Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità 13 maggio 2005 La dematerializzazione dei documenti: linformazione costantemente disponibile e fruibile Roma.

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1 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità 13 maggio 2005 La dematerializzazione dei documenti: linformazione costantemente disponibile e fruibile Roma - Forum PA La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo informatico

2 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Zingarelli: Dal latino documentu(m) Ogni cosa che serve per insegnare 1.Ogni scritto rappresentativo di un fatto giuridicamente rilevante – es.: un certificato rilasciato da una pubblica autorit à. 2.Qualsiasi cosa che costituisce materiale di informazione e che può essere utile a documentare qualcosa Documento 120 citazioni nel Codice della PA digitale

3 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Archivio 10 citazioni nel Codice della PA digitale Dal greco archeion Residenza dei magistrati 1.Raccolta di documenti destinati ad essere conservati 2.Luogo o ufficio in cui tali documenti devono essere conservati secondo determinati criteri atti a facilitarne la ricerca e il reperimento

4 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Tre definizioni del Codice PA 1. Carta d'identità elettronica Il documento d'identità munito di fotografia del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l'identità anagrafica del suo titolare;

5 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Ogni scritto rappresentativo di un fatto giuridicamente rilevante Quale era la definizione di documento? 2. Documento informatico

6 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità 3. Gestione informatica dei documenti L'insieme delle attività finalizzate alla 1.registrazione e segnatura di protocollo, 2.nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici;

7 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Database Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno scopo particolare – esempi: la cartella sanitaria di un assistito la carriera scolastica di uno studente Se il database non è memorizzato in un solo computer o se vi sono memorizzate solo alcune parti, è necessario registrare le informazioni provenienti da pi ù origini con conseguenti difficolt à di gestione e organizzazione. Database Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno scopo particolare – esempi: la cartella sanitaria di un assistito la carriera scolastica di uno studente Se il database non è memorizzato in un solo computer o se vi sono memorizzate solo alcune parti, è necessario registrare le informazioni provenienti da pi ù origini con conseguenti difficolt à di gestione e organizzazione.

8 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Con un Database si possono gestire tutte le informazioni in un solo file. All'interno del file è possibile 1. separare i dati in contenitori distinti denominati tabelle; 2. visualizzare, aggiungere e aggiornare i dati delle tabelle; 3. individuare e recuperare solo i dati desiderati tramite delle query; 4. analizzare o stampare i dati con layout particolari tramite i report. È possibile consentire agli utenti di visualizzare, aggiornare o analizzare i dati di un database tramite Internet o una Intranet.

9 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Conto del bilancio comunale Servizio PersonaleBeniServizi Totale Tributi10 2040 Polizia M1510 35 Materna20 1050 Totale 4540 125 Come si è determinato il valore 15?

10 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Sono stati pagati gli stipendi e versati i contributi dei signori Rossi 42 Verdi 31,5 Bianchi 31,5 Anche queste somme sono derivano da procedure sottostanti

11 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Rossi, Bianchi e Verdi timbrano Il dato viene memorizzato Estratto Elaborato per calcolare lo stipendio Mandato di pagamento Buste paga

12 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Tabella presenze Dipen dente 10 mag 2005 Entrata 10 mag 2005 Uscita 11 mag 2005 Entrata 11 mag 2005 Uscita 12 mag 2005 Entrata 12 mag 2005 Uscita Rossi8.1517.008.4517.008.1518.00 ore 8.007.309.00

13 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità TRE ATTI ( vità ) IMMATERIALI I dipendenti hanno certificato le presenze e giustificato le assenze. In base alle regole inserite nel sistema informativo, sono stati calcolati gli stipendi in base ai quali sono stati prodotti i cedolini. E stato emesso il mandato per il pagamento degli stipendi ai dipendenti. Questi tre atti possono essere dematerializzati, diventando solo file.

14 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Rossi, Bianchi e Verdi timbrano Un dato – lora dingresso – diventa utilizzabile se associato ad un altro – lidentificativo della persona a cui associare lora della timbratura

15 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Dato 17 citazioni Elemento accertato e verificato che forma oggetto di indagini, ricerche ed elaborazioni che consentono di giungere a determinate conclusioni (gli atti amministrativi?) Atto 6 citazioni Ciò che si realizza perdendo i caratteri della virtualità e della possibilità, in contrapposizione a ciò che è in potenza. Atto amministrativo Qualsiasi manifestazione di volontà o intervento fatto dalla PA nellesercizio delle proprie funzioni.

16 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Gestione Documentale I documenti (atti) diventano parti puntuali di procedimenti ( dopo la 241/90 ). La gestione dei procedimenti avverrà con Work flow transazionali che mapperanno interamente i procedimenti dividendoli in fasi. Ogni fase viene assegnata ad un elemento organizzativo dellente. Dalla gestione dell'organigramma dipenderà lassegnazione del lavoro. Solo quando il lavoro si presenterà sotto forma di documento, lassegnazione passerà attraverso il protocollo. L'organigramma sarà utilizzato per le funzionalità di routing del work flow per l'assegnazione dei documenti in entrata e in uscita per lo smistamento del lavoro previsto da ogni fase procedimentale.

17 Regione Lombardia Servizi di Pubblica Utilità Gestione informatica dei documenti L'insieme delle attività finalizzate alla 1.registrazione e segnatura di protocollo, 2.nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici;