Il contesto di riferimento

Presentazione sul tema: "Il contesto di riferimento"— Transcript della presentazione:

1 Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

2 Il contesto di riferimento
1 Il contesto di riferimento 􀂉Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni La fiducia nelle istituzioni non è più concessa a priori : le Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi. Assumono quindi rilievo le dimensioni del risultato della qualità e dei costi, ovvero dell’efficienza, dell’efficacia e dell’economicità.

3 Il contesto di riferimento
1 Il contesto di riferimento 􀂉 In questo contesto l’organizzazione di successo è quello più vicina all’utente, al fruitore del servizio Ma per questo è necessario un profondo cambiamento organizzativo e culturale. Passaggio da un’organizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi

4 Dall’approccio per “funzioni” a quello per “processi”
2 Dall’approccio per “funzioni” a quello per “processi” L’impostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unità funzionali. Funzioni: aggregazioni di uomini e mezzi necessari per lo svolgimento di attività della stessa natura (Taylor principio divisione del lavoro) I processi sono aggregazioni di attività anche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato

5 3 L’approccio per processi implica: Uno spostamento del focus da “che cosa viene prodotto” a “come viene prodotto”; La trasversalità. I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali, mentre le funzioni sono relative a ciascuna unità organizzativa. Normalmente più funzioni concorrono alla realizzazione di un processo In ogni caso: La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del cliente/utente

6 4. Il processo Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura,originano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore . (Candiotto 2003) o anche Aggregazione di un insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un’origine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo).” (Tonti 2002)

7 5. In ogni caso Ogni processo presenta un input, un ordine logico spazio-temporale di attività lavorative, un output; Attraverso i processi si realizza la creazione di valore La qualità del prodotto o del servizio reso all’utente è funzione della qualità dell’intero processo

8 Ma le PPAA conoscono i loro processi???
6. Ma le PPAA conoscono i loro processi??? Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni: non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno. Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dell’attività che svolgono, delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti, mentre spesso ignorano se tali attività integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub procedimento. Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue è il miglior procedimento possibile

9 L’analisi e la reingegnerizzazione dei processi
7. L’analisi e la reingegnerizzazione dei processi L’analisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi: identificazione delle attività/procedimenti mappatura del processo attuale (“as is”) analisi criticità/cause individuazione ipotesi di soluzione mappatura del processo revisionato (“to be”) piano di implementazione delle soluzioni

10 Costituito con DDA 2159 dd. 27/12/2008
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi 8. Costituito con DDA 2159 dd. 27/12/2008 Finalità effettuare e testare una prima mappatura delle attività, dei procedimenti e processi di lavoro svolti all’interno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica), con l’obiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente. Partecipanti: Sonia Bertorelle, Serena Bussani, Rossella Diviacco, Giovanna Locascio, Francesca Paperio, Gabriella Staraz, Doris Temel, Guido Travaglia, Giulia Ventin, Manuela Vidal. Gruppo di lavoro ristretto: Serena Bussani, Raffaella di Biase, Francesca Paperio

11 L’elaborazione del metodo
9. L’elaborazione del metodo Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo, quali: l’individuazione e l’utilizzo di una comune terminologia definitoria, che permettesse di identificare univocamente, dal punto di vista pratico più che teorico, l’oggetto dell’analisi; il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione.

12 Il livello di dettaglio
10. Il livello di dettaglio Si è concordato di scegliere un approccio nell’analisi sufficientemente “alto”, che consentisse l’adozione di un’ottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi; operativamente, pertanto, i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare, preliminarmente, i “macroprocessi” in qualche modo caratterizzanti la “mission” della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attività, tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio).

13 La scomposizione funzionale
11. La scomposizione funzionale Partendo dalla definizione adottata, centrata sul "prodotto/servizio" che va verso il cliente esterno, si è deciso, quale prima via per individuare i macroprocessi, di partire dai principali prodotti/servizi forniti (rilascio titoli di studio, informazione ed orientamento, ecc.) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attività loro correlate. A tali macroprocessi si è poi applicato il principio di “scomposizione funzionale”, individuando, per ciascun macroprocesso, a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiori i processi, i sottoprocessi, le attività correlate.

14 12. Il data base Per descrivere e gestire, in maniera dinamica e decentrata, queste informazioni è stato creato un data base nel quale è possibile visualizzare ed operare nell’ambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni, fino all’ultimo livello delle attività

15 13. Il data base

16 14. Il data base

17 15. Il data base

18 Le applicazioni attuali e future
16. Le applicazioni attuali e future Attualmente, risulta completa la rilevazione dei processi: degli Uffici di Staff. della quasi totalità delle Sezioni dell’Amm.ne centrale Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando, assieme al tt. 4 “per il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomi” la mappatura dei processi dei Dipartimenti

19 Le applicazioni attuali e future
17. Le applicazioni attuali e future La rilevazione dei processi effettuata è in grado già ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze: implementazione del sistema di valutazione di Ateneo Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza) Rilevazione e raccolta dei dati – privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (D.lvo 196/2003)

20 Le applicazioni attuali e future
18. Le applicazioni attuali e future Il prossimo obiettivo: la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale: il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali. Per semplificazione del processo automazione (laddove possibile) eliminazione delle attività inutili. collegamento con risultati della valutazione.

21 Grazie per l’attenzione!