Responsabilità dei Coordinatori del Centenario MD/SD

Presentazione sul tema: "Responsabilità dei Coordinatori del Centenario MD/SD"— Transcript della presentazione:

1 Responsabilità dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Introduzione (10 minuti) In veste di coordinatori del Centenario di distretto singolo o di distretto multiplo, voi rappresentate la forza trainante per le attività del Centenario nei vostri distretti multipli o singoli. L'attivo espletamento del vostro ruolo garantisce il progresso delle attività del Centenario negli MD/SD, e quindi l'ottimizzazione della celebrazione del Centenario a livello globale. In questa sessione, esploreremo le caratteristiche chiave delle vostre responsabilità ed esamineremo in che modo queste potranno promuovere il successo della celebrazione del Centenario. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

2 Obiettivi della sessione
Riconoscere l'importanza della formazione continua sui programmi del Centenario Continuare a pianificare i programmi del Centenario nel MD/SD di appartenenza Riconoscere l'ambito e l'estensione della comunicazione necessari per il successo Comunicare i progressi a livello locale al Comitato Azione per il Centenario Alla fine di questa sessione, ciascun partecipante sarà in grado di: Riconoscere l'importanza della formazione continua sui programmi del Centenario Continuare a pianificare i programmi del Centenario nel MD/SD di appartenenza Riconoscere l'estensione della comunicazione necessaria per il successo Comunicare i progressi a livello locale al Comitato Azione per il Centenario durante le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario

3 Guida per il Coordinatore Multidistrettuale del Centenario
Distribuire la seguente dispensa: Guida per il Coordinatore Multidistrettuale del Centenario Spiegare che la Guida fornisce una panoramica concisa dei ruoli e delle responsabilità dei coordinatori per l'intera durata della celebrazione del Centenario. Invitare i partecipanti ad esaminare brevemente il contenuto e spiegare che saranno valutate varie parti della dispensa con l'intero gruppo.

4 Responsabilità dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Informare Implementare Comunicare Inviare rapporti Come indicato nella Guida, le vostre responsabilità possono essere suddivise in quattro categorie principali: Informare Implementare Comunicare Inviare rapporti Chiedete: «Secondo voi, quale sarà l'elemento più piacevole di questo lavoro?» Invitate alcuni partecipanti a condividere la loro opinione, sulla base di ciò che sanno dell'incarico. Utilizzate una lavagna a fogli mobili e un pennarello per annotare i commenti dei partecipanti. Chiedete: «Secondo voi, quale sarà l'elemento più importante di questo lavoro?» Invitate alcuni partecipanti a condividere la loro opinione, sulla base di ciò che sanno dell'incarico. Utilizzate una lavagna a fogli mobili e un pennarello per annotare i commenti dei partecipanti. Molto probabilmente, i partecipanti dichiareranno che sono TUTTI importanti. Vi ringrazio per i vostri commenti. In effetti, tutti gli elementi di questo lavoro sono molto importanti. Quindi esaminiamoli tutti...

5 Approfondite le vostre conoscenze
Riunioni di orientamento Forum di area Newsletter del Coordinatore del Centenario Lions100.org Pagina Facebook dei Coordinatori del Centenario Modulo 1: Approfondite le conoscenze vostre e degli altri (5 minuti) La vostra presenza e partecipazione oggi a questa sessione di orientamento conferma da sola il vostro impegno nei confronti di un approfondimento continuo delle conoscenze necessarie per mantenere uno slancio positivo fino alla fine della celebrazione del Centenario. Prima di lasciare l'aula oggi, dovreste sentirvi in grado di impartire le informazioni sui programmi del Centenario ai coordinatori distrettuali del Centenario e a tutti i Lions nel vostro MD/SD. Comunque, nei prossimi mesi sarà annunciato il progresso conseguito per quanto riguarda i nostri obiettivi del Centenario, saranno condivise storie della celebrazione provenienti da tutto il mondo e saranno fornite informazioni sulla futura concentrazione dei Lions sul service globale. Dovrete ricercare le informazioni attivamente in prima persona, e usarle per ispirare e stimolare la partecipazione continua. Scoprite tutte le fonti di informazione! Chiedete: «A quali fonti di informazione farete riferimento per ottenere gli aggiornamenti sul Centenario?» Usate una lavagna a fogli mobili e un pennarello per annotare le idee dei partecipanti sulle fonti di informazione sul Centenario. Vi ringrazio per tutte queste idee. * Anche noi vorremmo sottolinearne alcune: Riunioni di orientamento Sono previste sessioni sul Centenario durante i Forum di area: l'opportunità di incontrarsi con altri coordinatori del Centenario è importante, non soltanto per le informazioni scambiate, ma anche perché ogni incontro consente di condividere le occasioni, le idee e le difficoltà. I vostri colleghi rappresenteranno un'importante risorsa per voi e, in ugual misura, le vostre esperienze potranno fornire ispirazione agli altri. Newsletter dei Coordinatori del Centenario: distribuite via e archiviate sul sito web Lions100.org Toolbox di Lions100.org: nel corso della prossima sessione, esamineremo più attentamente il Toolbox. Gruppo pubblico della pagina Facebook dei Coordinatori del Centenario Lions100: il gruppo permette a tutti i coordinatori del Centenario di condividere le idee, i suggerimenti, le difficoltà e i successi.

6 Insegnare agli altri Orientamento per i coordinatori distrettuali del Centenario Seminari e/o webinar del Centenario Pubblicazione delle informazioni sul Centenario Sostegno per il Centenario a tutti i leader distrettuali e dei club Dopo aver acquisito una conoscenza approfondita di tutti gli argomenti e programmi del Centenario, e aver ricercato regolarmente gli aggiornamenti in merito, le vostre responsabilità includeranno la condivisione di tali informazioni e conoscenze con i coordinatori distrettuali del Centenario e con altri leader dei vostri distretti, come il team del governatore distrettuale e il GMT e GLT distrettuale. Il primo passo importante per il completamento di questa mansione è la pianificazione e lo svolgimento di un workshop di orientamento per tutti i coordinatori distrettuali del Centenario nei vostri distretti multipli. Ne parleremo successivamente. In aggiunta a questo incontro di orientamento, cercate di comunicare regolarmente le notizie sul Centenario ai coordinatori distrettuali del Centenario ed impegnatevi ad aiutarli a trovare le risposte alle loro domande sul Centenario. Voi siete anche i portavoce del Centenario e gli esperti al livello MD/SD. Comunicate abitualmente al vostro Consiglio dei Governatori gli aggiornamenti sul Centenario e rispondete alle loro domande. Cercate di presentare regolarmente le informazioni nel corso delle riunioni del Consiglio dei Governatori. Fungete da risorsa per i leader distrettuali e i soci dei club che si rivolgono a voi per ottenere risposte a quesiti specifici. Sfruttate tutte le opportunità per rendere la celebrazione del Centenario una parte centrale del lavoro dei Lions nel vostro MD/SD. Ad esempio, pianificate presentazioni o workshop informativi sul Centenario nel corso del congresso del vostro MD/SD, oppure considerate l'idea di organizzare un webinar per i Lions interessati nel vostro MD/SD. Identificate le opportunità disponibili per la diffusione delle informazioni nel corso degli eventi di sviluppo della leadership locali. Ed infine, non dimenticate di utilizzare mezzi di comunicazione diversi per i messaggi del Centenario. Fate in modo che articoli abituali sul Centenario vengano inclusi nelle newsletter, nei blog o nelle pagine dei social media. Chiedete: «Come avete condiviso le informazioni sui programmi del Centenario con altri individui nel vostro distretto singolo o multiplo?» Utilizzate una lavagna a fogli mobili e un pennarello per annotare le idee dei partecipanti. Tra le risposte possono figurare le seguenti: Ripetuta affissione dei messaggi sul Centenario dei Lions su Facebook o Instagram Pubblicazione di articoli brevi nelle newsletter Utilizzo del logo del Centenario nei messaggi inviati agli altri Lions Narrazione dell'evoluzione storica e dell'espansione dei Lions Club locali Guidare un comitato di pianificazione della celebrazione del Centenario Vi ringrazio per tutte queste idee. Esamineremo più tardi alcune strategie aggiuntive nel corso della sessione sulla comunicazione e promozione della consapevolezza.

7 Implementare i Programmi del Centenario
Pianificate e implementate le celebrazioni e attività del Centenario nel vostro MD/SD e club! Assumete un ruolo-guida dando il buon esempio! Programma di contributi per il Centenario Guida alla Pianificazione del Centenario per il Club Modulo 2: Implementare i Programmi del Centenario (15 minuti) Le azioni valgono più delle parole. In veste di coordinatori del Centenario di distretto singolo o di distretto multiplo, avete a disposizione un'importante opportunità di guidare dando il buon esempio. Coordinatevi con tutti i leader MD/SD, ovvero con il Consiglio dei Governatori, il GMT e GLT MD/SD, i comitati istituiti per organizzare le attività dei servizi di livello MD/SD e il presidente PR MD/SD, al fine di garantire che tutte le attività del Centenario vengano implementate, procedano nel migliore dei modi e che la storia di queste attività sia condivisa con la comunità in generale. Un'importante risorsa che esamineremo dettagliatamente in seguito è il Programma di contributi per il Centenario, disponibile per distretti multipli e singoli. Nello svolgere il ruolo di coordinatori del Centenario MD/SD, voi siete co-firmatari di tale richiesta, insieme al presidente del consiglio attuale. Spronate i leader e i soci del vostro club a partecipare a tutti i Programmi del Centenario. La Guida alla Pianificazione del Centenario per il Club è un'eccellente risorsa. Questo utile strumento include un foglio di lavoro per la pianificazione, che consente di tenere traccia di tutti gli elementi del piano del club per il Centenario. È stato pubblicato sul sito web Lions100.org. Adesso dedichiamo un po' di tempo alla condivisione dei nostri piani locali per il Centenario. In gruppi di 4-5 persone (o in coppie, se il gruppo è piccolo), discutete delle attività del Centenario che il vostro club e MD/SD stanno implementando. Potete usare lo spazio a pagina 1 del Manuale del partecipante per annotare nuove idee o piani da perseguire. Invitate un partecipante in ciascun gruppo a prendere appunti e chiedete a ogni gruppo di discutere dei loro piani per 10 minuti. Chiedete quindi a ciascun gruppo di presentare un riassunto delle attività condivise. Passate al modulo successivo: Vi ringrazio per aver condiviso questi piani e queste idee. Mi auguro che ciascuno di voi possa aver trovato qualche nuova idea da condividere con il proprio MD/SD e club.

8 Comunicare «Oltre a fare la cosa giusta, la cosa più importante è far sapere alla gente che stai facendo la cosa giusta». di John D. Rockefeller Modulo 3: Comunicare (5 minuti) Il vostro ruolo nell'MD/SD è fondamentale: infatti voi avete il compito di trasmettere molti messaggi a pubblici diversi. La celebrazione del Centenario offre un'importante occasione di comunicare internamente l'uno con l'altro, ed esternamente con le nostre comunità ospiti e con quella globale. Considerate questa citazione di John D. Rockefeller, un famoso imprenditore e filantropo americano: “Oltre a fare la cosa giusta, la cosa più importante è far sapere alla gente che stai facendo la cosa giusta”. Chiedete: «In che modo le parole di Rockefeller possono riguardare la nostra celebrazione del Centenario?» Le risposte potranno essere: I Lions dovrebbero raccontare la nostra storia, per stimolare gli altri ad unirsi a noi. Il nostro service è potente perché ha un impatto su molte persone e la storia del nostro service può stimolare gli altri a seguire i nostri passi. Raccontando la nostra storia possiamo evitare di essere fraintesi dagli estranei. Nelle diapositive precedenti sull'implementazione, abbiamo iniziato la presentazione affermando che le azioni valgono più delle parole. Comunque, secondo Rockefeller, dobbiamo dapprima agire e successivamente parlare! La comunicazione delle informazioni svolge molte funzioni nel corso della celebrazione del Centenario.

9 Comunicare Accertatevi che il flusso delle informazioni sul Centenario sia costante nell'intera struttura del team del Centenario e che arrivi al pubblico esterno. La comunicazione: Ispira Motiva Promuove il lavoro di squadra Crea un senso di responsabilità Ricordate il grafico che riproduce il team del Centenario. Voi siete posizionati approssimativamente al centro di tale struttura. Nella vostra posizione, dovete accertarvi che le informazioni fluiscano sia all'interno che all'esterno del vostro MD/SD. Abbiamo già discusso dell'importanza del flusso delle informazioni verso il MD/SD nel modulo relativo all'approfondimento delle conoscenze per se stessi e per gli altri. Le informazioni che provengono dal MD/SD devono essere scambiate sia con la comunità che con la struttura del team del Centenario. Ribadisco che più tardi avrete molte opportunità di esplorare le strategie di comunicazione. In sintesi, il flusso delle informazioni svolge molte funzioni: Stimolare nuovi soci e partner ad unirsi a noi Motivare i Lions a servire meglio e più frequentemente Promuovere il lavoro di squadra nell'intera organizzazione Preservare il senso di responsabilità per gli incarichi e i piani A volte, la comunicazione avviene con facilità, ad esempio, quando raccontiamo storie sulle nostre esperienze o parliamo di un problema personale con un amico. Altri tipi di comunicazione, per essere efficaci, richiedono invece una maggiore pianificazione ed un corso d'azione calcolato. Assicuratevi che la comunicazione regolare costituisca un elemento importante di tutta la vostra pianificazione e implementazione. Ad oggi, meno del 50% dei club sta utilizzando il Rapporto sull'Attività di Service disponibile tramite MyLCI. Comunque abbiamo raggiunto oltre il 50% del nostro obiettivo per la Sfida di service del Centenario, ed abbiamo ancora a disposizione oltre la metà del tempo per conseguire il nostro traguardo! Immaginate come la storia dell'impatto del nostro service potrebbe cambiare se TUTTI i club comunicassero i progetti di service e le informazioni sugli individui che ne traggono beneficio. Potete fare in modo che la comunicazione delle attività di service rappresenti una priorità per i club nel vostro MD/SD. Ed infine, in veste di coordinatori del Centenario MD/SD, potrete usare la comunicazione e l'invio dei rapporti per promuovere un senso di responsabilità nei coordinatori del vostro distretto, e per dimostrare voi stessi il vostro senso di responsabilità, compilando e comunicando le informazioni al vostro rappresentante del Comitato Azione per il Centenario. Esaminiamo ora più da vicino la struttura creata per questa comunicazione: le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario.

10 Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario
Livello distrettuale: Collazionare le informazioni dei club da presentare a livello MD/SD 2 settimane Livello MD/SD: Collazionare informazioni a livello distrettuale da presentare ai membri del CAC Livello CA: Collazionare informazioni a livello MD/SD da presentare al Presidente CAC Livello del Presidente CAC: Collazionare tutte le informazioni CAC per il rapporto a livello mondiale 1 settimana Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario Modulo 4: Comunicare i progressi ai membri del Comitato Azione per il Centenario (20 minuti) Le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario mettono a disposizione un meccanismo mirato a monitorare il progresso a tutti i livelli della struttura del team del Centenario e a garantire che tutti i Lions siano coinvolti nella nostra importantissima celebrazione. Come abbiamo specificato in precedenza, c'è ancora molto lavoro da svolgere per garantire il successo della nostra celebrazione del Centenario. Per fortuna, possiamo condividere questo lavoro con molte mani, menti e cuori. Distribuire la seguente dispensa: Panoramica delle Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario Nel corso delle Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario, i coordinatori distrettuali del Centenario chiederanno a ciascun club di inoltrare i rapporti sulle attività. Quindi ciascuno di voi raccoglierà i rapporti inviati dai singoli coordinatori distrettuali del Centenario. Raggrupperete quindi tutti questi rapporti e li inoltrerete ai vostri rappresentanti del Comitato Azione per il Centenario (CAC) che, a loro volta, li invieranno a J. Frank Moore III, Past Presidente Internazionale, presidente della celebrazione del Centenario. Ed infine, il PIP Moore fornirà un rapporto globale a tutti i Lions. Per richiedere, compilare e muovere lungo la catena del team del Centenario tutti questi rapporti copriranno l’arco di sette settimane. Sono state pianificate complessivamente cinque Giornate dedicate all'invio dei rapporti. Come potete riscontrare dal grafico sullo schermo e nella dispensa, i coordinatori distrettuali del Centenario avranno a disposizione due settimane per richiedere i rapporti ai loro club e voi avrete due settimane di tempo per raccogliere i rapporti dei vostri coordinatori distrettuali. Le date esatte sono incluse nella dispensa sulla Panoramica.

11 Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario
Punto focale del rapporto Maggio 2016: Reclutamento Novembre 2016: Service Maggio 2017: Affiliazione Novembre 2017: Donazioni di simboli lionistici Maggio 2018: LCI Forward In generale, il periodo di sette settimane dedicato all'invio dei rapporti si concluderà in maggio o in novembre di ogni anno. I rapporti devono essere completi ed esaminare tutti i programmi del Centenario, ma ciascun periodo dovrà incentrarsi su un aspetto specifico, come indicato sullo schermo. Tali aspetti sono: Maggio 2016: Reclutamento di coordinatori e presidenti del Centenario Novembre 2016: Service Maggio 2017: Affiliazione Novembre 2017: Progetti di eredità lionistica Maggio 2018: LCI Forward Nota per l’istruttore: LCI Forward è il nuovo piano strategico, attualmente in via di sviluppo, che ci guiderà fino al nostro prossimo secolo. Altre informazioni disponibili a breve! Le scadenze specifiche per ciascun segmento dei moduli dei rapporti e del team del Centenario saranno comunicate direttamente a ciascuno di voi, tramite messaggio , prima dell'inizio del periodo cui si riferisce il rapporto. I moduli includeranno domande campione da impiegare per facilitare la conversazione con i vostri coordinatori distrettuali. Un esempio delle domande riportate sul modulo per la prima Giornata dedicata all'invio dei rapporti sul Centenario incentrata sull'arruolamento è stato stampato sulla seconda pagina della dispensa. Oltre allo spazio necessario per la registrazione dei risultati, delle difficoltà e delle fasi di follow-up pianificate, questo modulo contiene una parte da utilizzare per indicare se ciascun club disponga di un presidente del Centenario. Esaminiamo come le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario possano essere usate come punto focale per la comunicazione, la motivazione e il senso di responsabilità nel vostro MD/SD.

12 Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario
Invitate i partecipanti ad andare a p. 2 del Manuale del partecipante. Chiedete: «Come utilizzerete le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario come punto focale per comunicare, motivare e stimolare il senso di responsabilità nei club del vostro distretto multiplo?» Invitate i partecipanti ad esaminare la questione dividendosi in piccoli gruppi di 4-5 persone (o in coppie, se il gruppo è piccolo). Date 10 minuti di tempo a ciascun gruppo o coppia per sviluppare le linee generali di un piano. Quindi, in base al tempo disponibile, chiedete ad alcuni o a tutti i gruppi di condividere le loro idee con il resto dei partecipanti. Tra le possibili idee potrebbero figurare le seguenti: La pubblicazione dei dati dei rapporti globali mettendo a confronto l'andamento dei vari club locali Il raggruppamento dei club con piani di attività per il Centenario simili, per sessioni comuni di pianificazione e risoluzione dei problemi La creazione di una classifica con i dati dei rapporti, per mostrare i club più coinvolti e promuovere la concorrenza amichevole È essenziale per la realizzazione dei nostri obiettivi che le attività vengano monitorate, per garantire che siano completate secondo i piani. Quando ci dedichiamo al monitoraggio e alla redazione dei rapporti, preserviamo non soltanto il nostro senso di responsabilità reciproca, ma cerchiamo anche di valutare cosa funzioni e cosa non funzioni e, se necessario, apportiamo modifiche ai nostri piani. Abbiamo ora rapidamente esaminato le quattro componenti principali del lavoro dei coordinatori del Centenario MD/SD: educare, implementare, comunicare e inviare rapporti. Chiedete: «Dopo aver esaminato queste informazioni, secondo voi, quale sarà l'elemento più importante di questo lavoro?» Chiedete: «La vostra risposta è diversa da quella che avevate fornito prima in questa sessione? Perché o perché no?» Come abbiamo visto, il vostro ruolo di coordinatore del MD/SD Centenario è molto importante. Voi state incoraggiando i Lions a celebrare il nostro passato e a pianificare contemporaneamente il nostro futuro. Si tratta di una grande responsabilità, ma non dovete affrontarla da soli. Fate riferimento alle risorse citate nella Guida per il Coordinatore MD del Centenario, e, in caso di dubbi, usate l'elenco dei contatti del personale LCI alla fine della Guida per trovare chi sia in grado di assistervi. Nel corso della prossima sessione, prenderemo in considerazione molte importanti risorse più dettagliatamente.

13 Obiettivi della sessione
Riconoscere l'importanza della formazione continua sui programmi del Centenario Continuare a pianificare i programmi del Centenario nel MD/SD di appartenenza Riconoscere l'ambito e l'estensione della comunicazione necessari per il successo Comunicare i progressi a livello locale al Comitato Azione per il Centenario Conclusione (5 minuti) In veste di coordinatori del Centenario per i distretti singoli o multipli, voi svolgete un ruolo essenziale per il raggiungimento degli obiettivi del Centenario, sia nel vostro MD/SD che nell'ambito della famiglia globale dei Lions. I vostri ruoli e responsabilità sono molti e vari, ma siete già a buon punto per quanto riguarda l'apprendimento e la pianificazione per il successo. Esaminiamo i nostri obiettivi per questa sessione: Riconoscere l'importanza della formazione continua sui programmi del Centenario Continuare a pianificare i programmi del Centenario nel MD/SD di appartenenza Riconoscere l'estensione della comunicazione necessaria per il successo Comunicare i progressi a livello locale al Comitato Azione per il Centenario durante le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario Chiedete: «Abbiamo soddisfatto tutti questi obiettivi?» Rispondete alle eventuali ultime domande. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

14 Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Valutazione Concludere la sessione chiedendo ai partecipanti di completare la valutazione della sessione. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD