Programma Nazionale di Protezione dei Minori Stranieri non Accompagnati Incontro informativo Le modalità di rendicontazione dei progetti della Rete 18.

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1 Programma Nazionale di Protezione dei Minori Stranieri non Accompagnati Incontro informativo Le modalità di rendicontazione dei progetti della Rete 18 Dicembre 2008 ANCITEL Sala Blu, Via dellArco di Travertino, 11 Roma

2 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Circolare 11 del 07 aprile 2003: adempimenti concernenti la documentazione relativa alle attività cofinanziate nellambito dei PON FSE 2000 - 2006 Circolare 11 del 07 aprile 2003: adempimenti concernenti la documentazione relativa alle attività cofinanziate nellambito dei PON FSE 2000 - 2006 Circolare 41 del 5 dicembre 2003: tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo nellambito dei Programmi Operativi Nazionali (P.O.N.) Circolare 41 del 5 dicembre 2003: tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo nellambito dei Programmi Operativi Nazionali (P.O.N.) Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

3 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principio temporale Le spese dovranno essere sostenute nellarco temporale dei 12 mesi di attività. Le spese sostenute prima della data di avvio del progetto non saranno ritenuti ammissibili. Successivamente alla data di fine del progetto, saranno riconosciute esclusivamente le spese riferite agli oneri ed ai contributi sociali del personale impiegato nello svolgimento delle attività progettuali ed i costi sostenuti per il personale amministrativo che si occuperà della chiusura amministrativo - contabile del progetto. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

4 Le spese sostenute per essere ammissibili devono essere: PERTINENTI ED IMPUTABILI AD AZIONI AMMISSIBILI: riferite coerentemente ad unattività del progetto ammesso al finanziamento; PERTINENTI ED IMPUTABILI AD AZIONI AMMISSIBILI: riferite coerentemente ad unattività del progetto ammesso al finanziamento; EFFETTIVE: aver dato luogo a pagamenti (costi reali) o aver generato una evidenza economica anche se non allineata nel tempo alla movimentazione di denaro (ammortamento); EFFETTIVE: aver dato luogo a pagamenti (costi reali) o aver generato una evidenza economica anche se non allineata nel tempo alla movimentazione di denaro (ammortamento); AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 1 Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

5 COMPROVABILI: comprovate da fatture o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. COMPROVABILI: comprovate da fatture o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. La documentazione relativa alle spese deve contenere, nella descrizione delle prestazioni dei beni o dei servizi, il riferimento alla fonte di finanziamento oltre che gli estremi del progetto approvato: Finanziato con fondo per linclusione sociale degli immigrati – Anno 2007– Interamente (oppure per ….). In sede di verifica amministrativo – contabile, tale documentazione deve essere prodotta in originale. AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 2 Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

6 conformi alle norme comunitarie e nazionali e a tutte le norme di settore (es. normativa sugli appalti pubblici); LEGITTIME: conformi alle norme comunitarie e nazionali e a tutte le norme di settore (es. normativa sugli appalti pubblici); aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, conformi alle disposizioni di legge, ai principi contabili, ed alle specifiche prescrizioni in materia impartite dallamministrazione finanziatrice. Il sistema contabile deve essere distinto o deve prevedere una codificazione contabile appropriata di tutti gli atti contemplati dallintervento. Il bilancio deve prevedere un capitolo dedicato ai Fondi del Programma Minori. CONTABILIZZATE: aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, conformi alle disposizioni di legge, ai principi contabili, ed alle specifiche prescrizioni in materia impartite dallamministrazione finanziatrice. Il sistema contabile deve essere distinto o deve prevedere una codificazione contabile appropriata di tutti gli atti contemplati dallintervento. Il bilancio deve prevedere un capitolo dedicato ai Fondi del Programma Minori. : contenute nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di affidamento in gestione o di finanziamento adottati (nel Piano finanziario parte integrante della Convenzione). CONTENUTE NEI LIMITI AUTORIZZATI: contenute nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di affidamento in gestione o di finanziamento adottati (nel Piano finanziario parte integrante della Convenzione). AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 3 Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

7 COFINANZIAMENTO Le spese cofinanziate devono essere rendicontate e documentate nello stesso modo in cui vengono rendicontate e documentate le spese finanziate. Quindi: Per le spese di cofinanziamento valgono gli stessi principi di ammissibilità validi per le spese finanziate. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

8 Ammissibilità delle spese - Affidamenti esterni Regime Concessorio (realizzato attraverso Avviso Pubblico e nomina di una commissione di valutazione, Atto di approvazione in graduatoria, Convenzione tra Comune/ Ente Attuatore da rendere disponibile in sede di verifica amministrativo – contabile). Lente titolare dovrà: rendere disponibile, in sede di verifica amministrativo contabile, tutta la documentazione relativa allaffidamento; presentare la nota debito del Soggetto Attuatore con allegato il rendiconto analitico delle spese a costi reali, predisposto secondo i prospetti definiti da ANCI; presentare latto contabile del Comune di liquidazione delle note debito. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

9 Ammissibilità delle spese - Affidamenti esterni Regime Contrattuale (realizzato attraverso Atto di aggiudicazione e atti presupposti, eventuale gara dappalto, Contratto tra Ente titolare / Ente Attuatore da rendere disponibile in sede di verifica amministrativo – contabile). Lente titolare dovrà : rendere disponibile, in sede di verifica amministrativo contabile, tutta la documentazione relativa allaffidamento; presentare il contratto di fornitura; presentare la fattura del Soggetto Attuatore con allegato il resoconto dettagliato delle voci di costo; presentare la dichiarazione da parte del Comune della regolare esecuzione del servizio; presentare latto contabile di liquidazione delle fatture. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

10 Ammissibilità delle spese - Affidamenti esterni in essere In caso di affidamenti esterni già in essere, lente titolare dovrà predisporre una integrazione o una estensione del contratto o della Convenzione in essere, da cui risulti in modo dettagliato che le attività svolte riguardano il progetto ammesso al finanziamento e sono finanziate tramite il Fondo per linclusione sociale degli immigrati anno 2007. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

11 PROSPETTI DEFINITI PER LA RENDICONTAZIONE Allegato B Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

12 Risorse umane direttamente riconducibili alle azioni progettuali A1 - Personale dellEnte locale addetto al coordinamento e alla segreteria di progetto, assunto con contratto a tempo determinato e/o indeterminato, full time o part time, o assunto da Agenzie di lavoro temporanee. Questa voce non può superare il 10% del totale del contributo richiesto. Macrovoce A Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

13 Figure professionali specialistiche costituite da: Personale dellEnte locale il cui impiego sia direttamente riconducibile alla gestione delle attività progettuali, assunto con contratto a tempo determinato e/o indeterminato, full time o part time, o assunto da Agenzie di lavoro temporanee; Personale degli Enti Attuatori, il cui impiego sia direttamente riconducibile alla gestione delle attività progettuali, contrattualizzato come collaboratore a progetto, come prestatore dopera non soggetto a regime IVA e/o professionista soggetto a regime IVA (massimali di costo come da Circolare 41/2003). Macrovoce A Risorse umane direttamente riconducibili alle azioni progettuali Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

14 Personale assunto a tempo indeterminato: curriculum, ordine di servizio, data sheet (come da nota del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale prot. 17/IV/0022103/15.06 del 03/08/2007), prospetto di calcolo costo orario, buste paga, documenti che attestino i pagamenti (cedolini, F24, etc.) Personale assunto a tempo determinato: curriculum, contratto di assunzione, data sheet (come da nota del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale prot. 17/IV/0022103/15.06 del 03/08/2007), buste paga, documenti che attestino i pagamenti (cedolini, F24, ) Collaboratori a progetto: curriculum, lettera di incarico, data sheet mensile e relazione finale delle prestazioni professionali, prospetto di calcolo costo orario, note di retribuzione, documenti che attestino i pagamenti Esperti senza P.IVA: curriculum, lettera di incarico occasionale, prospetto di calcolo costo orario, note di retribuzione con allegata relazione delle prestazioni professionali, documenti che attestino i pagamenti Professionisti con P. IVA: curriculum, lettera di incarico, fatture con allegata relazione delle prestazioni professionali, documenti che attestino i pagamenti DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - risorse umane - Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

15 Costi per trasferte, vitto, alloggio, e trasporti sostenuti dal personale impiegato per il progetto. Le trasferte devono essere preventivamente autorizzate dal responsabile di progetto e liquidate secondo criteri di rimborso a piè di lista. Le spese per il trasporto sono riconducibili alluso dei mezzi pubblici. Lutilizzo dei mezzi privati deve essere preventivamente autorizzato dallamministrazione competente e dal responsabile di progetto. Le spese per lutilizzo del taxi saranno riconosciute solo in caso di comprovata ed effettiva impossibilità dellutilizzo del mezzo pubblico. Macrovoce A Spese viaggio, vitto ed alloggio personale Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

16 Regolamenti di trasferta personale dipendente, collaboratore, professionista ed esperto esterno; Autorizzazione missione; Diario di bordo, firmato dai partecipanti alla riunione e/o timbrato dal Comune in cui ha sede la riunione; Foglio firma riunioni ed incontri su carta intestata del soggetto proponente levento; Nota spese Trasferta Personale dipendente e/o Collaboratori, complete di documenti giustificativi in originale fiscalmente validi; Fatture/note spese Trasferta professionisti e/o esperti con contratto occasionale, complete di copie di documenti giustificativi fiscalmente validi; Giustificativi di viaggio (biglietti, scontrini, fatture). DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - Spese di viaggio, vitto, alloggio - Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

17 Spese per lattività di accoglienza, come spese per vitto e alloggio dei minori. Spese per attività a favore dei minori, da specificare. Macrovoce B Spese per laccoglienza In caso di servizio di accoglienza effettuato in economia: Spese per le utenze (luce, gas, riscaldamento, telefono, ecc.); Quota ammortamento dellimmobile utilizzato, se non si abbia già usufruito di contributi pubblici per limmobile. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

18 Regolamento di acquisto di beni e servizi da parte dellEnte, oppure, in mancanza, preventivi di spesa in numero non inferiore a tre. In caso di acquisto di beni nuovi o usati, deve esserne garantita la destinazione duso per almeno 5 anni e lente deve dichiarare che i beni acquistati non abbiano usufruito di ulteriori contributi nazionali o comunitari; Contratto di fornitura/convenzione; Fatture/ Ricevute fiscali per acquisto beni e/o servizi; Documenti attestanti i pagamenti. DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - macrovoce B - Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

19 Spese generali / amministrative per funzionamento o gestione del progetto. Sono riconosciute in modo forfettario nella misura del rapporto tra la macrovoce C ed il totale delle spese dirette del progetto (A+B) approvato nel piano finanziario. In ogni caso, limporto richiesto per questa voce non può superare il 10% del contributo richiesto per il totale delle spese dirette (voci A+B del piano finanziario). Macrovoce C Spese generali Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

20 PROSPETTI DEFINITI PER LA RENDICONTAZIONE Allegato C Modello per la dichiarazione sostitutiva di atto notorio dellEnte, per autocertificare, ai sensi del D.P.R. 445/2000, che le spese: sono state regolarmente sostenute e pagate; sono state regolarmente sostenute e pagate; sono state adempiute tutte le prescrizioni fiscali e previdenziali; sono state adempiute tutte le prescrizioni fiscali e previdenziali; non sono state rimborsate e non ne verrà richiesto il rimborso, neanche parziale, ad altri soggetti sia pubblici che privati. non sono state rimborsate e non ne verrà richiesto il rimborso, neanche parziale, ad altri soggetti sia pubblici che privati. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

21 PROSPETTI DEFINITI PER LA RENDICONTAZIONE Allegato E Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

22 TRANCHE DI RENDICONTAZIONE II Tranche Spese sostenute al 30 aprile 2009 Rendiconto da inviare entro il 31 maggio 2009 III Tranche Spese sostenute al 31 ottobre 2009 Rendiconto da inviare entro il 30 novembre 2009 Saldo Attività chiuse entro 12 mesi dalla data di avvio del progetto, ma non oltre il 31 dicembre 2009 Rendiconto FINALE da inviare entro il 31 gennaio 2010 I Tranche - Anticipo Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

23 DOCUMENTAZIONE PER LEROGAZIONE DEL CONTRIBUTO II Tranche – 30% del contributo assegnato Nota di debito, elenco autocertificato delle spese sostenute (All. B e All. C), relazione dettagliata sullo stato di avanzamento delle attività (1° scheda di monitoraggio All. D) III Tranche – 30% del contributo assegnato Nota di debito, elenco autocertificato delle spese sostenute (All. B e All. C), relazione dettagliata sullo stato di avanzamento delle attività (2° scheda di monitoraggio All. D) Le spese sostenute dovranno essere pari ad almeno la somma tra l80 % del 30% del contributo erogato e l80% del 30% del cofinanziamento. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

24 DOCUMENTAZIONE PER LEROGAZIONE DEL CONTRIBUTO Saldo – 10% del contributo assegnato Nota di debito, dichiarazione sostitutiva di atto notorio (All. C), rendiconto complessivo ed analitico delle spese sostenute (All. E), relazione finale sulle attività svolte. Il rendiconto complessivo ed analitico delle spese sostenute riguarda sia il contributo che il cofinanziamento. La liquidazione di tutti i pagamenti in favore degli Enti da parte di ANCI avverrà in seguito alleffettiva erogazione delle somme previste da parte del Ministero allANCI. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

25 Ogni necessità di apportare modifiche al piano finanziario ammesso deve essere preventivamente autorizzata dalla Segreteria Tecnica che valuterà anche sulla base delle motivazioni comunicate. MODIFICHE AL PIANO FINANZIARIO Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

26 VERIFICHE CONTABILI AMMINISTRATIVE in loco a campione, da parte degli ispettori della Direzione Provinciale del Lavoro e/o dal personale della Direzione Generale dellimmigrazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, al termine delle attività progettuali; a campione, da parte degli ispettori della Direzione Provinciale del Lavoro e/o dal personale della Direzione Generale dellimmigrazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, al termine delle attività progettuali; da parte dellANCI, nel corso dello svolgimento delle attività progettuali. da parte dellANCI, nel corso dello svolgimento delle attività progettuali. Dovranno essere resi disponibili tutti i giustificativi in originale necessari per accertare la regolare e corretta attività di rendicontazione in corrispondenza delle attività espletate nellambito del progetto ammesso. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

27 VERIFICHE CONTABILI AMMINISTRATIVE non in loco Utilizzando la banca dati Programma Minori gli Enti dovranno periodicamente comunicare i prospetti di cui allallegato Rendicontazione intermedia di verifica per consentire allANCI una costante attività di monitoraggio sullandamento dei progetti assegnatari del contributo, sulle spese sostenute e sulla regolarità delle modalità di rendicontazione: entro il 28 febbraio 2009 (approssimativamente, spese sostenute nei primi due mesi di attività); entro il 28 febbraio 2009 (approssimativamente, spese sostenute nei primi due mesi di attività); entro il 31 luglio 2009; entro il 31 luglio 2009; entro il 30 novembre 2009. entro il 30 novembre 2009. Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati

28 uffrendicontazione@programmaminori.anci.it RIFERIMENTI UFFICIO RENDICONTAZIONE Programma Nazionale di Protezione Minori Stranieri non Accompagnati