MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI Passaggi dall’area B alla p. e. C 1 – Funzionario amministrativo L’impatto della riforma nella P. A. - Legge.

MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA’ CULTURALI Passaggi dall’area B alla p. e. C 1 – Funzionario amministrativo L’impatto della riforma nella P. A. - Legge 7 agosto 1990, n. 241 - D.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445 Elisa Bucci 2008

Legge 7 agosto 1990, n. 241 La stagione delle riforme viene avviata dalla legge di principi sull’azione della pubblica amministrazione Per la prima volta vengono introdotte nell’ordinamento italiano norme che regolano il procedimento amministrativo e il diritto di accesso In armonia con l’art. 97 della C. vengono fissate regole generali per tutta la P. A. I pubblici uffici sono organizzati secondo disposizioni di legge, in modo che siano assicurati il buon andamento e la imparzialità dell’amministrazione

Il procedimento amministrativo è:
l’insieme di una pluralità di atti (iter) susseguenti di differente natura giuridica (manifestazioni di volontà, di scienza, valutazioni..) di differente funzione (atti di amministrazione attiva, consultiva, di controllo) emanati da differenti agenti (organi P. A., soggetti privati) dotati di relativa autonomia possono produrre effetti propri ed essere impugnabili ex se che sono preordinati allo stesso fine (Virga)

Il provvedimento amministrativo è:
fattispecie a formazione progressiva costituendo la risultante di un procedimento amministrativo atto amministrativo conclusivo di un procedimento atto che crea, modifica o estingue uno status (posizione giuridica) atto che crea, modifica o estingue diritti dei destinatari (concessione, autorizzazione..) atto che interviene su precedente atto amministrativo (annullamento, revoca)

Struttura del procedimento amministrativo
Fasi del procedimento: iniziativa atto che sollecita l’organo competente a dar corso al procedimento istanza o domanda se proviene da soggetti privati richiesta o proposta se proviene da soggetti pubblici agenti in veste di autorità e diversi dal decidente d’ufficio se proviene dalla stessa autorità decidente L’atto di iniziativa determina nell’autorità competente l’obbligo di procedere Segnalazioni, denunce, esposti, mediante i quali si prospetta alla p. a. l’opportunità di provvedere sono atti di preiniziativa; non comportano l’obbligo di provvedere ma solo l’obbligo di esame; possono determinare l’istaurazione di un procedimento, ma restano al di fuori del procedimento

Fasi del procedimento: istruttoria L’autorità amministrativa acquisisce documenti, dichiarazioni elabora dati allo scopo di raccogliere tutti gli elementi necessari in vista del provvedimento da adottare (responsabile del procedimento e parti del procedimento)

Fasi del procedimento: decisoria (o costitutiva) emanazione del provvedimento il provvedimento può essere positivo o negativo (reiezione) (il responsabile del provvedimento può coincidere con il responsabile del procedimento)

Fasi del procedimento: integrativa dell’efficacia Fase eventuale qualora gli effetti siano condizionati da elementi ulteriori rispetto a quelli costitutivi l’atto è già perfetto, ma occorrono i requisiti di efficacia atti di controllo atti di comunicazione e di pubblicità Esistono altri atti del destinatario del provvedimento che costituiscono oneri necessari perché lo stesso possa effettivamente operare nei suoi confronti quali: accettazione pagamento di una tassa giuramento

Legge 7 agosto 1990, n. 241 – i principi fondamentali
Principio del giusto procedimento Principio di trasparenza Principio di semplificazione

Principio del giusto procedimento Garantisce il diritto di partecipazione Obbligo della P. A. di comunicare agli interessati la notizia dell’avvio del procedimento (artt. 7 e 8) – (eccetto che per ragioni di impedimento derivanti da particolari esigenze di celerità del procedimento) Facoltà di qualunque soggetto, portatore di interessi pubblici o privati, nonché di interessi diffusi costituiti in associazione o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento, di intervenire nel procedimento (art. 9) Nella comunicazione debbono essere indicati: ….. c- bis) la data entro la quale deve concludersi il procedimento e i rimedi esperibili in caso di inerzia; c – ter) nei procedimenti ad iniziativa di parte, la data di presentazione della relativa istanza: d) l’ufficio in cui prendere visione degli atti….

Principio del giusto procedimento Garantisce il diritto di partecipazione Diritto di prendere visione degli atti del procedimento e di presentare memorie scritte e documenti che l’amministrazione ha obbligo di valutare (art. 10) (accesso endoprocedimentale) Comunicazione dei motivi ostativi all’accoglimento dell’istanza non si applica alle procedure concorsuali e ai procedimenti in materia previdenziale e assistenziale nei procedimenti ad istanza di parte ...prima della formale adozione di un provvedimento negativo… entro 10 giorni ….gli istanti hanno diritto di presentare per iscritto le loro osservazioni, eventualmente corredate da documenti….(art. 10 bis) Accordi conclusi con gli interessati al fine di determinare il contenuto discrezionale del provvedimento finale (accordi integrativi) o in sostituzione di questo (accordi sostitutivi) (art. 11)

Filippo Turati alla Camera dei Deputati nel 1908: "Dove un superiore, pubblico interesse non imponga un momentaneo segreto, la casa dell'Amministrazione dovrebbe essere di vetro" Principio di trasparenza Obbligo di motivazione del provvedimento amministrativo (eccetto atti normativi e a contenuto generale) (art. 3) Obbligo di indicare il termine e l’autorità cui è possibile ricorrere in ogni atto notificato al destinatario (art. 3 c. 4) Obbligo di identificare l’unità organizzativa e il responsabile del procedimento e di comunicarli agli interessati (artt. 4-5) Diritto di accedere ai documenti amministrativi ai soggetti che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso (artt ) (accesso esoprocedimentale)

Legge 7 agosto 1990, n. 241- i principi fondamentali
Riconoscimento del principio della “trasparenza” in testi normativi comunitari: Trattato dell’Unione europea del 7 febbraio 1992 (XVII dichiarazione sul diritto di accesso: la trasparenza dei processi decisionali è posta in stretto collegamento con la democraticità delle istituzioni) Trattato di Amsterdam del 2 ottobre 1997 (che modificando il trattato dell’Unione europea, all’art. 1 sancisce l’impegno dell’Unione a prendere decisioni “ nel modo più trasparente possibile e il più vicino ai cittadini”) Carta dei diritti approvata a Nizza nel dicembre 2000 (art. 42 collega il diritto di accesso al valore della trasparenza) Regolamento CE n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 maggio 2001 (relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione)

Principio di semplificazione: introduzione di taluni istituti diretti a snellire e rendere più celere l’azione amministrativa conferenza di servizi istruttoria (art. 14) viene indetta dall’amministrazione procedente qualora sia opportuno effettuare un esame contestuale di vari interessi pubblici coinvolti conferenza di servizi decisoria - integralmente riscritta dalla legge di semplificazione 1999 (340/2000) e modificata dalla l. 11 febbraio 2005, n. 15 è resa obbligatoria quando è necessario acquisire intese, concerti, nulla osta o assensi per presentazioni di istanze o progetti preliminari di particolare complessità; le intese raggiunte rafforzano la presentazione dei progetti definitivi per V.I.A. (valutazione impatto ambientale)

Principio di semplificazione: introduzione di taluni istituti diretti a snellire e rendere più celere l’azione amministrativa possibilità di accordi tra amministrazioni pubbliche (art. 15) l’amministrazione procedente può prescindere dai pareri obbligatori qualora l’organo consultivo non esprime il parere entro il termine di 45 gg. eccetto per quelli riguardanti la tutela ambientale, paesaggistica, territoriale e la salute dei cittadini (art. 16) le valutazioni tecniche possono essere richieste ad altri organi nel caso in cui le amministrazioni a cui sono stati richiesti non provvedano eccetto per quelli riguardanti la tutela ambientale, paesaggistica, territoriale e la salute dei cittadini (art. 17) viene richiamata l’attuazione delle disposizioni in materia di autocertificazione, oggi regolate dal D.p.r. 445/2000 (art. 18)

Principio di semplificazione: introduzione di taluni istituti diretti a snellire e rendere più celere l’azione amministrativa liberalizzazione dell’attività privata, attraverso: la dichiarazione di inizio attività in luogo di autorizzazione (art. 19) generalizzazione del silenzio-assenso; l’istanza di parte per il rilascio di provvedimenti amministrativi si considera accolta se entro un certo tempo non venga comunicato il diniego (art. 20)

Accesso endoprocedimentale - l’art. 10
Legge 7 agosto 1990, n il diritto di accesso ai documenti amministrativi Accesso endoprocedimentale - l’art. 10 conferisce ex lege a chiunque sia parte di un procedimento amministrativo la facoltà di accedere ai documenti amministrativi che si siano formati nel corso del suo svolgimento o di cui comunque l’amministrazione abbia tenuto conto ai fini delle decisione forma di partecipazione da parte degli amministrati all’esercizio della funzione amministrativa non subisce limitazioni preventive e condizioni in punto di legittimazione non essendo richiesta alcuna situazione giuridicamente rilevante per il suo esercizio è sufficiente la semplice qualità di parte (necessaria o eventuale) nel procedimento

Accesso esoprocedimentale – l’art. 22
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Accesso esoprocedimentale – l’art. 22 conferisce la legittimazione ad accedere ai documenti amministrativi ai soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi , che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale diretto – in quanto l’interesse non può riguardare la sfera giuridica di altri soggetti concreto – collegamento diretto tra il soggetto richiedente ed un bene della vita connesso al documento attuale – non connesso con la possibilità di agire in giudizio secondo la dottrina prevalente l’interesse deve essere: serio (non fatto valere allo scopo di recare molestia o nocumento) adeguatamente motivato (le ragioni vanno esposte nella domanda)

Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi
“L’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza…” (art. 22 c. 2)

Soggetti titolari del diritto di accesso
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Soggetti titolari del diritto di accesso Chiunque abbia “un interesse diretto, concreto e attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso” L’interesse deve essere serio, non riconducibile a mera curiosità L’interesse deve essere ricollegabile alla persona dell’istante da uno specifico nesso La valutazione dell’interesse deve essere effettuata in via prioritaria dall’amministrazione

( Consiglio di Stato , sez. IV, decisione 11 novembre 2002 n. 6204 )
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi L'accesso agli atti amministrativi non può risolversi in uno strumento di controllo generalizzato sull'intero operato dell'Amministrazione, come se fosse un'azione popolare. Ciò che rileva per l'istante è il contenuto del documento richiesto non le modalità relative alla sua adozione o acquisizione da parte della P.A. Il diritto di accesso ai documenti dell'Amministrazione, garantito dalla legge 7 agosto 1990, n.241, è finalizzato ad assicurare la trasparenza dell'azione amministrativa ed a favorirne lo svolgimento imparziale per la tutela di situazioni giuridiche rilevanti,cosi concorrendo alla "visibilità del potere pubblico", per cui esso è azionabile -in presenza delle condizioni legittimanti normativamente previste- sia allorquando si manifesta in sede partecipativa al procedimento amministrativo (accesso partecipativo), sia quando attenga alla conoscenza di atti che abbiano spiegato effetti diretti o indiretti nei confronti dell'istante (accesso informativo) ( Consiglio di Stato , sez. IV, decisione 11 novembre 2002 n )

Soggetti portatori di interessi diffusi
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Soggetti portatori di interessi diffusi Difficile demarcazione tra “interesse ad accedere proprio dell’ente portatore di interessi diffusi” (costantemente riconosciuto dalla giurisprudenza) “interesse ad accedere fondato su esigenze di tutela proprie dei singoli associati” (sistematicamente negato dalla giurisprudenza) “Il rappresentante di un ente a struttura associativa è legittimato a prendere visione e acquisire copia dei documenti che siano funzionali al perseguimento dei fini statutari dell’associazione medesima” ( Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi – parere 378/Q/IX – 24 aprile 2004 )

Oggetto del diritto di accesso diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi il documento amministrativo è “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse… “ (art. 22 c. 1 lettera d) il documento amministrativo è “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa” (art. 1, comma 1a – D.p.r. 445/2000)

Riconosciuto il diritto di accesso al documento amministrativo relativo ad una informativa che aveva dato avvio ad un procedimento disciplinare a carico del ricorrente, successivamente archiviato, nonché ad un procedimento penale, che definito in primo grado con sentenza di assoluzione, è attualmente pendente presso la Corte d’appello…..per avviare un procedimento di risarcimento di danni.. ( T.A.R. per il Veneto , sez. III, sentenza del 22 giugno 2005 n. 3277/05 )

I cartellini di presenza e i cedolini paga debbono ritenersi documenti amministrativi ( Parere formulato dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi nella riunione del 26 ottobre )

Soggetti passivi: Le pubbliche amministrazioni – Stato, Regioni, Province, Comuni, Città metropolitane, Enti pubblici Aziende autonome e speciali Enti pubblici economici – relativamente all’attività di diritto pubblico Gestori di pubblici servizi Autorità di garanzia e vigilanza (nell’ambito dei rispettivi ordinamenti)

Limitazioni tassative al diritto di accesso (art. 24 c. 1): per i documenti coperti dal segreto di Stato e nei casi di segreto o divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano nei confronti dell’attività della p. a. diretta all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione.. nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi

Limitazioni tassative del diritto di accesso: documenti esclusi in base agli appositi regolamenti governativi al fine di salvaguardare (art. 24 c. 6): la sicurezza, la difesa nazionale e…le relazioni internazionali la politica monetaria e valutaria l’ordine pubblico e la prevenzione e repressione della criminalità la riservatezza di terzi, persone, gruppi, imprese e associazioni con riferimento agli interessi: epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale.. attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro d. m. 26 ottobre 1994, n. 682

L’accesso ai documenti amministrativi non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento (art. 24 c.4) Il differimento dell’accesso è disposto: ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all’art. 24 c.6 (documenti esclusi in base ad appositi regolamenti governativi) o per salvaguardare esigenze dell’amministrazione specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa (art. 9 c. 2 del d.p.r.184/2006) L’atto che dispone il differimento dell’accesso ne indica la durata

La riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi La riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese garanzia per gli interessati della visione degli atti la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i loro interessi giuridici riconoscimento del diritto alla riservatezza (nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari l’accesso è consentito …nei termini previsti dall’art. 60 del d. lgs. 196/2003) necessità di conciliare le due esigenze

Codice in materia di protezione dei dati personali
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi - Dati personali sensibili Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lgs. 30 giugno 2003 n. 196) Titolo IV - Capo I - Accesso a documenti amministrativi Art. 59. Accesso a documenti amministrativi. 1. Fatto salvo quanto previsto dall'articolo 60, i presupposti, le modalità, i limiti per l'esercizio del diritto di accesso a documenti amministrativi contenenti dati personali, e la relativa tutela giurisdizionale, restano disciplinati dalla L. 241/1990, e successive modificazioni e dalle altre disposizioni di legge in materia, nonché dai relativi regolamenti di attuazione, anche per ciò che concerne i tipi di dati sensibili e giudiziari e le operazioni di trattamento eseguibili in esecuzione di una richiesta di accesso. Le attività finalizzate all'applicazione di tale disciplina si considerano di rilevante interesse pubblico. Art. 60. Dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. 1. Quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.

(che ha abrogato il d.p.r. 27.6.1992, n. 352)
Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinate dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 (che ha abrogato il d.p.r , n. 352) I regolamenti governativi per i casi di esclusione di documenti amministrativi dall’accesso emanati prima del d.p.r. 184/2006 se non adeguati entro un anno debbono ritenersi abrogati se in contrasto con l’attuale normativa (Commissione per l’accesso 20 dicembre 2006) Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi d. m. 26 ottobre 1994, n. 682

Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinate dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 (che ha abrogato il d.p.r , n. 352) L’esame dei documenti è gratuito Il rilascio di copia è subordinato soltanto al pagamento del costo di riproduzione, nonché i diritti di ricerca e di visura (€ 0,26 per il rilascio da 1 a 2 copie; € 0,52 per il rilascio da 3 a 4 copie e così via con applicazione di marche da bollo ordinarie che saranno annullate con il datario) Su richiesta dell’interessato le copie possono essere conformi all’originale: in tal caso dovrà essere anche applicata l’imposta di bollo

Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinate dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 (che ha abrogato il d.p.r , n. 352) Accesso informale qualora non risulti l’esistenza di controinteressati mediante richiesta informale anche verbale indicazione degli estremi del documento ovvero degli elementi che ne consentano l’individuazione specificare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta dimostrare la propria identità la richiesta esaminata immediatamente e senza formalità la richiesta di accesso può essere presentata anche per il tramite dell’Ufficio relazioni con il pubblico

Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinate dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 (che ha abrogato il d.p.r , n. 352) Procedimento di Accesso formale qualora si riscontri l’esistenza di controinteressati qualora sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente qualora sorgano dubbi sulla sussistenza dell’interesse connesso all’oggetto della richiesta qualora sorgano dubbi sull’accessibilità del documento l’interessato è invitato a presentare richiesta di accesso formale con rilascio di ricevuta il rifiuto, la limitazione o il differimento dell’accesso richiesto in via formale sono motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso (il dirigente, il funzionario preposto all’unità organizzativa o altro dipendente addetto all’unità competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente)

Legge 7 agosto 1990, n. 241 il diritto di accesso ai documenti amministrativi Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinate dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 (che ha abrogato il d.p.r , n. 352) decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta (art. 25 legge 241/90) per gli atti delle Amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, il richiedente in caso di diniego, espresso o tacito, o di differimento il controinteressato avverso le determinazioni che consentono l’accesso possono presentare ricorso alla Commissione per l’accesso le controversie relative all’accesso ai documenti amministrativi sono attribuite alla giurisdizione esclusiva del giudice amministrativo

Le pubbliche amministrazioni .. assicurano che il diritto d'accesso possa essere esercitato anche in via telematica. Le modalità di invio delle domande e le relative sottoscrizioni sono disciplinate dall'articolo 38 del d.p.r. 445/2000, dagli articoli 4 e 5 del d.p.r 68/2005 (p.e.c.) e dal d. lgs.82/2005 (art. 13 - accesso per via telematica) I regolamenti che disciplinano l’esercizio del diritto di accesso sono pubblicati sui siti pubblici accessibili per via telematica (art. 14)

art. 28 – Segreto d’ufficio (modifica art. 15 d.p.r. 3/1957) L’impiegato deve mantenere il segreto d’ufficio. Non può trasmettere a chi non ne abbia diritto informazioni riguardanti provvedimenti od operazioni amministrative, in corso o in conclusione, ovvero notizie di cui sia venuto a conoscenza a causa delle sue funzioni, al di fuori delle ipotesi e delle modalità previste dalle norme sul diritto di accesso. Nell’ambito delle proprie attribuzioni, l’impiegato preposto ad un ufficio rilascia copie ed estratti di atti e documenti di ufficio nei casi non vietati dall’ordinamento art. 23 del C.C.N.L. comparto Ministeri 1994/1997 – Obblighi del dipendente:…. b) Rispettare il segreto d’ufficio nei casi e nei modi previsti dalle norme dei singoli ordinamenti ai sensi dell’art. 24 della l. 241/1990 Art. 24 del C.C.N.L. comparto Ministeri 1994/1997 – Sanzioni e procedimenti disciplinari “Le violazioni, da parte dei lavoratori, degli obblighi disciplinati dall’art. 23…danno luogo, secondo la gravità dell’infrazione, all’applicazione delle …sanzioni disciplinari….”

D.P.R. 28 dicembre 2000, n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa E’ articolato in sette capi: Capo I – Definizione e ambiti di applicazione Capo II – Documentazione amministrativa – disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive Capo IV - Sistema di gestione informatica di documenti Capo V – Controlli Capo VI – Sanzioni Capo VII – Disposizioni finali

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Le norme del testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono

DEFINIZIONI: art. 1 il documento amministrativo è “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa” il documento amministrativo è “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse… “ (art. 22 c. 1 lettera d – L. 241/1990)

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 I soggetti tenuti ad applicare obbligatoriamente le disposizioni
Tutte le pubbliche amministrazioni I gestori di servizi pubblici nei rapporti con l’utenza (soggetti anche privati che, a seguito di concessioni amministrative, gestiscono servizi di pubblico interesse quali ad es. assistenza sanitaria, trasporto pubblico, fornitura di luce, gas e acqua, riscossione dei tributi..)

Autenticazione di copie
Consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio Le copie autenticate possono essere validamente prodotte in luogo degli originali

Ufficio…… Io sottoscritto (nome cognome) _____________________________ ai sensi dell’art. 18 del d.p.r n. 445 attesto che la presente copia, composta di n. ____fogli, è conforme all’originale luogo e data Il funzionario incaricato (qualifica rivestita) timbro dell’ufficio firma per esteso

L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale dal pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento da un notaio dal cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso

Modalità alternative all’autenticazione di copie
La conformità all’originale di una copia : di un atto rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione di una pubblicazione di un titolo di studio di un titolo di servizio dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati può essere attestata con una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà che può essere apposta anche in calce alla copia stessa

Autenticazione di sottoscrizioni
L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita se: la sottoscrizione è stata apposta in presenza del dipendente addetto, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione

Documenti di identificazione
documento di identità carta d'identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare

Documenti di identificazione
Documenti di riconoscimento equipollenti alla carta di identità: • Il passaporto; • La patente di guida e la patente nautica; • Il libretto di pensione; • Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; • Il porto d’armi; • Le tessere di riconoscimento munite di fotografia e di timbro (o altra segnatura equivalente) rilasciate da un’amministrazione dello Stato (articolo 35)

Certezze e semplificazione
Bilanciamento tra due principi generali Il valore della certezza Il principio della semplicità dell’azione amministrativa

Atti di certezza pubblici: Certificati Autocertificazioni Documenti di identità e di riconoscimento Firma digitale Strumenti finalizzati a creare o a diffondere certezze su: Stati Fatti Qualità personali Strumenti necessari per garantire l’ordinato svolgimento dei rapporti economici e sociali Strumenti per trasmettere la rappresentazione della realtà

Certificato Dichiarazione di scienza, esternata in un documento, in funzione di partecipazione (M. S. Giannini) A monte della certificazione deve esserci sempre un’attività diretta a creare “qualificazioni giuridiche di persone o cose in modo immediato e diretto” da identificarsi in procedimento certificatorio che crea la certezza, poi esternata nel certificato: precedente al rilascio del certificato (es. c. residenza) concomitante al rilascio del certificato (es. c. medico)

Certificato Le certificazioni proprie corrispondono al contenuto di altri atti preesistenti trascritti in registri pubblici, albi o elenchi (es. c. residenza) Le certificazioni improprie sono dichiarazioni di scienza provenienti da soggetti pubblici contenenti “l’attestazione del giudizio conclusivo a cui è pervenuto il certificante nell’esame di una determinata situazione” (es. c. medico) Le certificazioni proprie possono essere sostituite dalle dichiarazioni sostitutive di certificazioni Le certificazioni improprie non solo sostituibili da dichiarazioni

Gli adempimenti burocratici necessari per l’utilizzazione di tali strumenti di certezza possono diventare un fattore di appesantimento dell’azione amministrativa Semplificare gli adempimenti senza mettere in pericolo la certezza attraverso una razionalizzazione di tali strumenti

Certificato (art. 1 - definizione di certificato presente per la prima volta in un testo normativo)
Documento rilasciato da una pubblica amministrazione avente funzione di cognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, fatti o qualità personali contenuti in albi, elenchi o registri pubblici (ad es. certificati di residenza) o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche (ad es. certificati medici)

Accertamenti d'ufficio – art. 43
Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all'art. 46, data e il luogo di nascita, residenza, cittadinanza; godimento dei diritti civili e politici; stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; stato di famiglia, esistenza in vita; nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; appartenenza a ordini professionali; titolo di studio, esami sostenuti qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; … possesso e numero del codice fiscale … stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente; ……..che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare

Accertamenti d'ufficio – art. 43
In luogo di tali atti o certificati le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato La richiesta di tali atti costituisce violazione dei doveri d’ufficio I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi

Dichiarazione sostitutiva di certificazione
Può essere prodotta per attestare stati, qualità personali e fatti indicati tassativamente all’art. 46 Deve essere sottoscritta dall’interessato, senza nessuna particolare formalità non possono essere sostituiti da altro documento i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti

Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, a sua diretta conoscenza e non ricompresi nell’elencazione dall’art. 46 Tale forma può essere utilizzata anche per: Attestare la conformità all’originale della copia di un documento (art. 19) Dichiarare lo smarrimento di un documento, al fine di ottenere un duplicato, nei casi in cui la legge non preveda l’obbligo di denuncia (art. 47)

Semplificazione della documentazione amministrativa - Innovazioni
Ampliamento dei soggetti destinatari Ampliamento dei soggetti che possono avvalersi dell’autocertificazione I privati, se manifestano il loro consenso I cittadini non appartenenti all’U.E., purché con permessi di soggiorno, limitatamente a fatti certificabili o attestabili in Italia da soggetti pubblici (fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero) I cittadini non appartenenti all’U.E., purché con permessi di soggiorno, in applicazione di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante

Eliminazione del requisito dell’autentica della firma per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà unificandole alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni E’ sufficiente per entrambe la mera sottoscrizione fatta in presenza del dipendente addetto oppure fatta non in sua presenza ma allegando copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità dell’interessato

Semplificate le dichiarazioni di chi non sa o non può firmare Semplificate le dichiarazioni di coloro che sono impediti temporaneamente per motivi di salute Vengono raccolte dal pubblico ufficiale senza la presenza di due testimoni e dell’autentica della loro sottoscrizione Vengono presentate, dinanzi al pubblico ufficiale, dal coniuge o in assenza dai figli o in mancanza da altro parente o collaterale fino al III grado

Acquisizione diretta (art. 43): Divieto per le Amministrazioni pubbliche di richiesta di atti o certificati concernenti stati, qualità personali o fatti (elencati nell’art. 46) attestati in altri documenti o che esse sono tenute a certificare Accettazione delle dichiarazioni sostitutive Accertamento d’ufficio Indicazione, da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni

Si passa dall’emanazione di certificati Non con l’acquisizione delle certificazioni al controllo delle dichiarazioni sostitutive di certificazione ma con una conferma da parte dell’amministrazione che detiene le informazioni di quanto dichiarato dall’interessato

I controlli (art. 71) hanno il compito principale di evitare che l’uso delle autocertificazioni non veritiere possa viziare il processo decisionale delle amministrazioni, inducendole ad adottare provvedimenti diversi da quelli che avrebbero adottato se fossero state in possesso di informazioni corrette sia a campione, sia nei confronti di quelle dichiarazioni che danno adito a fondati dubbi necessario attivare una modulistica che contenga modalità ed effetti dei controlli (sanzioni previste dagli artt. 75 e 76)

Sanabilità delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità (“la regolarizzazione o rettifica delle dichiarazioni incomplete fornite non fa riferimento alla differente ipotesi di dichiarazioni non veritiere nel loro contenuto” . Consiglio di Stato sez. V - sent. n dell’ ) Il funzionario competente a ricevere la documentazione deve dar notizia all’interessato per consentirgli la regolarizzazione o il completamento della dichiarazione onde evitare che il procedimento si arresti

Sanzioni a carico del funzionario per violazione dei doveri d’ufficio
Per violazione dei doveri d’ufficio si intende il mancato compimento di una certa attività prevista come obbligatoria per legge; comporta l’applicazione di sanzioni disciplinari Costituisce violazione dei doveri d’ufficio (art. 74) la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni testo unico; la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva; il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento; la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni

Sanzioni a carico del dichiarante
Qualora dal controllo (previsto dall’art. 71) emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefìci eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera (art. 75) Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi (art. 73)

Sanzioni penali a carico del dichiarante (art.76)
Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso. Se i reati suindicati sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte

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