L’evoluzione della gestione documentale

Presentazione sul tema: "L’evoluzione della gestione documentale"— Transcript della presentazione:

1 L’evoluzione della gestione documentale
KNOS Document Management System L’evoluzione della gestione documentale

2 L’evoluzione dell’archiviazione documentale
Da analogico… …A digitale!

3 I costi ‘‘invisibili’’ della gestione documenti tradizionale
Acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole 0,03 Euro/foglio Spazio fisico occupato annualmente, considerando che ogni metro quadro contiene circa fogli 100 Euro/m2 Tempo di archiviazione, considerando che si impiegano circa due minuti, calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili 0,55 Euro/documento Ricerca dei documenti, considerando che si impiegano circa cinque minuti, calcolati su uno stipendio medio di 1200 euro mensili 1,35 Euro/documento Fotocopia 0,025 Euro/foglio Totale 1,96 Euro/foglio Ipotesi annuali Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una piccola azienda con circa 1000 documenti mediamente composti di due fogli l’uno 3920 Euro Calcolo effettuato applicando il totale sopracitato ad una media azienda con circa documenti mediamente composti di due fogli l’uno 39200 Euro (Fonte:

4 ‘‘ANALOGICO’’: Problemi/Costi ‘‘DIGITALE’’: Soluzioni/Benefici
KNOS | Da ‘‘Analogico’’ a ‘‘Digitale’’: il confronto ‘‘ANALOGICO’’: Problemi/Costi ‘‘DIGITALE’’: Soluzioni/Benefici Spazio per l’archivio cartaceo Carta Armadi Raccoglitori Dematerializzazione dei documenti: Riduzione drastica dei supporti cartacei Riutilizzo degli spazi fisici adibiti all’archiviazione Tempo per la gestione dei documenti Archiviazione Ricerca Tutto a portata di mouse: Archiviazione con ‘‘drag & drop’’ Ricerca in pochi click Gestione dei documenti archiviati: Aggiornamento versioni Informazioni distribuite e ‘‘personalizzate’’ Iter di approvazione ‘‘manuale’’ Centralizzazione delle informazioni: Unica base dati Aggiornamenti immediatamente disponibili Work-flow di gestione stato pubblicazione Individuare chi sono gli interlocutori all’interno dell’azienda dedicati alle singole funzioni che beneficiano dell’introduzione di un sistema DMS Comunicazione tra uffici: Archiviazione documento Aggiornamento versione Notifiche automatiche: Avvisi di ritardo Avvisi di scadenza Sicurezza: Accesso alle informazioni archiviate Sicurezza: Gestione criteri di accesso ai documenti

5 Ma quanta carta c’è in Azienda? Pensiamo un po’ alla nostra scrivania…
I costi ‘‘invisibili’’ della gestione cartacea documenti Ma quanta carta c’è in Azienda? Pensiamo un po’ alla nostra scrivania… Lettere, Offerte, Mail, Fax, Schede di sicurezza, Certificati, Disegni, Progetti, Schede prodotto, Relazioni, Circolari, Curricula, Ordini, Bolle, Fatture, Documenti fiscali e contabili, Reclami, Contratti di manutenzione… …E probabilmente molto altro!

6 Ma è possibile liberarsi dalla carta?
I costi ‘‘invisibili’’ della gestione cartacea documenti Ma è possibile liberarsi dalla carta? E’ possibile con un basso impatto sull’organizzazione e costi accettabili implementare un progetto di Gestione elettronica dei documenti?

7 L’evoluzione dell’archiviazione documentale
Individuare chi sono gli interlocutori all’interno dell’azienda dedicati alle singole fuznioni che beneficiano dell’introduzione di un sistema DMS

8 KNOS | I punti di forza del prodotto
Integrazione nativa con Evolus Conservazione sostitutiva a norma di legge e ‘‘in house’’ Accessibilità ovunque e da qualsiasi dispositivo Usabilità semplice, ergonomica, personalizzabile Flessibilità per adattare il software alle proprie esigenze Nuovi strumenti per aumentare la produttività Framework di sviluppo semplice e intuitivo attraverso le Knos API Cloud per la riduzione dei costi e dei rischi di gestione della struttura

9 semplice, ergonomica, personalizzabile
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Usabilità User Experience semplice, ergonomica, personalizzabile

10 Ovunque e da qualsiasi dispositivo
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Accessibilità Ovunque e da qualsiasi dispositivo

11 adattare proprie esigenze
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Flessibilità e Parametricità adattare il software alle proprie esigenze

12 sviluppare efficiente
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Framework di sviluppo sviluppare in modo semplice ed efficiente

13 Ridurre costi e rischi di gestione infrastruttura
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Cloud Ridurre costi e rischi di gestione infrastruttura

14 Conservazione Sostitutiva
KNOS | Punti di forza e ambiti di evoluzione del prodotto Nuovi strumenti WORK-FLOW strumenti per aumentare la produttività CLOUD FIRMA DIGITALE OCR SICUREZZA RICERCA INFORMAZIONI ALERT NOTIFICHE SERVIZI Conservazione Sostitutiva Firma grafometrica VANTAGGI DOCUMENTI BARCODE CONDIVISIONE MOBILE RISPARMIO

15 KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Smart-tag Gli Smart-tag permettono di gestire operazioni sulle entità: Pubblicazione in Knos Apertura Pubblicazione

16 KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Smart-tag La navigazione tra le anagrafiche in MetodoEvolus si replica anche tra le pubblicazioni esistenti L’apertura di una pubblicazione avviene all’interno del browser di MetodoEvolus

17 KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®
Lo smart-tag visualizza in Knos il documento con il browser di Metodo In Knos vengono riportati gli eventuali riferimenti ‘linkabili’ ad altri documenti

18 KNOS | L’integrazione nativa con Metodo Evolus®

19 Responsabile Conservazione Business Key con Certificato valido
KNOS | Conservazione sostitutiva a norma di legge Conservazione a norma Metodo Evolus® Documenti dal gestionale Responsabile Conservazione File system Scansione con Barcode Business Key con Certificato valido Invio comunicazione

20 KNOS | I vantaggi della gestione documentale
Riduzione della “transumanza umana” che porta le persone a girare per l’azienda alla ricerca di documenti e informazioni Condividere le informazioni senza appesantire l’utilizzo di , già di per sé elevatissimo Informazioni centralizzate e aggiornate per non trovarsi a discutere su versioni diverse dello stesso documento Facilità di distribuzione a clienti o fornitori in maniera autonoma nel rispetto delle policy aziendali Notifiche automatiche riguardanti documenti pronti all’uso Riduzione tempi di ricerca dei documenti in archivio Eliminazione della carta e dello spazio fisico dedicato all’archiviazione dei documenti Work-flow di gestione dei processi di approvazione documenti Individuare chi sono gli interlocutori all’interno dell’azienda dedicati alle singole fuznioni che beneficiano dell’introduzione di un sistema DMS

21 Grazie per l’attenzione
KNOS Document Management System Grazie per l’attenzione