Utilizzo delle risorse

Presentazione sul tema: "Utilizzo delle risorse"— Transcript della presentazione:

1 Utilizzo delle risorse
Introduzione (5 minuti) Dare il benvenuto ai partecipanti alla sessione. In questa sessione esploreremo molte delle risorse a vostra disposizione che possono essere utili nello svolgimento dei vostri compiti. Tra queste risorse figurano fondi di bilancio, dati e risorse di PR, contatti e recapiti del personale LCI pertinente che può rispondere a eventuali domande o fornire indicazioni in caso di difficoltà. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

2 Obiettivi della sessione
Ottenere fondi di bilancio e contributi Agire in base ai dati contenuti nel Rapporto col riassunto grafico sul Centenario Usare le risorse contenute nel Toolbox di Lions 100.org Alla fine della sessione i partecipanti saranno in grado di: Ottenere fondi di bilancio per le spese effettuate come coordinatori MD/SD del Centenario e contributi per progetti idonei a livello di MD Agire in base ai dati contenuti nel Rapporto col riassunto grafico sul Centenario Usare le risorse contenute nel Toolbox di Lions 100.org Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

3 Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Bilancio Budget annuo assegnato: USD 600 – distretto multiplo o singolo USD 250 – distretto Da usare per spese relative a: Promozione di riunioni/eventi del Centenario Comunicazioni riguardanti il Centenario Formazione per i coordinatori distrettuali del Centenario Workshop per i coordinatori distrettuali e altri leader Viaggi e costi amministrativi per il Centenario Modulo 1: Budget e contributi (10 minuti) Distribuire le seguenti dispense: Programma di bilancio per i Coordinatori di distretto multiplo e singolo del Centenario Programma di bilancio per i Coordinatori Distrettuali del Centenario Il Comitato Azione per il Centenario ha stabilito un importo annuo di bilancio per ogni coordinatore MD/SD e distrettuale del Centenario. L'importo annuo concesso ai coordinatori MD/SD è di USD 600, mentre per i coordinatori distrettuali è USD 250. Questi fondi possono essere utilizzati per coprire costi associati allo svolgimento dei vostri compiti. Ad esempio, in veste di coordinatori di distretto multiplo o singolo del Centenario potreste dover sostenere delle spese per: Promozione di riunioni/eventi del Centenario Comunicazioni sul Centenario da inviare a Lions e non-Lions nel vostro MD/SD Svolgimento di formazione per i vostri coordinatori distrettuali del Centenario Pianificazione di riunioni o workshop per i coordinatori distrettuali e altri leader Viaggi e costi amministrativi per il Centenario Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

4 Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Bilancio Modulo di piano di bilancio semplice Il coordinatore MD/SD approva i piani distrettuali Il membro del CAC approva i piani MD/SD e distrettuali congiunti I fondi sono inviati come somma forfettaria al Tesoriere MD/SD perché questi provveda ai rimborsi Per la richiesta e l'erogazione dei fondi di bilancio per i coordinatori del Centenario è stato creato un processo semplificato. Al fine di richiedere i fondi, i coordinatori devono completare il modulo di piano di bilancio semplice, che comprende una descrizione dei piani relativi ai tre principali settori di attività e alle spese: Costruzione della consapevolezza Istruzione dei Lions Organizzazione e azione finalizzate a facilitare il raggiungimento degli obiettivi del Centenario In veste di coordinatori del Centenario MD/SD, siete responsabili della raccolta e dell'approvazione dei piani di bilancio dei coordinatori distrettuali del Centenario. Sul vostro modulo di piano di bilancio, dovete fornire al vostro membro del CAC informazioni dettagliate sul vostro piano e un elenco dei coordinatori distrettuali del Centenario per i quali avete approvato le richieste di bilancio. Tutti i fondi verranno distribuiti in una somma forfettaria al tesoriere MD/SD o di distretto perché vengano erogati ai coordinatori MD/SD e di distretto. L'importo non dipenderà dalle spese effettivamente sostenute e non è necessario raccogliere e inviare le ricevute. Mentre la scadenza delle richieste per il budget era alla fine di ottobre, questo processo verrà ultimato nel mese di luglio per i restanti anni della celebrazione del Centenario (come indicato nella Guida per i Coordinatori del Centenario MD). Informazioni dettagliate verranno comunicate via direttamente a ciascun coordinatore del Centenario. I coordinatori del Centenario che sono stati appena nominati possono ancora presentare richiesta per fondi Tuttavia, la richiesta deve essere inviata quanto prima. Invitare i coordinatori a concludere l'esame dei documenti e a porre eventuali domande. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

5 Contributi per il Centenario
Ideati per attività volte ad aumentare la sensibilizzazione del pubblico Concessi a distretti multipli e singoli USD massimo per distretto singolo USD massimo per MD, con non oltre USD massimo per ogni sottodistretto È richiesto il 20% in fondi locali corrispondenti Distribuire la seguente dispensa: Richiesta di contributo per il Centenario Dare tempo ai partecipanti di esaminare le informazioni. Il contributo per il Centenario è stato creato per offrire supporto finanziario ai distretti multipli e singoli per attività e celebrazioni del Centenario che porteranno ad una maggiore conoscenza del service offerto dai Lions nella comunità locale. I finanziamenti saranno concessi in base all'ordine di presentazione della domanda. Per essere idonei, i progetti devono avere un impatto sulle comunità presenti nell'intero distretto multiplo o singolo. I progetti del Centenario per la donazione di simboli lionistici alla comunità sono potenzialmente adatti a questo tipo di contributo. I distretti singoli (non appartenenti a un multidistretto) potranno ricevere fino a un massimo di US$. Nessun distretto multiplo potrà ricevere più di US$ e i sottodistretti all'interno di quel distretto multiplo non possono ricevere più di US$ l'uno.  È obbligatorio che vi sia l'apporto di fondi locali di importo corrispondente al 20% dei fondi richiesti. Le richieste devono essere firmate e presentate da voi e dal presidente di consiglio (o dal coordinatore distrettuale del Centenario e dal governatore distrettuale nel caso di un distretto singolo) al Team Affari Pubblici di LCI. Inoltre, è necessario inviare un dettagliato rapporto di fine progetto entro 30 giorni dalla conclusione del progetto stesso. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

6 Rapporto col riassunto grafico sul Centenario
Modulo 2: Rapporti Interfaccia per il Centenario (15 minuti) Invitare i partecipanti a prendere le copie del loro ultimo Rapporto col riassunto grafico sul Centenario che era stato loro chiesto di portare. Come abbiamo visto per tutta la mattinata, una parte importante del vostro ruolo di coordinatori del Centenario MD/SD è di essere sempre aggiornati sulle attività del Centenario che i vostri coordinatori distrettuali stanno sostenendo e promuovendo. Comunicazioni regolari con i vostri coordinatori distrettuali contribuiranno al raggiungimento degli obiettivi da parte di ognuno di loro. Le Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario rappresentano opportunità eccellenti per una discussione guidata sugli elementi specifici del programma del Centenario. Nei mesi intercorrenti tra di esse, potrete usare i dati forniti dal Rapporto col riassunto grafico sul Centenario per trovare tempestivamente informazioni pertinenti di cui discutere. Tali rapporti sono utili anche per prepararsi alle Giornate dedicate all'invio dei rapporti sul Centenario. Si può avere accesso ai rapporti entrando in MyLCI. I dati contenuti nei rapporti sono aggiornati in tempo reale e offrono un'istantanea dei progressi fatti da club e distretti in ogni settore del programma del Centenario: Sfida di service del Centenario: il numero di persone servite e a quali campagne hanno partecipato Numero dei nuovi soci investiti e dei nuovi club sponsorizzati Numero dei progetti del Centenario per la donazione di simboli lionistici alla comunità portati a termine a ciascuno dei tre livelli Osserviamo ora più attentamente le visualizzazioni su MD e distretti contenute nel Rapporto col riassunto grafico sul Centenario e svolgiamo un gioco dei ruoli conversando sui dati presenti in tale rapporto.

7 Rapporto col riassunto grafico sul Centenario
Rapporto col riassunto grafico sul Centenario - Attività del gioco dei ruoli Invitare i partecipanti ad aprire alle pagine 1-2 del Manuale del partecipante. Chiedere ai partecipanti di lavorare in coppie per studiare uno dei recenti rapporti e individuare almeno 3 punti di discussione, che si tratti di successi o di difficoltà, di cui potrebbero parlare con un coordinatore distrettuale. Chiedere a ogni coppia di portare avanti una conversazione in cui una persona interpreta il ruolo di coordinatore MD e l'altra quello di coordinatore distrettuale del Centenario. Lasciare 10 minuti di tempo per l’attività. Chiedere a dei volontari di illustrare alcuni dei punti di discussione e delle soluzioni trovate o delle fasi successive da intraprendere. Chiedere ai partecipanti di dire agli altri quale parte del rapporto ritengono sia la più utile per coinvolgere i coordinatori distrettuali e i presidenti di club per il Centenario in un dialogo sulle attività del Centenario stesso. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

8 www.Lions100.org Modulo 3: Toolbox Lions100.org (10 minuti)
Il sito web è il posto migliore per trovare aggiornamenti e risorse per pianificare attività e inviare comunicazioni sui programmi del Centenario a Lions e non-Lions. Dedicate del tempo a familiarizzare con la struttura del sito web e visitatelo spesso per trovare nuove risorse e informazioni. Visto che, quando vengono create, le nuove risorse vengono pubblicate su Lions100.org, ciò che visualizziamo oggi potrebbe cambiare e potreste trovare altre risorse in altre parti del sito. Oggi daremo una rapida occhiata agli screenshot di ognuna delle pagine principali del Toolbox. Nota per l’istruttore: tutti gli screenshot sono stati fatti nel novembre 2015. Invitare i partecipanti ad andare a pagina 3 del Manuale del partecipante dove troveranno un elenco delle sei pagine principali contenute nel Toolbox di Lions100.org.

9 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Panoramica sul Centenario.
Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?»

10 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Sfida di service del Centenario.
Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?»

11 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Sfida per la crescita associativa del Centenario.
Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?»

12 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Centro per i Coordinatori del Centenario.
Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?»

13 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Risorse per i Club per il Centenario.
Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?»

14 Esaminate gli elementi contenuti nella sezione Centro Promozionale e Pubblicitario per il Centenario. Chiedete: «Qualcuno ha usato qualcuno di questi elementi? Se sì, come?» Come abbiamo visto, Lions100.org fornisce già una vasta gamma di strumenti e risorse che potete utilizzare. Chiedete: «Quali altre risorse non ancora disponibili tramite Lions100.org potrebbero esservi utili per svolgere i vostri compiti?» Annotate su una lavagna a fogli mobili le idee dei partecipanti su nuove risorse.

15 Contatti principali a LCI
Attività di service per il Centenario Attività per la crescita associativa del Centenario Progetti del Centenario per la donazione di simboli lionistici Comunicazioni sul Centenario Forniture per club per il Centenario MyLCI Altre domande Conclusione (5 minuti) Abbiamo dedicato del tempo a esaminare le risorse disponibili, ad esempio fondi di bilancio, dati e risorse PR. Un'altra risorsa essenziale per voi è rappresentata dai team dello staff di LCI che sono sempre disponibili a rispondere alle vostre domande, aiutarvi a risolvere problemi e collegarvi con le risorse che vi servono per svolgere il vostro lavoro. Le vostre responsabilità come coordinatori MD/SD del Centenario sono varie e molto importanti per il successo della celebrazione del Centenario. Il personale di LCI è a vostra disposizione per aiutarvi a ottimizzare il vostro operato. Le informazioni contenute in questa diapositiva si trovano sull'ultima pagina della Guida per il Coordinatore Multidistrettuale del Centenario. Gli indirizzi sono il punto di contatto per qualsiasi domanda relativa al Centenario che possiate avere. Come potete vedere, vi sono team diversi che si occupano dei seguenti settori del programma: Attività di service per il Centenario Attività per la crescita associativa del Centenario Progetti del Centenario per la donazione di simboli lionistici alla comunità Comunicazioni sul Centenario (comprese tutte le risorse di PR come video e storie esemplari) Forniture per club per il Centenario MyLCI Tutte le altre domande (comprese quelle su nomine dei coordinatori del Centenario, bilancio e supporto) Mentre svolgete le vostre attività da coordinatori del Centenario, tenete a portata di mano quest'elenco e condividete con il personale competente qualsiasi idea o esigenza di altre risorse che dovesse sorgere.

16 Obiettivi della sessione
Ottenere fondi di bilancio e contributi Agire in base ai dati contenuti nel Rapporto col riassunto grafico sul Centenario Usare le risorse contenute nel Toolbox di Lions 100 Esaminiamo gli obiettivi di questa sessione. Adesso dovreste essere in grado di: Ottenere fondi di bilancio per le spese effettuate come coordinatori MD/SD del Centenario e contributi per progetti idonei a livello di MD Agire in base ai dati contenuti nel Rapporto Interfaccia per il Centenario Usare le risorse contenute nel Toolbox di Lions 100 Chiedete: «Sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati?» Rispondete alle eventuali ultime domande. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD

17 Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD
Valutazione Concludere la sessione chiedendo ai partecipanti di completare la valutazione della sessione. Formazione dei Coordinatori del Centenario MD/SD