WORKFLOW Management Argomento 7 Cos’è il Workflow Management

WORKFLOW Management Argomento 7 Cos’è il Workflow Management
Workflow e Groupware Tipologie di Workflow Management Funzionalità automatizzate con il software di Workflow Il Database e gli strumenti di sviluppo nel Workflow Applicazioni del Workflow Standards e Trends Prodotti

Workflow Management Argomento 7
Definizione del Workflow Management Workflow e Groupware Classificazione delle tipologie di Workflow Le funzionalità automatizzate con il Workflow L’importanza del Database nel Workflow Strumenti per lo sviluppo dei Workflow Applicazioni caratteristiche Standard nel Workflow L’evoluzione dei sistemi di Workflow Principali prodotti

WORKFLOW Management Argomento 7.1 Cos’è il Workflow Management

Workflow Management Cos’è il Workflow Management
Il software per il Workflow Management automatizza i processi di business Fornisce strumenti per trattare le relazioni tra le 5 componenti di un processo di business: persone procedure informazioni attività (task) controllo (management)

Il software per il Workflow Management automatizza i processi di business Fornisce strumenti per automatizzare: information routing task processing work-in-process reporting E’ rivolto al nuovo paradigma di business: la ristrutturazione delle organizzazioni

Il software per il Workflow Management automatizza i processi di business Vi sono 4 tipi di Workflow: Transaction-based Ad hoc Object-oriented Knowledge-based L’evoluzione del Workflow (architettura C/S, GUI, accesso multiDB, Internet/Intranet) richiede prodotti aperti, scalabili, flessibili

Molte aziende si focalizzano sulla riorganizzazione Da gerarchie di comando e controllo, top-down verso unità di business indipendenti, autocontrollate L’obiettivo del process reengineering (BPR) è lo sviluppo di meccanismi ottimali per la gestione dei processi rivolti a cogliere in tempo le opportunità di mercato L’idea di base: i processi di business sono insiemi di task da eseguire in un ordine prestabilito che incorporano informazioni provenienti da varie fonti

I primi sistemi di Workflow erano rivolti alla gestione del flusso (flow) delle informazioni così come erano processate, condivise, manipolate In base a questa tradizionale visione le prime applicazioni riguardavano l’automazione delle operazioni esistenti Con la competizione globale e aziende ricercano la via per applicare i sistemi di Workflow per ridefinire e reinventare il modo di fare business

Il processo di business viene visto come una rete di relazioni umane integrate con flussi di informazioni e materiali L’obiettivo diventa rendere esplicite le relazioni ed automatizzare: le azioni eseguite con queste relazioni i flussi delle informazioni e dei materiali Il software di Workflow induce l’aumento di produttività nel workgroup L’enfasi è sull’automazione delle attività che costituiscono le operazioni (non solo il supporto ai flussi informativi)

Workflow Management Workflow e Groupware
gestisce processi ed attività strutturate è progettato per definire, coordinare, trattare attività in un processo utilizza , LANs/Wans/Internet come trasporto per indirizzare le singole attività (work items) fornisce strumenti per l’automazione dei processi

Groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell GroupWise) abilita individui e team collegati in rete a collaborare, condividere documenti, scambiare informazioni è progettato per il trattamento di attività generalizzate, non strutturate è l’infrastruttura per il lavoro cooperativo utilizza servizi sofisticati di messaggistica, , database di discussione, strumenti per la collaborazione offre diversi livelli di gestione documentale e workflow, ma queste funzionalità sono in genere limitate e non progettate per processi strutturati

E’ possibile avere la gestione del workflow come completamento di sistemi come Notes o Exchange, richiede però un elevato livello di programmazione e personalizzazione Molti prodotti terze-parti sono integrati con Notes o Exchange o entrambi: FileNet, Mosaix (già ViewStar), Staffware interfacciano Notes FileNet’s Ensemble, Keyfile’s Keyflow forniscono funzionalità in ambiente groupware e sono progettati per l’utilizzo con Exchange ONEstone Technologies’ProZessware strumento di workflow per Lotus Notes/Domino

Workflow Management Tipologie di Workflow Management
E’ necessario determinare per ogni organizzazione il workflow appropriato Vi sono 4 tipi di workflow ed ognuno richiede un diverso approccio: Transaction-based Ad hoc Object-oriented Knowledge-based

Transaction-based (o case-based) Workflow Utilizzato nei dipartimenti di produzione, i lavoratori effettuano task correlati e l’output è il prodotto dell’azienda (es. processo di richieste di assicurazione, gestione prestiti in una banca) caratteristico di certi tipi di operazioni amministrative (es. ordini, spese, assunzioni, fogli orario) gli strumenti devono supportare routing sofisticato funzionalità di interfacciamento con applicazioni per l’automazione di operazioni work-in-progress reporting

Ad hoc Workflow E’ rivolto all’utilizzo in caso di specifiche e temporanee necessità di un team le attività dei cui membri dipendono dall’interazione con il gruppo Ad es. un team (con membri da diversi gruppi) che sviluppa un nuovo prodotto (progettazione, sviluppo, testing, packaging, pubblicizzazione…) Ogni membro ha un ruolo Essendo il processo temporaneo sono necessari strumenti per consentire ai singoli membri di definire e modificare il workflow

Ad hoc Workflow Alcuni prodotti di Workflow offrono strumenti grafici per il disegno del workflow da parte di nonprogrammatori per: personalizzare il desktop disegnare processi ripetitivi tracciare l’avanzamento Questi strumenti consentono agli utilizzatori di variare dinamicamente il workflow in dipendenza della modifica dei requisiti del lavoro di gruppo

Object-based Workflow Caratterizzato da strumenti di sviluppo interattivi Modifica da parte degli utilizzatori tramite strumenti grafici Focus su automazione delle relazioni nel processo per aumentare la produttività E’ un servizio di rete separato dalle applicazioni che vengono controllate dalle transazioni del processo Consente di muovere il lavoro elettronicamente tra diverse applicazioni (secondo mappa delle attività definita dall’utente) Il lavoro consiste in varie combinazioni di messaggi, dati, immagini ...

Knowledge-based Workflow Rispetto all’object-based fa un passo in più: assume la necessità di un nuovo modello per i processi dell’organizzazione (BPR) Per superare i lavori progettati top-down, le strutture organizzative proprie di una era con tecnologie limitate, poca competizione, con forza lavoro poco o limitatamente qualificata Per andare oltre il chi fa cosa, quando e come L’obiettivo è il perché, l’identificazione di vie per misurare se il metodo utilizzato porta o no al risultato desiderato

Knowledge-based Workflow Richiede strumenti di programmazione visuale per progettare, costruire e testare il workflow “on the fly” Integrazione con strumenti CASE, modellatori di processi, che assistano l’utilizzatore nonprogrammatore nella progettazione del workflow

Componenti del Workflow Ogni approccio richiede strumenti per trattare le relazioni tra le 5 componenti di un processo di business PERSONE Svolgono i vari task nei vari momenti del processo (es. alcuni inseriscono informazioni, altri le ricercano, altri approvano l’avanzamento delle attività) PROCEDURE Sono le regole per il processo (es. le pratiche superiori all’importo X devono essere trattate dall’uffico Y)

Componenti del Workflow Ogni approccio richiede strumenti per trattare le relazioni tra le 5 componenti di un processo di business INFORMAZIONI Sono ciò che rende il processo visibile agli esecutori ed ai clienti e consente di accumulare valore nel processo, tracciare le attività, mantenere la storia progressiva del lavoro svolto

Componenti del Workflow Ogni approccio richiede strumenti per trattare le relazioni tra le 5 componenti di un processo di business ATTIVITA’ (TASK) Sono passi e attività (work step o action) che devono essere eseguiti nei vari punti del processo, in modo consistente con le procedure del lavoro di gruppo (es. aprire uno spreadsheet e calcolare il budget a fronte di un nuovo progetto) GESTIONE (MANAGEMENT) Capacità di monitorare il flusso del lavoro e prendere le opportune decisioni

Componenti del Workflow Il software di Workflow definisce le relazioni tra le 5 componenti: cosa è necessario fare in presenza di quali condizioni con quali priorità con supervisione ed una certa discrezionalità

Workflow Management Funzionalità automatizzate con ...
Il software di Workflow automatizza le funzioni: Information routing Task processing Work-in-process reporting

Information routing Il più semplice routing: insieme predefinito di step con associati documenti e form da processare Rules based: definizione del processo normale e delle eccezioni Con percorso memorizzato in tabelle di Database per ogni tipo di trattamento previsto, i documenti vengono trattati automaticamente secondo le regole proprie del trattamento

Information routing Routing condizionato: le regole non possono essere predefinite il percorso dipende da informazioni raccolte durante il processo (es. ordini sopra un certo importo vengono trattati da un altro ruolo)

Information routing Il routing avviene attraverso o trasporto di rete (es. NETBIOS): based normalmente per i task rivolti ad una particolare persona LAN transport-based per task che vengono messi in coda, con accesso condizionato da privilegi

Task processing Maggiormente complessi Il software di Workflow attiva automaticamente processi, i task vengono eseguiti senza l’intervento di operatori (es. assegnazione automatica a categorie, form condizionati, riempimento di campi condizionato, produzione di documenti con informazioni prelevate dalla base dati …)

Task processing Le funzionalità per l’automatizzazione dei task sono molto variabili da prodotto a prodotto Dipendono dalla disponibilità di: Funzioni di interfacciamento con il software applicativo preesistente Ad es. attraverso APIs (Application Programming Interfaces) oppure RPCs (Remote Procedure Calls) Linguaggi per lo scambio di dati con applicazioni tipo word processing e spreadsheets Ad es. Macro linguaggio oppure DDE (Dynamic Data Exchange)

Work-in-process reporting Funzionalità per tracciare lo stato dei processi: task completati e da completare, date, tempi, trattamenti Reporting per l’individuazione di colli di bottiglia Funzionalità di log del sistema Reporting ad hoc

Workflow Management Il Database e gli strumenti di sviluppo ...
Il software di Workflow memorizza le istruzioni di routing in una coda La coda è memorizzata in una tabella di Database Gli attributi associati (il prossimo ruolo del processo, l’indirizzo …) sono memorizzati come campi della tabella Il Database in molti prodotti è utilizzato come repository per le ricerche degli elementi del processo (ruoli, procedure, task, informazioni associate …)

Tipicamente ogni sistema di Workflow richiede un proprio Database proprietario derivato da DB standard (es. Oracle) Per integrarsi con altre applicazioni fornisce a queste modalità per l’accesso al DB (ad es. portare in uno spreadsheet le informazioni economiche raccolte durante il processo di un ordine) Viceversa deve disporre di funzioni per accedere ai DB di altre applicazioni per completare i task del processo (ad es. applicazione di workflow che genera lettere sollecito a clienti deve accedere al DB clienti con relativi nomi, indirizzi, ecc.)

L’obiettivo è mettere gli utilizzatori in condizione di programmare l’applicazione di workflow Vengono forniti tools grafici di flowcharting per consentire agli utenti finali di sviluppare applicazioni con funzioni limitate tools sofisticati per consentire ai programmatori di sviluppare applicazioni mission-critical production-oriented

Inizialmente lo sviluppo del workflow va svolto sotto la guida di un esperto MIS Sono necessari significativi sviluppi di tipo scripting anche per semplici operazioni Una volta in produzione sono disponibili tool per la modifica del workflow senza l’aiuto diretto dell’esperto MIS

Trend: aumento delle funzionalità grafiche come front-end per i tools tradizionali di scripting Scopi del front-end grafico: assistere l’utente finale nella descrizione del processo di workflow all’esperto nella fase di avvio dello sviluppo mettere l’utente finale in condizione di eseguire le modifiche di routine al workflow on the fly

Tipi di strumenti di sviluppo Utilizzati nella costruzione delle applicazioni di workflow Tools per la configurazione del workflow Tools di scripting Generatori di form elettroniche Tools di interfaccia Tools di reporting

Tipi di strumenti di sviluppo Tools per la configurazione del workflow Supportano l’utilizzatore nella costruzione del workflow rispondendo a domande a menù utilizzando un tool grafico per il flowchart Molti sistemi forniscono tools di simulazione ed analisi per il testing del workflow prima della generazione del codice

Tipi di strumenti di sviluppo Tools di scripting Per la codifica dei programmi di workflow, possono essere 4GL progettati specificatamente per generare programmi di workflow I tools object-oriented consentono allo sviluppatore il point and click su una lista di funzioni tipiche del workflow (ad es. sospendi, stampa) con generazione automatica del codice per l’esecuzione delle funzioni Spesso utilizzati congiuntamente con i tools di configurazione

Tipi di strumenti di sviluppo Generatori di form elettroniche Utilizzati per il disegno di schermate per l’acquisizione delle informazioni Contengono anche campi programmati, che scatenano altre azioni Supportano il disegno degli oggetti tipici delle interfacce grafiche (GUIs) come scroll bar, radio buttons, pull-down menu Alcuni sistemi di workflow accettano schermate disegnate con altri generatori (es. Object Vision)

Tipi di strumenti di sviluppo Tools di interfaccia APIs RPCs Consentono ai programmi di processo del workflow di aprire automaticamente applicazioni e prodotti (word processor, spreadsheets) nel punto appropriato del processo

Tipi di strumenti di sviluppo Tools di reporting Consentono all’utilizzatore lo sviluppo del reporting personalizzato per il controllo e monitoraggio delle performance individuali e di gruppo Rendono disponibili funzionalità per la produzione di report ad hoc Mettono a disposizione i dati significativi sullo stato dei processi attivi ed inattivi

Workflow Management Applicazioni del Workflow
Il Workflow è una funzione di sistema ed è quindi normalmente integrato con altre applicazioni come gestione documentale, , office automation In genere terze parti integrano le funzionalità di workflow nei propri prodotti di office Normalmente la distribuzione delle applicazioni di workflow avviene attraverso il canale VAR (value-added reseller) Il mercato del workflow è in crescita

Dati del mercato AIIM (Association for Information and Image Management) 1995 US$ 1.9 billion 1996 US$ 2.8 billion Delphi Consulting Group 1995 US& 816 milion 1996 US$ 933 milion

Il trend utilizzo del software di workflow per il BPR automazione di processi mission-critical

Work processes che risultano maggiormente beneficiati dall’introduzione del software di workflow: Processo ben definito, regole e condizioni ben definite (o con poche eccezioni) Presenza di scadenze e proroghe, come nel caso di regolamenti governativi, obbligazioni contrattuali, servizio al cliente, follow-up vendite, contabilità Molte persone coinvolte Presenza di flusso di documenti Importanza del tracciamento degli avanzamenti del processo

Esempi di applicazioni di workflow management: gestione e monitoraggio offerte e proposte automazione di richieste di acquisto gestione fiscale, tasse, imposte trasferimento di proprietà distribuzione di notizie su variazioni di engineering

Esempi di applicazioni di workflow management: gestione del servizio clienti e dei reclami registrazione di nuovi farmaci iscrizione college ricerca ed assunzione di personale gestione richieste progettazione motori di jet

Vantaggi derivanti dalla gestione del lavoro attraverso l’automazione: miglioramento dei tempi di risposta time to market riduzione indici di errore miglioramento del servizio al cliente maggiore conformità agli standard

Market Leaders 10 maggiori players (base installata, provate soluzioni): Action Technologies Computron Software Eastman Software (Wang) FileNet IBM InConcert Inc. (Xsoft) Mosaix (ViewStar Corp.) Optika Imaging Systems Plexus (BancTec) Staffware Corp.

Market Leaders Molti di questi (eccetto Action e Staffware) provengono dall’imaging, con prodotti originariamente progettati per la gestione delle immagini

Market Leaders Mancanza di un dominatore del mercato Leaders nelle varie nicchie: ad hoc/collaborative production web based

Market Leaders Ad hoc/collaborative Sono progettati per la semplicità d’uso Messaging-based Per persone non tecniche, business analysts, knowledge workwers Che utilizzano queste applicazioni tipicamente in gruppi di lavoro o dipartimenti

Market Leaders Ad hoc/collaborative Action Technologies Action Workflow Enterprise Series FileNet Ensemble Keyfile Keyflow

Market Leaders Production/Transaction oriented Il Workflow tradizionalmente è sviluppato per la soluzione di problemi process-intensive transaction-oriented con grandi volumi di lavoro

Market Leaders Production/Transaction oriented FileNet Eastman Software IBM Mosaix Plexus Staffware InConcert Optika Computron

Market Leaders Production/Transaction oriented Normalmente si tratta di applicazioni client/server con: routing sofisticato graphical mapping monitoraggio reporting funzionalità di automazione del processo

Market Leaders Production/Transaction oriented Richiedono spesso un alto livello di personalizzazione Alcuni dispongono di meccanismi per lo sviluppo rapido di applicazioni (Rapid Application Development, RAD) Sono tipicamente soluzioni dipartimentali ed aziendali

Market Leaders Internet/Web E’ la categoria emergente con molti sviluppi e molti players Comprendono vari livelli di funzionalità: semplice accesso a repositories tramite browser (Web browser solo come ulteriore tipo di cliente) partecipazione completa al workflow attraverso Internet (Action Metro, Mosaix

Market Leaders Internet/Web Action Technologies § ActionWorks Metro Mosaix e Staffware Global

Market Leaders Altri Players (2nd/3rd Tier) Con minori referenze sull’installato, ma con prodotti e soluzioni attuabili Molti derivano da esperienze di systems integration Alcuni prodotti più che ambienti di sviluppo sono prodotti commerciali (commercial off-the-shelf solution)

Market Leaders Altri Players (2nd/3rd Tier) Network Imaging Corp. 1View:Workflow Reach Software WorkMan Logical Software Solutions FlowMan Fujitsu Software TeamWARE Flow Infologistik Inc. WORKlogik IA Corp. WorkVision Concentus Technology Corp. KI Shell Ultimus

Workflow Management Standards e Trends
I prodotti di workflow si sono sviluppati da diverse origini, ambienti di: electronic mail messaging document imaging Generalmente come soluzioni dipartimentali Con l’estensione verso soluzioni a livello aziendale è aumentato l’interesse verso l’interoperabilità

Workflow Management Coalition (WfMC), Brussels, è un’organizzazione internazionale nonprofit, composta da venditori, utilizzatori, consulenti ed analisti E’ stata fondata nel 1993 per indirizzare gli standard in particolare per l’interoperabilità La missione del WfMC è promuovere l’uso del workflow attraverso l’istituzione di standard software per la terminologia, interoperabilità, connettività tra prodotti di workflow Ha più di 175 membri di 25 stati Ha definito il primo set di standard per l’industria del workflow

Nel novembre 1995 WfMC ha pubblicato un’interfaccia aperta (Application Programming Interface, API) per le applicazioni client workflow (prima di 5 fasi di standard) Le Workflow API mettono a disposizione modalità di comunicazione tra motore e applicazione client Molti membri hanno già annunciato i piani di supporto delle API (Computron Software Inc. supporta completamente le API per il proprio prodotto di Workflow)

Nell’aprile 1996, Wang e Microsoft hanno annunciato congiuntamente la disponibilità per le MAPI-Workflow (MAPI-WF): un meccanismo per l’interoperabilità di workflow production e messaging-based (ogni programma che genera e invia messaggi MAPI può utilizzare MAPI-WF)

Trends futuri Il software di workflow si modifica in funzione dei paradigmi di business e della visione organizzativa di ristrutturazione delle organizzazioni L’evoluzione del workflow (architettura C/S, GUI, accesso multiDB, Internet/Intranet) richiede prodotti aperti, scalabili, flessibili Il software di workflow esce dai dipartimenti di produzione verso il workgroup, con strumenti di sviluppo che coinvolgono sempre di più gli end-users, per rispondere alla domanda del mercato

Trends futuri Workflow on the Web Internet genera nuove opportunità di applicazione della tecnologia per i solutions e service providers Computron: Internet componente chiave della strategia per soluzioni towards organizations without walls OpenText: Intranet come veicolo per il vero workgroup I venditori di workflow vedono il Web come il meccanismo di trasporto per muovere i task di lavoro all’interno dell’azienda e come modalità di collegamento tra aziende (clienti, fornitori, business partner)

Trends futuri Workflow on the Web Action Technologies: definisce questo modo di operare come economic communities FileNet: ogni prodotto è Web-centrico ed il workflow è centrale Il workflow sul Web promuove il commercio elettronico

Trends futuri Workflow on the Web Nel dicembre 1995 Action Technologies annuncia la prima soluzione di workflow per Internet: ActionWorkflow Metro ogni browser lavora come client dei servizi di Action per PC standard in ambiente Microsoft Windows NT In aprile 1997 annuncia la versione 3.0, soluzione workflow di seconda generazione per il Web, con un ambiente per utenti e strumenti avanzati di sviluppo

Trends futuri Workflow on the Web IBM: connessione Internet per FlowMark, l’utente può iniziare il processo da browser standard attraverso la sottomissione di una form HTML Mosaix: prodotti e sviluppati con Microsoft ISAPI (Internet Information Server Application Programming Interface) fornisce l’accesso alla repository dei documenti ViewStar via Web, con navigazione e presentazione

Trends futuri Workflow on the Web consente via Web browser di: iniziare un processo di workflow tracciare e modificare il processo utilizzare funzioni di drag and drop integrate con il Process Architect

Trends futuri Enterprise Customer Management La gestione dei servizi al cliente è un’applicazione chiave della tecnologia workflow, specialmente per il workflow basato su Web Mosaix prevede una prossima tecnologia come incontro tra DSI (principale attore nella gestione di call-center) e ViewStar (fornitore di sotware di workflow per l’automazione di processo) Singolo punto di accesso per l’interazione con i clienti

Workflow Management Prodotti
Action Technologies ActionWorkflow Enterprise Series ActionWorks Metro Computron Sofware Inc. Computron Workflow Eastman Software Inc. Eastman Software Workflow Logical Software Solution Corp. FlowMan

IBM FlowMark InConcert Inc. In Concert Keyfile Corp. Keyflow for Microsoft Exchange Concertus Technology Corp. KI Shell Plexus Division of BancTec Inc. Plexus FloWare

Network Imaging Corp. 1View:Workflow Optika Imaging Systems Inc PowerFlow ONEstone Information Technologies Inc. ProZessware Staffware Staffware 97 TeamWARE TeamWARE Flow

Ultimus Inc. Ultimus Workflow Suite Mosaix Inc. Enterprise Applications Group ViewStar FileNet Inc. Visual WorkFlo Ensemble Infologistik Inc. WORKlogik

Reach Software Corp. WorkMAN IA Corp. WorkVision

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