili da password, consentono comode e facili annotazioni su documenti non sottoposti allArchiviazione Sostitutiva
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I documenti cancellati, sono disponibili nelapposito cestino e si possono cancellare o ripristinare solo con le apposite autorizzazioni
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Per archiviare i documenti in modo massivo, si creano Lotti di Lavorazione nel Contenitore Temporaneo, ciò consente unacquisizione da scanner veloci ciò consente unacquisizione da scanner veloci o da file, per una successiva catalogazione, fatta da uno o più utenti contemporanei
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Il contenuto del Contenitore Temporaneo, è possibile visualizzarlo in modalità miniatura, in modo tale da selezionare e catalogare più velocemente i documenti più velocemente i documenti
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Selezioniamo le pagine dalle miniature, per creare un documento multipagina e catalogarlo in modo veloce, eventualmente Ereditando i campi da uno dei documenti simili, prima inseriti
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Con il modulo specifico, è possibile creare Reports e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi
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Ad Es. un Report dal risultato di ricerca
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Il Registro di Protocollo giornaliero, che può essere personalizzato secondo le esigenze dellEnte Registro di Protocollo del 10/10/2001 Comune di Specchia
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Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale devono essere registrati. Ad ogni utente è collegato un Profilo Utente con le funzioni ed i tipi di accesso a lui consentiti La riservatezza dei documenti archiviati è garantita, archiviati è garantita, impostando adeguatamente la Gestione della Sicurezza
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Agli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale è assegnato una login costituita da User ID e PASSWORD ai quali è collegato il Profilo Utente con le funzioni a lui abilitate
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E possibile anche restringere laccesso ai vari archivi ad ogni utente o gruppo di lavoro
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