COPI coordinamento progetti internazionali 1 Preparare, presentare e gestire un progetto per il 7° Programma Quadro Viterbo 17.12.2010 Ing. Carlo Polidori.

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1 COPI coordinamento progetti internazionali 1 Preparare, presentare e gestire un progetto per il 7° Programma Quadro Viterbo 17.12.2010 Ing. Carlo Polidori

2 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori2 Parlamento Europeo, che rappresenta i cittadini dell’UE ed è eletto direttamente da essi; organo politico Consiglio dell’Unione Europea, che rappresenta i singoli Stati membri; organo legislativo Commissione Europea,  organo operativo LE PRINCIPALI ISTITUZIONI EUROPEE

3 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori3 Si fondano essenzialmente su politiche strutturali finalizzate alla riduzione delle disparità economiche sostenendo le politiche nazionali e regionali - Gestione delegata. INIZIATIVE INDIRETTE INIZIATIVE DIRETTE Sono finalizzate a risolvere problemi di interesse comunitario lasciando ampio spazio alle iniziative dei singoli soggetti - Gestione diretta. Gli interventi comunitari si possono distinguere in:

4 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori4 INIZIATIVE COMUNITARIE DIRETTE Vengono finanziati progetti dei soggetti di volta in volta individuati come beneficiari (imprese, enti locali, università, associazioni, consorzi, ecc.) CALL FOR PROPOSAL Lo strumento adottato per individuare tali progetti è l’invito a presentare proposte o CALL FOR PROPOSAL CALL FOR TENDERS Vi sono anche CALL FOR TENDERS e CALL FOR EXPRESSION OF INTEREST CALL FOR EXPRESSION OF INTEREST

5 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori5 Il VII Programma Quadro

6 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori6 Temi: (su emendamento del Parlamento 15/06/2006) Health Biotech, Food, Agriculture Fisheries and sustainable exploitation of the oceans Information Society Nano, Materials, Production Energy Environment Transport Socio-economic Research Security Space Il VII Programma Quadro

7 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori7 Text proposed by the Commission --  Amendment by Parliament Cooperation 4443232492 Health 83176134 Food, Agriculture and Biotechnology 24551935 Information and Communication Technologies126709020 Nanosciences, Nanotechnologies, Materials and new Production Technologies 48323467 Energy 29312385 Environment (including Climate Change) 25351886 Transport (including Aeronautics) 59404150 Socio-economic Sciences and the Humanities 792657 Security and Space 39601429 +1429 Ideas 118627560 People 71294777 Capacities 74863944 Research Infrastructures39611708 Research for the benefit of SMEs19011328 Regions of Knowledge158126 Research Potential554320 Science in Society554329 Activities of International Co-operation358133 Non-nuclear actions of the Joint Research Centre 18171751 TOTAL 7272650524 Texts adopted by Parliament 15 June 2006 - Strasbourg

8 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori8 Perché partecipare ai Progetti Europei? (1) VANTAGGI  Accesso a nuovo Know How  Possibilità di accedere a nuovi business/mercati o, per Enti Pubblici, di assolvere il proprio ruolo istituzionale in un contesto internazionale  Prestigio e riconoscimento da clienti e partners finanziari o, per Enti Pubblici, riconoscimento “politico” interno e internazionale  Si crea un network di cooperazione  Si condividono rischi e costi del progetto  Supporto finanziario

9 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori9 Perché partecipare ai Progetti Europei? (2) ONERI, DIFFICOLTÀ E RISCHI  Impegno in risorse umane e finanziarie  Collaborazione con più partners internazionali (lingue diverse, culture e “modus operandi” differenti)  Carico di lavoro anche “Burocratico” (Rendicontazione, etc.)  Impegno a medio-lungo termine (3-5 anni)

10 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori10 Perché partecipare ai Progetti Europei? (3) La partecipazione ad un Progetto Europeo non dovrebbe essere un fatto episodico Deve essere parte di una “strategia” a medio termine da definire prima della risposta ad una “call” SI PARTECIPA SOLO CON PROGETTI CHE SI SVILUPPEREBBERO COMUNQUE, anche in assenza di co-finanziamenti

11 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori11 Identificazione Uffici/Funzioni interne da coinvolgere Identificazione dei programmi e dei sotto- programmi potenzialmente più interessanti Obiettivi: A.Task Force in grado di preparare un progetto B.Ulteriori persone con “informazioni di base” C.Segreteria Progetti Europei  Formazione di base per A, B e C  Formazione specifica per A  Formazione organizzativa per C Analisi delle Chiamate e dei possibili Partners Definizione dei Progetti da presentare Presentazione del 1° Progetto Selezione del personale interno da coinvolgere (di regola svolgono al 90% le mansioni ordinarie) TEMPO Redazione del 1° Progetto Formazione Consorzio ParteTecnica Management & Dissemin. Definizione Quadro Generale e Strategie Percorso Progettuale Percorso Formativo e Organizzativo Preparazione di base per ulteriori partecipazioni a Progetti ed iniziative Europee Lobbying a Bruxelles Schema Generale per partecipare a progetti UE Follow-up Formazione ed Organizzaz.

12 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori12 Modalità di progettazione L’idea progettuale Il partenariato Requisiti del partenariato Ricerca dei partners Struttura del partenariato Il piano finanziario La presentazione e la valutazione

13 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori13 L’IDEA PROGETTUALE I punti di partenza: Idea progettuale Progetto nel cassetto Programma comunitario

14 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori14 Idea progettuale - quesiti Perché ? (Quali problemi risolvere, quali obbiettivi) Chi ? (Partenariato, target group) Come ? (Possibilità di intervento proprie, requisiti dei programmi comunitari) Cosa ? (Risultati attesi, impatto) Quando ? (Calendario progetto, calendario programma CE) Quanto ? (Bisogni finanziari effettivi, risorse proprie, cofinanziamento comunitario)

15 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori15 Idea progettuale - interrogativi: Quale programma/azione ? Chi cofinanzia ? Chi scriverà il progetto ? Chi scriverà il progetto ? Quanti partners europei sono richiesti ? Come contattare i partners ? Chi presenterà il progetto ? Quali sono i costi della presentazione di una proposta ?

16 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori16 Lo schema del processo di valutazione

17 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori17 La valutazione delle proposte Controllo di ammissibilità (servizi CE) Valutazione e selezione (gruppo esperti indipendenti) Diffusione risultati

18 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori18 Preparazione di un Progetto

19 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori19 INDIVIDUARE IL PROGRAMMA DI RIFERIMENTO INDIVIDUARE IL PROGRAMMA DI RIFERIMENTO REPERIRE LA DOCUMENTAZIONE UFFICIALE REPERIRE LA DOCUMENTAZIONE UFFICIALE Il Primo Passo

20 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori20 Atto Istitutivo del Programma (ovvero la Proposta di Decisione) Analisi degli obiettivi generali del programma e delle sottostanti politiche Comunitarie (è la prima riga della “Matrice del Logical Framework) Ogni Programma mira a risolvere un determinato problema Leggere la documentazione (tutta!)

21 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori21 L’idea è coerente con il programma? Siamo il linea con lo specifico invito aperto? Il proponente è un soggetto eleggibile? Vi è sufficiente tempo per predisporre il progetto? Check - List Allora si comincia!

22 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori22 1.Problema e status 2.Obiettivi 3.Azioni 4.Compiti 5.Risultati 6.Costi 7.Tempi Definire un Abstract sintetico del progetto TUTTE LE NOSTRE AFFERMAZIONI VANNO PROVATE CON INDICATORI DI VERIFICA (LOGICAL FRAMEWORK!)

23 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori23 Verificare se sono stati già presentati progetti simili e se il progetto che si intende realizzare ha un sufficiente originalità grado di originalità innovatività ed innovatività VERIFICA DELLO STATO DELL’ARTE

24 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori24 Definire in modo chiaro e sintetico gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Devono essere verosimili, fattibili e in linea con i costi ed i tempi del progetto (LOGICAL FRAMEWORK!) Obiettivi

25 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori25 L’intero progetto deve poter essere suddiviso in pacchetti di lavoro. Per ogni pacchetto di lavoro si identifica almeno una pietra miliare ( Milestone ) ed un Deliverable Azioni

26 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori26 Occorre stabilire Chi fa cosa Tutti i membri del Consortium devono avere compiti specifici e connessi alle loro peculiarità. E’ importante anche la Identificazione del Management Compiti

27 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori27 Occorre indicare quali sono i risultati generali del progetto e quelli relativi a ciascun pacchetto di lavoro (LOGICAL FRAMEWORK!) Risultati attesi

28 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori28 Il progetto deve avere una durata ragionevole e comunque entro quella massima e minima prevista. Sono finanziabili solo le attività compiute dopo la firma del contratto con la Commissione Tempi

29 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori29 I costi devono essere chiari e coerenti, non sproporzionati ed in linea con gli obiettivi e con il mercato. Le entrate devono essere pari alle uscite in quanto dai progetti non è possibile trarre alcun profitto Costi e Budget

30 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori30 PRODOTTO, PROCESSO o PROCEDURA (Cooperative projects) OUTPUTS di un Progetto DELIVERABLE (output che posso spedire alla Commissione) Rapporti di avanzamento Risultati di un workshop, atti di una Conferenza Tutto ciò che riguarda la Dissemination (Newsletters, siti web, pubblicazioni cartacee) e il training Outputs anche intermedi oltre che finali MILESTONE = EVENTO!! (generalmente a tempo 0) MILESTONE

31 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori31 Parte Amministrativa  La negoziazione del contratto  Approfondimento degli aspetti amministrativi  La fase di avviamento del Progetto  La gestione del Progetto L’Annex I: E’ la proposta progettuale modificata durante la negoziazione La Proposta: Deve superare la valutazione, quindi entra in Negoziazione Il Consortium Agreement E’ il documento obbligatorio che regola i rapporti interni del Consorzio 31

32 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori32 La Revisione dell’Offerta Abbiamo ricevuto la comunicazione che il progetto è stato approvato e siamo stati invitati alla negoziazione: per prima cosa occorre effettuare una revisione critica del progetto presentato per arrivare preparati di fronte alla Commissione  Attenta lettura di quanto riportato nell’Evaluation Summary Report

33 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori33 La Revisione dell’Offerta - 2  Siamo consapevoli delle regole che governano lo strumento scelto (CSA, STREP, etc)?  Ci sono punti deboli nel partenariato?  Sono stati ben definiti, a livello delle singole tasks, i compiti di ciascun Partner ed i relativi compensi?  Ogni Partner ha ben chiaro il proprio regime finanziario? …Tutto questo andrebbe fatto in fase di preparazione della proposta…..

34 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori34 La Negoziazione Dalla proposta progettuale all’Annesso Tecnico Le eventuali modifiche al Partenariato

35 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori35 Da cosa è Composto il Contratto? 1.Core Contract 2.Annex I, o Technical Annex o DoW (Description of Work) 3.Annex II General rules A volte c’è un annex III (emendamenti all’AnnexII per particolari schemi di finanziamento) Il Consortium Agreement in genere NON fa parte del contratto con la Commissione, ma è obbligatorio che sia stato predisposto e firmato La Negoziazione

36 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori36 La Negoziazione Non si deve arrivare impreparati: I contratti standard e gli annexes sono disponibili sul sito CORDIS (La proposta selezionata, con le modifiche concordate con la Commissione) diventerà l’Annex n°1. Occorre studiarli prima ancora di partecipare alla gara, insieme al personale amministrativo, anche e soprattutto per capire se conviene partecipare Sono disponibili anche delle guide alla gestione del Contratto: Utili per prepararsi sempre in anticipo

37 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori37 Viene preparato dal Coordinatore IL Kick-off meeting  La bozza di ripartizione delle attività e del denaro dovrebbe essere stata spedita in anticipo ai partecipanti  Dovrebbero essere definiti i principali aspetti legali e contrattuali in caso di finanziamento  Consortium agreement, gestione dei Sub-contractors, etc La fase di avviamento del progetto

38 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori38 La ripartizione delle attività

39 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori39 La ripartizione delle attività

40 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori40 Metodo di ottimizzazione delle risorse, dei tempi e dei costi Si applica nella stesura del Workplan La sua efficacia dipende dalla chiarezza della proposta Il Programma dettagliato delle attività

41 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori41 Costi del Personale

42 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori42 Costi del Personale

43 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori43 Costi del Personale

44 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori44 Time sheets

45 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori45 Time sheets

46 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori46 Spese di missione

47 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori47 Acquisto di beni durevoli

48 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori48 Beni durevoli

49 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori49 Costi indiretti

50 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori50 Transitional Flat rate 60%

51 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori51 Community support will be in the form of a “grant to the budget” Paid as a contribution to actual costs that are necessary for the project determined according to the usual accounting conventions of each participant recorded in the accounts of the participants  or, if provided in the contract, in the accounts of third parties excluding indirect taxes, interest… I Pagamenti della Commissione

52 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori52 Annual advances Annual settlement of payments each participant to provide a summary cost statement supported by  a management-level justification of costs  a certificate by an independent auditor stating the total costs incurred Schema dei pagamenti

53 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori53 Payments and reporting schedule (example of a 4 year contract) Activity report Reported costs Activity report Reported costs Detailed work plan Adjusted advance Activity report Reported costs Detailed work plan Adjusted advance Activity report Reported costs Detailed work plan Adjusted advance Detailed work plan Initial advance 0 6 12 18 24 30 36 42 48 Months Reporting e Rendicontazione

54 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori54 Il Cost statement

55 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori55 Il Certificato di Audit (Certificate of financial statement)

56 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori56 Eventuale rimodulazione del budget

57 COPI coordinamento progetti internazionali Ing. Carlo Polidori57 Per qualsiasi dubbio: carlo.polidori@unitus.it