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1 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Empoli 13 Novembre 2015 Un nuovo metodo di lavoro: «Il Documento Elettronico»

2 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it I costi di stampa di un’azienda sono calcolati tra l’1% ed il 3% del fatturato L’aumento senza controllo delle stampe significa più carta, più toner, più inchiostro L’aumento dei tempi di inattività (print downtime) impatta sulla produttività di tutti i settori aziendali Documenti sensibili e riservati devono essere trattati come tali senza rischio di visibilità a terzi Sono argomenti che suonano familiari? Non ci avevate mai pensato ? Analizziamo questi semplici dati

3 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Non sono un prodotto, un pacchetto già pronto all’uso, ma qualcosa che nasce dalla professionalità e consulenza di un valido partner come System Line, che può individuare nella vostra struttura le criticità nella gestione delle stampanti/multifunzioni e nella gestione documentale, dalla sua archiviazione fino alla stampa finale. Apriti ad un nuovo mondo, un nuovo modo di vedere, il risultato finale sarà visibile Il Team “PPP Office Solution”

4 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Forse non tutti sanno che : Il 70% delle Aziende non sa quanto spende per la stampa. Il 60% di tutte le stampanti a colori è (ancora) a getto d’inchiostro Il 20% del tempo degli impiegati è usato per gestire i documenti Il 7% dei documenti non si trova più L’80% dei documenti archiviati non viene mai utilizzato : la maggior parte degli addetti ne ignora l’esistenza e quindi ne crea una copia Consulenza Analizzare i dati, capire i flussi di lavoro, permette di ottimizzare il risultato, aumentare le prestazioni e soprattutto ridurre i costi economici e ambientali. Dati: Infosource

5 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Il processo di analisi e ottimizzazione dei costi proposto da System Line consiste nella realizzazione di un progetto condiviso tagliato su misura per la vostra Azienda, strutturato in report e presentazioni dove vengono evidenziate le aree di miglioramento. L’obiettivo del progetto è: Apportare maggiore efficienza Qualità Risparmi Analisi Flussi e Costi

6 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Nel momento in cui si stabilisce un incarico per analisi e ottimizzazione dei costi, è necessario creare un team composto da specialisti System Line e personale dell’Azienda per facilitare il recupero delle informazioni e l’identificazione dei referenti. Prima di tutto è necessario stabilire e comprendere quali saranno gli obiettivi generali e le priorità del progetto. FASE 1 – Identificazione degli obiettivi Fasi di lavoro In questa fase è necessario: individuare e categorizzare gli attuali dispositivi, valutare i volumi di stampa, copie e scansione, l’efficienza dei processi legati alla produzione e gestione dei documenti, individuare i servizi utili e rendere più efficace l’impiego delle risorse. Procedure da attuare: Identificare e razionalizzare i dispositivi, identificare i driver di costo e opportunità di miglioramento. Per Ottenere: utilizzo di un approccio bilanciato per il dislocamento di singoli dispositivi e multifunzione. Gestire e monitorare i volumi di stampa, copia e fax per migliorare efficienza e produttività. Utilizzo efficiente e controllato delle periferiche a colori. FASE 2 – Analisi dello stato attuale A seguito della raccolta dei dati realizzata nella fase precedente, viene effettuato uno studio basato sullo stato attuale del cliente e sulle possibilità di miglioramento. Tutti gli strumenti software utilizzati per stimare i costi attuali si basano, laddove possibile, sulle reali spese sostenute per i costi di stampa e copia oppure su dati statistici medi generali in automatico. Il risultato finale di questa operazione è un progetto dove vengono evidenziati, aiutandosi con planimetrie e grafici dettagliati, tutti gli interventi e le procedure previste per ottimizzare i costi e la dislocazione delle apparecchiature, e proposte soluzioni integrate per l’automatizzazione della gestione dei documenti. FASE 3 – Presentazione Proposta/Progetto A seguito dell’accettazione della proposta di soluzione da parte del cliente, si entra nella fase di razionalizzazione e implementazione dei sistemi di stampa e soluzioni di gestione documentale. Questa fase prevede anche sessioni formative per istruire gli utenti sulle nuove funzioni e processi identificati nel progetto, per garantire l’utilizzo ottimale delle attrezzature e una maggiore soddisfazione degli utenti stessi. Sarà inoltre cura degli specialisti System Line affiancare i responsabili IT dell’Azienda per l’eventuale implementazione del software di controllo e gestione delle periferiche. FASE 4 – Installazione

7 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Nel momento in cui si stabilisce un incarico per analisi e ottimizzazione dei costi, è necessario creare un team composto da specialisti System Line e personale dell’Azienda per facilitare il recupero delle informazioni e l’identificazione dei referenti. Prima di tutto è necessario stabilire e comprendere quali saranno gli obiettivi generali e le priorità del progetto, ad esempio: FASE 1 – Identificazione degli obiettivi Riduzione di costi in % Miglioramento infrastruttura di stampa e gestione documentale Attività automatizzate e processi semplificati Aumento della produttività ed efficienza dei cicli di lavoro Utilizzo efficiente e controllato dei dispositivi

8 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it In questa fase è necessario: individuare e categorizzare gli attuali dispositivi valutare i volumi di stampa, copie e scansione l’efficienza dei processi legati alla produzione e gestione dei documenti individuare i servizi utili rendere più efficace l’impiego delle risorse Procedure da attuare: identificare e razionalizzare i dispositivi identificare i driver di costo e opportunità di miglioramento Per ottenere: utilizzo di un approccio bilanciato per il dislocamento di singoli dispositivi e multifunzione gestire e monitorare i volumi di stampa, copia e fax per migliorare efficienza e produttività utilizzo efficiente e controllato delle periferiche a colori e b/n FASE 2 – Analisi dello stato attuale

9 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Viene effettuato uno studio sullo stato attuale e sulle possibilità di miglioramento. Tutti gli strumenti software utilizzati per stimare i costi attuali si basano, dove possibile: sulle reali spese sostenute per i costi di stampa e copia oppure su dati statistici medi generali in automatico Il risultato finale di questa operazione è un progetto dove vengono evidenziati tutti gli interventi e le procedure previste per ottimizzare i costi e la dislocazione delle apparecchiature aiutandosi con planimetrie e grafici dettagliati,vengono proposte soluzioni integrate per l’automatizzazione della gestione dei documenti. FASE 3 – Presentazione Proposta/Progetto

10 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it A seguito dell’accettazione della proposta di soluzione da parte del cliente, si entra nella fase di razionalizzazione e implementazione dei sistemi di stampa e soluzioni di gestione documentale. Questa fase prevede anche sessioni formative per: istruire gli utenti sulle nuove funzioni e processi identificati nel progetto garantire l’utilizzo ottimale delle attrezzature soluzione sulle problematiche quotidiane Sarà inoltre cura degli specialisti System Line affiancare i responsabili IT dell’Azienda per l’eventuale installazione del software di controllo e gestione delle periferiche. FASE 4 – Installazione

11 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Nonostante che System Line abbia raggiunto un parco di oltre 3.000 clienti e di 2.000 multifunzione installate, l’approccio con il cliente è sempre di massima attenzione. Ogni richiesta è vagliata nei minimi dettagli per capire le reali necessità. Perché ogni Azienda ha le sue esigenze, le sue logiche operative che la rendono unica. System Line affronta le richieste dei propri clienti, prima di fare qualsiasi proposta, occorre conoscere chi si ha di fronte, lo stato attuale, le esigenze e le aspettative. Solo dopo una prima analisi di questi dati è possibile passare ad un’offerta vera e propria. PROGETTI SU MISURA – PPP (Pay Per Page) Se non si percorrono queste «strade» significa solo offrire una scatola senza sostanza e nessun valore!

12 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Quanto stampa il cliente…….? Come e cosa stampa…………..? Stampa più a colori o in b/n..? Stampa più in A4 o in A3…….? Ognuna di queste voci, ed altre ancora, offrono il quadro chiaro e preciso di quello che realmente serve al cliente. System Line non offre la quantità, ma la Qualità! Incontriamoci, parliamone, analizziamo e poi…..Vediamo ! Vediamo di cosa hai realmente bisogno…. Vediamo che tipo di soluzione è più adatta alla tua Azienda… Vediamo quale multifunzione risponde alle tue caratteristiche… Vediamo in quale modo iniziare…… assieme, passo dopo passo System Line ti affiancherà

13 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Da sempre le macchine sono state create per aiutare l’essere umano nello svolgimento della propria attività, in maniera sempre più veloce e semplice. Le Multifunzioni non sono da meno! Nella grande maggioranza dei casi però sono viste solo come fotocopiatrici o stampanti, per qualcuno come scanner, ma niente di più. System Line vuole aiutarti a scoprire tutto il potenziale nascosto, che può risolvere innumerevoli problematiche presenti nel flusso del lavoro della tua azienda. Ottimizzare i Processi

14 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it CHE COSA E’ UNA MULTIFUNZIONE ? Il 100% degli utenti sa che “fa le copie” L’ 85% “sa che stampa” Il 50% conosce la funzione “Scan to email o Scan to Folder” Solo il 10% conosce funzioni come : stampa riservata, scansione in fronte-retro anche in formato A3, la funzione libretto, invio fax da PC, la fascicolazione elettronica, pinzatura senza punti, etc……. Multifunzione o Multisoluzione

15 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Controllare il proprio parco macchine, spesso può diventare un incubo! Ma quanto stampa? Manca il toner? E ancora ferma? Mancano i pezzi, quando vengono? Operazioni semplici, ma se non fatte con metodologia e tempistiche definite, rischiano di trasformarsi in fermi macchina con problemi sulla normale attività dell’Azienda. Secondo tutte le principali società di analisi di mercato, l’area della produzione di documenti è l’unica, tra tutte quelle legate all’IT, dove esistono ancora enormi spazi potenziali di riduzione di costi. Semplifica la Vita

16 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Disporre di un completo sistema di monitoraggio remoto e di gestione integrata ed automatizzata dei dati e degli allarmi relativi ai dispositivi di stampa è il sogno di ogni responsabile di azienda per evitare blocchi della produttività. Controllo completo in tempo reale del parco installato Eliminazione degli sprechi di consumabili per cattivo utilizzo, fine vita dei dispositivi, stock eccessivi, etc. Disponibilità di dati storici su volumi di stampa, movimentazione ed utilizzo dei materiali Disponibilità di tutti i dati storici per pianificare modifiche o revisioni del parco Nessun impatto sulla infrastruttura IT Esigenza e Soluzione Semplificazione del lavoro e migliorare le prestazioni è l’obiettivo di System Line che da oltre 40 anni lavora per la soddisfazione dei propri clienti!

17 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Snellire le problematiche gestionali legate al controllo delle proprie periferiche ed approvvigionamento dei consumabili Evitare fermi macchine per mancati controlli Riduzione dei costi energetici, forte diminuzione dei tempi del personale preposto alla gestione degli stessi Nessun inserimento di macchine nei cespiti per l’ammortamento e possibilità di scarico fiscale di tutte le fatture di servizi, con la formula del noleggio operativo Vantaggi

18 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Qualsiasi documento può essere elaborato ed archiviato in automatico lasciando alla multifunzione (ed i relativi software integrati) il compito di gestire tutte le fasi di lavorazione, guidando passo dopo passo tutti gli utenti coinvolti nel processo gestionale/decisionale. Un flusso di lavoro, una volta definito, non potrà subire “sviste” o “dimenticanze” perché tutto è programmato informaticamente. Ricordiamoci che un computer è molto più stupido di un essere umano, lui riconosce solo i numeri 0 ed 1, però li legge sempre e non dimentica mai

19 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it “Facile. Prendo un documento, lo scannerizzo e salvo il file in una cartella del mio computer o del server” Per molti il problema finisce qui, purtroppo è solo l’inizio dei problemi. Una corretta gestione documentale richiede metodologie ben più performanti. Demandare al singolo utente la definizione del nome del file, della cartella dove archiviare, già possono complicare il lavoro in fase di una successiva richiesta. Se tutta la struttura dati è demandata al solo nome del file è comprensibile che per rintracciare informazioni più dettagliate, magari presenti all’interno dei documenti, la ricerca di dati diventa un vero incubo. Anche in questo caso la tua multifunzione può risolvere il problema! Come avviene oggi la Gestione delle Informazioni

20 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it

21 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Attraverso varie soluzioni è possibile ottenere una gestione documentale dalla più semplice alla più complessa in termini di logiche di archiviazione, sicurezza, accesso dati, interazioni via web, etc. Non esiste “la soluzione”, ogni azienda ha le proprie esigenze e regole operative, per questo ci mettiamo a tua disposizione per una prima analisi, senza alcun impegno, per valutare quale flusso operativo e logica gestionale documentale può essere più idonea alle esigenze della tua azienda. Assieme possiamo trovare il giusto equilibrio Gestione Documentale

22 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Molti anni fa i Maya fecero la previsione che il 2012 sarebbe stata la fine del mondo, come pure Nostradamus disse : “Mille non più mille” riferendosi agli anni 2000. Probabilmente si riferivano al mondo del COPY così come lo avete conosciuto fino ad oggi. Insomma con System Line………. SUPERPOTERI !!!! Una Nuova Visione System Line sta portando una piccola rivoluzione che va oltre il semplice “TASTO COPIA” della vostra multifunzione. Non solo… La promuove a vero strumento centrale di tutta la documentazione aziendale sia come stampante, come copia, come fax, come sistema email o come archiviazione documentale.

23 Via Tosco-Romagnola, 40 50053 Empoli (FI) Tel. 0571 53.73.61 oppure 0571 72.329 Fax 0571 74.702 j.rossetti@system-line.it www.system-line.it Ringrazio tutti per l’attenzione e vi auguro buon proseguimento