Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 1/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Il nuovo modello.

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1 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 1/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Il nuovo modello di circolare USR Lombardia e le modalità di pubblicazione a cura di Alberto Ardizzone La cura della documentazione

2 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 2/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Buona comunicazione nella pubblica amministrazione Comprensibile ochiara, semplice, vicina ai bisogni del cittadino Universale osenza barriere allaccesso 1993. Codice di stile 1997. Manuale di stile 2002. Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) – progetto Chiaro 2003. Manuale di scrittura amministrativa 2005. Direttiva Baccini 2004. Legge 4/2004 (Legge Stanca) 2005. DM 8 luglio 2005 I requisiti tecnici 2006. Codice amministrazione digitale 2008. WCAG 2.0 (Linee guida per laccessibilità dei contenuti web, W3C) 2010. Nuovo Codice Amm9inistrazione digitale, Linee guida per i siti della PA, …

3 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 3/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Comunico per farmi capire… semplificazione del linguaggio vicino alla lingua parlata dei cittadini testi pensati e scritti per essere compresi trasparenza dellazione amministrativa piano giuridicopiano comunicativo chiarezzalegittimità efficacia La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicità e sinteticità e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dellinformazione. (dalla Direttiva sulle attività di comunicazione delle PA 7 febbraio 2002)

4 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 4/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 … da tutti eliminazione delle barriere allaccesso prima di scrivere, penso accessibile chiarezzalegittimità universalità

5 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 5/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La circolare e le sue parti Testata Protocollo e data Destinatari Oggetto Testo Firma Allegati Sigla e riferimenti Piè di pagina

6 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 6/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Chi siamo: la testata La scritta Ministero… è in Palace, carattere incorporato in quanto non sempre disponibile nei computer in uso Ufficio: numero romano (senza °) Denominazione ufficio: denominazione completa uguale a quella del decreto Stile intestazione: Verdana 9 pti, interlinea multipla 1,1

7 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 7/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Presentiamoci: protocollo e data Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn (esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345) data nella forma del gg mese aaaa (esempio del 13 febbraio 2008) Stile per il protocollo: Tahoma 12 pti, interlinea multipla 1,2 Prot. n. MIUR AOODRLO R.U. xxxx del gg mese aaaa

8 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 8/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 A chi e cosa: destinatari e oggetto Lelenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9 cm, Tahoma 10 pti, interlinea singola Luso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (A) di ogni destinatario e ai nomi propri Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra Stile Oggetto (Titolo1): Tahoma, 11 punti, grassetto, rientro sporgente di 2 cm, interlinea Multipla 1,2 Il titolo delloggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza punto Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi, in grado di conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto) Oggetto: Inserire oggetto Ai dirigenti scolastici delle scuole statali e paritarie della Lombardia

9 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 9/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Scrivere per farsi capire Il testo della circolare: indicazioni generali Sottolineato solo per i link Grassetto (senza abusarne) per dare enfasi Corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc. In caso di elenchi outilizzare lelenco (lista) piuttosto che la sequenza di termini separati da virgole outilizzare lelenco (lista) al posto di paragrafi consecutivi Font: Tahoma 11, interlinea multipla 1,2 Limitare luso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni Se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa Usare invio solo per terminare il paragrafo (evitare invii plurimi per spaziare) Direttive sulla semplificazione del linguaggio amministrativo Regole di leggibilità dei testi scritti per il web Riferimenti Ricorda Il MAIUSCOLO è meno leggibile: meglio non abusarne

10 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 10/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Scrivere per farsi capire Il testo della circolare: frasi e paragrafi Definizione di paragrafo: Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unità di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di unopera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere (Treccani) Definizione di frase: La frase o proposizione è lunità minima di comunicazione dotata di senso compiuto (da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET) Il paragrafo come un elemento autonomo, breve Un paragrafo, tuttavia, può contenere più frasi (che insieme formano ununità logica di significato) Lettura facilitata se i paragrafi sono distanziati (senza esagerare)

11 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 11/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Questioni di punteggiatura 1 Il punto fermo Poiché le frasi brevi rendono il testo più leggibile, un suggerimento utile è di usare frequentemente il punto, facendo frasi lunghe al massimo 20-25 parole La virgola Non va usata tra soggetto e predicato verbale o tra questultimo e il suo complemento oggetto. È usata per separare incisi, proposizioni subordinate Il punto e virgola Segna una pausa più forte della virgola, ma meno lunga di quella indicata dal punto fermo. Il punto e virgola separa due frasi indipendenti tra loro ma che concettualmente siano in rapporto di continuità. Precede quindi quelle congiunzioni che introducono una principale (pertanto, quindi, tuttavia, ecc.). Può separare anche i membri di un elenco (Raso, La scrittura burocratica) Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

12 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 12/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Questioni di punteggiatura 2 Due punti Servono ad introdurre elenchi,spiegazioni, chiarimenti Le virgolette Sono usate, di norma, per isolare parole altrui o citazioni. Spesso sono usate per attribuire alle parole sensi particolari, ma questuso non giova alla chiarezza del testo Trattini e parentesi Sono usati per isolare incisi allinterno della frase. Poiché gli incisi spostano lattenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari, è preferibile evitarli Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

13 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 13/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Questioni di punteggiatura 3 Punto, virgola, due punti, punto e virgola: prima nessuno spazio, dopo uno spazio Parentesi, apici, doppi apici: uno spazio allesterno, nessuno spazio allinterno Apostrofo: nessuno spazio né prima, né dopo Liste (puntate e numerate) oAllinterno di una frase: -sono precedute da un due punti; -ogni voce termina con un punto e virgola, tranne lultima che termina con un punto. oSe non sono allinterno di una frase: -non sono precedute dai due punti; -le voci non terminano con alcun segno di punteggiature.

14 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 14/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La circolare ben formata La circolare ben formata è una circolare che utilizza in modo corretto gli elementi di strutturazione del testo Titolo 1 Titolo 2 Elenchi Tabella

15 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 15/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La nostra circolare ben formata Nel nostro modello gli elementi strutturali sono già presenti Ci basta ricordare che…

16 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 16/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Titoli Se il testo della circolare contiene sottotitoli, conviene marcarli come Titolo 2, in quanto loggetto della circolare è titolo di livello superiore (Titolo 1, già assegnato): Oggetto: Titolo comunicazione Testo introduttivo Note organizzative Testo

17 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 17/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 I vantaggi dei titoli Permettono la creazione di sommari automatici con link diretti alle varie parti del documento Se il documento è convertito in pdf e se la conversione mantiene i tag*, i titoli di trasformano in segnalibri facilitando di molto la navigazione del documento * Con Word 2007 e componente aggiuntivo gratuito, oppure con OpenOffice, oppure con Acrobat

18 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 18/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Elenchi Se il testo della circolare contiene termini o frasi in sequenza, può essere utile marcarli come elenchi (liste) Con Word 2003: oscrivere le voci di elenco e premere invio dopo ogni voce (si genera un paragrafo); oselezionare le voci dellelenco; oscegliere da Stili e formattazione la formattazione (stile) da applicare. l UCPD è cos ì composto: dott.ssa Luciana Volta – dirigente; dott. Gaetano Citrigno – funzionario; dott. Vincenzo Innelli – funzionario; sig. Alfonso Antonino – funzionario.

19 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 19/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Le nostre tabelle Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la gestione di semplici tabelle Se la tabella contiene una riga (o una colonna) per i totali oSelezionare la tabella oScegliere dal menu Tabella – Formattazione automatica tabella oSpuntare le voci che interessano in Applica un formato speciale a

20 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 20/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Il sigillo: la firma e la sigla La firma della circolare apparirà come testo con rientro a sinistra di 9 cm e senza lindicazione dellufficio Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano lestensore del testo della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il funzionario che ha digitato il testo Sotto la sigla: spazio per indicare, a seconda della comunicazione, il responsabile del procedimento, le informazioni di contatto, il referente. Ricordarsi di inserire un numero telefonico e una mail Il dirigente Nome Cognome NC/nc Per infromaziioni (oppure Responsabile del procedimento amministrativo oppure Referente) Nome Cognome inserire numero di telefono Email, eventuale fax

21 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 21/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Per saperne di più: gli allegati Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla Se un solo allegato: unico paragrafo Se più allegati: elenco Contenere il peso degli allegati No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb (ammesse deroghe in casi eccezionali) No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine: sono inaccessibili alle persone nonvedenti Fornire sempre il testo da attribuire allallegato, in modo da renderlo facilmente riconoscibile (es. Programma del seminario e non genericamente Allegato 1) oa meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A, allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione) Allegato: Allegato (pdf, 52 kb) Allegati Allegato 1 (pdf, 52 kb) Allegato 2 (doc, 45 kb)

22 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 22/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Difficile? Sì, se si prova a fare tutto da soli No, se si usa il modello, dove, grazie agli stili, tutto è già predisposto

23 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 23/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 1.Mettere numero e data al protocollo 2.Aggiornare i destinatari 3.Aggiornare loggetto 4.Copiare ed incollare il testo in caso di tabelle: selezionare la tabella e da menu: Formato – Paragrafo – Spaziatura Prima e Dopo 3pt, Interlinea singola 5.Digitare il testo dellallegato (es. programma del seminario) e indicare formato e peso (es. doc, 56 kb) 6.Aggiornare sigla e referente 7.Se la circolare è più lunga di una pagina, aggiornare lultima riga del piè di pagina della seconda pagina con numero e data circolare 1 2 3 4 5 6 La circolare in 7 mosse

24 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 24/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La circolare sul web

25 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 25/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La pubblicazione web Gestione flussi 1.Inviare circolare ed allegati da pubblicare a sitoregionale@istruzione.lombardia.it sitoregionale@istruzione.lombardia.it 2.Specificare nelloggetto della mail il numero di protocollo della circolare 3.Specificare nel testo del messaggio le categorie (sezioni del sito) in cui la circolare deve essere pubblicata 4.Aggiungere un breve riassunto scritto utilizzando un linguaggio non burocratico e non troppo tecnico 5.salvare i file nella forma protlonnn_10.doc (per la circolare), decrlonnn_10 (per i decreti) e protlonnn_10all1.pdf (per lallegato) 6.Inviare i decreti in formato.doc; ci penserà la redazione del sito a trasformarli in pdf (le comunicazioni che non sono decreti saranno di norma pubblicate in HTML e non in pdf)

26 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 26/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 La pubblicazione web Le novità Nel nuovo sito le sezioni Comunicazioni e In evidenza sono tra loro alternative e sono dotate di archivio separato Nella sezione In evidenza confluiscono di norma i decreti, i concorsi riferiti al personale, i bandi e le gare Solo i decreti sono riportati direttamente in pdf Ogni comunicazione sarà associata a: oun titolo (breve, chiaro e significativo) che non necessariamente coincide con loggetto della circolare); oun breve riassunto (scritto con un linguaggio non burocratico); ouna o più categorie (contenitori tematici, spesso corrispondenti a sezioni del sito); oun o più tag (argomenti: di cosa parla questa comunicazione?).

27 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 27/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Le categorie: cosa sono? Le categorie sono contenitori tematici associati agli articoli (comunicazioni, news). Possono essere gerarchizzate e consentono un efficiente sistema di archivio automatico annuale La singola comunicazione viene associata a più categorie e, in questo modo, viene visualizzata in ogni archivio della categoria in questione Nel sito USR Lombardia a quasi ogni categoria viene associata una pagina del sito corrispondente a una sezione del menu di navigazione

28 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 28/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Le categorie: quali sono? 1.Dirigenti 2.Docenti 3.Personale ATA 4.Genitori 5.Studenti 6.Personale dellamministrazione 7.Comunicazioni 8.Comunicati stampa 9.Concorsi 10.Gare a appalti 11.Esami di stato 12.Decreti USRL 13.Altre comunicazioni 1.Dalle scuole 2.Dal territorio 3.Notizie sindacali 14.Contenzioso 1.Didattica 2.Formazione 1.Formazione dirigenti 2.Formazione docenti 3.Formazione personale ATA 3.Valutazione 1.Apprendimenti 2.Sistema istruzione 4.Orientamento 5.Integrazione 6.Cittadinanza e Costituzione 1.Educazione alla salute 2.Educazione stradale 7.Integrazione 1.Disabili 2.DSA 3.Scuola in ospedale 4.Stranieri 8.Intercultura 1.Multilinguismo 9.Innovazione tecnolgica 1.LIM 2.Classi 2.0 10.Progetti 11.Educazione degli adulti 1.Uff. 1 – Affari generali 2.Uff. 2 – Risorse finanziarie 3.Uff. 3 – Ordinamenti 4.Uff. 4 – Rete scolastica 5.Uff. 5 – Scuole non statali 6.Uff. 6 – Personale della scuola 7.Uff. 7 – Dirigenti 8.Uff. 8 – Servizio legale 9.Uff. 9 – Comunicazione 1.Direzione Generale

29 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 29/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Alla ricerca della parola Linformazione si fa liquida Da www.wordle.net Le 50 parole più usate in una circolarewww.wordle.net

30 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 30/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Le categorie e i tag: precisazioni Le categorie proposte sono soggette ad alcuni cambiamenti, dovuti allaffinamento progressivo della struttura del sito Dirigenti (categoria): sta per dirigenti scolastici. Utilizzare questa categoria quando la comunicazione è rivolta espressamente al dirigente in quanto soggetto interessato e non in quanto solo rappresentante distituto Gli argomenti (tag) associati alle comunicazioni sono in continua evoluzione dovendo per nostra scelta rispondere a criteri di attribuzione sia a posteriori (tag come etichetta da assegnare in modo libero, vicino ai criteri di classificazione utilizzati nella ricerca) sia a priori (tag utilizzato come ulteriore elemento di classificazione che si giova dellunicità di attribuzione)

31 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 31/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Dove finiscono le circolari? In home page, fino a che non vengono sostituite da circolari più recenti Nella pagina Comunicazioni Nelle pagine corrispondenti alle categorie associate alla comunicazione e, in particolare, onelle pagine dei soggetti a cui è rivolta (dirigenti, docenti,…) onella pagina dellufficio che ha firmato la circolare In ogni pagina di categoria associata In ogni pagina di tag (argomento) associato Nelle pagine che contengono gli RSS

32 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 32/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Sitografia Semplificazione linguaggio oRegione Emilia – linguaggio burocraticoRegione Emilia – linguaggio burocratico oURP degli URPURP degli URP oUniversità di Padova – linguaggio amministrativoUniversità di Padova – linguaggio amministrativo oUfficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee – Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali Scrivere per il web owww.mestierediscrivere.com (Luisa Carrada)www.mestierediscrivere.com owww.palestradiscrittura.it (Alessandro Lucchini)www.palestradiscrittura.it ohttp://chiaroesemplice.blogspot.com (M. Emanuela Piemontese)http://chiaroesemplice.blogspot.com La cura dei documenti digitali a scuola e nella PA owww.slideshare.net/giacomo.mason/usabilita-e-scrittura-dei-testi-per-il-web (Giacomo Mason)www.slideshare.net/giacomo.mason/usabilita-e-scrittura-dei-testi-per-il-web oAccessibilità dei documenti elettronici (Livio Mondini)Accessibilità dei documenti elettronici owww.porteapertesulweb.it/documenti-digitali-a-scuola /www.porteapertesulweb.it/documenti-digitali-a-scuola /

33 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 33/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Bibliografia Semplificazione linguaggio oAlfredo Fioritto, Manuale di stile dei documenti amministrativi, Carocci, 2009 oTommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005 oTullio De Mauro, Guida alluso delle parole, Editori Riuniti, 2003 oAlfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997 oAlessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006 oBeppe Severgnini, L'italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007 Scrivere per il web oLuisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web, Apogeo, 2008 oGiovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005

34 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 34/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie. Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori. È un maleducato, se parla in privato e da privato. È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto dal popolo. Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire. (Tullio De Mauro) Due parole Questa presentazione è stata rilasciata sotto la licenza Creative Commons Attribuzione-Non commerciale- Non opere derivate 3.0 Unported. Per leggere una copia della licenza visita il sito web http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/ o spedisci una lettera a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA. Diritti, marchi registrati e siti web riportati in immagini e url sono riservati e proprietà dei diretti interessati e relative aziende.