Procedure di acquisto DIBINEM 17 aprile 2018.

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1 Procedure di acquisto DIBINEM 17 aprile 2018

2 Il processo acquisti Cosa devo acquistare? → manifestazione dell’esigenza Come lo compro? → Individuazione strumento di acquisto Da chi compro? → Individuazione Operatore Economico (invito/affidamento)

3 Manifestazione dell’esigenza
1 Oggetto dell’acquisto (Cosa chiedo di acquistare?) 2 Interesse pubblico da soddisfare (A cosa serve?) 3 Fondo sul quale far gravare l’acquisto La manifestazione dell’esigenza può essere avanzata e sottoscritta da chiunque abbia un rapporto di collaborazione con Unibo (personale strutturato, assegnisti, contrattisti, ecc.).

4 Acquisto di beni informatici
I servizi informatici sono affidati al CESIA e vengono erogati nel rispetto delle policy di Ateneo L’acquisto di prodotti informatici avviene a seguito della comunicazione delle esigenze da soddisfare attraverso la compilazione della Manifestazione dell’esigenza specifica preimpostata da inviare al servizio informatico CESIA il quale valuterà e proporrà gli strumenti più idonei al soddisfacimento dei bisogno nel rispetto della normativa sugli acquisti. Se colui che invia la mail di richiesta non è il titolare del fondo, dovrà inserirlo in conto conoscenza per consentire l’avvio della procedura.

5 Individuazione strumento di acquisto
Gerarchia degli strumenti Accordi quadro di Ateneo (acquisto per adesione) Convenzioni stipulate da Consip SPA (acquisto per adesione); Convenzioni stipulate da Intercent-ER (acquisto per adesione) strumento obbligatorio per acquisti di beni informatici e la connettività – benchmark obbligatorio per tutti gli altri acquisti; Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione disponibile sulla piattaforma di Consip SPA e/o Intercent- ER (acquisto autonomo); Mercato tradizionale (acquisto autonomo)

6 Individuazione strumento di acquisto Accordi quadro di Ateneo
VERIFICA PUNTO 1) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 1): bene/servizio in Accordo quadro di Ateneo? Al momento gli Accordi quadro di Ateneo sono pochissimi, e sono indicati nell’area Intranet sito Unibo, nella sezione «Acquisti centralizzati» al link In particolare: licenze software più comuni. La verifica la fa il referente tecnico informatico quando arriva la richiesta di acquisto stampati, poster e locandine Prodotti chimici ad uso laboratori

7 Individuazione strumento di acquisto Accordi quadro di Ateneo
Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una Accordo Quadro di Ateneo? a) SÌ  allora lo compriamo aderendo alla convenzione esempio: LICENZE Microsoft/POSTER b) SÌ, ma non ha le caratteristiche necessarie  motiviamo la mancata adesione all’accordo quadro e passiamo al punto 2 c) NO  passiamo al punto 2

8 Individuazione strumento di acquisto Convenzioni CONSIP
VERIFICA PUNTO 2) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 2): bene/servizio in Convenzione Consip? LOG IN a  clicco o su Bandi o inserisco qualche parola nella ricerca Sfoglio le pagine e accedo alla convenzione di interesse.

9 Individuazione strumento di acquisto Convenzioni CONSIP
2) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Consip ed il quantitativo necessario rientra nel minimo di ordine previsto dalla convenzione? SÌ  allora lo compriamo utilizzando la convenzione esempio: PC NO  passiamo al punto 3

10 Individuazione strumento di acquisto Convenzioni IntercentER
VERIFICA PUNTO 3) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 3): bene/servizio in Convenzione Intercent-ER?  clicco su Convenzioni (a sinistra, sotto Acquisto di beni e servizi)  controllo le Convenzioni attive Conviene controllare subito le condizioni di fornitura (link listino prezzi)

11 Individuazione strumento di acquisto Convenzioni IntercentER
3) Il bene o servizio è disponibile nell’ambito di una convenzione Intercent-ER? SÌ, se si tratta di beni informatici e connettività  lo compriamo utilizzando Intercent-ER SÌ, ma si tratta di altra tipologia di acquisti  l’acquisto è facoltativo prendendo come riferimento il prezzo praticato in convenzione NO  passiamo al punto successivo

12 Individuazione strumento di acquisto MEPA
VERIFICA PUNTO 4) Sono, o supporto, un referente tecnico. Come verifico il punto 4): bene/servizio tra quelli acquistabili su MePA?  LOG IN a  clicco su Bandi o inserisco qualche parola nella ricerca: Sfoglio le pagine e accedo al bando di interesse Accedo al bando di interesse e controllo i capitolati con le sottocategorie.

13 Individuazione strumento di acquisto MEPA
4) Il bene o servizio è ACQUISTABILE (ODA, RDO, TD) nell’ambito del Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA)? SÌ  allora DOBBIAMO OBBLIGATORIAMENTE ACQUISTARLO TRAMITE MePA NO  chiediamo più preventivi sul mercato tradizionale nel rispetto del principio di rotazione degli inviti e degli affidamenti

14 Individuazione strumento di acquisto MEPA
Il prodotto è ACQUISTABILE se sussistono 2 condizioni: 1) Pubblicazione di un bando, sul MePA, connesso alla categoria merceologica del bene/servizio da acquisire es: BENI  Capitolato tecnico: Ricerca, rilevazione scientifica e diagnostica  Sottocategorie: Materiale di laboratorio; strumenti, apparecchiature e soluzioni per la rilevazione scientifica e la diagnostica; prodotti chimici 2) Presenza, all’interno del bando (pubblicato e attivo) di un metaprodotto / sottocategoria che corrisponda, anche in forma aggregata, al bene/servizio da acquistare es: Prodotti chimici  metaprodotto/sottocategoria aggregato che comprende l’acetone

15 Individuazione strumento di acquisto MEPA
Se nel catalogo MePA non è presente la voce “acetone”, ovvero non è presente il bene acetone con le caratteristiche desiderate (grado di purezza, confezionamento, ecc…), ma esiste il metaprodotto/sottocategoria «Prodotti chimici» l’acetone risulta quindi acquistabile su MePA, in quanto rientra in una sottocategoria di prodotti presente in un bando attivo. Se quindi non c’è il bene, con le specifiche caratteristiche a noi necessarie, ma c’è la sottocategoria di appartenenza dobbiamo OBBLIGATORIAMENTE procedere con una Richiesta Di Offerta sul MePA ai fornitori del MePA nel rispetto del principio della rotazione degli inviti e degli affidamenti SOLO IN ASSENZA delle 2 richiamate condizioni possiamo procedere con un acquisto nel “mercato tradizionale”.

16 Individuazione strumento di acquisto Mercato Tradizionale
VERIFICA PUNTO 5) Strumento residuale di acquisto quando tutti i passaggi precedenti hanno dato esito negativo.

17 Individuazione Operatore Economico

18 Scelta del fornitore per acquisti autonomi
Linee Guida ANAC n. 4 – paragrafo 3.6 Si applica il principio di rotazione degli affidamenti e degli inviti, con riferimento all’affidamento immediatamente precedente a quello di cui si tratti, nei casi in cui i due affidamenti, quello precedente e quello attuale, abbiano ad oggetto una commessa rientrante nello stesso settore merceologico, ovvero nella stessa categoria di opere, ovvero ancora nello stesso settore di servizi. Il principio di rotazione comporta, di norma, il divieto di invito a procedure dirette all’assegnazione di un appalto, nei confronti del contraente uscente e dell’operatore economico invitato e non affidatario nel precedente affidamento.

19 Scelta del fornitore per acquisti autonomi
Nota Direttore Generale Unibo Prot del 10 aprile 2018 La richiesta di preventivi, l’affidamento o il reinvito al fornitore uscente devono avere carattere eccezionale, residuale e necessitano di una motivazione più stringente. Per gli acquisti connessi all’attività di ricerca e di didattica sono consentiti la consultazione per la richiesta di preventivi, l’affidamento diretto o il reinvito a fronte di una motivazione precisa e puntuale dalla quale emergono le circostanze di fatto relative al fabbisogno specifico. L’onere motivazionale più stringente può essere assolto completando, in caso di richiesta di offerta, il punto 4.a e negli altri casi il punto 5 del modello di Relazione Tecnica.

20 Criteri di scelta del fornitore nel rispetto del principio di rotazione punti 4.a e 4.b Relazione Tecnica - Richiesta di Offerta 4.a - Criterio di scelta: Capacità tecniche connesse all’oggetto dell’appalto; Capacità di eseguire le prestazioni nel luogo indicato dall’Università; Motivazione per il reinvito di fornitori utilizzati in affidamenti precedenti per lo stessa categoria merceologica:________________ 4.b - Indicazione operatori economici da invitare sulla base dei criteri sopra indicati

21 Criteri di scelta del fornitore nel rispetto del principio di rotazione punti 4.a e 4.b Relazione Tecnica - Richiesta di Offerta In MEPA posso scegliere il fornitore attraverso una RDO invitando almeno 5 fornitori predisponendo un capitolato tecnico. Per ovviare ai punti 4.a e 4.b, laddove possibile, si consiglia di fare una RDO aperta a tutti gli operatori presenti nel bando, superando così il principio di rotazione. Il Referente tecnico, punto istruttore sul MePA, predispone la RDO e la invia al Punto ordinante che predispone determina a contrarre che andrà sottoscritta dal Direttore. Terminata la RDO, l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

22 Criteri di scelta del fornitore nel rispetto del principio di rotazione punto 5 Relazione Tecnica – TD, ODA (MEPA), mercato tradizionale 5 – Ragioni della Scelta - Unicità del fornitore È possibile procedere ad affidamento diretto, senza consultazione di più preventivi, nei seguenti casi: Qualora siano state richieste più offerte, ma un solo fornitore abbia risposto (le richieste di offerta inviate ai fornitori devono essere documentate – es. mail di invito con indicata la scadenza entro cui ricevere l’offerta e precisando che si potrà aggiudicare il contratto anche in presenza di una sola offerta pervenuta Quando i lavori o le forniture possono essere forniti unicamente da un determinato operatore economico (possesso di brevetto esclusivo). In questo caso occorre produrre specifica dichiarazione dell’operatore economico e motivare il perché servono solo ed esclusivamente quelle precise caratteristiche e non altre simili che potrebbero ugualmente soddisfare il bisogno interventi/forniture complementari su impianti/tecnologie in precedenza fornite o realizzate. Il ricorso a questa procedura è limitato al triennio successivo alla stipulazione del contratto di appalto iniziale

23 Criteri di scelta del fornitore nel rispetto del principio di rotazione punto 5 Relazione Tecnica
Concorrenza assente per motivi tecnici esempio: particolare conoscenza dei luoghi dove deve svolgersi la prestazione, oppure bene o servizio infungibile. Un bene o un servizio è infungibile se è l’unico che può garantire il soddisfacimento di un certo bisogno. L’infungibilità deve essere adeguatamente motivata e circostanziata e non devono esistere beni/servizi con caratteristiche simili in grado di soddisfare ugualmente il bisogno Il referente tecnico deve motivare in modo approfondito ed esaustivo la scelta effettuata con assunzione di responsabilità in merito alle dichiarazioni rese.

24 Criteri di scelta del fornitore nel rispetto del principio di rotazione punto 5 Relazione Tecnica
Se esistono più fornitori in grado di fornire il bene/servizio Se invito un fornitore precedentemente utilizzato/invitato Motivazione per la consultazione di fornitori utilizzati in affidamenti precedenti per lo stessa categoria merceologica _________________ 2. Come scelgo l’aggiudicatario (scegliere tra le successive possibili alternative): Valutazione comparativa tra diverse offerte in termini di qualità/prezzo Migliore rapporto qualità/prezzo, anche in termini di congruità del prezzo offerto, con riferimento ai prezzi praticati nel mercato di riferimento sulla base di:_______ (se è stato scelto ordine diretto allegare stampa della schermata MEPA; se è stato scelto trattativa diretta allegare almeno 2 offerte) Valutazione sul prezzo più basso Valutazione comparativa di almeno due o più offerte (se è stato scelto ordine diretto allegare stampa della schermata MEPA; se è stato scelto trattativa diretta allegare almeno 2 offerte)

25 TD – Trattativa Diretta in MEPA
Si tratta di una procedura del tutto simile alla RDO, ma a cui è invitato un solo fornitore del MePA. La scelta del fornitore unico deve essere adeguatamente motivata (ad es. solo quel prodotto è conforme alle mie esigenze o a seguito di indagine di mercato ho ottenuto una sola offerta, o in caso di precedente RDO andata deserta). PRIMA di inviare la Trattativa Diretta all’Operatore Economico è INDISPENSABILE inviare una mail a per chiedere il numero di CIG, l’eventuale CUP del progetto sui cui andrà imputata la spesa, la verifica del Casellario ANAC e verifica DURC e concordare i tempi per l’espletamento della procedura. Terminata la TD l’Ufficio acquisti predispone la Determina di aggiudicazione, sempre a firma del Direttore, e procede con l’ordine all’aggiudicatario.

26 Verifica requisiti Le linee guida ANAC n. 4 impongono verifiche sul possesso dei requisiti in capo all’aggiudicatario, prima di addivenire alla stipula del contratto. In particolare: per acquisti inferiore ai €, la verifica è ottemperata attraverso il rilascio, da parte dell’O.E., di una autodichiarazione riguardante il possesso dei requisiti ex art. 80 e della verifica del Casellario Anac e del DURC. Queste verifiche richiedono pochi giorni. Per acquisti superiori a € le verifiche imposte sono molto più puntuali e richiedono tempi molto lunghi (circa un mese). Al momento Unibo sta analizzando come ottemperare a queste verifiche. Si suggerisce di procedere ad una programmazione degli acquisti tenendo conto dei tempi sopra indicati per la stipula del contratto/emissione Buono d’ordine.

27 Conflitto di interesse

28 Conflitto di interesse
Al fine di dare una prima attuazione alle disposizioni dell’articolo 42 è stata introdotta la dichiarazione di assenza di conflitto di interesse per il referente tecnico e per il responsabile unico del procedimento. In caso di conflitto di interesse, il personale è tenuto a darne comunicazione al soggetto che lo ha nominato come referente tecnico o RUP e ad astenersi dal partecipare alla procedura di affidamento. Fatte salve le ipotesi di responsabilità amministrativa e penale, la mancata astensione costituisce comunque fonte di responsabilità disciplinare a carico del dipendente. Tale dichiarazione deve essere resa ogni volta per tutti i contratti da stipulare.

29 Conflitto di interesse
Art. 42. (Conflitto di interesse) 1. Le stazioni appaltanti prevedono misure adeguate per contrastare le frodi e la corruzione nonché per individuare, prevenire e risolvere in modo efficace ogni ipotesi di conflitto di interesse nello svolgimento delle procedure di aggiudicazione degli appalti e delle concessioni, in modo da evitare qualsiasi distorsione della concorrenza e garantire la parità di trattamento di tutti gli operatori economici. 2. Si ha conflitto d’interesse quando il personale di una stazione appaltante o di un prestatore di servizi che, anche per conto della stazione appaltante, interviene nello svolgimento della procedura di aggiudicazione degli appalti e delle concessioni o può influenzarne, in qualsiasi modo, il risultato, ha, direttamente o indirettamente, un interesse finanziario, economico o altro interesse personale che può essere percepito come una minaccia alla sua imparzialità e indipendenza nel contesto della procedura di appalto o di concessione. In particolare, costituiscono situazione di conflitto di interesse quelle che determinano l'obbligo di astensione previste dall'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 16 aprile 2013, n. 62. 3. Il personale che versa nelle ipotesi di cui al comma 2 è tenuto a darne comunicazione alla stazione appaltante, ad astenersi dal partecipare alla procedura di aggiudicazione degli appalti e delle concessioni. Fatte salve le ipotesi di responsabilità amministrativa e penale, la mancata astensione nei casi di cui al primo periodo costituisce comunque fonte di responsabilità disciplinare a carico del dipendente pubblico.

30 https://rdaweb.unibo.it/dibinem/
Presentazione RDA A questo punto posso procedere ad inoltrare la Richiesta di Acquisto attraverso l’applicativo RDAweb Alla RDA dovrà essere allegata: la manifestazione dell’esigenza La relazione del referente tecnico Schermata MEPA / bozza BO di Consip / preventivi operatori economici

31 RDA ELETTRONICA: RUOLI PRINCIPALI
COMPILATORE (CO) - facoltativo e designato dal PI Compila la RDA e carica il preventivo Invia la RDA al punto istruttore responsabile tecnico dell’acquisto PUNTO ISTRUTTORE (PI) (Responsabile Tecnico Acquisto) Compila la RDA (o completa ciò che è stato fatto dal CO) e carica la documentazione necessaria (se non già inserita dal CO) propone nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Invia la RDA al richiedente (titolare fondi di spesa) RICHIEDENTE (RI) (Titolare dei Fondi) Indica (o modifica ciò che ha indicato il PI) nel campo note il fondo di spesa a cui imputare l’acquisto Autorizza RDA OPERATORE AMMINISTRATIVO (OA) Conclude RDA. Associa numero buono d’ordine Gestisce gli utenti, i fornitori e i fondi di spesa ecc..

32 RDA ELETTRONICA: DIAGRAMMA DI FLUSSO
COMPILAZIONE Il compilatore compila in ogni sua parte la RDA. Poi la invia al responsabile tecnico dell’acquisto (Punto Istruttore). COMPILAZIONE + MODULO RAE = INVIA Il punto istruttore compila la RDA in ogni sua parte; compila i campi del modulo RAE in quanto responsabile tecnico. Invia l’RDA al titolare del fondo (richiedente). AUTORIZZAZIONE Il richiedente Autorizza l’RDA. Con l’autorizzazione vengono assegnati numero e data all’RDA e viene inviata una notifica al Servizio Acquisti DIBINEM e per conoscenza al punto istruttore originario. Se rifiuta, la RDA torna al punto istruttore. Il Richiedente può anche annullare la RDA concludendo la procedura. LAVORAZIONE Il Servizio Acquisti riceve la notifica del richiedente. L’operatore amministrativo attribuisce un buono d’ordine alla RDA e dopo i vari controlli e adempimenti obbligatori invia l’ordine al fornitore quindi chiude la RDA: viene inviata una notifica al richiedente e per conoscenza a tutti gli attori del processo. L’operatore respinge la RDA se non è corretta.

33 RDA ELETTRONICA: PERSONALE A SUPPORTO
Per qualsiasi necessità nell’uso dell’applicativo contattare Ufficio acquisti per le abilitazioni Luca Rossi