Dott.sa Isabella Spanò113 giugno 2007 Il sistema sanzionatorio del lavoro I libri obbligatori Fondazione Marco Biagi Dott.sa Isabella Spanò.

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1 Dott.sa Isabella Spanò113 giugno 2007 Il sistema sanzionatorio del lavoro I libri obbligatori Fondazione Marco Biagi Dott.sa Isabella Spanò

2 213 giugno 2007 Libro matricola Riporta in ordine cronologico di assunzione i dipendenti, i loro dati anagrafici e la posizione professionale Il libro matricola è unico per ogni azienda. Qualora il datore di lavoro operi in più località può chiedere all’istituto assicuratore l’autorizzazione a tenere un libro matricola per ogni sede. I dati vanno poi riepilogati in un unico libro matricola presso la sede principale. L’iscrizione va effettuata immediatamente all’atto dell’assunzione e comunque prima che il lavoratore venga ammesso al lavoro Nel libro matricola devono essere iscritti – Il coniuge, i figli e gli altri parenti del datore di lavoro che prestano, con o senza retribuzione, opera manuale o non manuale alle sue dipendenze – I soci delle cooperative che prestino opera manuale o non manuale Gli artigiani che non hanno dipendenti non sono obbligati a tenere un libro matricol a

3 Dott.sa Isabella Spanò313 giugno 2007 Contenuto del libro matricola Il datore di lavoro deve annotare per ogni dipendente: Numero d’ordine progressivo di iscrizione. Se il vecchio libro di matricola deve essere sostituito, su quello nuovo devono essere riportati solo i dipendenti in forza, ma deve essere indicato oltre al nuovo numero d’ordine, anche il vecchio numero di matricola. Nome, cognome, data e luogo di nascita Codice fiscale Data di assunzione e di risoluzione del rapporto Categoria professionale Misura della retribuzione al momento della iscrizione e successive variazioni, evidenziando l’eventuale retribuzione in natura. Se si applica un contratto collettivo si può anche fare riferimento genericamente alla retribuzione contrattuale Numero e rapporto di parentela con i familiari a carico per ANF, eventuali autorizzazioni INPS, la fascia di reddito. Devono essere annotate le variazioni e la specificazione della loro decorrenza Eventuali certificati di pensione Detrazioni/deduzioni di imposta

4 Dott.sa Isabella Spanò413 giugno 2007 Libro paga Il datore di lavoro ha l’obbligo di tenere un libro paga per ciascuna P.A.T. (posizione assicurativa territoriale) nel quale per ogni dipendente devono essere registrati ex art. 20 D.P.R. n. 1124/1965 i seguenti dati: – Il cognome, il nome ed il numero di matricola – Il numero delle ore di lavoro in ciascun giorno e le ore di lavoro straordinario – L’importo delle singole voci di retribuzione soggette o meno a contribuzione previdenziale e ad imposta – La retribuzione effettivamente corrisposta in danaro e quella corrisposta sotto ogni altra forma. Se il lavoratore è retribuito a compenso fisso, è sufficiente annotare la giornata di presenza al lavoro – Per gli apprendisti di età inferiore a 18 anni, oltre alla retribuzione effettiva, deve essere indicata la retribuzione della qualifica iniziale prevista per le persone assicurate di età superiore a 18 anni non apprendiste – Gli ANF

5 Dott.sa Isabella Spanò513 giugno 2007 Soggetti interessati Le aziende industriali e commerciali sono obbligate – ex art 134 R.D. n. 1422/1924 – a tenere il libro matricola ed il libro paga. Il datore di lavoro può affidare l’incarico ai soggetti tassativamente indicati dall’art. 1 della L. 11 gennaio 1979 n. 12: consulenti del lavoro, avvocati e procuratori legali, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali Non sono obbligati alla tenuta del libro paga (Inail - nota dicembre 2004): Datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane che svolgono la loro attività da soli I soci e familiari coadiuvanti di impresa artigiana semprechè non ci siano dipendenti I soggetti che si avvalgono dell’elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici Le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all’estero Le pubbliche amministrazioni che utilizzano fogli o ruoli paga I datori di lavoro non obbligati alla tenuta del libro matricola e del libro paga debbono istituire scritture analoghe.

6 Dott.sa Isabella Spanò613 giugno 2007 Modalità di tenuta Sono previste tre modalità di tenuta dei libri paga e matricola (DPR 350/1994; ML circ. 109/1997; DM 30 ottobre 2002 ; ML circ. 33/2003) 1) Tradizionali libri regolamentari (utilizzo di libri rilegati, compilati manualmente e preventivamente vidimati e numerati) 2) Fogli mobili ad elaborazione manuale e meccanografica (ad es: cartellini orologio) 3) Supporti magnetici sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione: ogni singola registrazione su supporto magnetico costituisce documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni precedenti in modo tale da garantire la consultabilità, la integrità, inalterabilità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni. In ogni caso devono essere salvaguardate le condizioni di inalterabilità e di consultabilità (art. 26 DPR 1124/1965;; DM30 ottobre 2002; ML circ 33/2003).

7 Dott.sa Isabella Spanò713 giugno 2007 Registrazione dei dati Nel caso in cui al lavoratore sia corrisposta una retribuzione fissa oppure a giornata intera o a periodi superiori è sufficiente, per l’indicazione del lavoro ordinario, la segnalazione della sua presenza al lavoro.

8 Dott.sa Isabella Spanò813 giugno 2007 Il consulente del lavoro che utilizza i fogli mobili, munito di delega, deve richiedere all’Inail la vidimazione e la numerazione unica di quelli che utilizza (DM 30 ottobre 2002). Alla sede dell’istituto territorialmente competente deve: Inviare l’elenco delle ditte che si avvalgano del sistema dei fogli indicando le relative posizioni assicurative e la data di inizio di tenuta dei libri matricola e paga secondo il sistema adottato Segnalare tempestivamente le ditte che chiedono l’adozione di tale sistema e quelle che cessano di avvalersene Inviare, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento o in qualsiasi momento su richiesta della sede Inail o della DPL territorialmente competenti un tabulato contenente una serie di informazioni relative ai fogli utilizzati per le diverse aziende seguite. Entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di paga, il professionista deve inviare alle singole aziende: Un tabulato con indicazione dei periodi di paga, del numero dei fogli paga e matricola distintamente utilizzati compresi quelli annullati o deteriorati e del numero dei fogli paga e matricola utilizzati distintamente in tutto il territorio interessato all’accentramento e nel territorio provinciale; I fogli matricola e paga utilizzati per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Disposti in ordine progressivo essi costituiscono, rispettivamente, il libro matricola ed il libro paga aggiornati al mese immediatamente precedente che il datore di lavoro deve tenere sul luogo di lavoro; I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga se i dati retributivi sono riprodotti con stampante laser L’obbligo di numerazione progressiva è previsto anche per i cartellini orologio e per i fogli paga Adempimenti dei consulenti del lavoro e soggetti abilitati

9 Dott.sa Isabella Spanò913 giugno 2007 Conservazione art. 26 DPR 1124/65- art 5 c. 1 L. 12/79 I libri o le registrazioni magnetiche sostitutive devono essere conservati per almeno dieci anni dall’ultima registrazione ovvero, se mai usati, dalla data di vidimazione. Ai fini pratici, comunque, si consiglia la conservazione dei libri per il maggior numero di anni possibile. I libri devono essere conservati nel luogo dove si eseguono i lavori e non possono essere rimossi neppure temporaneamente. Tuttavia i datori di lavoro che si avvalgono dell’opera di un consulente del lavoro possono tenere il libro paga ed il libro matricola presso lo studio del professionista (art. 5 c. 1 L. 12/79) conservando, comunque sul luogo di lavoro una copia di quest’ultimo anch’essa regolarmente vidimata ed aggiornata (circ. Inps 11 marzo 1980 n. 2539 EPC /51). Resta fermo altresì l’obbligo del datore di lavoro di tenere aggiornato sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere. Poiché sul posto di lavoro deve essere conservata comunque una copia del libro matricola e del registro delle presenze, il datore di lavoro può soddisfare tale obbligo con la tenuta del registro delle presenze e dei documenti cartacei relativi alle registrazioni annuali e mensili fino al mese precedente a quello in corso. Il registro deve essere preventivamente vidimato dall’istituto assicuratore competente, mentre la copia dei documenti cartacei può essere autocertificata dal consulente che ne attesta a tutti gli effetti la corrispondenza alle registrazioni originali (circ. Min Lav 28 nov 1994 n. 109). I libri devono essere tenuti senza alcuno spazio bianco ed essere scritti con inchiostro o altra sostanza indelebile. Non possono essere fatte abrasioni e qualora sia necessaria qualche cancellazione, questa dovrà essere eseguita in modo tale che le parole cancellate siano tuttavia leggibili (art. 26 c. 1 DPR 1124/65).

10 Dott.sa Isabella Spanò1013 giugno 2007 Sanzioni - circolare n. 25/Seg/0004024 del 29/03/07 Linee guida, condivise con gli Istituti Previdenziali, che la Direzione Generale Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro fornisce al personale ispettivo delle strutture territoriali sulla corretta applicazione in sede di vigilanza delle nuove previsioni sanzionatorie in materia di libri matricola e paga contenute nella legge finanziaria anno 2007 con relativo coordinamento delle stesse con la precedente disciplina di cui al DPR 1124/1965. - le fattispecie sanzionatorie trattate trovano applicazione con riferimento alla condotta posta in essere successivamente all’entrata in vigore della legge finanziaria, ossia dal 1° gennaio 2007.

11 Dott.sa Isabella Spanò1113 giugno 2007  Mancata istituzione libri matricola e paga (art. 1 c. 1178 legge 296/06) riguardo le seguenti ipotesi: ·Datore di lavoro del tutto sprovvisto dei predetti libri. ·Datore di lavoro che abbia in uso i predetti libri non vidimati dagli Istituti Previdenziali. ·Datore di lavoro che abbia in uso i predetti libri non dichiarato conformi all’originale da parte del consulente del lavoro, da altro professionista abilitato ovvero dallo stesso datore di lavoro. N.B. Tale illecito va sempre contestato anche in presenza di irregolarità legate a fenomeni di evasione o omissione contributiva. Sanzione amministrativa da euro 4.000,00 a euro 12.000,00

12 Dott.sa Isabella Spanò1213 giugno 2007 · Irregolare tenuta documentazione obbligatoria (art. 26 DPR 1124/1965: il libro matricola e paga devono essere legati e marcati in ogni pagina e prima di essere messi in uso devono essere presentati all'Istituto Assicuratore) ·Datore di lavoro cha abbia in uso i predetti libri recanti una vidimazione tardiva per gli stessi, in quanto la data di vidimazione risulta posteriore rispetto alla data di assunzione del primo lavoratore iscritto nei suddetti libri. ·Datore di lavoro che abbia in uso i predetti libri recanti una dichiarazione di conformità tardiva per gli stessi, in quanto la data della dichiarazione stessa risulta posteriore rispetto alla data di assunzione del primo lavoratore iscritto nei suddetti libri. Sanzione amministrativa da euro 125,00 a euro 770,00 (soggetti assicurati INAIL) Sanzione amministrativa da euro 25,00 a euro 150,00 (soggetti non assicurati INAIL) N.B I suddetti importi sono stati quintuplicati ex art. 1 c. 1177 legge finanziaria anno 2007, rispetto a quelli stabiliti dalla normativa previgente.

13 Dott.sa Isabella Spanò1313 giugno 2007 ·Omessa esibizione libri registro e paga (art. 21 DPR 1124/1965) La previsione normativa va configurata come condotta (dolosa ovvero colposa) volta a non consentire all’organo di vigilanza di effettuare la verifica sulla regolare costituzione dei rapporti di lavoro, attraverso l’esame dei libri obbligatori suddetti.- Sanzione amministrativa da euro 4 mila a euro 12 mila-. Pertanto, tale fattispecie non si configura se il personale di vigilanza possa effettuare nel corso dell’accesso ispettivo la predetta verifica attraverso l’esame di altra idonea documentazione (comunicazione preventiva di assunzione, denuncia nominativa degli assicurati o lettera di assunzione con l’indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola).

14 Dott.sa Isabella Spanò1413 giugno 2007  Rimozione dei libri matricola e paga (art. 21 DPR 1124/1965) La violazione si determina quando manca nel corso dell’accesso ispettivo la disponibilità dei libri obbligatori suddetti, ma all’organo di vigilanza è comunque consentito di verificare tempestivamente e con assoluta certezza la regolarità dei rapporti di lavoro instaurati attraverso l’esame di altra documentazione, ossia: comunicazione preventiva di assunzione, denuncia nominativa degli assicurati ovvero lettera di assunzione con l’indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola. Sanzione amministrativa da euro 125,00 a euro 770,00 (soggetti assicurati INAIL) Sanzione amministrativa da euro 25,00 a euro 150,00 (soggetti non assicurati INAIL) N.B I suddetti importi sono stati quintuplicati ex art. 1 c. 1177 legge finanziaria anno 2007, rispetto a quelli stabiliti dalla normativa previgente.

15 Dott.sa Isabella Spanò1513 giugno 2007  Unicità dei libri matricola e paga (art. 21 DPR 1124/1965) Nell’eventualità di aziende con più unità produttive ovvero di attività di breve durata, (caratterizzata da mobilità ovvero svolta in sedi con pochi lavoratori e prive di adeguata attrezzatura amministrativa – es. settore edilizia ed impiantistica) in cui risulta materialmente impossibile esibire i libri obbligatori presso ciascun “luogo in cui si esegue il lavoro”, come dispone l’art. 21 del DPR 1124/65, gli originali dei libri matricola e paga possono essere tenuti presso la sede legale dell’impresa, mentre presso ciascun luogo di lavoro sarà sufficiente tenere una copia (anche fotostatica e per estratto) dei suddetti, dichiarati conformi all’originale.

16 Dott.sa Isabella Spanò1613 giugno 2007 Conseguenze sanzionatorie per omessa istituzione, ovvero esibizione o rimozione dei libri matricola e paga, nella ipotesi in cui ambedue i documenti non siano istituiti o non siano tenuti sul luogo di lavoro. ·Per omessa istituzione sia del libro matricola che del libro paga troverà applicazione la sanzione ridotta di euro 4.000,00 per ciascun libro. ·Per omessa esibizione sia del libro matricola che del libro paga troverà l’applicazione una sola sanzione, che, ridotta ex art. 16 legge 689/81, sarà pari a euro 4.000,00. ·Per rimozione sia del libro matricola che del libro paga troverà applicazione la sanzione ridotta (ad euro 250,00 ovvero ad euro 50,00 a seconda che trattasi di datori di lavoro assicurati o non assicurati all’INAIL) con riferimento a ciascuno dei suddetti documenti.