Misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare dalla Gestione.

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1 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare dalla Gestione Documentale al Business Process Intelligence

2 due parole su misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

3 software house / system integrator di software house / system integrator di medie dimensioni medie dimensioni azienda italiana – sede a Padova azienda italiana – sede a Padova società di riferimento nel settore in Italia, società di riferimento nel settore in Italia, per dimensioni nella propria specializzazione per dimensioni nella propria specializzazione e con il maggior numero di installazioni e con il maggior numero di installazioni specializzata, dal 1990, in: specializzata, dal 1990, in: Gestione Elettronica dei Documenti Protocollo Informatico / Interoperabilità Workflow Management Business Process Management / BPI Soluzioni OCR / ICR Service di scanning ed outsourcing documentale misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

4 Distributori nei seguenti Paesi ItaliaGermaniaFranciaSpagnaOlandaMessicoIndiaGreciaTurchia Siav in Italia Siav Padova Siav Bologna Siav Milano Siav Roma Siav Sistemi (GE) Centri Servizi PadovaRomaBolognaMilano Siav allestero Siav Suisse (Lugano) Siav Brasil (San Paolo) Siav Informatica (Bucarest) misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

5 Certificazioni e Partnership misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

6 I Clienti Oltre 2000 installazioni – oltre 100.000 Utenti misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

7 I Clienti misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

8 necessità di ottimizzare gli spazi il microfilm centralità del documento come supporto delle informazioni Uno sguardo al passato … misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

9 i sistemi di Gestione Elettronica Documentale i sistemi di Knowledge / Content Management … al presente misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 il disco ottico – larchiviazione ottica

10 lInteroperabilità - la Firma Digitale - la Posta Certificata - la Carta Elettronica - la validità legale del documento informatico la smaterializzazione … al presente: il Codice dellAmministrazione Digitale misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 il Documento Informatico - il Protocollo Informatico la gestione dei Procedimenti – il workflow

11 produttività, efficienza e trasparenza nella PA misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 fornire un servizio migliore al cittadino gli obiettivi … risparmio dei costi, più sicurezza nei dati migliore qualità del lavoro

12 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 ma … come misurare il miglioramento ?

13 automatizzare automatizzare migliorare Organizzare Automazione e miglioramento continuo … (Ciclo di Deming – ISO IEC 17799:2005) misurare misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

14 Primi processi automatizzati: Processi produttivi industriali Processi caratterizzati da: utilizzo di macchine elevata ripetitività scarso lavoro intellettivo automazione = ingegneria misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

15 Risultati dellautomazione industriale: maggiori volumi produttivi riduzione dei costi di produzione migliore qualità del prodotto sviluppo di economie di scala maggiore prevedibilità e sicurezza misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

16 Processi produttivi nellarea dei servizi Le attività di una organizzazione complessa, pubblica o privata, fanno riferimento ad un insieme di procedimenti, spesso tra loro interconnessi, tramite i quali si realizza la missione dellorganizzazione stessa. Negli ultimi decenni la crescita esponenziale del settore terziario ha portato allesplosione di un nuovo tipo di il servizio prodotto: il servizio La PA è lorganizzazione che eroga servizi al cittadino è riconducibile ad uno o più procedimenti o flussi di lavoro La strutturazione di un servizio è riconducibile ad uno o più procedimenti o flussi di lavoro misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

17 rispetto ai processi dellarea produzione industriale sono caratterizzati da: automazione = organizzazione e nuovi organizzazione e nuovi strumenti informatici strumenti informatici Processi nei Servizi della PA maggior contributo intellettivo dei partecipanti minor ripetitività nelle attività maggior variabilità del lavoro maggiore difficoltà nella loro definizione misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

18 centralità del Processi nei Servizi della PA documento rappresenta lo step e/o lo strumento di un procedimento misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 ogni flusso di lavoro è sempre accompagnato da un documento o un fascicolo ogni documento entrante quasi sempre genera un flusso di lavoro o un nuovo procedimento

19 La somma delle procedure informatiche che realizzano quanto previsto dal Codice Digitale, ovvero: Protocollo Informatico Gestione Documentale ed Interoperabilità Gestione dei Procedimenti - Workflow Posta Elettronica Certificata - Firma Digitale Archivio Digitale - Base Dati di interesse nazionale Processi nei Servizi della PA misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 Business Process Management

20 i vantaggi attesi sono molto simili a quelli dellautomazione industriale quantitàcosto Aumentare la quantità di lavoro da svolgere, riducendone il costo, non dovendo perdere tempo nel capire e ricordare cosa si deve fare qualità Aumentare la qualità del lavoro svolto, evitando di cadere in errori che provengano da sviste, dimenticanze ed errate interpretazioni servizio migliore Ridurre i tempi per lo svolgimento di un processo e quindi fornire un servizio migliore il Business Process Management il Business Process Management misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

21 permette di: creare unevidenza informatica del lavoro intellettivo, di collocare questultimo in un preciso momento di collocare questultimo in un preciso momento temporale e di misurarne quantità e durata temporale e di misurarne quantità e durata misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 il Business Process Management …

22 Lanalisi delle informazioni fornite dal sistema di BUSINESS PROCESS MANAGEMENT permette di: se si considera il motto si cambia ciò che si misura allora … misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 controllare in maniera analitica un processo misurarne lorganizzazione

23 … il Business Process Intelligence è uno strumento in grado di gestire ed analizzare queste informazioni ed a migliorare le prestazioni delle organizzazioni complesse nellarea dei Servizi e della PA misurare per cambiare e permette di: il BPI entra nel novero dei sistemi DSS (Decision Support System) misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

24 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 Enterprise Content Management Protocollo Informatico Document Management Archiviazione Elettronica Business Process Management Validità giuridica documento informatico formazione trasmissione conservazione Gestione dei Processi Interoperabilità tra PA Business Process Intelligence

25 Business Process Intelligence si basa sul concetto cardine di evento generato da un sistema informatico (non quindi di dato) evento un evento si caratterizza nelle tre dimensioni: CHI – COSA - QUANDO misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

26 Business Process Intelligence alcuni esempi: (CHI)(QUANDO) (COSA) (CHI) Mario Rossi (QUANDO) alle ore 12.30 del 10/09/2005 (COSA) ha inserito e protocollato un documento nel sistema di gestione documentale (CHI)(QUANDO (COSA) (CHI) Carlo Neri (QUANDO) alle ore 15.30 del 11/09/2005 (COSA) ha inserito una proposta di Determina (CHI)(QUANDO) (COSA) (CHI) Guido Bianchi (QUANDO) alle ore 11.30 del 20/09/2005 (COSA) ha approvato una Determina sottoscrivendola elettronicamente misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

27 Business Process Intelligence Registrare le attività lavoro svolto da una determinata risorsa per il quale si possa individuare un inizio ed una fine, sia ripetuto nel tempo ed eseguito con il supporto di strumenti informatici che ne registrino loccorrenza Elaborare i dati ed eseguire le statistiche funzione che prende in esame un insieme di attività e restituisce uninformazione sintetica e riassuntiva rispetto ad una o più dimensioni (tempistica, quantità, distribuzione nel tempo, risorsa, anomalie) Confrontare i dati misurando le variazioni trasposizione della misura statistica in un forma strutturata e facilmente interpretabile nei risultati (torta, istogramma, tabella, grafico, etc.) con confronto temporale Controllare in maniera attiva monitor che analizza in modo continuo le prestazioni dellorganizzazione o di una funzione e segnala quando queste scendono al di sotto dei valori di soglia impostati misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 Rendere trasparente un processo conoscendo con immediatezza lo stato di avanzamento di un procedimento

28 importante passare da informazione a conoscenza misurare il metodo di governo delle strutture organizzative complesse diventa quindi … per conoscere per cambiare misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

29 considerare che oggi i valori intangibili iniziano ad essere più importanti dei valori tangibili per dare efficienza e produttività alle organizzazioni passare da innovazione a promuovere una cultura dellinnovazione … il processo di governo diventa quindi misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

30 il vero value di un Ente o di unorganizzazione non può prescindere oggi dallefficienza dei suoi processi considerare che il know how assume sempre di più aspetti culturali e di capacità di gestione delle risorse umane … per dare efficienza e produttività misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

31 mediante le opportunità create dalle nuove normative introdurre strumenti che apportino innovazione, organizzazione e aumentino il livello di automazione e monitoraggio dei processi … per dare efficienza e produttività e da strumenti informatici innovativi misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005

32 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare Villa Miani - Roma - 7 ottobre 2005 misurare per cambiare dalla Gestione Documentale al Business Process Intelligence