Dematerializzazione: evoluzione delle normative

Presentazione sul tema: "Dematerializzazione: evoluzione delle normative"— Transcript della presentazione:

1 Dematerializzazione: evoluzione delle normative
e-Government, e-Democracy Villa Miani, Roma | 9 ottobre 2008 Dematerializzazione: evoluzione delle normative Prof. Ing. Pierluigi Ridolfi Presidente della Commissione per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione

2 Amministrazione Digitale
Un’Amministrazione i cui processi prevedono l’impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione con gli obiettivi di: recuperare in efficienza; costare di meno; migliorare la qualità dei servizi. Ambito di riferimento: pubblico e privato.

3 Principali norme in vigore
Leggi e regolamenti TU (DPR 445/00): per il protocollo informatico. CAD (Dlgs 82/05): per “quasi” tutti gli altri argomenti. Altre norme post CAD. Regole tecniche DPCM 31 ottobre 2000: per il protocollo informatico. Deliberazione CNIPA n. 11/2004: per la conservazione. DPCM 13 gennaio 2004: per la firma digitale. DM MEF 23 gennaio 2004 e circolari: per i documenti fiscali.

4 Struttura del Codice dell’Amministrazione Digitale
Capo I: Principi generali Capo II: Documento informatico, firme elettroniche, pagamenti, libri e scritture Capo III: Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capo IV: Trasmissione informatica dei documenti Capo V: Dati delle PA e servizi in rete Capo VI: Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi informatici nelle PA Capo VII: Regole tecniche Capo VIII: Sistema pubblico di connettività Capo IX: Disposizioni transitorie, finali e abrogazioni

5 Originali e copie dei documenti (art. 22)
Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell‘ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

6 Dematerializzazione dei documenti delle P.A. (art. 42)
Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71.

7 Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)
I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

8 Regole tecniche (art. 71) Le regole tecniche previste nel CAD sono dettate dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, di concerto con il Ministro per la funzione pubblica e con le amministrazioni di volta in volta indicate, sentita la conferenza unificata Stato Regioni e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico del Cnipa. Le regole tecniche vigenti restano in vigore fino all’adozione delle nuove.

9 Commissione Interministeriale
Obiettivi: individuare criteri e modalità tecniche per la gestione e conservazione sostitutiva dei documenti nel lungo periodo; definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti garantendone integrità, conformità e provenienza; predisporre linee guida sulla materia; predisporre una proposta di Decreto ex art. 71.

10 Nuove regole tecniche per la dematerializzazione
Decreto da emanare ex art. 71 del CAD in sostituzione della Deliberazione Cnipa 11/04. Testo proposto dalla Commissione dematerializzazione. Versione provvisoria già pubblicata sul sito del Ministro. Versione definitiva predisposta sulla base anche delle osservazioni ricevute. Attualmente in attesa del completamento dei “concerti”.

11 Punti fortemente innovativi del DM
Viene superato il concetto di conformità uno-a-uno tra documento analogico e documento informatico. Nasce il concetto di “processo”. I processi possono essere “valutati” e considerati “a norma”: soluzioni standard previsti in apposite Guide tecniche emesse dal Cnipa; soluzioni speciali da approvare ad hoc a cura del Cnipa. Compito del pubblico ufficiale è di controllare che il processo venga realizzato correttamente. Nuovo ruolo del Cnipa: guida, assistenza, consulenza, valutazione dei processi. Stimolo per le pubbliche amministrazioni ad assumere nuove iniziative.

12 Altri punti rilevanti del DM
riproduzione sostituiva Conservazione sostitutiva  conservazione Formati di formazione del documento. Formati di conservazione. Supporti di memorizzazione. Ruolo del responsabile della conservazione. Outsourcing. Linee guida.

13 Altre norme Finanziaria 2005: comma 197- “cedolino elettronico”
Finanziaria 2006: comma 51 - ”dematerializzazione” Finanziaria 2008: commi “fatturazione allo Stato” Dis.L alla Camera - “pubblicazioni, revisione CAD, VOIP” Bersani ter: art “responsabile conservazione nei privati”

14 Finanziaria 2005 197. Entro sei mesi dall’entrata in vigore della presente legge, i cedolini per il pagamento delle competenze stipendiali del personale di cui all’articolo 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, purché sia già in possesso di caselle di posta elettronica fornite dall’amministrazione, sono trasmessi, tenuto conto del diritto alla riservatezza, esclusivamente per via telematica all’indirizzo di posta elettronica assegnato a ciascun dipendente. Con decreto di natura non regolamentare del Ministro dell’economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per l’innovazione e le tecnologie, sono emanate le relative norme attuative”. Il Decreto con le norme attuative consente anche la soluzione web.

15 Finanziaria 2006 51. Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell'ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l'integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l'integrità legale del contenuto, la marca temporale e l'identità dell'ente certificatore che presidia il processo.

16 Finanziaria 2008 209. Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 210. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica. 211. La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. 212. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie; b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.

17 Finanziaria 2008 213. Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione, sono definite: a) le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione; b) le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio; c) le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche; d) le eventuali deroghe agli obblighi di cui al comma 209, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti; e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle amministrazioni interessate, di intermediari abilitati, ivi compresi i certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, allo svolgimento delle attività informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 al presente comma; f) le eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese; g) la data a partire dalla quale decorrono gli obblighi di cui al comma 209 e i divieti di cui al comma 210, con possibilità di introdurre gradualmente il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica.

18 Disegno di Legge 1441 bis alla Camera
Articolo 48: Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea. Articolo 49: Delega al Governo per la modifica del codice dell'amministrazione digitale. Articolo 50: VOIP e Sistema pubblico di connettività.

19 Art. 48: Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea
1. Gli obblighi di pubblicazione di atti e di provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione da parte delle amministrazioni e dei soggetti obbligati nei propri siti informatici. 2. Gli adempimenti di cui al comma 1 possono essere attuati mediante l'utilizzo di siti informatici di altri soggetti obbligati, ovvero di loro associazioni. 3. Al fine di garantire e di facilitare l'accesso alle pubblicazioni di cui al comma 1 il CNIPA realizza e gestisce un Portale di accesso ai siti di cui al medesimo comma A decorrere dal 1° gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale.       

20 Art. 49: Delega al Governo per la modifica del codice dell'amministrazione digitale
1. Il Governo è delegato ad adottare … uno o più decreti legislativi volti a modificare il codice dell'amministrazione digitale … nel rispetto dei seguenti princìpi e criteri direttivi specifici: a) prevedere forme sanzionatorie, anche inibendo l'erogazione dei servizi disponibili in modalità digitali attraverso canali tradizionali, per le amministrazioni che non ottemperano alle prescrizioni del codice; b) individuare meccanismi volti a quantificare gli effettivi risparmi conseguiti dalle singole pubbliche amministrazioni, da utilizzare per l'incentivazione del personale coinvolto e per il finanziamento di progetti di innovazione; c) modificare la normativa in materia di firma digitale al fine di semplificarne l'adozione e l'uso da parte della pubblica amministrazione, dei cittadini e delle imprese; d) prevedere il censimento e la diffusione delle applicazioni informatiche realizzate o comunque utilizzate dalle pubbliche amministrazioni e dei servizi erogati con modalità digitali, nonché delle migliori pratiche tecnologiche e organizzative adottate, introducendo sanzioni per le amministrazioni inadempienti;  e) introdurre specifiche disposizioni volte a rendere la finanza di progetto strumento per l'accelerazione dei processi di valorizzazione dei dati pubblici e per l'utilizzazione da parte delle pubbliche amministrazioni centrali, regionali e locali;  f) prevedere l'utilizzo del web nelle comunicazioni tra le amministrazioni e i propri dipendenti; g) prevedere la pubblicazione nei siti delle pubbliche amministrazioni … di indicatori di prestazioni, introducendo sanzioni per le amministrazioni inadempienti.

21 Art. 50: VOIP e Sistema pubblico di connettività
1. … il CNIPA provvede alla realizzazione e alla gestione di un nodo di interconnessione per i servizi VOIP per il triennio        3. Al fine di accelerare la diffusione del Sistema pubblico di connettività … il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione predispone … un programma triennale atto ad assicurare, entro il 31 dicembre 2011, l'adesione di tutte le … amministrazioni al predetto Sistema, la realizzazione di progetti di cooperazione tra i rispettivi sistemi informativi e la piena interoperabilità delle banche dati, dei registri e delle anagrafi, al fine di migliorare la qualità e di ampliare la tipologia dei servizi, anche on line, erogati a cittadini e a imprese, nonché di aumentare l'efficacia e l'efficienza dell'amministrazione pubblica.       

22 Proposta nella Bersani ter
Art Conservazione ottica sostitutiva 1. Ai fini della conservazione ottica sostitutiva di documenti originali unici da parte delle imprese e degli iscritti agli ordini o collegi professionali, si applica l’articolo 23, comma 4*, del codice dell’amministrazione digitale, purché il responsabile della conservazione sia rispettivamente il legale rappresentante dell’impresa, o persona da lui delegata per iscritto, ovvero il professionista. * Che riguarda i documenti originali non unici

23 Considerazioni conclusive
Le norme sono “ragionevolmente” complete. Le soluzioni tecnologiche (firma digitale e posta elettronica) sono valide:  un mezzo per riprogettare l’organizzazione. I singoli processi settoriali, all’interno di ogni amministrazione, vanno rivisti in un’ottica unitaria. Modalità per illustrare le possibilità e chiarire i dubbi (consulenza e “certificazione”):  Guide tecniche e Cnipa Consapevolezza che la macchina è partita e non si torna indietro. Nuovo concetto: valutazione, accettazione e gestione del rischio. Conseguenze potenziali sociali ed economiche straordinarie:  necessità di informazione e formazione.