1 Ristrutturare lo Studio in 4 mosse per preservare il futuro dello Studio Parma, 28 ottobre 2014 Giorgio Miurin.

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1 1 Ristrutturare lo Studio in 4 mosse per preservare il futuro dello Studio Parma, 28 ottobre 2014 Giorgio Miurin

2 Evoluzione degli Studi Sistemi di controllo costi Organizzazione Sviluppo commerciale Integrazione tra Studi /valorizzazione

3 3

4 Azioni commerciali Come vendere Come essere competitivi A chi vendere Cosa vendere

5 Azioni commerciali Gli ingredienti: La consapevolezza del livello di tariffa applicato Il tasso di fidelizzazione della clientela Il ventaglio delle soluzioni offerte La conoscenza delle esigenze del cliente Strumenti di penetrazione del mercato

6 6 IL MERCATO ATTUALE NON PERDONA LA MEDIOCRITÀ La competitività commerciale è la conseguenza del rapporto qualità prezzo percepito La nostra offerta è coerente con le esigenze prioritarie del mercato o siamo una commodity? Integrare le competenze dello Studio per essere vicini alle problematiche strategiche dei clienti

7 7 eliminare le aree grigie di inefficienza potendo esprimere maggior competitività E’ velleitario cercare clienti se non sono calibrate le tariffe I Professionisti non conoscono le loro tariffe applicate

8 fatturato Consumi materie Costi variabili diretti Margine commerciale personale Costi generali/indiretti ebitda ebit Ammortamenti accantonamenti Oneri finanziari Altri costi Utile lordo caratteristico lordo Valore percepito $ Protezione fiscale RIDUZIONE DEL FATURATO DECREMENTO PRODUTTIVITA’ RAPPORTI FINANZIARI/ USURA VALORE AGGIUNTO BASATO SULLA CREAZIONE DI VALORE Valore percepito $

9 Tariffa o forfait? Cosa vende lo studio Sedute psicologiche segreteria consulenza Lo studio vende “tempo” servizi professionali Ma quanto vale il tempo e come è governabile?

10 Sistema di controllo Educazione dei dipendenti Educazione della clientela Lo studio espande il lavoro a seconda del tempo a disposizione Interpretazione del concetto di servizio Educazione della Direzione

11 I competitor Associazioni La tecnologia Colleghi commercialmente più aggressivi Centri di elaborazione

12 12 cosa rimane della tariffa applicata? cosa rimane della tariffa applicata?

13 Processi organizzativi Corretta incidenza dei costi Approccio commerciale Produttività Sistemi di controllo Governo dell’area economica

14 Per forfait Per operatore Complessiva studio Produttività Per cedolino / pratica

15 15 la produttività oraria di break even la produttività oraria di break even 35/40 € ora Il mercato esprime Per l’area contabilità “ordinaria” € 35/45 Per l’area contabilità ‘’semplificare’’ € 50/80 Per l’area lavoro: € 50/70 Per l’area della consulenza€ 80/120 Le rimanenze iniziali dello Studio

16 Forfait 4.000 produttività obiettivo 40 € ora Tempo tecnico 100 ore 1

17 Clienti / fatturato produttività 60 24 50 37 35 50 45 40 30 50 60 Mappatura della clientela 44

18 Clienti / fatturato produttività 60 35 75 40 30 60 Mappatura della clientela 20.000 forfait 333 ore 1500 forfait 20 ore 20.000 forfait 571 ore

19 Clienti / fatturato produttività 40 30 50 60 Mappatura degli operatori 44 48 37 56 28 42 20 70

20 Calcolo del costo pieno Tariffa effettiva 1 Costo diretto inefficienza Altri costi Full cost Utile lordo 55 20 8 4 40 15 esercizio8

21 21

22 22

23 23 Studi a confronto - 3

24 24

25 25

26 Cont. Ordinaria Bilanci e Dichiarazioni Pratiche Varie Consule nza Cont. Esterne Paghe Cedolini Paghe Colloc. Totale Studio Utile Lordo Marginalità delle ASA + - 26 Cont. Semplificata

27 Calcolo del costo pieno Tariffa obiettivo 1 Costo pieno Numero protocolli/ora Tariffa riga 1000 righe ordinaria 60 40 13/15 4,61/4 76/66.6 ore Costo riga3,07/2,6 Tariffa a costo pieno2.660 Tariffa a valore obiettivo 4.000

28 28 Performance per cliente – 3

29 Produttività Produttività per cliente Produttività per pratica /forfait Produttività per a.s.a Corretti carichi di lavoro Produttività di mercato Budget e timereport

30 organizzazione Carichi di lavoro Rispetto delle tempistiche Delega operativa Condivisione delle procedure soddisfazione / fidelizzazione dipendenti Condivisione degli indicatori

31 Sviluppo commerciale Ricerca di nuovi clienti Fidelizzazione dei clienti esistenti Investimento nel profitto del cliente Customer service

32 32 ANALISIDEL BILANCIO SUDDIVISO PER CENTRI DI PROFITTO MISURIAMO PRIMA DI INTERVENIRE: GLI STRUMENTI BUDGET ECONOMICO PIANIFICAZIONEFINANZIARIA ANALISI DEI COSTI PER COMMESSA (FORFAIT/ PRESTAZIONE) SISTEMA DI RILEVAZIONE DEI TEMPI SISTEMA QUALITA’

33 33 Come viene utilizzato tempo dal personale dello studio? Qual è la resa delle risorse? Qual è la reale necessità di forza lavoro all’interno dello studio professionale? Quali sono i correttivi da adottare per migliorare la produttività? Come devo riorganizzare lo studio? ASPETTI ORGANIZZATIVI

34 – –Monitorare la produttività del forfait (ore massime attribuibili) – –Addebitare le prestazioni non previste dal forfait – –Ridurre la perdita di informazioni (parcellazione) – –Facilitare il rapporto con il cliente (chiarezza circa le prestazioni eseguite che diventano oggettive) – –Misurare la produttività del cliente – –Misurare la produttività dell’operatore interno/reparto – –Tutti i tasselli che compongono la redditività dello studio possono essere monitorati ed influenzati Timesheet E’ una procedura di rilevazione sistematica dell’impiego delle risorse interne

35 Per giungere ad una delega controllata degli aspetti operativi Per definire modalità operative standardizzate che agevolano la rintracciabilità dei dati e dei documenti e delle prestazioni Per standardizzare la qualità delle prestazioni e rendere ripetibili le attività indipendentemente dall’operatore Per l’attribuzione delle responsabilità (“chi ha fatto cosa”)

36 Primo passo: bilancio 36 Ricavi d’esercizio 500.713 Costi di struttura VALORE AGGIUNTO Personale Affitti e leasing EBITDA Amm.ti e fondi EBIT UTILE OPERATIVO Oneri finanziari Costi diversi Proventi finanziari Ricavi diversi 100 503.292 80.888106.602 394.111 254.064254.202 44.673 24.576 41.561 8.092 22.693 0 6.684 0 4.3240 00 16,121,3 50,5 78,7 50,7 8,9 4,9 8,3 1,6 4,5 0 1,3 0 0 0 0,9 0 422.404 168.202140.047 70.798 97.26462.706 103.948 19,3 83,9 12,5 28,0 14,420,6 33,4 % %

37 Secondo passo: distribuiamo il tempo 37 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za marco armando Studio ValoreOrePersonale 23010 353 80 100 575 60 683 551 1154 230 575 115 5 10 19 65 10 25 10 79 31 690 480 440 93 444 266 95 324 80 50 111 53 337 30 25 30 5 44 5 25 5 15 6 11 3 54 19 5 320 300 322 120 920 12.000 6.852 864 600 20 70 30 20 40 25 Pratiche 920 1299 110 640 460 124 622 23 66 86 40 20 11 10 5 40 11 35 7 70 14.532254.202 321125573452218266123534074350 30 martina matteo 14.850 9.500 1776 460 catia 38.0001776 Chiara Bruno aless luisella Michele 230046.000 52.000 25.000 12.000 38.000 2300 1600 1000 1856 %% % %

38 Secondo passo: distribuiamo il tempo 38 77.006 marco armando martina matteo catia Chiara Bruno aless luisella Michele 12.000 6.852 14.850 9.500 38.000 46.000 52.000 25.000 12.000 38.000 254.202 ValorePersonale 1.370343754 53.73948.9207.57558.5288.434 7.220 24.700 4.603 9.480 685 2.3756.650 1.900 9.500 2.280 2.227 1.320 3.700 2.821 1.140 26.600 2.660 5.197 475 1.200 1.320 Cont. interna Bilanci/ Dich.vi Cons.zaStudioPratiche 4.60011.50018.400 5.200 1.250 1.200 11.500 20.800 5.600 3.600 1.250 15.600 7.500 5.280600 10.000 10.400 Collegi

39 Terzo passo: distribuiamo i costi 39 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za Cancelleria Spese postali Assicurazioni auto Carburante Pulizie Licenza software Abbonamenti Amm.ti Energia elettrica Interessi passivi 2.476 ValoreCosti 781 128 433 828 1.274 2.025 952 3.853 87 84 213 47 137 277 622 102 9 15 263 10 50 161 213 460 788 832 93 3.083 1.012 2.150 1.352 510 89 18 771 418 196 263 25 30 60 30 4010 346 1.576 1.664 70 758 1.613 1.014 851 1.375 2.626 2.774 277 7.706 3.020 6.423 4.040 60 Pratiche %% %

40 Quarto passo: distribuiamo i ricavi 40 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za Contabilità Bilanci/Dich.vi Pratiche Cons.za Collegi 62.462 ValoreRicavi 189.169 162.388 78.653 10.620 189.169 Pratiche 503.292 78.653 100 62.462 100 162.388 100 10.620 100 189.16962.462 162.38810.620 78.653 %%%

41 Quinto passo: ripartiamo l’improduttività 4141 Cont. interna Collegi Bilanci/ Dich.vi Cons. Straord. Personale 77.006 Costo Studio Voci 24.28025.7702.60919.3395.008 Pratiche

42 Il bilancio operativo 42 Studio Cont. interna PraticheCollegi Bilanci/ Dich.vi Cons. Straord. 503.292 62.46210.62078.653162.388189.169 177.196 49,4 77.006 151.826 97.264 39,9 53.739 19,5 39,1 24.280 47.591 -63.147 74,0 41,6 82.831 38.078 19.339 48.9208.434 5.008 9.791 -12.613 39,7 47,7 7.575 2.609 5.241 63.228 228,0 44,7 58.528 25.770 51.125 26.965 16,0 35,1 Ricavi Personale Inefficienza Struttura Marginalità Costo €/h Tariffa €/h

43 ruscotto intetico ndicatori di erfomances ruscotto intetico ndicatori di erfomances 43 Studio Cont. interna PraticheCollegi Bilanci/ Dich.vi Cons.za 17,4 16,712,721,917,219,1 7,6 55,0 14,9 39,9 49,4 9,6 7,6 43,0 -19,7 14,8 39,1 19,5 70,0 32,4 74,0 41,6 15,3 7,28,0 14,4 35,1 16,0 7,9 66,0 7,6 15,2 44,7 228,0 250,0 183,3 7,5 15,0 39,7 47,7 35,0 -19,0 Valore umano Inefficienza Struttura Full cost Tariffa applicata Utile lordo Tariffa di mercato CPIS

44 Buoni e cattivi Buoni e cattivi 44 Costo Bruno Ricavo Catia 2.681,3 23,2 2.300 44,0 1.631,9 666,3 271,3 12,4 2,9 1,1 1.800 1.200 600 28,5 13,8 5,7 Cliente Alfa S.p.a. Beta S.r.l. Gamma S.n.c. Mario Rossi Margine 533,7 -381,3 168,1 328,7 Prod.tà 34,2 44,0 71,6 88,2 Budget 57,6 45,1 30,1 15,0 Quanto può dipendere dal grado di saturazione?

45 Saturazione Sono stati correttamente bilanciati i carichi di lavoro? NO Caricandola di ulteriori 8 articoli Recupero di tempo = 1 ora Produttività di Catia 8 articoli ogni ora Risparmio di costo = 1 h x 39,9 € = 39,9 € ogni ora di Catia per la contabilità