GESTIRE PROGETTI Docente: Gianmarco Falzi

Presentazione sul tema: "GESTIRE PROGETTI Docente: Gianmarco Falzi"— Transcript della presentazione:

1 GESTIRE PROGETTI Docente: Gianmarco Falzi falzi@personeorganizzazioni.it www.personeorganizzazioni.it

2 DEFINIRE IL PROGETTO I COMPITI SONO SPESSO QUALCOSA DI POCO PIACEVOLE, CHE DEVE ESSERE SVOLTO E CHE, A VOLTE, SI ACCUMULA SUL TAVOLO DI LAVORO. UN PROGETTO INVECE: E’ SODDISFACENTE: PERCHE’ PROCURA SENSO DI CONQUISTA DURANTE E DOPO. E’ AFFIDABILE: PERCHE’ LE TAPPE E I TEMPI SI CHIARISCONO PRIMA DI COMINCIARE. E’ TRASFERIBILE: PERCHE’ DEVE RISULTARE COSI’ CHIARO DA POTER ESSERE DELEGATO.

3 DEFINIRE IL PROGETTO RACCOGLIETE DATI E INFORMAZIONI, IL PUNTO DI VISTA DELLA DIREZIONE, DEI CLIENTI, DEI COLLEGHI, DEI COLLABORATORI. QUI SOTTO COMINCIATE A SCRIVERE COSA STATE CERCANDO DI REALIZZARE:

4 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DEL CLIENTE CHE VANTAGGI PORTERA’ AL CLIENTE L’OBIETTIVO DA VOI STABILITO? SE NON CI SONO VANTAGGI A COSA SERVE IL PROGETTO?

5 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DEI MEZZI L’OBIETTIVO INCLUDE I MEZZI PER RAGGIUNGERLO? INCLUDETE I MEZZI

6 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DELL’IDENTITA’ L’OBIETTIVO ESPRIME CHIARAMENTE I COMPITI DI CIASCUNO? SOSTITUITE TUTTE LE ESPRESSIONI AMBIGUE DANDO NULLA PER SCONTATO

7 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DELLA MISURAZIONE L’OBIETTIVO E’ MISURABILE? AVETE INDICATO UN SISTEMA DI MISURA O DI RACCOLTA DATI? COME FARETE A SAPERE CHE L’OBIETTIVO E’ RAGGIUNTO?

8 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DELLA SUFFICIENZA ESISTONO CIRCOSTANZE IN CUI NON SAREBBE SUFFICIENTE RAGGIUNGERE L’OBIETTIVO? AGGIUNGETE ALL’OBIETTIVO TUTTI I FATTORI AD ESSO CORRELATI

9 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DELL’AFFERMAZIONE SCONTATA STATE BASANDO IL VOSTRO OBIETTIVO SU AFFERMAZIONI SCONTATE? SUPPONETE CHE UN’AZIONE AVRA’ UN DETERMINATO EFFETTO? SU QUALI DATI DI FATTO VI BASATE?

10 DEFINIRE IL PROGETTO: IL TEST DEL LINGUAGGIO L’OBIETTIVO E’ COMPRENSIBILE A TUTTI COLORO CHE SONO COINVOLTI? LEGGETE L’OBIETTIVO AD UN VOSTRO COLLEGA E FATE MODIFICHE SE NECESSARIO.

11 DEFINIRE UNA SCADENZA TUTTO CIO’ CHE NON HA UNA SCADENZA FINISCE IN CODA. VOLETE QUESTA FINE PER IL VOSTRO PROGETTO?

12 DEFINIRE UNA SCADENZA LA SCADENZA DEVE ESSERE REALISTICA: OCCORRE POTER PORTARE A TERMINE LE AZIONI NECESSARIE, NEL TEMPO A DISPOSIZIONE, CON LE RISORSE DISPONIBILI. LA SCADENZA DEVE ESSERE RAGIONEVOLMENTE RAVVICINATA: TROPPO MARGINE DI TEMPO SERVE SOLO A DIMINUIRE LA MOTIVAZIONE DI CHI LAVORA AL PROGETTO

13 DEFINIRE IL BUDGET IL BUDGET DEVE ESSERE REALISTICO MA NON ECCESSIVO: RIDURREBBE LA VOSTRA SODDISFAZIONE NEL RAGGIUNGIMENTO DELL’OBIETTIVO. SE VIENE ASSEGNATO DAL VERTICE, NEGOZIATELO CON QUESTA FILOSOFIA.

14 IL TIMELINE E’ UN RIASSUNTO VISIVO DI CIO’ CHE DEVE ACCADERE QUANDO DEVE ACCADERE E’ FATTO DI SEQUENZE DI ATTIVITA’ PENSATE IN RELAZIONE ALLE LORO PRIORITA’ INDICA CON PRECISIONE LE RESPONSABILITA’

15 WBS: WORK BREAKDOWN STRUCTURE CONSISTE IN UNA RAPPRESENTAZIONE GERARCHICA DEL PROGETTO IN TUTTE LE SUE FASI ED ATTIVITA’ LIV. 0 PROGETTO LIV. 1 FASI LIV. 2 ATTIVITA’ CASA CF FONDAMENTA CM CORPO CASA CT COPERTURE CF1 FONDAZIONI CANTINA CF2 SOLAIO CANTINA CM1 MURI DI ELEVAZIONE CM2 TAVOLATI INTERNI CM3 INTONACI ESTERNI CM4 RIVESTIM. FACCIATA CM5 INTONACI INTERNI CT1 SOLAIO DI COPERTURA CT2 MATURAZ. SOLAIO DI COPERTURA CT3 TETTO E PLUVIALI

16 SEMPLIFICHIAMO: I SETTORI DI ATTIVITA’ PROJECT MANAGEMENT ALTRO

17 SEMPLIFICHIAMO: LA SCANSIONE TEMPORALE GIORNALIERA LUNMARMERGIOVVENSABDOM

18 SEMPLIFICHIAMO: LA SCANSIONE TEMPORALE SETTIMANALE S/I

19 SEMPLIFICHIAMO: LO SCHEMA DEL PROGETTO PER OGNI SETTORE DI ATTIVITA’, INDIVIDUATE I RISULTATI PRINCIPALI CHE VI ASPETTATE DI OTTENERE: QUESTE SARANNO LE VOSTRE “MILESTONES” O PIETRE MILIARI LE PIETRE MILIARI CORRISPONDONO ALLE FASI DEL METODO WBS

20 SEMPLIFICHIAMO: PIETRE MILIARI E AZIONI INDIVIDUATE LE PIETRE MILIARI PER OGNI SETTORE DI ATTIVITA’. QUELLE NON FACILMENTE ATTRIBUIBILI METTETELE NEL SETTORE: “ALTRO”. PER OTTENERE CIASCUNA PIETRA MILIARE (FASE O RISULTATO) OCCORRE INTRAPRENDERE DETERMINATE AZIONI. ELENCATELE.

21 SEMPLIFICHIAMO: SCEGLIERE LE PIETRE MILIARI SONO TAPPE INTERMEDIE: DEVONO RAPPRESENTARE CONQUISTE O LIVELLI CHE ABBIANO SENSO PER VOI E PER IL VOSTRO GRUPPO DI LAVORO DOVREBBERO ESSERE FREQUENTI: SERVONO COME CONTROLLO E COME STIMOLO METTETENE SEMPRE UNA DOVE S’INCONTRANO LE ATTIVITA’ DI SETTORI DIVERSI

22 WBS: RELAZIONI TRA FASI E TEMPI

23 WBS: TIPI DI RELAZIONI TRA FASI AB FS: finish to start: B non inizia fino al termine di A A B SS: Start to start: B non inizia finché non inizia A A B FF: finish to finish: B non finisce finché non finisce A

24 WBS: CALCOLO DELLE DURATE E DATI NECESSARI DATA D’INIZIO ATTIVITA’ UNITA’ DI MISURA TEMPORALE SOSPENSIONI, FESTIVITA’ DURATA DELLE SINGOLE ATTIVITA’ PER DETERMINARE DATA DI FINE LAVORI SCORRIMENTO DELLE ATTIVITA’ CAMMINO CRITICO GANTT DELLE ATTIVITA’

25 WBS: CALCOLO DELLE DURATE E DATI NECESSARI ESERCIZIO: L’ANALISI IN AVANTI DURATE CF16 CF23 CM13 CM23 CM35 CM44 CM55 CT13 CT24 CT34 CON1 FORMULA: DATA FINE= DATA INIZIO + DURATA –1 PRIMA FASE C1; DATA INIZIO 01/01/04

26 WBS: APPLICARE I TEMPI D’INIZIO E FINE ATTIVITA’ ANALISI IN AVANTI IN 01 GEN FI

27 WBS: APPLICARE I TEMPI D’INIZIO E FINE ATTIVITA’ ANALISI IN AVANTI DATA CONSEGNA CASA= 22 GENNAIO DURATA LAVORI= 22 GIORNI

28 WBS: L’ANALISI ALL’INDIETRO SERVE PER EVIDENZIARE LE ATTIVITA’ PER LE QUALI SONO POSSIBILI SCOSTAMENTI SENZA RITARDARE LA FINE DEL PROGETTO. SI COMINCIA DALL’ULTIMA ATTIVITA’ NELLA QUALE LA PRIMA SCADENZA COINCIDE CON L’ULTIMA SCADENZA. PS = US = 22 GENNAIO (ORE 24) DALL’ULTIMA SCADENZA SI SOTTRAE LA DURATA E SI OTTIENE L’ULTIMO INIZIO UTILE. UIU = US – DURATA (1 GIORNO) = 22 GENNAIO (ORE 0)

29 WBS: LO SCORRIMENTO TOTALE SI DETERMINA COSI’ LO SCORRIMENTO TOTALE (ST) ST = US – PS = UIU – PI QUANDO ST = 0 L’ATTIVITA’ E’ CRITICA.

30 WBS: LO SCORRIMENTO TOTALE ATTIVITA’ NON CRITICHEATTIVITA’ CRITICHE DATE MINIME DATE MASSIME PIPSPIPS UIUUSUIUUS durata scostamento

31 WBS: IL PERCORSO CRITICO

32 WBS: IL GANTT

33 SEMPLIFICHIAMO: ASSEGNARE LE DURATE ASSEGNATE DELLE DURATE ALLE PIETRE MILIARI ED ALLE ATTIVITA’ DA CUI SONO COMPOSTE. PER FARLO POTETE UTILIZZARE: LA VOSTRA ESPERIENZA L’ESPERIENZA DEGLI ALTRI COLLEGHI DEL TEAM PROGETTI SIMILI COMPLETATI IN PASSATO IL CONSIGLIO DI ESPERTI SE SCOPRITE CHE PER UNA PIETRA MILIARE SERVONO PIU’ DI DIECI ATTIVITA’ O CHE COPRE OLTRE UNA SETTIMANA E’ PREFERIBILE SCOMPORLA IN PARTI PIU’ SEMPLICI.

34 SEMPLIFICHIAMO: POSIZIONARE LE PIETRE MILIARI E LE ATTIVITA’ INSERITE GLI INDICATORI TEMPORALI SULLE GRIGLIE SCEGLIENDO TRA IL MODELLO GIORNALIERO E QUELLO SETTIMANALE. INDIVIDUATE I LEGAMI TRA LE VARIE PIETRE MILIARI: ALCUNE DOVRANNO ESSERE NECESSARIAMENTE IN SEQUENZA, ALTRE NON POTRANNO TERMINARE SE NON SONO COMPLETATE ATTIVITA’ CONNESSE, ECC. ATTRIBUITE AD OGNI ATTIVITA’ UN RESPONSABILE, COMPRESE QUELLE NEL SETTORE “ALTRO”.

35 SEMPLIFICHIAMO: POSIZIONARE LE PIETRE MILIARI E LE ATTIVITA’ ASSEGNATE DELLE SCADENZE ALLE PIETRE MILIARI PARTENDO DALLA FINE E PROCEDETE A RITROSO TENENDO CONTO DELLA DURATA DELLE SINGOLE AZIONI. LASCIATE SEMPRE UN FONDO DI RISERVA DI TEMPO TRA IL 10% ED IL 20% PER GLI IMPREVISTI.

36 ESEMPIO LUN 8/1MAR 9/1MER 10/1GIOV 11/1VEN 12/1SABDOM Raccolta e spedizione promemoria 2 gg PIETRA MILIARE Promemoria spediti

37 SEMPLIFICHIAMO: IL PERCORSO CRITICO S/I COMPLETAMENTO FASE 1 XXXXXXX 2 GG XXXXXXXXXXX 2 GG XXXXXXXXXXX 4 GG DEFINIZIONE RELATORI 8 GIORNI XXXXXXX 5 GG XXXXXXXXXXX 1 GG XXXXXXXXXX 0.5 GG DEFINIZIONE NUMERI 6,5 GIORNI XXXXXXX 4 GG XXXXXXXXXXX 4 GG XXXXXXXXXXX 3 GG DEFINIZIONE UBICAZIONE 11 GIORNI XXXXXXX 5 GG XXXXXXXXXXX 4 GG XXXXXXXXXX 4 GG APPRONTAMENTO SISTEMI AMMINISTRATIVI 13 GIORNI

38 SEMPLIFICHIAMO: IL PERCORSO CRITICO S/I 01 MARZO COMPLETAMENTO FASE 1 DEFINIZIONE RELATORI 8 GIORNI TEMPO MORTO (SCOSTAMENTO) 5 GG DEFINIZIONE NUMERI 6,5 GIORNI TEMPO MORTO (SCOSTAMENTO) 6.5 GG DEFINIZIONE UBICAZIONE 11 GIORNI TEMPO MORTO (SCOSTAMENTO) 2 GG APPRONTAMENTO SISTEMI AMMINISTRATIVI 13 GIORNI PERCORSO CRITICO IL SETTORE CHE RICHIEDE IL MAGGIOR NUMERO DI GIORNI E’ IL PERCORSO CRITICO. LA DIFFERENZA TRA IL NUMERO DI GIORNI DEL SETTORE PIU’ LUNGO E GLI ALTRI VI DARA’ I TEMPI MORTI DEI RIMANENTI SETTORI. OGNI RITARDO NEL PERCORSO CRITICO SI RIFLETTERA’ SULLA SCADENZA FINALE. I TEMPI MORTI SONO RISERVE DI TEMPO DEL PROGETTO.

39 SE PENSATE DI NON AVERNE BISOGNO… UNA PIANIFICAZIONE DETTAGLIATA PUO’ SEMBRARE UNA PERDITA DI TEMPO MA… IL TIME LINE RAPPRESENTA LA DIFFERENZA TRA UN PROGETTO GESTITO ED UNO FUORI CONTROLLO. …PROPRIO QUANDO LE COSE VANNO STORTE COMINCERETE AD APPREZZARLA.

40 UN BREVE RIASSUNTO UN TIMELINE E’ UN SOMMARIO NEL QUALE SI POSSONO VEDERE SEQUENZE, PRIORITA’ E RESPONSABILITA’. I SETTORI O LE FASI DEL PROGETTO SONO RAPPRESENTATI DA RIGHE DIVERSE E DA COLORI DIVERSI. POTETE UTILIZZARE UNITA’ DI TEMPO DIVERSE A SECONDA DELLA DURATA DEL PROGETTO. LO SCHEMA DEL PROGETTO E’ DATO DAI RISULTATI CHE DOVRETE OTTENERE MAN MANO. QUESTI RISULTATI SONO LE PIETRE MILIARI DEL PROGETTO. FATE IN MODO CHE SIANO SIGNIFICATIVE E FREQUENTI PER DARVI MODO DI CONTROLLARE L’AVANZAMENTO DEL PROGETTO. ORDINATE LE PIETRE MILIARI IN SEQUENZA STABILENDONE LE RELAZIONI ED AVRETE LOSCHEMA DEL PROGETTO. DEFINITE LE AZIONI NECESSARIE PER RAGGIUNGERE CIASCUNA PIETRA MILIARE INDICANDO TUTTE LE ATTIVITA’ CHE RICHIEDONO ALMENTO UN’ORA DI LAVORO. TENETE CONTO SEMPRE DEI RISCHI POTENZIALI VALUTANDOLI IN BASE ALLA VOSTRA ESPERIENZA. DATEVI SEMPRE UNA RISERVA TRA IL 10% ED IL 20%. FATE IL CALCOLO DEI TEMPI IN AVANTI E A RITROSO PER CALOCLARE TEMPI E SCOSTAMENTI. IDENTIFICATE IL PERCORSO CRITICO, CIOE’ LA SEQUENZA CHE RICHIEDE PIU’ TEMPO O LE ATTIVITA’ CHE NON PREVEDONO SCOSTAMENTO. PRENDETEVI TEMPO PER PIANIFICARE PRIMA… SARA’ IL VOSTRO MIGLIORE INVESTIMENTO.

41 GESTIRE A VISTA IL CONTROLLO E LA MOTIVAZIONE UNA VOLTA COMPLETATO IL TIMELINE APPENDETELO IN MODO CHE POSSA ESSERE VISTO DA TUTTI COLORO CHE SONO COINVOLTI. DISEGNATE ANCHE UNA MAPPA COLORATA CHE RAPPRESENTI I PROGRESSI DEL PROGETTO ATTRAVERSO DATI QUANTITATIVI E/O QUALITATIVI. SERVIRA’ PER APPREZZARE GLI AVANZAMENTI E MOTIVARE VERSO IL RISULTATO FINALE.

42 ESEMPIO DI MAPPA

43 I PROGETTI DA CRISI DEFINIZIONE: VANNO CONCLUSI AL MASSIMO ENTRO UNA SETTIMANA (O MENO) MENTRE IL BUON SENSO SUGGERISCE CHE SARA’ IMPOSSIBILE IL LORO FALLIMENTO PROVOCHERA’ SERIE PERDITE RAPPRESENTANO OCCASIONI CHE NON SI RIPETERANNO

44 PRIMO SUGGERIMENTO: NON AGIRE MA PENSARE NON BUTTATEVI A CAPOFITTO. SIETE IN UNA SITUAZIONE DOVE NON SI PUO’ SBAGLIARE QUINDI PRIMA PIANIFICATE. DEFINITE GLI OBIETTIVI. OGNI MINUTO DEVE ESSERE FINALIZZATO. IDENTIFICATE I FATTORI CRITICI DI SUCCESSO. SEPARATE IL PREFERIBILE DAL NECESSARIO. SCEGLIETE IL TEAM. OVVIAMENTE I MIGLIORI DISPONIBILI OPPURE COLLABORATORI CHE CONOSCETE A FONDO.

45 SECONDO SUGGERIMENTO: AGITE MIRANDO ALL’ESSENZIALE COSTRUITE IL TIMELINE SEMPLIFICANDONE I DETTAGLI. SE IL PROGETTO E’ SEMPLICE UTILIZZATE UNA MAPPA MENTALE. DEFINITE CRITERI ADEGUATI PER VALUTARE IL RISULTATO: NON C’E’ SPAZIO PER IL PERFEZIONISMO. DELEGATE FORTEMENTE AI RESPONSABILI DEI SINGOLI FATTORI DI SUCCESSO SIA LA DEFINIZIONE DELLE AZIONI CHE LA LORO REALIZZAZIONE. MONITORATE IN MODO SEMPLICE: CHIEDETE COSA SUCCEDE E NON PERCHE’ STA SUCCEDENDO. COINVOLGETE TUTTI SE QUALCHE FASE RISTAGNA CERCATE ALTRE VIE DA PERCORRERE.

46 DOPO LA CRISI RINGRAZIATE TUTTI QUELLI CHE VI HANNO AIUTATO DENTRO E FUORI IL TEAM FISSATE UN BREVE COLLOQUIO CON CIASCUN MEMBRO DEL TEAM PER RINGRAZIARLO DEL CONTRIBUTO DATO SE IL PROGETTO E’ STATO PARTICOLARMENTE STRESSANTE, CONCEDETE UN GIORNO DI RIPOSO A TUTTI.

47 TITOLO PROGETTO: S/I

48 TITOLO PROGETTO: LUNMARMERGIOVVENSABDOM