Formazione Microsoft® Office Excel® 2007

Presentazione sul tema: "Formazione Microsoft® Office Excel® 2007"— Transcript della presentazione:

1 Formazione Microsoft® Office Excel® 2007
[Nome società] presenta: Formazione Microsoft® Office Excel® 2007 [Nota per l'insegnante: per informazioni dettagliate sulla personalizzazione del modello, vedere l'ultima diapositiva. Nel riquadro delle note di alcune diapositive sono inoltre disponibili istruzioni e indicazioni aggiuntive per la lezione.] Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

2 Contenuto del corso Panoramica: disponibilità dei dati
Lezione: condividere dati di Excel nel sito di SharePoint La lezione include un elenco delle attività consigliate e alcune domande di verifica. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

3 Panoramica: disponibilità dei dati
La società utilizza un sito di Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 o di Office SharePoint Server 2007? Se si desidera consentire a più di una persona alla volta di aggiornare dati in un'unica posizione può essere utile scoprire come esportare dati di Excel nel sito di SharePoint della società. In questa lezione verranno illustrate le procedure per trasferire i dati in tale posizione condivisa. La disponibilità delle informazioni in una posizione condivisa nota a tutti gli utenti consente di evitare attese nel caso sia necessario apportare modifiche quando i dati sono utilizzati da altri. Si supponga, ad esempio, di disporre di un elenco di nomi in Excel e di avere la necessità di raccogliere informazioni aggiuntive da tali persone. È possibile esportare i nomi nel sito di SharePoint nel quale ognuno potrà aggiungere le informazioni richieste senza inutili attese nel caso qualcun altro stia aggiornando i dati nello stesso momento. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

4 Obiettivi del corso Preparare i dati per l'esportazione nel sito di SharePoint tramite la conversione dei dati in una tabella. Esportare una tabella di Excel in un elenco di SharePoint. Modificare i dati nell'elenco di SharePoint. Aggiornare la tabella di Excel per incorporare le modifiche dall'elenco di SharePoint. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

5 Condividere dati di Excel nel sito di SharePoint
Lezione Condividere dati di Excel nel sito di SharePoint

6 Condividere dati di Excel nel sito di SharePoint
Perché esportare i dati di Excel in un sito di SharePoint anziché condividere i dati tramite posta elettronica o salvandoli in unacartella di rete in una posizione accessibile? Il sito di SharePoint è una posizione condivisa sul Web, nella quale gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono accedere ai dati tramite un Web browser. Si consideri, ad esempio, l'elenco di SharePoint illustrato nella figura. Ogni dipendente può aggiungere i propri dati nel momento preferito senza dover attendere che qualcun altro completi gli interventi di modifica dell'elenco. La figura illustra un elenco di SharePoint, paragonabile a una tabella basata su Web. Un gruppo di dipendenti ha deciso di organizzare presentazioni di formazione durante la pausa pranzo. Domenico ha già indicato la data e il titolo della presentazione ed è ora necessario che tutti gli altri utenti nell'elenco facciano lo stesso. Per ulteriori informazioni su Prodotti e tecnologie SharePoint, vedere le indicazioni relative a SharePoint Services 3.0 e SharePoint Server 2007 nella Scheda di riferimento rapido collegata alla fine del corso. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

7 Creare una tabella Per esportare l'elenco di nomi nel sito di SharePoint, iniziare in Excel, ovvero l'applicazione in cui i dati verranno preparati per l'esportazione. A tale scopo, convertire i dati in una tabella di Excel. Ciò consente di modificare l'aspetto dei dati tramite l'aggiunta della formattazione per la tabella, ma soprattutto di esportare i dati in un sito di SharePoint, ovvero raggiungere uno degli obiettivi di questo corso. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

8 Creare una tabella Per creare una tabella, posizionare innanzitutto il cursore nei dati. Nella scheda Inserisci fare clic su Tabella nel gruppo Tabelle. Quando si fa clic su OK in Excel viene applicata un'ombreggiatura a righe alternate nella tabella dei dati. Vengono inoltre aggiunte le frecce del filtro automatico nelle colonne. Non è necessario utilizzarle. Le frecce del filtro automatico sono semplicemente un elemento predefinito delle tabelle. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

9 Ottenere l'indirizzo Web del sito di SharePoint
Prima di poter esportare la tabella nel sito di SharePoint è necessario l'indirizzoWeb o URL del sito di SharePoint. È consigliabile prendere nota dell'URL indicato nella parte superiore della finestra nella barra degli indirizzi. È sufficiente memorizzare solo la parte dell'indirizzo che precede “/default.aspx”, in questo esempio “ Se non lo si conosce già, è possibile richiedere l'indirizzo Web o URL del sito al reparto IT o ai referenti più appropriati nella società. In questo esempio, l'indirizzo da memorizzare è “ Importante:  per esportare la tabella è necessario disporre dell'autorizzazione per la creazione di elenchi nel sito di SharePoint. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

10 Esportare la tabella: parte I
A questo punto è possibile trasferire la tabella nel sito di SharePoint. Nella scheda Strumenti tabella/Progettazione visualizzata quando si crea una tabella, nel gruppo Dati tabella esterna … …fare clic su Esporta… …e quindi fare clic su Esporta tabella in elenco SharePoint. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

11 Esportare la tabella: parte II
Verrà avviata la procedura guidata Esporta tabella in elenco SharePoint. Digitare o incollare l'indirizzo URL del sito di SharePoint. Digitare un nome per l'elenco, ad esempio Presentazioni formazione. Digitare una breve descrizione degli scopi dell'elenco. Si ricordi che la parte dell'indirizzo da digitare è quella che precede “/default.aspx”. Se l'URL è l'indirizzo Web per l'elenco è Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

12 Esportare la tabella: parte III
Verrà avviata la procedura guidata Esporta tabella in elenco SharePoint. Decidere se si desidera avere la possibilità di aggiornare la tabella in Excel con le modifiche apportate nell'elenco di SharePoint in seguito. Se questa è l'esigenza, selezionare la casella di controllo Crea connessione in sola lettura al nuovo elenco SharePoint . Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

13 Esportare la tabella: parte III
Verrà avviata la procedura guidata Esporta tabella in elenco SharePoint. Fare clic su Avanti nella finestra di dialogo per verificare che i tipi di dati in ogni colonna vengano riconosciuti in modo corretto, quindi fare clic su Fine. La tabella verrà esportata automaticamente come elenco nel sito di SharePoint. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

14 Visualizzare il nuovo elenco nel sito di SharePoint
Verrà visualizzato un collegamento all'elenco nella finestra di dialogo Windows SharePoint Services . È possibile fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo oppure fare clic sul collegamento nella finestra di dialogo per visualizzare l'elenco. L'elenco verrà aperto nel sito di SharePoint nella visualizzazione Foglio daticon un aspetto simile a quello di un foglio di calcolo. L'elenco è pronto per l'immissione di informazioni da parte di tutti gli utenti autorizzati senza neanche dovere aprire Excel. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

15 Comunicare la posizione dell'elenco agli utenti
Il passaggio successivo consiste nel comunicare alle persone interessate la posizione dell'elenco nel sito di SharePoint. A tale scopo, è possibile procedere in due modi. Inviare un collegamento all'elenco. L'indirizzo URL dell'elenco è visualizzato nella parte superiore del Web browser nella barra degli indirizzi. Aggiungere l'elenco nella barra di avvio veloce di SharePoint sul lato sinistro della maggior parte dei siti di SharePoint. Nel primo caso, si noti che l'indirizzo URL include la parola “lists” nel collegamento, perché l'elenco ("list" in inglese) viene aggiunto automaticamente nella cartella degli elenchi nel sito, nella quale vengono archiviati tutti gli elenchi di SharePoint. La sequenza “%20” nel collegamento rappresenta uno spazio in un URL. Nel secondo caso, gli utenti possono fare clic sul collegamento nella barra di avvio veloce in Elenchi per accedere all'elenco Presentazioni formazione. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

16 Modificare l'elenco di SharePoint
Con l'elenco aperto nella visualizzazione Foglio dati, chiunque disponga delle autorizzazioni appropriate può aggiungere i dati necessari digitandoli semplicemente nelle aree appropriate. Franca può digitare, ad esempio, il suo nome e la data della sua presentazione. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

17 Aggiornare i dati della tabella di Excel
Si supponga che a questo punto anche altri utenti abbiano aggiunto informazioni nell'elenco di SharePoint. I dati modificati sono naturalmente visualizzabili nell'elenco di SharePoint. Se lo si desidera è inoltre possibile aggiornare la tabella in Excel in modo che le modifiche siano visibili anche in Excel, ammesso che sia stata selezionata la casella di controllo per la connessione in sola lettura al momento dell'esportazione dell'elenco. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

18 Aggiornare i dati della tabella di Excel
Si supponga che a questo punto anche altri utenti abbiano aggiunto informazioni nell'elenco di SharePoint. Per aggiornare i dati, nella scheda Strumenti tabella/Progettazione fare clic su Aggiorna nel gruppo Dati tabella esterna. I dati in Excel verranno aggiornati. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

19 Aggiornare i dati della tabella di Excel
Dopo l'aggiornamento e il recupero degli aggiornamenti da un elenco di SharePoint in Excel, è possibile apportare modifiche in Excel e inviarle all'elencodi SharePoint? Purtroppo non è possibile. I dati possono essere solo modificati nel sito di SharePoint e aggiornati in Excel, non viceversa. In alternativa, è possibile modificare i dati in Excel e quindi esportare la tabella come elenco di SharePoint utilizzando un nome diverso per il nuovo elenco. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

20 La versione è importante
In questo corso vengono descritte le procedure per esportare dati di Excel in un elenco di SharePoint in Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server Se si utilizza una versione precedente, le funzionalità potrebbero essere diverse da quanto descritto. Per scoprire la versione disponibile rivolgersi alla persona responsabile del sito. Se si è il responsabile del sito allora contattare la persona che ha installato e configurato il server, in genere un addetto del reparto IT. Anche se può sembrare strano, si tratta di una domanda frequente. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

21 Suggerimenti per esercitarsi
Creare una tabella. Esportare la tabella nel sito di SharePoint. Aggiungere il nome dell'elenco nella barra di avvio veloce del sito di SharePoint. Modificare i dati dell'elenco. Aggiornare la tabella di Excel. Eliminare l'elenco di SharePoint. [Nota per l'insegnante: con Microsoft Excel 2007 installato nel computer è possibile fare clic sul collegamento nella diapositiva per passare a un'esercitazione online che consente di eseguire le singole attività sopra indicate in Excel e nel sito di SharePoint con istruzioni passo-passo. Importante: se non è disponibile Excel 2007 non sarà possibile accedere alle istruzioni per l'esercitazione.] Esercitazione online (richiede Excel 2007, l'accesso a un sito basato su Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007 e le autorizzazioni per la creazione di un elenco.) Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

22 Domanda di verifica 1 Il primo passaggio per trasferire i dati in un elenco di SharePoint consiste nell'esportarli. (Scegliere una risposta.) Vero. Falso. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

23 Domanda di verifica 1: risposta
Falso. Il primo passaggio prevede la creazione di una tabella in Excel. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

24 Domanda di verifica 2 Dopo aver esportato la tabella nell'elenco di SharePoint è possibile apportare le modifiche nella tabella di Excel e quindi aggiornare l'elenco di SharePoint con tali modifiche. (Scegliere una risposta.) Vero. Falso. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

25 Domanda di verifica 2: risposta
Falso. È possibile aggiornare la tabella di Excel con le modifiche apportate nell'elenco di SharePoint, ma non viceversa. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

26 Domanda di verifica 3 È necessario disporre di autorizzazioni specifiche per poter creare un elenco di SharePoint. (Scegliere una risposta.) Vero. Falso. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

27 Domanda di verifica 3: risposta
Vero. Rivolgersi alla persona che ha installato e configurato il server, probabilmente un utente del reparto IT. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

28 Scheda di riferimento rapido
Per un riepilogo delle attività descritte in questo corso, visualizzare la Scheda di riferimento rapido. Condividere dati di Excel tramite l'esportazione in un sito di SharePoint

29 Utilizzo del modello Questo modello di Microsoft Office PowerPoint® include contenuto di formazione che illustra come rendere i dati di Microsoft Office Excel® disponibili per più di una persona alla volta esportandoli in un sito di Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 o di Office SharePoint Server Il materiale è progettato come presentazione destinata a un gruppo di persone e può essere personalizzato in base alle specifiche esigenze. Il contenuto di questo modello è un adattamento del corso di formazione Microsoft Office Online intitolato “Condividere dati di Excel con altri utenti tramite l'esportazione in un sito di SharePoint”$$$. Caratteristiche del modello Diapositiva titolo: la prima diapositiva contiene un testo segnaposto che deve essere sostituito con il nome della società. È comunque possibile eliminare del tutto la casella di testo se non si desidera aggiungere queste informazioni. Animazioni: sono applicati effetti di animazione personalizzati in tutta la presentazione, tra i quali Comparsa/Scomparsa improvvisa, Stiramento, Dissolvenza e Scacchiera. Tutti questi effetti funzionano correttamente nelle versioni precedenti fino a Microsoft PowerPoint Per modificare gli effetti di animazione, scegliere Animazione personalizzata dal menu Presentazione e intervenire sulle opzioni visualizzate. Se la presentazione contiene un'animazione di Macromedia Flash: per riprodurre il file di Flash è necessario registrare il controllo Microsoft ActiveX denominato Shockwave Flash Object nel computer. A tale scopo, scaricare la versione più recente di Adobe Flash Player dal sito Web Adobe. Avviso relativo al salvataggio delle animazioni Flash: le animazioni Flash vengono riprodotte correttamente nelle versioni precedenti fino a PowerPoint Se si desidera tuttavia salvare il modello in PowerPoint 2007, salvarlo in un formato di file PowerPoint precedente, ovvero Presentazione standard di PowerPoint (*.ppt) oppure Modello di PowerPoint (*.pot). (I tipi di file vengono visualizzati nella finestra di dialogo Salva con nome nell'elenco Tipo file.) Se si salva il file in un formato di PowerPoint 2007, come Presentazione standard di PowerPoint (*.pptx) o Modello di PowerPoint (*.potx), le animazioni non verranno mantenute nel file salvato. Transizioni diapositiva: in tutta la presentazione è applicata la transizione A comparsa dall'alto. Se si desidera applicare un'altra transizione, scegliere Transizione diapositiva dal menu Presentazione e utilizzare le opzioni visualizzate. Collegamenti ipertestuali al corso online: il modello contiene collegamenti alla versione online di questo corso di formazione. Tali collegamenti consentono di accedere all'esercitazione pratica disponibile per ogni lezione e alla Scheda di riferimento rapido pubblicata per questo corso. Nota: è necessario disporre di Excel 2007 per visualizzare le esercitazioni pratiche, nonché dell'accesso a un sito basato su Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server Senza Excel 2007 non sarà possibile accedere alle istruzioni per l'esercitazione. Intestazioni e piè di pagina: il modello contiene un piè di pagina con il titolo del corso. È possibile modificare o rimuovere i piè di pagina nella finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina accessibile dal menu Visualizza. UTILIZZO DEL MODELLO Vedere il riquadro delle note o la pagina delle note intera (dalla scheda o dal menu Visualizza) per informazioni dettagliate su questo modello.