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PubblicatoGerardina Pace Modificato 9 anni fa
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Venezia, 26 novembre 2007 Formazione e gestione delle raccolte Rossana Morriello
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Il processo di pianificare e costruire una collezione equilibrata di materiali bibliotecari in un arco di tempo, basata su una valutazione continua dei bisogni informativi degli utenti, su un’analisi dell’uso, e sulle caratteristiche dell’utenza, nell’ambito di un budget. Lo sviluppo delle raccolte include la formulazione di criteri di selezione, la pianificazione sulla condivisione delle risorse, sugli interventi di conservazione e su scelte di selezione e deselezione.
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“collection manager” coniugare competenze tradizionali sullo sviluppo delle raccoolte con nuove abilità tecniche e tecnologiche, ma anche con capacità relazionali e con sviluppo personale
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Gestione delle raccolte come processo Il processo di sviluppo della politica di gestione delle raccolte comincia con un gruppo di persone interessate al futuro della loro biblioteca che si riuniscono per discutere come sviluppare quella biblioteca al meglio; per pianificare, programmare e realizzare, in modo che possa essere fornito un servizio ottimale con un uso appropriato e giudizioso delle risorse finanziarie
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Fase I Valutazione
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Strumenti per la valutazione Un documento viene valutato per motivi molto diversi Il tipo di valutazione cambia a seconda del punto di vista (lettore, collezionista, insegnante, bibliotecario)
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L’approccio del bibliotecario valutazione per selezionare creare profili di acquisto consigliare recensire scartare
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Selezione Chi è responsabile Chi la fa (per singole specializzazioni) Quali strumenti e ausili vengono utilizzati (es. griglie, recensioni, cataloghi) Quali formati
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Il metodo di Whittaker Si basa sull’applicazione di alcuni criteri di tipo bibliografico bibliologico biblioteconomico
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Criteri Persone (autore, curatore, editore, tipografo) Piano (argomento, origini, scopo, pubblico) Contenuti (fiction – non fiction) Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii) Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici) Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali) Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti raccolte)
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Contenuti – Non fiction Reputazione Ricerca: metodi e fonti Validità Lunghezza Ambito Dettaglio Punto di vista Pregiudizi Equilibrio Livello Stile Accuratezza Aggiornamento Revisione Durata Inform. bibliografica Inform. iconografica Caratt. particolari Materiali di supporto Effetto
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Contenuti - Fiction Reputazione Ricerca: metodi e fonti Osservazione Inventiva Lunghezza Intreccio Ambientazione Personaggi Livello Approccio Stile Spirito Durata Informazione iconografica Materiale di supporto Effetto Potere
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Opere di reference Persone Scopo Pubblico Metodologia di ricerca e compilazione Ambito Oggettività Equilibrio Aggiornamento (rev. continua, supplementi, annuari) Accuratezza Precisione e dettaglio voci Informazione iconografica Disposizione Indici Rinvii Formato Posizionamento (costi)
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Valutazione bibliometrica (indici citazionali) Impact factor (ISI): numero di citazioni ottenute dalla rivista nel 2006 su articoli del 2004-2005 4000 numero di articoli pubblicati nel 2004-2005 2000 impact factor = 2
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Limiti impact factor Lingua di pubblicazione dell’articolo Riviste molto lette/riviste molto citate Ritardo nell’uscita dei fascicoli Citazione più frequente in alcuni settori Autocitazioni Citazione non sempre equivale a giudizio positivo Fattori “economici”
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Fase II Acquisizione
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Acquisizioni Ordini diretti (firm orders) Ordini aperti (blanket orders) Ordini in continuazione (standing orders o continuation orders) Approval plans Visite dirette in libreria In visione
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Valutazione fornitore Qualità del servizio offerto Tempestività e ampiezza segnalazione novità Tempi e affidabilità nella fornitura Capacità di procurare edizioni di piccoli editori o editori particolari Gestione di servizi complessi (es. sottoscrizione periodici, attivazione elettronico)
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Valutazione fornitore Sconto sul prezzo Servizi aggiuntivi (informazioni bibliografiche e servizi vari) Comunicazione e relazioni con la biblioteca Chiarezza e affidabilità negli accordi e nella fatturazione Automazione delle procedure
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Fase III Analisi collezioni
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Modello Conspectus Nasce nel 1983 come progetto del Research Libraries Group (già in discussione dal 1978) che ha dato avvio al North American Collections Inventory Project (NCIP) allo scopo di creare una mappatura online delle raccolte delle biblioteche di Stati Uniti e Canada, al fine di facilitare il processo di gestione coordinata delle acquisizioni.
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Modello Conspectus strumento di gestione delle raccolte per affrontare mutamenti nei programmi, nei bisogni degli utenti e nella disponibilità delle risorse; descrivere i punti forti o deboli delle raccolte esistenti e dei programmi di acquisizione; identificare aree-chiave, per es. problemi od opportunità che richiedono un intervento;
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Modello Conspectus Codici lingua Uso della CDD o altra classificazione Livelli di copertura disciplinare
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Codici linguistici Conspectus E. Il materiale in lingua inglese predomina: nella collezione è presente poco o nessun materiale in lingua straniera F. Oltre al materiale in lingua inglese sono inclusi materiali selezionati in lingua straniera W. Ampie selezioni di materiale in tutte le lingue possibili. Nessuna decisione programmatica viene presa per limitare il materiale in base alla lingua Y. Il materiale è principalmente in una lingua straniera
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Livelli di copertura disciplinare 0 – nessuna copertura 1 – livello minimo 2 – livello di base 3 – livello di istruzione 4 – livello di ricerca 5 – livello di specializzazione
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IV Analisi dell’utenza e del contesto
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Fonti informazione 1. La biblioteca e l’ente Dirette o primarie: questionari, colloqui, interviste, feedback utenti Indirette o secondarie:, programmi corsi, prestiti, DD, ILL, catalogazione, reference
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Fonti informazione 2. La comunità Profilo geografico-ambientale-urbanistico Profilo economico-produttivo Servizi culturali per il tempo libero Mobilità Profilo demografico
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Analisi dell’utenza accademica Valutazione quantitativa del pubblico (studenti e docenti) pubblico potenziale totale Studenti triennale e specialistica Docenti Ricercatori N. iscritti ateneto / per facoltà N. studentiN. docenti e ricercatori
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Analisi del contesto documentario Altre università o centri di ricerca Istituti specializzati o di ricerca Altre biblioteche Altre istituzioni
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V Costruire la politica delle collezioni
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Carta delle collezioni Finalità della biblioteca e delle raccolte Profilo di comunità Strategie di servizio Connotati delle collezioni Cooperazione Responsabilità decisionali e modalità operative
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Finalità della biblioteca e delle raccolte Enunciazioni fini istituzione e obiettivi Finalità raccolte Concordata con responsabili istituzionali Consente responsabilizzazione ente
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Connotati delle collezioni Criteri di selezione Livelli di copertura disciplinare, della collezione esistente Supporti e formati preferiti, accettati e esclusi Definizione di priorità nell’incremento
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Profilo comunità Descrizione del profilo comunità da servire Analisi dell’utenza accademica Individuazione diverse tipologie di bisogni (ricerca, istruzione) Bisogni espressi e latenti da far emergere con promozione
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Connotati delle collezioni Desiderata, doni, scambi Politiche conservazione Politiche revisione Collezioni speciali (letteratura grigia, manualistica)
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Cooperazione Accordi di cooperazione in atto Consorzi Sistemi Forme di collaborazione/cooperazione per gli acquisti con biblioteche Servizi di ILL e DD
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Responsabilità e procedure Responsabilità decisionali e modalità operative Descrizione procedure di acquisto Fornitori in base a tipologia documento Librerie Commissionarie Editori Mercato antiquario Acquisti diretti all’estero Fornitori risorse elettroniche Gestione del budget: Ripartizione del budget per tipologia di fornitore oppure per tipologia di acquisto o sulla base delle aree disciplinari
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Piano di sviluppo delle collezioni Programmazione annua obiettivi Traduzione obiettivi in quantità di documenti Ripartizione del budget nei vari settori Desiderata Quantità di copie da acquisire Criteri svecchiamento e scarto
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Protocollo di selezione Settore disciplinare specifico o classe Budget messo a disposizione dal PSC Ripartizione budget per tipologia materiale (es. reference, monografie) Fonti per la selezione del materiale Modalità di verifica dei criteri utilizzati
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VI Valutazione delle raccolte e revisione
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Indicatori di prestazione IFLA Qualità delle raccolte Liste di controllo Uso delle raccolte Uso delle raccolte per aree tematiche Documenti non utilizzati
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Liste di controllo Pubblicazioni bibliografiche Bibliografia nazionale italiana Bibliografie specializzate Repertori di periodici Banche dati OPAC
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Uso delle raccolte Si definisce come il rapporto fra il numero delle transazioni d’uso (prestito e uso interno) dei documenti effettuate in un determinato lasso di tempo ed il numero complessivo di documenti delle raccolte
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Uso delle raccolte Dati da raccogliere: Numero di prestiti in un determinato periodo (di solito un anno) Numero di consultazioni in sede nello stesso periodo Numero totale dei documenti delle raccolte
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La revisione Criteri originari Whittaker reputazione, aggiornamento dei contenuti obsolescenza dei materiali pubblicazione di edizioni successive
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La revisione Criteri aggiuntivi uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie linee guida pubblicate
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MUSTIE (SMUSI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL
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Politica di revisione (ALA) obiettivi della revisione materiale da valutare criteri di valutazione adottati possibilità di ricorrere a consulenze esterne di esperti modalità di applicazione dei risultati del processo di revisione opzioni che possono essere prese in considerazione
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Quali opzioni? trasferimento ad altra raccolta trasferimento a magazzino limitazioni alla circolazione conservazione, restauro o riparazione sostituzione eliminazione con cancellazione record
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Perché la revisione riorganizzare lo spazio negli scaffali eliminazione dei costi di mantenimento di materiale che non viene usato costi costi di spolveratura, rilegatura, riparazione risparmio del tempo del personale impegnato in queste attività spazio fisico che può essere utilizzato per le nuove acquisizioni
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Perché la revisione migliore qualità della raccolta ordinata, aggiornata e rispondente alle esigenze del momento favorisce un uso maggiore l’opportunità di verificare efficacia scelte di acquisizione e meglio indirizzare acquisti alla luce di quanto viene effettivamente utilizzato dagli utenti, di quanto è già presente in biblioteca, di quanto invece manca, e di quanto viene scartato
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Le risorse elettroniche
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I Valutazione
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Perché valutare documenti digitali? selezione acquisti selezione risorse gratuite scelta cartaceo vs. elettronico (o altri supporti) revisione reference recensioni (per gli utenti) guide all’uso ER
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Quali risorse digitali cd-romcd-rom siti websiti web periodici elettroniciperiodici elettronici banche dati onlinebanche dati online e-bookse-books open archivesopen archives e-mail, forum, blogse-mail, forum, blogs
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I documenti multimediali (Whittaker) Persone: nuove figure tecniche (webmaster, computer grafico, ecc.) -identificazione chiara dei ruoli -informazioni bibliografiche e biografiche -contatti -responsabilità editoriale esplicita
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I documenti multimediali Contenuti: aggiornamento e revisione, informazione iconografica - autorevolezza responsabili e contenuto - buona gestione dei link interni ed esterni -validità e controllo dei link -informazioni bibliografiche -informazione iconografica
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I documenti multimediali Progetto grafico: grafica dei contenuti e della confezione, leggibilità e accessibilità -design del contenuto multimediale -leggibilità/accessibilità -utilità e coerenza immagini
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I documenti multimediali Organizzazione: ipermedialità, navigabilità -link di ritorno - chiarezza icone, bottoni -presenza indici, help in linea, motore di ricerca interno
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I documenti multimediali Produzione: abilità tecniche (HTML, software utilizzato) Posizionamento (costi, confronti) Attrezzature: compatibilità
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Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità criteri per l’usabilità - contenuti (qualità e loro organizzazione) -navigabilità -design
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Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità linee guida consorzio W3C linee guida consorzio W3C
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Usabilità Contenuti: le pagine web dovrebbero avere come primo obiettivo quello di fornire contenuti di qualità che interessano l’utente Facilità d’uso: la maggiore o minore facilità con cui gli utenti riescono a trovare i contenuti che vogliono
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Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I) aggiornamento copertura disciplinare (in relazione all’utenza) completezza concisione ricchezza multilinguismo accuratezza
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Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I) aggiornamento copertura disciplinare (in relazione all’utenza) completezza concisione ricchezza multilinguismo accuratezza
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Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (II) chiara indicazione di responsabilità (del sito e dei contenuti) politica relativa alla pubblicità autorevolezza (bibliografia, informazioni) oggettività unicità appropriatezza e facilità di comprensione dell’organizzazione, raggruppamenti, suddivisione dell’informazione
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Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: navigabilità comprensibilità dei link affidabilità dei link chiarezza dei link “non semantici” spesso interni (barre di navigazione, bottoni, ecc.) presenza di tasti di ritorno possibilità di controllare le funzioni multimediali (stop, forward, ecc.) usabilità delle funzioni di ricerca interne
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Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: design leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più di 65 anni) carattere standard (TNR e Arial/Helvetica) organizzazione dello spazio (es. informazioni essenziali in alto) uso adeguato delle immagini uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)
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La revisione (Whittaker) Criteri originari (reputazione, aggiornamento dei contenuti, pubblicazione di edizioni successive) Criteri aggiuntivi (uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie, linee guida pubblicate)
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MUSTIE (SMUSI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL
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Criteri SMUSI per ER Condizioni fisiche / accessibilità Aggiornamento dell’informazione Uso Duplicazione dell’informazione in altri formati
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SMUSI per ER controllo periodico danni (segni o graffi su cd) - controllo periodico danni (segni o graffi su cd) - controllo periodico funzionamento (es. visione o ascolto, consultazione) - monitorare statistiche sull’uso
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Criteri SMUSI per ER Condizioni fisiche / accessibilità Aggiornamento dell’informazione Uso Duplicazione dell’informazione in altri formati
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V Formalizzazione
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Documenti formali Inclusione ER in carta delle collezioni generale Carta delle collezioni specifica Carta dell’uso di Internet Carta sull’accesso alle collezioni digitali
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PSC per risorse elettroniche Scopo e audience Utenti (es. utenti remoti, e-learning) Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica) Limitazioni (es. filtri Internet) Integrazione nella collezione (anche fisica) Organizzazione e indicazione delle responsabilità (es. inclusione informatici) Accordi di cooperazione Relazione con altri documenti (nel caso sia specifica per ER)
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Alcuni esempi di carta delle collezioni AIB-WEB. Formazione e gestione delle raccolte, 2004-http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm
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Per approfondire: Le voci “Acquisizioni delle raccolte”, “Sviluppo delle raccolte”, “Scarto del materiale bibliografico” (a c. di R. Morriello), in Biblioteconomia. Guida classificata, diretta da M. Guerrini, Milano, Bibliografica, 2007, p. 336-355. SOLIMINE, G. Le raccolte delle biblioteche: progetto e gestione, Milano, Bibliografica, 1999. VACCANI, L. Revisione delle raccolte, Roma, AIB, 2005. WHITTAKER, K. Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti. Edizione italiana a cura di P. Lucchini e R. Morriello. Manziana, Vecchiarelli, 2002
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