Silvana Mangiaracina*, Ornella Russo*,

Presentazione sul tema: "Silvana Mangiaracina*, Ornella Russo*,"— Transcript della presentazione:

1 Roma, 8 maggio 2015 Riunione del Comitato Biblioteche NILDE Attività del progetto ALPE
Silvana Mangiaracina*, Ornella Russo*, Gustavo Filippucci°, Alessandro Tugnoli* *CNR Biblioteca d’Area di Bologna °Università di Bologna, Biblioteca di Chimica Presentazione nuovi sviluppi software

2 ALPE : Archivio Licenze dei Periodici Elettronici
Un archivio per l’inserimento e la gestione condivisa delle clausole DD-ILL dei contratti di licenza d’uso delle risorse elettroniche sottoscritte dalle biblioteche aderenti a NILDE Archivio pubblico delle clausole DD-ILL Interfaccia gestionale delle licenze Motore di ricerca Integrazione nel processo di fornitura documenti (lending) di NILDE Before I go into the details, I’ll give you a quick overview of what ALPE is and it’s components. ALPE stands for “Archivio Licenze dei Periodici Elettronici” (Archive of Electronic Serial Licenses). Its goal is for supporting librarians to collectevely manage and share the information regarding the use of E-Resources for Interlibrary Loan and Document Delivery Its components are: Public archive of DD-ILL clauses in e-licenses Management software to insert, display, associate e-licenses Search engine to find the effective license for each item New NILDE software module integrated into the lending process ? Presentazione nuovi sviluppi software

3 Obiettivo generale del progetto
Supportare le attività di condivisione delle risorse delle biblioteche favorendo e migliorando i livelli di conoscenza e di rispetto delle regole, degli usi consentiti e delle limitazioni contenuti nelle clausole di Inter Library Loan delle licenze d’uso delle risorse elettroniche sottoscritte. Migliorare la comunicazione tra i bibliotecari e i negoziatori/consorzi che contrattano con gli editori Promuovere la conoscenza del software NILDE come sistema per l’invio elettronico sicuro dei documenti protetti dalle licenze NILDE is the ILL management software used in academic and research libraries in Italy, and now in Spain and Greece too. NILDE supports transmission of files and digital hard-copy. The effect of such a procedure is to transform publisher’s original pdf-text files into pdf-images, which will be made available to the borrowing library. Thanks to the negotiation carried out by the Italian national consortia, several publishers have agreed so far to include the NILDE system in their license as as a “secure electronic delivery” system. Presentazione nuovi sviluppi software

4 Enti che collaborano ad ALPE
Who is working in ALPE? The ALPE project stands on the experience and it is the evolution of a former database, called “Help-Licenses”, which has been available since 2005 for NILDE librarians. It contained information only from the “big” publishers e-licenses negotiated by consortia. The ALPE project started with the release of a “Request for comments” document and after that, a first project meeting was organised in June Then, the ALPE Working group was formed; presently it is composed by 33 colleagues belonging to several academic and research institutions and to three national consortia. Their role are various and their expertises cover all the areas needed for this project: there are negotiators, e-resource librarians, ILL librarians and software developers . Presentazione nuovi sviluppi software

5 I gruppi di lavoro Presentazione nuovi sviluppi software

6 Lo scenario Dalla carta alle risorse elettroniche
Dalle eccezioni al copyright per le biblioteche alle licenze La condivisione delle risorse tra biblioteche è in pericolo? Necessario negoziare con gli editori la clausola ILL ILL delle risorse elettroniche Quale impatto sul borrowing e lending? Incertezza sulla licenza spesso è un deterrente all’ILL più che il contenuto della stessa licenza Now I will like to share with you in a few slides the problem that the ALPE project will address. The shift from paper to e-subscriptions has brought about a change in the legal framework libraries provide services to accomplish their mission. Exceptions and limitations for libraries provided by copyright law have become “license to use” under contract law. ILL, especially in the digital landscape, has always been considered by publishers as a “concurrent” activity to their incomes. So, the ILL of e-resources has to be negotiated in contracts, and libraries should not give away rights (for their users) which are guaranteed by law. How this impacted on the borrowing and lending activity? With the general uncertainty related to e-licenses, the activity of checking the permitted use within the lending work-flow is more inhibiting than the license content itself. Presentazione nuovi sviluppi software

7 Lo scenario (cont.) Conosci la tua licenza!
Identificare correttamente la “propria” licenza e fornire il documento secondo quanto è consentito Conoscere SE l’ILL è consentito Comprendere il contenuto della licenza termini legali termini vaghi o contraddittori (da interpretare?) contratto in vigore (tipo licenza, durata, …) To check if the library has the “license to share”, that is, if lending is permitted, ILL librarians have to know which is the “proper” license for that item. Sometimes they will have lists of titles provided by the institution, or managed by an ERM systems. However, to maintain and keep updated such information requires a bigg effort. Presentazione nuovi sviluppi software

8 Lo scenario (cont.) ILL management software (lending)
Conoscono il documento oggetto della fornitura Informazioni su Titolo e anno di pubblicazione Non posseggono informazioni tipiche della KB Editore o aggregatore Piattaforma web Storico della pubblicazione (cambio editore/detentore dei diritti…) How could ILL management software automate the license checking? Unfortunately, ILL sw usually know about bibliographic information (such as title, ISSN, publication year) associated to the item to lend, while they lack of many information which usually it would require to access to a knowledge base. Licenses are identified by different information: the publisher/content provider, the platform (that is, the web portal where content is accessed), the contract duration , the licensee (the subscribers) Presentazione nuovi sviluppi software

9 Qual è la licenza “corretta”?
1960 2014 Publisher’s platform ARCHIVE’S ACQUISITION OR SUBSCRIPTION 2002 CURRENT SUBSCRIPTION CRUSTACEANA ISSN: X Publisher: BRILL 2014 1999 Aggregator’ platform This slides shows a practical example: For a given title it may exist several licenses which define the permitted use, depending on “from where” the contents are accessed. A library may subscribe to access the title contents to a certain web site (the e-content platform). There may be several platforms: the publisher’s one, the content providers (one or many), the archive’s platform. A library may subscribe to current contents or to the archives (in this case it can be a yearly-subscription or a one-time acquisition of the back-files) Besides, license may be negotiated one or, on the opposite side, standard license. Standard licenses automatically enter into force at the time of subscription. Usually, they are made public on the publisher’s or content distributor or aggregator web site. 2008 1960 Archive’s platform Presentazione nuovi sviluppi software

10 LICENSE TO ILL? DD-ILL clause explicitely mentioned Content provider must own the copyright to license ILL License duration? Last signed license prevails The Interlibrary Loan activity must be explicitly permitted by the license agreement and is usually specified in a specific clause. It is necessary to determine whether the publisher or the content aggregator with which the library has subscribed to the content owns the rights on the digital resources distributed or otherwise and, therefore, is able to grant to the library this right of use. Indeed, the international marketing and distribution panorama of the electronic resources on the part of multiple stakeholders (university publishers, commercial publishers, aggregators, agents) on the one hand makes it easy for libraries to acquire digital content from multiple distribution channels, on the other hand it further complicates the task of acknowledging who owns the rights relating to the ILL. La possibilità di effettuare attività di DD-ILL deve essere esplicitamente consentita dalla Licenza d’uso. Hanno validità in riferimento a tutte le annate delle risorse digitali sottoscritte e prevale sempre l’ultima licenza in essere. Presentazione nuovi sviluppi software

11 Risultati conseguiti da ALPE
Definizione di uno SCHEMA descrittivo delle clausole DD-ILL Ne standardizza il contenuto tra licenze diverse Rende facile l’interpretazione della clausola Archivio pubblico ALPE alimentato dalla comunità dei bibliotecari (gruppi di lavoro) Motore di ricerca basato sull’interrogazione di una knowledge base esterna, in grado di identificare la licenza “corretta” Presentazione nuovi sviluppi software

12 Schema/struttura di una clausola DD-ILL
License metadata ILL clause Name of publisher/aggregator ILL Clause full-text Name of platform + URL ILL permitted Print or Scanned copy of publisher’s original file Ownership of copyright Permitted use: Transmission method Permitted use: Document format Digital hard copy of publisher’s original file Contract Duration Limits Subscription type ALPE has developed a schema to describe ILL clause. It has several purposes: To standardize description of the clause; To be easily exchanged across systems (such as ILL systems, ERMS, …); To minimize the risk of subjective interpretation on the part of the librarians. Publisher’s original file Obligations E-resource type Other conditions Subscriber organization Notes attributes needed for identifying the license attributes needed for identifying valid license for a certain library Presentazione nuovi sviluppi software

13 Policies per il popolamento dell’archivio
LIBRARY      CONSORTIA    INSTITUTION GLOBAL Publisher data Standard licenses Community-managed archive Consortium/Institution information Negotiated licenses Cooperative & cascade management Differeni account utente con privilegi diversi Presentazione nuovi sviluppi software

14 Ricadute positive di ALPE
Individuare journal con condizioni di ILL differenti a seconda della piattaforma di distribuzione Orientare la negoziazione e la sottoscrizione Fornire dati numerici su come vengono utilizzate le risorse negoziate dalle università (dati d’uso delle risorse legati a chi sottoscrive e al tipo di contratto)

15 Licenze: il sapere condiviso di ALPE
Contratto privato tra editore/aggregatore (licensor) e istituzione (licensee) che sottoscrive Definisce contenuti, utenti autorizzati, usi consentiti, obblighi e restrizioni Valido in riferimento a una collezione (package) di contenuti digitali e a un sito web di accesso (platform) ILL deve essere menzionato esplicitamente (editore detiene diritti intellettuali e/o commerciali)

16 Licenze standard e Licenze negoziate
La licenza d’uso che entra automaticamente in vigore all’atto di sottoscrizione di una risorsa digitale, di norma resa pubblica sul sito dell’editore (annuale) La licenza d’uso in cui le condizioni contrattuali e alcune clausole specifiche sono state oggetto di negoziazione tra editore e consorzio o istituzione che sottoscrive la risorsa digitale (pluriennale, clausola di confidenzialità)

17 Licenze standard: fasi di lavoro
Inserimento cooperativo e condiviso (gruppo di 11 bibliotecari SG3) Fase di testing Individuazione di un set di editori ‘rilevanti’ Elenco editori risorse non negoziate di Unibo(circa 136 editori pari al 96% dei journals on-line; numerosità dei titoli >2) Standardizzazione di editori e piattaforme Analisi a partire dai dati globali di lending delle istituzioni aderenti a NILDE (anno 2014), cfr. con target SFX Raccolta di casi di studio e problematiche (strumenti social di condivisione) Definizione di regole e linee di interpretazione condivise

18 Licenze standard inserite in ALPE
92 licenze di 80 editori (circa il 60% di quelli potenziali), di cui 72 pubbliche 46 editori non inseriti per mancanza di requisiti necessari (vedi criticità) Validità: 4 licenze 2013 , 52 (57%) licenze 2014 e 36 (39%) del 2015 Tipologia risorsa: 63 (68%) licenze e-journals e 29 (32%) licenze per e-journals+ e-books

19 Primi dati su scenario ILL (lic. std)
ILL consentito in 69 (75%) licenze ILL non consentito in 19 (21%) licenze ILL non specificato in 4 (4%) licenze Invio elettronico o invio elettronico sicuro ammesso in 68 (74%) licenze Invio solo posta e fax in 16 (17%) licenze; + 2 (20%) solo software Ariel Copia per utente finale: copia cartacea in 43 (46%) licenze, non specificato in 40 (44%) licenze, 3 (3%) copia elettronica Controllare intersentia e le 3 licenze di Americna society of biochemistry and molecular sharpe MIT press e Pion Presentazione nuovi sviluppi software

20 Licenze standard: principali criticità
Difficoltà di individuazione e reperimento della licenza sul sito dell’editore Difficoltà di individuazione della piattaforma di accesso ai contenuti oggetto di licenza (non esplicita in licenza, assenza di sottoscrizione, piattaforme multiple per diversi journal) Assenza di clausola o di usi consentiti espliciti per l’ILL (“non specificato”) Ambiguità editore/aggregatore e conseguente difficoltà ad individuare chi detiene i diritti di copyright

21 Licenze standard: principali criticità
Linguaggio della clausola non esplicito e/o non chiaro ILL consentito secondo quanto previsto dal Copyright Act ILL consentito nei limiti e alle condizioni stabilite dalle CONTU Guidelines ILL consentito in riferimento allo schema SERU

22 Licenze negoziate Licenze negoziate dai consorzi italiani (archivio Help Licenze) Collaborazione con A. Ortigari per inserimento licenze negoziate (Licenze CIPE e Licenze CARE Elsevier, Wiley) Importanza di formalizzare la collaborazione con il gruppo di coordinamento CARE-CRUI per poter inserire tutte le negoziate Popolamento a cura di un gruppo di lavoro dedicato

23 ? Funzionamento di ALPE ALPE Search Engine TITLE + ISSN + YEAR
TITLE + ISBN ALPE Search Engine PUBLISHER 1 . FILTERS AGGREGATOR 1 . AGGREGATOR 2 . Presentazione nuovi sviluppi software

24 Funzionamento di ALPE (cont.)
Search Engine PUB1 . AGG1 AGG2 ? QUERIES EXTERNAL KB UPDATES INTERNAL KB PUBLISHER 1 . AGGREGATOR 1 AGGREGATOR 2 ALPE LICENSES DB ISSN + YEAR ISBN CACHE KB Presentazione nuovi sviluppi software

25 ALPE’S TIME LINE 2012 2013 2014 2015 BUILDING COMMUNITY ALPE WG
ILL CLAUSE SCHEMA ALPE ARCHIVE POPULATED BUILDING INTERNATIONAL PARTNERSHIP 2012 2013 2014 2015 Here’s a timeline which gives you an overview of what has been done with ALPE so far and the next steps. July 2014 End of standard license test phase License management web application 3° release Sept 2014 Search Engine release Nov 2014 ALPE archive populated with (about 140) most relevant standard licenses (for Italian academic institutions) ALPE archive populated with the 2014 national negotiated licenses NILDE-ALPE integration START PROJECT Request for Comments LICENSE ANALYSIS & START SW DEVELOPMENT LICENSE MANAGEMENT APPLICATION NILDE-ALPE INTEGRATION SEARCH ENGINE Presentazione nuovi sviluppi software

26 CONTATTI ALPE public archive: Read more:
Silvana Mangiaracina, Ornella Russo & Alessandro Tugnoli area.bo.cnr.it ALPE public archive: Read more: e-alpe (All icons used in this work are part of ARASAAC Portale Aragonese per la Comunicazione Aumentativa e Alternativa (created by Sergio Palao and distributed under CC BY-NC-SA). This work is distributed under Creative Commons License Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International Presentazione nuovi sviluppi software