Comunicazione in rete Aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione.

Presentazione sul tema: "Comunicazione in rete Aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione."— Transcript della presentazione:

1 Comunicazione in rete Aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione.

2 Oggi Analizzare come comunichiamo Analizzare con chi Riflettere sul miglioramento

3 Domani Usare la posta Usare il calendario

4 Possiamo risparmiare tempo? Si! Capendo meglio come comunichiamo. Usando meglio gli strumenti. Comunicando assieme.

5 Una giornata di lavoro… …

6 Come comunichiamo… La comunicazione personale resta centrale… Molta comunicazione e fatta solo per facilitare una comunicazione successiva

7 Da cosa dipende il tempo che impieghiamo Lavoro PER qualcuno; Comunicazione CON qualcuno; I tempi totali di lavoro=PER+CON Tempi percepiti di lavoro: PERXCON

8 Dare ordine… Concentrare il lavoro; Concentrare i tempi della comunicazione Studiare come funziona…

9 Analizziamo cosa facciamo! Chi? Che responsabilita ha? Ogni quanto comunichiamo con loro? Quanto tempo dedichiamo a comunicare? Quanto lavoriamo per loro?

10 Dopo lanalisi la presentazione! Proviamo a disegnare lorganigramma della nostra Camera Coincide con le nostre comunicazioni?

11 Chi? Presidente e sg I colleghi Entita esterne

12 funzioni Agenzia viaggi Gestione agenda Filtro Comunicazione alla struttura Smistamento documentazione

13 Cose varie Urp e gestione lamentele Rifare lavori di altri Manutenzione Contributi Informatizzazione Usi…

14 Problemi Stress comunicazionale Mancato riconoscimento del ruolo Superlavoro

15 Usare la posta

16 Un principio generale La posta e un sistema di comunicazione INDIVIDUALE Si usa per scrivere da persona a persona Anche quando di manda a piu destinatari!

17 I destinatari Nel campo A: Il destinatario principale. CC: solo se il destinatario desidera sapere chi altro legge! Altrimenti va tutto in BCC:!

18 Oggetto! Breve, ma non generico. Non novita!, ma nuovo collega! Non documento di Giovanni ma Bilancio: i commenti di Giovanni Largomento prima!

19 Codificare gli oggetti Una breve sigla fra parentesi quadre Ad esempio [OT] Significa Off Topic, fuori argomento, fuori tema Indica che il messaggio non centra con la discussione o con gli argomenti soliti

20 Esempi [URG] Per favore chiamami in ufficio appena rientri! [DOC] Verbale ultimo incontro Network [ACT] Delibera urgente sanzioni albo impiantisti! [CAL] Calendario incontri gruppo Segreterie 2003-2004

21 Altri esempi [APP] Incontro di Rossi con Bianchi martedi 18-03-2002 [PERS] Ho saputo della promozione di Verdi. [OT] Leggi questa barzelletta, quanto e carina!

22 Nel corpo! Indice se piu di un soggetto Paragrafi con titoli! Una riga fra un paragrafo e laltro Liste puntate Spazi bianchi

23 La firma Non piu di 4 righe Evitate i titoli!

24 Rendere gli umori Nel testo non possiamo rendere ironia, tristezza, curiosita… Nel tempo sono stati trovati dei simboli… Sono detti emoticons: EMOTion iCONS

25 Come si leggono Appoggiando lorecchio sinistro sulla spalla sinistra… :-)

26 Non usateli con tutti! :-D=rido! ;-)=ammicco :-(=tristezza 0:-)=angelo :-o=sono stupito (:-(=sono indispettito

27 Netiquette! Attenzione: ci sono solo parole; La vostra vera educazione viene evidenziata! Quindi bisogna rileggere e rileggere ancore prima di spedire!

28 Cose da non fare

29 Non partecipate a… Catene di SantAntonio di qualsiasi tipo! Make money fast… Manda una cartolina a un povero bambino… I forward ridotti al minimo!

30 Non rispondere alle provocazioni! Bisogna essere pazienti Arriva di tutto, mai restare coinvolti in discussioni personali! Evitare lo STAMPATELLO MAIUSCOLO

31 Quotare… Da quoting=citare Citare solo quello a cui si vuole rispondere. Non sprecate bytes, chi riceve forse sta pagando (collegato con un telefonino, a casa…)

32 Attachment O allegati, dovrebbero essere evitati o tenuti al minimo; Davvero il contenuto non potevo metterlo nel corpo del messaggio? Eventualmente: generare file pdf, comprimere.

33 Calendario

34 Cosa e un calendario Il calendario e un database di eventi I suoi campi principali sono: Inizio - durata - fine Luogo Il titolo Il promotore

35 Calendario ABC Un calendario che e ordinato per criteri di pubblicazione. Ad ogni evento e assegnata una valutazione.

36 Eventi di tipo A Sono gli eventi di cui si desidera che siano resi noti, o per i quali e in corso una campagna di stampa; Ad esempio: Convegni, conferenze stampe, inaugurazioni…

37 Eventi di tipo C Sono eventi che e bene gli altri conoscano, ma che non si desidera venga data pubblicita; Ad esempio: Periodi di ferie, incontri riservati. Possono essere anonimizzati

38 Eventi di tipo B Non sono ne A ne C! Ad esempio: Festa patronale, sciopero, riunione sindacale, incontro di giunta, incontro del consiglio….

39 Organizzare i documenti

40 Indicizzare Indicizzare e una operazione logica che serve a indentificare le diverse caratteristiche di un documento: Ad esempio assegnare colori, infilare in cartelle, dare un nome a un file sono classificazioni…

41 Parametri Tipo Data Oggetto Emittente Ricevente Progressivo o posizione

42 www.progettonetwork.com