I SISTEMI INFORMATIVI D’UFFICIO Argomento 1

I SISTEMI INFORMATIVI D’UFFICIO Argomento 1
Il sistema informativo aziendale L’automazione d’ufficio

I sistemi informativi d’ufficio Argomento 1
Posizionamento del sistema informativo d’ufficio nel contesto del sistema informativo generale di un’azienda Individuazione ed analisi delle tipologie di attività nella realtà aziendale Definizioni dell’automazione d’ufficio

I SISTEMI INFORMATIVI D’UFFICIO Argomento 1.1

I sistemi informativi d’ufficio Il sistema informativo aziendale
Corretta rappresentazione dello stato dell’impresa (o di un aspetto della stessa) scelta delle logiche e dei metodi di rilevazione e rappresentazione attività di misurazione e rilevazione delle grandezze aziendali Queste attività devono avvenire in modo organizzato, con l'utilizzo di tecnologie adeguate che rendano efficiente la rilevazione e la successiva rappresentazione

Definizione di sistema informativo aziendale Complesso di elementi che nell'impresa rileva in modo sistematico e organizzato le combinazioni economiche che si manifestano, utilizzando la tecnologia più appropriata ed applicando logiche e metodi suggeriti, per le diverse classi dei fenomeni aziendali, dalle discipline di economia aziendale (P.Camussone)

Si può quindi parlare di sistema informativo inteso in senso proprio, disgiunto in via teorica dal sistema delle informazioni, intese come prodotto del sistema informativo Il sistema informativo: la produzione di un sistema di informazioni che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa

Il sistema informativo: la produzione di un sistema di informazioni che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa

in senso stretto è l'oggetto di studio degli specialisti di informatica che devono definire: le attività organizzate le tecnologie da impiegare per la rilevazione dei dati e la produzione delle informazioni

In primo luogo: si devono identificare le informazioni da produrre con l'aiuto dei destinatari delle stesse per soddisfare le loro necessità In secondo luogo: si devono conoscere logiche e metodi di rappresentazione dei fenomeni aziendali adottati nell'impresa al fine di stabilire gli opportuni processi di produzione delle informazioni

si configura come un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno, nel momento e nel luogo adatto (P. Camussone)

Il sistema informativo è da interpretarsi come un sistema aperto interagente con le altre parti costituenti l'azienda e con l'ambiente esterno Il sistema informativo in una impresa deve quindi essere visto come quel complesso di elementi in grado di fornire le informazioni necessarie alle persone che lavorano a tutti i livelli della struttura

Ogni organizzazione dispone in modo più o meno consapevole di un sistema informativo nel quale si possono individuare alcune categorie di elementi: Dati Procedure Principi e valori Mezzi per trattare l’informazione

Categorie di elementi nel sistema informativo

Con il termine sistema informativo automatizzato si intende quella parte del sistema informativo che è realizzata con tecnologie informatiche La graduale introduzione dell'informatica nella automazione dei sistemi informativi ha seguito un processo che ripercorre idealmente dal basso verso l'alto la piramide delle attività aziendali teorizzata da Anthony e da Simon

Inizialmente le imprese sono partite dalle applicazioni di natura operativa Investimenti richiesti dall'automazione giustificati dai volumi di dati trattati e dalla ripetitività delle procedure (tipicamente l'elaborazione di stipendi e fatture) Applicazioni basilari rappresentanti storicamente il risultato tangibile e positivo dell'introduzione di calcolatori nelle aziende L'insieme di queste applicazioni è stato denominato sistema di elaborazione dati, nella letteratura anglosassone EDP System (Electronic Data Processing System)

In un secondo tempo sono stati costruiti sistemi informativi aventi lo scopo di supportare le attività di controllo Il fine è rappresentato dal controllo costante sull'andamento delle attività operative Vengono fornite alla direzione informazioni standardizzate in modo routinario Applicazioni di controllo di gestione e reporting statistico sulle attività aziendali L'insieme di queste applicazioni è stato denominato sistema per la produzione di informazioni per il controllo direzionale, nella letteratura anglosassone MIS (Management Information System)

Infine troviamo i sistemi per il supporto alle attività strategiche Si tratta di sistemi che supportano le attività direzionali non predefinite e poco strutturate Sono stati denominati sistemi per il supporto alle decisioni, nella letteratura anglosassone DSS (Decision Support System)

Questi tre aspetti del sistema informativo automatizzato si differenziano in modo sensibile Possiamo quindi parlare di tre sottosistemi distinti: operativo, tattico, strategico, corrispondenti alla modellizzazione delle attività aziendali di Anthony

Caratteristiche dei tre differenti aspetti del sistema informativo automatizzato Sistema di elaborazione dati EDP Sistema di reporting aziendale MIS Sistema di supporto alle decisioni DSS Integra e sostituisce le attività impiegatizie Produce informazioni per il controllo direzionale di routine Supporta attività manageriali Prevede un uso "passivo" Richiede uso "attento" per una corretta lettura delle infromazioni Richiede uso "attivo" del supporto Orientato all'efficienza Orientato ad efficienza ed efficacia Orientato all'efficacia Riguarda le attività correnti Consuntiva attività passate Rivolto al futuro, "spiega" situazioni passate Enfatizza precisione, accuratezza dei risultati. Enfatizza "tempestività" ed "affidabilità" Accetta approssimazione se è attendibile e giustificata Utilizza modelli precostituiti (procedure standards) Prevede un reporting standardizzato, segnalando le situazioni fuori norma Richiede la costruzione di un modello su richiesta Costante e coerente (nel tempo e nello spazio) Costante e coerente Flessibile

La linea di demarcazione tra gli aspetti di tipo EDP, MIS o DSS non è però certamente netta In una visione più rispondente alla realtà delle imprese i supporti informativi automatizzati sono in relazione diretta con il grado di strutturazione dell'attività aziendale e quest'ultimo dipende in misura rilevante dal livello dell'attività

Grado di strutturazione delle attività aziendali e aspetti del sistema informativo automatizzato

Nella modellizzazione tradizionale che è stata riportata non trova ancora spazio il sistema per l'automazione d'ufficio Il sistema informativo non può essere suddiviso solo in relazione al tipo di attività per cui deve produrre informazioni Non è sufficiente distinguere tra supporti ad attività operative, tattiche e strategiche

deve essere suddiviso anche nei due aspetti complementari: ufficiale, privato o individuale Si tratta di una distinzione dipendente dal soggetto che ne promuove lo sviluppo: l'azienda per quello ufficiale, il singolo o un gruppo ristretto nel caso del privato

I sistemi ufficiali rispondono alle esigenze fondamentali di informazione dell'impresa I sistemi individuali sono complementari a quelli ufficiali e nascono per rispondere a bisogni di informazioni che scaturiscono dallo svolgimento di compiti assegnati alle posizioni previste nella struttura organizzativa dell'impresa Sistema ufficiale e sistema privato, a loro volta, si differenziano in una parte formalizzata ed una parte informale

Il sistema informativo aziendale: sistema ufficiale e sistema individuale Sistema informativo aziendale Sistema ufficiale A B Formalizzato Informale Parte ufficiale e Parte informale del formalizzata del sistema sistema ufficiale (telefonate, notizie, conversazioni, ...) Sistema privato o individuale C D Formalizzato Informale Parte dovuta Parte informale dei all'iniziativa individuale sistemi individuali e resa formale: struttura informativa a supporto del processo decisionale di un manager

I tre sottosistemi identificati (operativo, tattico, strategico), al variare della tipologia delle attività da supportare, presentano diversi assetti in merito a presenza e rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate e informali

Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare

Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare Le caratteristiche dei sistemi informativi dipendono dal grado di strutturazione delle attività che supportano Per ciascun livello di attività si può parlare di un sottosistema specifico, differenziato dagli altri e inquadrato nel sistema aziendale Per ciascun livello è distinguibile un aspetto ufficiale ed uno privato nella produzione delle informazioni, e tra supporti formalizzati ed informali

Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare Nei livelli più bassi prevalgono i supporti ufficiali e formalizzati, nei livelli più alti quelli individuali ed informali Per sistemi informativi automatizzati si intende la produzione di informazioni con l'uso di tecnologie informatiche (aree A e C dello schema)

Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare La rilevanza della tecnologia informatica per l'automazione di parti dei sistemi informativi è in relazione con l'importanza dei sistemi formalizzati e informali Ai livelli più alti, dove l'impiego dell'informatica è quantitativamente più limitato rispetto ai livelli operativi, si tratta di applicazioni concettualmente e qualitativamente importanti per la gestione dell'impresa

La schematizzazione riportata non è ancora sufficiente a descrivere compiutamente il sistema informativo automatizzato dell'impresa Il modello va quindi ulteriormente articolato, introducendo gli elementi rappresentativi delle necessità in merito all'automazione del lavoro d'ufficio

I SISTEMI INFORMATIVI D’UFFICIO Argomento 1.2

I sistemi informativi d’ufficio L’automazione d’ufficio
Abitualmente per un'impresa il sistema informativo è solo parzialmente automatizzato: motivazioni in ordine ai costi o alle difficoltà tecniche fanno si che vi siano aree nelle quali le informazioni vengono prodotte senza l'uso di tecnologie informatiche L'innovazione tecnologica, rendendo disponibili mezzi informatici sempre più potenti, flessibili ed economici tende a restringere tali aree

Tradizionalmente i sistemi ufficiali sono sviluppati attorno ai calcolatori centrali, con personale di tipo staff tecnico centrale La facilità d'uso ed il costo contenuto dei personal computer hanno dato un notevole impulso allo sviluppo dei sistemi privati

Il collegamento tra sistemi ufficiali e privati è consentito solo in una direzione: si possono prelevare dati dai sistemi ufficiali se autorizzati si possono poi elaborare questi dati con i sistemi individuali Non è consentito il processo inverso Le procedure ufficiali mantengono l'integrità e la coerenza del patrimonio informativo I sistemi privati possono quindi estrarre dati dai sistemi ufficiali, ma non modificarli Possono tuttavia sottoporre dati alle procedure ufficiali che li certificano prima di immetterli nel patrimonio dei dati ufficiali

L'automazione d'ufficio fa parte concettualmente sia dei sistemi individuali che di quelli ufficiali In genere l'automazione d'ufficio è vista in senso restrittivo come l'elaborazione di informazioni di tipo non strutturato (quindi i testi, le comunicazioni vocali e le immagini, sono invece strutturate le informazioni basate su dati di formato stabilito)

Vi è un termine più estensivo di automazione del lavoro d'ufficio, intendendo il supporto alle attività operative, tattiche e strategiche coinvolgenti l'ufficio Quando l'azienda stabilisce standard per la preparazione di documenti in forma elettronica, per favorirne lo scambio e la circolazione tra gli uffici, si passa ad un sistema governato dall'azienda Tutti i documenti possono essere archiviati su un unico database aziendale di tipo centrale, unificando i diversi sistemi di archiviazione dei vari uffici In questo caso l'automazione d'ufficio ricade nel sistema ufficiale

I.a definizione (generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio) L'automazione d'ufficio (Office Automation, brevemente OA) è l'area disciplinare che si occupa dello studio e della applicazione dell'informatica alle modalità di svolgimento del lavoro d'ufficio

I.a definizione (generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio) L'insieme di tecnologie studiate dall'OA vanno rese opportunamente ed appropriatamente disponibili a coloro che svolgono il lavoro d'ufficio consentendo di razionalizzare e riorganizzare attraverso processi di automazione l'attività, con l'obiettivo di migliorare efficacia ed efficienza L'ufficio è diverso da una fabbrica e da un laboratorio di ricerca e richiede supporti specializzati adeguati, che vengono forniti nel contesto dell'OA

II.a definizione (rilievo alle caratteristiche evolutive dell'OA) L'OA può essere vista come un'estensione dei sistemi informatizzati aziendali, come un processo in via di sviluppo che richiede interventi sia informatici, sia organizzativi sugli utenti clienti (oggetto dell'OA) e sui partecipanti (soggetto dell'OA) La tecnologia che supporta questo processo è una tecnologia in evoluzione, raggruppabile in tre categorie: informatica, macchine per l'ufficio, telecomunicazioni

III.a definizione (focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle attività d'ufficio) L'automazione del lavoro d'ufficio interviene sul lavoro delle persone che sono oggetto dell'organizzazione Si distinguono i tre tipi di lavoro d'ufficio: manageriale professionale impiegatizio

III.a definizione (focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle attività d'ufficio) L'OA interviene sulle modalità di lavoro per alleggerire le persone, migliorare i risultati ed estendere la programmazione ed il controllo, perseguendo obiettivi aziendali ed individuali: efficienza nell'impiego delle risorse (azienda) motivazione delle persone (persone)

III.a definizione (focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle attività d'ufficio) La tecnologia, con le opportunità che offre, influenza le persone, le persone, attraverso le proprie aspettative, utilizzano ed evolvono la tecnologia: l'intervento organizzativo modella quindi la mutua influenza tra tecnologia e persone.

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