Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007

Presentazione sul tema: "Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcript della presentazione:

1 Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nome società] presenta: Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook®  2007 Nota per l'istruttore: per informazioni dettagliate sulla personalizzazione di questo modello, vedere l'ultima diapositiva. Fare inoltre riferimento al testo aggiuntivo della lezione nel riquadro delle note di alcune diapositive. Tutte le novità

2 Sommario del corso Panoramica: La nuova versione di Outlook
Lezione 1: Novità principali Lezione 2: Trovare i comandi di uso comune Lezione 3: Inviare e ricevere allegati e immagini Ogni lezione include un elenco di attività consigliate e alcune domande di verifica. Tutte le novità

3 Panoramica: La nuova versione di Outlook
È disponibile una nuova versione di Outlook. La nuova versione offre un aspetto completamente rinnovato e nuove funzionalità. Queste novità non comportano tuttavia tempi eccessivi di apprendimento del nuovo programma. Al contrario, la nuova struttura e le nuove funzionalità garantiscono efficienza e semplicità maggiori nello svolgimento delle attività eseguite quotidianamente in Outlook. Tutte le novità

4 Obiettivi del corso Esplorare Outlook 2007, acquisire familiarità con le modifiche e comprenderne i motivi. Trovare i comandi sulla barra multifunzione ed effettuare le normali attività quotidiane, come leggere e inviare messaggi di posta elettronica, gestire appuntamenti e riunioni nonché utilizzare i contatti. Inviare e ricevere immagini e allegati. Assicurarsi che i destinatari possano aprire allegati nei nuovi formati della versione Microsoft Office 2007. Tutte le novità

5 Lezione 1 Novità principali

6 Novità principali La prima volta che si crea un messaggio in Outlook 2007 o si apre un messaggio ricevuto, viene visualizzata la barra multifunzione. Si tratta dell'area superiore della finestra. Il nuovo aspetto di Outlook è determinato in particolare dalla barra multifunzione, che costituisce una delle novità più significative introdotte in Outlook. Acquisendo familiarità con il programma, si noterà che non si tratta solo di una novità visiva, ma che la barra multifunzione consente di eseguire qualsiasi operazione in modo più semplice e con un numero minore di passaggi. Le modifiche principali non riguardano solo la barra multifunzione. Molte altre caratteristiche e funzionalità garantiscono semplicità e rapidità di utilizzo maggiori. Le novità includono la barra Da fare, nuove modalità di esplorazione del calendario e un nuovo formato per i contatti. Nota: per ulteriori informazioni su tutte le nuove funzionalità di Outlook o sulle differenze tra le versioni precedenti del programma e quella attuale, leggere la Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, che contiene un elenco di risorse aggiuntive. Tutte le novità

7 Introduzione alla barra multifunzione
Nuovo messaggio di posta elettronica. La barra multifunzione viene visualizzata nella parte superiore della finestra. La barra multifunzione è visibile ogni volta che si crea o modifica un elemento di Outlook. Prima di introdurre il nuovo sistema, Microsoft ha compiuto un'attenta ricerca sulle modalità di utilizzo dei comandi di Outlook da parte degli utenti. In base ai risultati della ricerca, è stata conferita maggiore evidenza ad alcuni comandi di Outlook mentre i comandi più comuni sono stati visualizzati e raggruppati in modo da semplificarne l'individuazione e l'utilizzo. In particolare, la barra multifunzione viene visualizzata quando si creano o modificano messaggi di posta elettronica, elementi del calendario, contatti, attività o voci del diario. Nota: se si è già utilizzato Microsoft Office Word 2007, la barra multifunzione per i messaggi di Outlook risulterà familiare. Poiché l'editor di Outlook 2007 si basa su Word 2007, molti dei comandi e delle opzioni disponibili in Word saranno disponibili anche in Outlook durante la creazione di messaggi. Tutte le novità

8 Panoramica dettagliata della barra multifunzione
Per semplificare l'apprendimento dell'utilizzo della barra multifunzione, di seguito vengono fornite alcune informazioni sulla disposizione di base degli elementi della barra. Schede: la barra multifunzione è composta da diverse schede, ognuna correlata a tipi specifici di operazioni effettuate in Outlook. Gruppi: ogni scheda contiene diversi gruppi in cui vengono raggruppati elementi correlati. Comandi: un comando è un pulsante, una casella per l'immissione di informazioni o un menu. Schede: le schede contengono i comandi e i pulsanti già utilizzati nelle versioni precedenti. Nella figura è illustrata la scheda Messaggio. Gruppi: Testo base, illustrato nella figura, è un gruppo. Comandi: il pulsante Grassetto e l'elenco Tipo di carattere, nella figura è selezionato il tipo di carattere Calibri, sono comandi. I comandi più utilizzati, ad esempio Incolla, sono associati a pulsanti di dimensioni maggiori. Tutte le novità

9 Nella barra multifunzione vengono visualizzati gli elementi necessari
Come già illustrato, la barra multifunzione viene visualizzata quando si effettuano operazioni specifiche, ad esempio la creazione di messaggi, voci del calendario o contatti. Nella barra multifunzione vengono visualizzati i comandi e le schede appropriati per l'operazione da effettuare. Di conseguenza, le schede visualizzate nella barra multifunzione variano a seconda dell'area di Outlook utilizzata. Tutte le novità

10 Nella barra multifunzione vengono visualizzati gli elementi necessari
Nella figura sono illustrate alcune delle differenze. In un nuovo messaggio vengono visualizzate le schede Messaggio e Opzioni. In un nuovo appuntamento viene visualizzata la scheda Appuntamento. In un nuovo contatto viene visualizzata la scheda Contatto. Le schede Messaggio e Opzioni contengono i gruppi e i comandi da utilizzare per comporre e inviare un messaggio. La scheda Appuntamento contiene gruppi e comandi specifici per l'utilizzo di una voce del calendario. La scheda Contatto contiene i gruppi e i comandi che consentono di mantenere aggiornate le informazioni sul contatto. Tutte le novità

11 Molte altre funzionalità da scoprire
Una piccola freccia nella parte inferiore di un gruppo indica la disponibilità di elementi aggiuntivi rispetto a quelli visualizzati. Questo pulsante   è denominato pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo. Nella figura viene mostrato come, per visualizzare un elenco completo di opzioni relative ai tipi di carattere, sia necessario fare clic sulla freccia accanto al gruppo Testo base nella scheda Messaggio di un nuovo messaggio di posta elettronica. Tutte le novità

12 Barra di formattazione rapida
La barra di formattazione rapida consente di accedere rapidamente ai comandi di formattazione esattamente nel punto in cui sono necessari, ovvero nel corpo di un messaggio di posta elettronica. Nella figura è illustrato il funzionamento della barra: Selezionare il testo trascinando il mouse, quindi posizionare il puntatore sulla selezione. La barra di formattazione rapida verrà visualizzata con un effetto di dissolvenza. Se si posiziona il puntatore del mouse sulla barra, questa viene attivata ed è possibile fare clic su un'opzione di formattazione. Tutte le novità

13 Barra di accesso rapido
La barra di accesso rapido è una piccola barra degli strumenti visualizzata al di sopra della barra multifunzione. La barra di accesso rapido rende immediatamente disponibili i comandi necessari e utilizzati con maggiore frequenza. La caratteristica più interessante della barra di accesso rapido è che consente di visualizzare i comandi preferiti dell'utente. È infatti possibile aggiungere i comandi preferiti con un semplice clic del mouse. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, è inclusa la procedura dettagliata per l'aggiunta di comandi alla barra di accesso rapido. Tutte le novità

14 Barra di accesso rapido
In funzione dell'area di Outlook in uso, verranno visualizzate e utilizzate barre di accesso rapido diverse. Le personalizzazioni della barra di accesso rapido per i messaggi da inviare, ad esempio, non sono presenti nella barra di accesso rapido per i contatti.  Tutte le novità

15 Tasti di scelta rapida Se si utilizzano tasti di scelta rapida anziché il mouse o un'altra periferica di puntamento, si noterà che alcuni tasti di scelta rapida sono rimasti invariati, mentre altri sono stati modificati. Poiché l'introduzione della barra multifunzione ha comportato la modifica della posizione dei comandi, i tasti di scelta rapida che utilizzano ALT risulteranno probabilmente diversi da quelli delle versioni precedenti. Tutte le novità

16 Tasti di scelta rapida Se si utilizzano tasti di scelta rapida anziché il mouse o un'altra periferica di puntamento, si noterà che alcuni tasti di scelta rapida sono rimasti invariati, mentre altri sono stati modificati. Per semplificare le operazioni: Note   La maggior parte dei tasti di scelta rapida che utilizzano CTRL, ad esempio CTRL+N per Nuovo, CTRL+C per Copia e CTRL+V per Incolla, è rimasta invariata. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono disponibili riferimenti a ulteriori informazioni sull'utilizzo della tastiera per accedere a menu e comandi. Premere innanzitutto ALT. Premere il tasto indicato per visualizzare la scheda corretta, quindi premere la lettera corrispondente al comando desiderato. Tutte le novità

17 Opzioni disponibili In Outlook sono disponibili molte opzioni per modificare l'aspetto e il funzionamento del programma. Le modalità per accedere a queste opzioni del programma sono rimaste invariate. Come illustrato nella figura, è ancora necessario scegliere Opzioni dal menu Strumenti nella finestra principale di Outlook e utilizzare la finestra di dialogo Opzioni . Esempi di opzioni del programma comprendono l'ora promemoria standard per gli appuntamenti e la posizione predefinita per il salvataggio dei messaggi inviati. Alcune caratteristiche delle opzioni sono state modificate. Queste modifiche vengono descritte nella sezione successiva. Tutte le novità

18 Ulteriori informazioni sulle opzioni
È possibile impostare le opzioni di Outlook da più posizioni diverse. Opzioni per la composizione dei messaggi di posta elettronica Se si desidera modificare le impostazioni per la composizione dei messaggi di posta elettronica, ad esempio se si desidera non ignorare le parole in maiuscolo durante il controllo ortografico, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Opzioni editor. Tutte le novità

19 Ulteriori informazioni sulle opzioni
È possibile impostare le opzioni di Outlook da più posizioni diverse. Creare innanzitutto un messaggio, quindi effettuare le seguenti operazioni: Nota: alcune impostazioni, ad esempio quelle configurate nell'area Personalizzazione della finestra Opzioni editor, sono condivise da tutti i programmi di Office System La maggior parte delle modifiche apportate nella finestra Opzioni editor, tuttavia, verrà applicata solo a Outlook. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Fare clic su Opzioni editor. Tutte le novità

20 Ulteriori informazioni sulle opzioni
È possibile impostare le opzioni di Outlook da più posizioni diverse. Opzioni per l'invio dei messaggi di posta elettronica È possibile, ad esempio, determinare il formato del messaggio in uscita scegliendo tra testo normale, HTML o RTF. È inoltre possibile specificare se mantenere o meno una copia di un messaggio e modificarne la posizione di archiviazione. Quando si invia un messaggio di posta elettronica, è possibile determinare la modalità di invio del messaggio. Per impostare queste opzioni, è necessario utilizzare le schede disponibili nella barra multifunzione per il messaggio aperto. Tutte le novità

21 Ulteriore novità: barra Da fare
Posizionata all'estremità sinistra della finestra, la barra Da fare viene visualizzata ogni volta che si utilizza Outlook. La barra Da fare è utile per tenere traccia di attività e appuntamenti in scadenza. È possibile visualizzare la barra Da fare ogni volta che si utilizza la posta elettronica, il calendario, i contatti e così via. Tutte le novità

22 Ulteriore novità: barra Da fare
Posizionata all'estremità sinistra della finestra, la barra Da fare viene visualizzata ogni volta che si utilizza Outlook. Nella figura sono indicati alcuni degli elementi principali della barra: Selezione data Appuntamenti del calendario in scadenza Uno strumento in cui immettere le nuove attività digitandole Elenco delle attività Tutte le novità

23 Nuovo aspetto del calendario
La nuova struttura del calendario di Outlook semplifica la visualizzazione e l'apprendimento dei diversi elementi. Anche l'esplorazione risulta più semplice. Nella figura sono illustrati alcuni esempi: I pulsanti di dimensioni maggiori rendono più veloce il passaggio dalla visualizzazione giornaliera alla visualizzazione settimanale e mensile e viceversa. I pulsanti Indietro e Avanti consentono di passare rapidamente al giorno, alla settimana o al mese precedente o successivo nel calendario. Tutte le novità

24 Nuovo aspetto del calendario
La nuova struttura del calendario di Outlook semplifica la visualizzazione e l'apprendimento dei diversi elementi. Anche l'esplorazione risulta più semplice. Nella figura sono illustrati alcuni esempi: Nell'area Attività gli elementi completati vengono visualizzati come testo barrato e restano associati al giorno specifico. Le attività non contrassegnate come completate vengono automaticamente spostate al giorno successivo, fino al completamento. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono disponibili ulteriori informazioni sul calendario di Outlook. Un'altra novità è costituita dall'area Attività , in cui sono visualizzate le attività correnti e in scadenza e che consente di tenere traccia dei risultati. Tutte le novità

25 Nuovo aspetto per i contatti
Le funzionalità relative ai biglietti da visita elettronici di Outlook semplificano la visualizzazione e la condivisione dei contatti. Il nuovo aspetto per i contatti risulterà immediatamente evidente facendo clic su Contatti per passare all'area corrispondente di Outlook. È possibile inviare biglietti da visita elettronici per posta elettronica e includere il proprio nella firma del messaggio di posta elettronica. Tutte le novità

26 Nuovo aspetto per i contatti
Si noti inoltre che nella figura il riquadro di spostamento è compresso per consentire una visualizzazione più ampia del riquadro Contatti. È possibile comprimere il riquadro di spostamento da qualsiasi area di Outlook facendo clic sul pulsante Comprimi il riquadro di spostamento.  Suggerimento: si noti inoltre che nella figura il riquadro di spostamento è compresso per consentire una visualizzazione più ampia del riquadro Contatti. È possibile comprimere il riquadro di spostamento da qualsiasi area di Outlook facendo clic sul pulsante Comprimi il riquadro di spostamento. Tutte le novità

27 Suggerimenti per l'esercitazione
Creare un messaggio ed esaminare la barra multifunzione. Utilizzare la barra di formattazione rapida, il pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo e aggiungere un comando alla barra di accesso rapido. Aprire un messaggio ed esaminare la barra multifunzione per un messaggio ricevuto. Impostare le opzioni del programma, dell'editor di posta elettronica e del messaggio di posta elettronica. Utilizzare i tasti di scelta rapida. Esplorare e provare a personalizzare la barra Da fare. Esplorare il calendario ed esaminare i contatti nella nuova visualizzazione Biglietti da visita (facoltativo). Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, è possibile fare clic sul collegamento nella diapositiva per accedere a un'esercitazione in linea, in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione. Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Tutte le novità

28 Test 1, domanda 1 La barra multifunzione presenta lo stesso aspetto sia nei messaggi di posta elettronica nuovi sia in quelli ricevuti. Scegliere una sola risposta. Vero. Falso. Tutte le novità

29 Test 1, domanda 1: Risposta
Falso. Gli elementi disponibili nella barra multifunzione differiscono poiché le esigenze di gestione di un nuovo messaggio e di un messaggio ricevuto sono diverse. Tutte le novità

30 Test 1, domanda 2 Si desidera esaminare il nuovo aspetto del calendario. Per rendere disponibile più spazio per la visualizzazione nella finestra di Outlook, quale delle seguenti operazioni è necessario effettuare in Outlook? Scegliere una sola risposta. Utilizzare i pulsanti in alto per nascondere i dettagli. Comprimere il riquadro di spostamento. Modificare le impostazioni di risoluzione dello schermo. Tutte le novità

31 Test 1, domanda 2: Risposta
Comprimere il riquadro di spostamento. Per comprimere il riquadro di spostamento in questa versione di Outlook, fare clic sul pulsante Comprimi il riquadro di spostamento. Tutte le novità

32 Test 1, domanda 3 Per accedere ai comandi della barra multifunzione utilizzando la tastiera, qual è il tasto da premere per primo? Scegliere una sola risposta. CTRL. ALT. MAIUSC. Tutte le novità

33 Test 1, domanda 3: Risposta
ALT. Premendo ALT verranno visualizzate le lettere utili per accedere ai comandi desiderati. Tutte le novità

34 Trovare i comandi di uso comune
Lezione 2 Trovare i comandi di uso comune

35 Trovare i comandi di uso comune
Nella lezione precedente è stato installato Outlook e sono state esaminate alcune delle differenze rispetto alle versioni precedenti. A questo punto è possibile iniziare a utilizzare effettivamente il programma. Si potrebbero nutrire dubbi sulla semplicità della nuova versione di Outlook per lo svolgimento delle normali attività eseguite nelle versioni precedenti. In questa lezione verrà dimostrato come questi dubbi siano infondati. Tutte le novità

36 Creare un nuovo messaggio
In questo passaggio verrà composto e inviato per la prima volta un messaggio di posta elettronica utilizzando la nuova versione di Outlook. Si noterà subito che alcune caratteristiche sono rimaste invariate. Innanzitutto, per iniziare, non è necessario disporre di nuove informazioni. Per avviare la composizione di un nuovo messaggio, è infatti possibile procedere come nelle versioni precedenti. In un nuovo messaggio acquisire innanzitutto familiarità con la barra multifunzione. La scheda Messaggio viene visualizzata nella parte superiore e include i comandi utilizzati più di frequente per la creazione e l'invio di un messaggio. Tutti i metodi precedenti per iniziare a utilizzare Outlook sono ancora validi: sia che si preferisca utilizzare il pulsante Nuovo che premere CTRL+N, sarà possibile aprire un nuovo messaggio procedendo come nelle versioni precedenti. Tutte le novità

37 Creare un nuovo messaggio
Utilizzo delle altre schede Se non si riesce a trovare un comando o un pulsante, è possibile che questo si trovi in un'altra scheda. Per inserire un'immagine in linea con il testo del messaggio e non come allegato separato, ad esempio, sarà necessario passare alla scheda Inserisci. Nota: benché non si tratti di una novità, è bene ricordare che certi gruppi e pulsanti saranno disponibili solo quando il cursore è posizionato nel corpo del messaggio di posta elettronica. I comandi di formattazione della scheda Testo base, ad esempio, non saranno disponibili se il cursore è posizionato nel campo A o Oggetto. Per utilizzare questi comandi, è necessario spostare il cursore nel corpo del messaggio. Tutte le novità

38 Utilizzare la Rubrica per aggiungere destinatari
La Rubrica può essere utilizzata per aggiungere nomi ai campi A, Cce Ccn. Il comando Rubrica è disponibile nella scheda Messaggio . Tutte le novità

39 Visualizzare o nascondere il campo Ccn
Se si preferisce digitare gli indirizzi di posta elettronica direttamente nelle caselle A e Cc, può rivelarsi utile sapere come visualizzare anche il campo Ccn per immettere nomi anche in questo campo. Nella figura è indicata la posizione del comando Mostra Ccn . Come illustrato nella figura, il comando è disponibile nella scheda Opzioni . È possibile utilizzare il campo Ccn (abbreviazione di "copia per conoscenza nascosta") per inviare messaggi senza rivelare i nomi dei destinatari gli uni agli altri. Questo metodo consente di rispettare la privacy degli utenti a cui viene inviato un messaggio di posta elettronica. Suggerimento: è possibile visualizzare o nascondere il campo Ccn in base alle esigenze aggiungendo il pulsante Mostra Ccn alla barra di accesso rapido. Non è necessario, tuttavia, attivare o disattivare il campo Ccn ogni volta che si invia un messaggio. Il campo Ccn non verrà visualizzato nel messaggio ricevuto anche se non è stato disattivato al momento dell'invio. Tutte le novità

40 Includere la firma È possibile utilizzare una firma di posta elettronica personale alla fine dei messaggi di Outlook. Quando si esegue l'aggiornamento a Outlook 2007, la firma utilizzata nelle versioni precedenti del programma continuerà a essere disponibile. Se in precedenza non si utilizzavano le firme, perché ritenute troppo complicate o troppo difficili da creare o individuare, la semplicità delle firme di Outlook 2007 si rivelerà una piacevole sorpresa. Tutte le novità

41 Includere la firma È possibile modificare firme esistenti o crearne di nuove, nonché impostare una firma predefinita. Fare innanzitutto clic sulla freccia visualizzata al di sotto del comando Firma. Nella figura sono illustrati i passaggi successivi: Se in precedenza sono state create firme, queste verranno visualizzate nell'elenco. Per creare nuove firme, impostare una firma predefinita o modificare firme esistenti, fare clic su Firme. Tutte le novità

42 Utilizzare contrassegni e promemoria
I contrassegni e i promemoria sono utili per ricordare le attività da eseguire. Per aggiungere un contrassegno, un promemoria o entrambi durante la creazione di un messaggio, fare innanzitutto clic su Completa nel gruppo Opzioni di un nuovo messaggio. Tutte le novità

43 Utilizzare contrassegni e promemoria
Comando Completa per uso personale Si supponga di inviare a un collega un messaggio in cui si comunica una riunione di aggiornamento per il giorno successivo. Per non dimenticare di eseguire un'attività, contrassegnare il messaggio per uso personale facendo clic su Completa , quindi su Domani. Il messaggio verrà contrassegnato e aggiunto all'Elenco Da fare in Attività . Il messaggio verrà inoltre visualizzato come elemento nella barra Da fare. Dopo l'invio, il messaggio viene spostato nella cartella Posta inviata. Tutte le novità

44 Utilizzare contrassegni e promemoria
Comando Completa per destinatari È inoltre possibile allegare un contrassegno per il completamento per i destinatari utilizzando il comando Contrassegna per destinatari, evidenziato nella figura. Prima di inviare il messaggio, specificare quando si desidera ricordare al destinatario di mettersi nuovamente in contatto. Come illustrato nella figura, il messaggio ricevuto includerà un contrassegno e l'icona raffigurante una campana. Se il messaggio è presente nella cassetta postale di Outlook, all'ora specificata verrà visualizzato un promemoria. L'icona raffigurante una campana indica al destinatario che il messaggio contiene un promemoria. Si noti che l'elemento non verrà aggiunto alla barra Da fare del destinatario. La creazione di un elenco di attività da svolgere costituisce infatti una scelta personale. Tutte le novità

45 Rispondere a un messaggio
L'utilizzo della posta elettronica non si limita al semplice invio di messaggi… …ma si estende anche alla ricezione e alla risposta. Quando si crea una risposta da un messaggio aperto, si utilizzano i pulsanti inclusi nel gruppo Rispondi della scheda Messaggio nella barra multifunzione. Come si noterà, gli elementi visualizzati nella barra multifunzione per un messaggio ricevuto sono diversi da quelli disponibili per un nuovo messaggio di posta. Tutte le novità

46 Richiamare un messaggio
Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante. Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia. Se si utilizza Microsoft Exchange Server per la posta elettronica, è possibile richiamare il messaggio appena inviato. Se si agisce prima che il destinatario legga il messaggio, sarà possibile inviarne una versione corretta, evitando possibili motivi di imbarazzo. Tutte le novità

47 Richiamare un messaggio
Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante. Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia. Effettuare le seguenti operazioni: Nel riquadro di spostamento selezionare Posta inviata per passare alla cartella. Nella cartella Posta inviata fare doppio clic sul messaggio che si desidera richiamare per aprirlo. Tutte le novità

48 Richiamare un messaggio
Si supponga che subito dopo avere inviato un messaggio ci si accorga dell'inesattezza di un dettaglio importante. Un messaggio relativo ai risultati di una riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio, potrebbe contenere un grave errore di ortografia. Effettuare le seguenti operazioni: Nota: se il comando Richiama il messaggio non è visualizzato, è probabile che non si stia utilizzando Microsoft Exchange Server per la posta elettronica. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono disponibili ulteriori informazioni su come verificare questo aspetto. Nel messaggio aperto fare clic su Altre azioni nel gruppo Azioni , quindi fare clic su Richiama il messaggio. Tutte le novità

49 Organizzare il tempo e ricordarsi delle attività da eseguire
Outlook non è solo un programma di gestione della posta elettronica. È anche un'applicazione che consente di organizzare il proprio tempo tramite il calendario. Quando si crea o si apre un elemento del calendario, nella barra multifunzione vengono visualizzati i gruppi e i comandi necessari per la gestione del tempo. Tutte le novità

50 Organizzare il tempo e ricordarsi delle attività da eseguire
Quando si crea un tipo qualsiasi di elemento del calendario, viene automaticamente impostato un promemoria. Per modificare l'ora del promemoria per un appuntamento: Nota: la modalità di impostazione dei promemoria predefiniti per tutti gli appuntamenti è rimasta invariata. Per effettuare questa operazione è ancora necessario scegliere Opzioni dal menu Strumenti nella finestra principale di Outlook, quindi impostare il periodo di tempo predefinito nella scheda Preferenze in Calendario. Nella scheda Appuntamento fare clic sulla freccia per aprire l'elenco Promemoria , quindi selezionare un periodo di tempo. Dopo avere apportato la modifica, fare clic su Salva e chiudi all'estremità sinistra della barra multifunzione. Tutte le novità

51 Convocare una riunione e invitare altri utenti
Un appuntamento è un elemento personale. Quando sono coinvolti altri utenti, è necessario creare una riunione. Nella scheda Appuntamento fare clic su Invita partecipanti. Verranno visualizzati un pulsante e una casella A. Digitare i nomi direttamente nella casella oppure fare clic sul pulsante A per aggiungere i partecipanti selezionandoli in un elenco. Tutte le novità

52 Convocare una riunione e invitare altri utenti
Un appuntamento è un elemento personale. Quando sono coinvolti altri utenti, è necessario creare una riunione. Dopo avere immesso tutti i dettagli relativi alla riunione, fare clic su Invia per inviare la convocazione agli altri partecipanti alla riunione. Tutte le novità

53 Utilizzare un contatto
Quando si apre o si modifica un contatto, si utilizzano i pulsanti inclusi nel gruppo Mostra per visualizzare o nascondere ulteriori informazioni su un contatto. Se, ad esempio, si desidera annotare il compleanno o l'anniversario di un contatto, fare clic sul pulsante Dettagli , quindi selezionare la data appropriata accanto a Compleanno o Anniversario. Per modificare il biglietto da visita elettronico di un contatto, fare clic sul pulsante Modifica biglietto da visita nella scheda Contatto. Tutte le novità

54 Suggerimenti per l'esercitazione
Utilizzare la Rubrica e il campo Ccn. Controllare l'ortografia e la grammatica. Visualizzare le firme. Aggiungere un contrassegno per il completamento. Rispondere a un messaggio e richiamare un messaggio (facoltativo). Pianificare un appuntamento e impostare un promemoria. Creare un nuovo contatto. Modificare un biglietto da visita. Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, è possibile fare clic sul collegamento nella diapositiva per accedere a un'esercitazione in linea, in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione. Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Tutte le novità

55 Test 2, domanda 1 Per creare un nuovo messaggio, è necessario utilizzare la barra multifunzione. Scegliere una sola risposta. Vero. Falso. Tutte le novità

56 Test 2, domanda 1: Risposta
Falso. La creazione di un messaggio viene effettuata come nelle versioni precedenti. Tutte le novità

57 Test 2, domanda 2 Quale tra i seguenti elementi consente di visualizzare o nascondere rapidamente il campo Ccn in un messaggio? Scegliere una sola risposta. La Rubrica. La barra di accesso rapido. Il pulsante Mostra Ccn nella scheda Opzioni. Tutte le novità

58 Test 2, domanda 2: Risposta
Il pulsante Mostra Ccn nella scheda Opzioni. Nella lezione precedente è stato illustrato come in Outlook siano disponibili numerose opzioni. Per accedere al pulsante, è necessario utilizzare una scheda specifica per le opzioni dei messaggi, ovvero la scheda Opzioni. Tutte le novità

59 Test 2, domanda 3 È stato appena inviato un messaggio contenente un grave errore di ortografia e si desidera richiamarlo. Qual è la prima operazione da effettuare, tenendo conto che non si sta utilizzando Microsoft Exchange Server? Scegliere una sola risposta. Nella finestra principale di Outlook scegliere Richiama il messaggio dal menu Azioni. Individuare e aprire il messaggio nella cartella Posta inviata. Individuare e selezionare il messaggio nella cartella Posta inviata. Tutte le novità

60 Test 2, domanda 3: Risposta
Individuare e aprire il messaggio nella cartella Posta inviata. Aprire il messaggio nella cartella Posta inviata e utilizzare un comando specifico della barra multifunzione: fare clic su Altre azioni nel gruppo Azioni, quindi fare clic su Richiama il messaggio. Tutte le novità

61 Inviare e ricevere allegati e immagini
Lezione 3 Inviare e ricevere allegati e immagini

62 Inviare e ricevere allegati e immagini
L'invio e la ricezione di file allegati in Outlook sono operazioni semplici da eseguire e in alcuni casi sono state semplificate rispetto alle versioni precedenti. Di seguito vengono illustrate le modifiche. Quando si ricevono immagini o file di Microsoft Office in allegato, è possibile utilizzare il visualizzatore anteprima allegati per visualizzare in anteprima gli allegati direttamente nel riquadro di lettura di Outlook. In caso di immagini allegate, la barra multifunzione consente di inviarle esattamente nel modo desiderato. Tutte le novità

63 Inserire un allegato L'aggiunta di un'immagine o di un documento allegato a un messaggio è più semplice che mai. Come in precedenza, è innanzitutto necessario creare un nuovo messaggio. Utilizzare quindi il comando Allega file sulla barra multifunzione. Tutte le novità

64 Inserire un allegato Posizione del comando Allega file
Poiché l'aggiunta di un allegato rappresenta un'attività comune, il comando Allega file è disponibile sia nella scheda Messaggio sia nella scheda Inserisci. Nella figura il comando è disponibile nella scheda Inserisci. Tutte le novità

65 Inserire un allegato Non tutti gli elementi possono essere allegati
Alcuni tipi di file allegati vengono bloccati in Outlook. Questo comportamento è rimasto invariato rispetto alle versioni precedenti. Alcuni tipi di file precedentemente bloccati, tuttavia, sono ora consentiti, mentre nuovi tipi di file sono stati aggiunti all'elenco degli elementi bloccati. Per visualizzare un elenco completo dei tipi di file bloccati e ottenere ulteriori informazioni su come evitare il blocco dei file allegati, vedere l'articolo relativo agli allegati bloccati in Outlook. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, è incluso il collegamento a questo articolo. Tutte le novità

66 Inserire un'immagine in linea con il testo
In Outlook inserire immagini nel corpo dei messaggi di posta elettronica anziché come file allegati separati è un'operazione semplice. A tale scopo: Nota: l'immagine inserita nel messaggio viene aggiunta come oggetto incorporato, ovvero come parte del testo del messaggio. Per visualizzare l'immagine, i destinatari devono essere abilitati alla ricezione di messaggi HTML o RTF. Fare clic su Immagine nella scheda Inserisci. Come illustrato nella figura, verrà visualizzata un'immagine nel corpo del messaggio. Tutte le novità

67 Visualizzare e nascondere le schede
La spiegazione delle opzioni relative alle immagini offre l'opportunità di illustrare un'altra caratteristica della barra multifunzione: Alcune schede vengono visualizzate solo durante l'esecuzione di attività specifiche. Ad esempio: Se si fa clic al di fuori dell'immagine, la scheda Strumenti immagini non verrà più visualizzata. Si potrà osservare un comportamento analogo anche se nel messaggio vengono inseriti grafici, disegni o tabelle. Selezionare l'immagine inserita in un messaggio… …Verrà visualizzata la scheda Strumenti immagine nella barra multifunzione. La scheda Formato contiene comandi che è possibile utilizzare per modificare l'immagine prima di inviarla. Tutte le novità

68 Visualizzare in anteprima gli allegati prima di aprirli
La ricezione degli allegati in Outlook 2007 avviene esattamente come nelle versioni precedenti. Nella nuova versione è inoltre possibile visualizzare in anteprima alcuni file allegati direttamente dal riquadro di lettura. Si supponga di ricevere da un utente due diagrammi di Microsoft Office Visio ® come allegati, ma di voler esaminare solo quello che raffigura la nuova aula di formazione dell'edificio. È possibile scegliere rapidamente quale file aprire o salvare sul disco rigido. Tutte le novità

69 Visualizzare in anteprima gli allegati prima di aprirli
Come illustrato nella figura, la visualizzazione in anteprima degli allegati può rivelarsi un'utile soluzione. La visualizzazione in anteprima degli allegati consente all'utente di visualizzare alcuni tipi di file direttamente nel riquadro di lettura di Outlook. È possibile eseguire questa operazione senza necessariamente aprire i file allegati. Per visualizzare in anteprima un allegato, fare clic sulla relativa icona. L'anteprima dell'allegato verrà visualizzata nel riquadro di lettura. Dopo avere determinato quale allegato si desidera aprire e salvare, è possibile procedere facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'icona corrispondente. Nota: per garantire la protezione del computer, il codice incorporato negli allegati viene disattivato durante la visualizzazione in anteprima. Tutte le novità

70 Modalità di ricezione degli allegati inviati
Quando si utilizza Outlook 2007, i destinatari ricevono i file allegati esattamente come nelle versioni precedenti. L'unica novità è costituita dal formato di file utilizzato da alcuni programmi di Office System 2007. Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare questo nuovo formato, che riduce le dimensioni dei file e ne garantisce la protezione. L'invio e la ricezione di file che utilizzano questi nuovi formati sono completamente supportati in Outlook. Di seguito vengono fornite ulteriori informazioni sui formati di file principali utilizzati dai programmi di Office System 2007: Microsoft Office Word 2007 utilizza file docx. Microsoft Office PowerPoint® 2007 utilizza file pptx. Microsoft Office Excel® 2007 utilizza file xlsx. Microsoft Office Access 2007 utilizza file accdb. Tutte le novità

71 Modalità di visualizzazione degli allegati inviati
Per inviare un file di Word 2007, Excel o PowerPoint a un utente che non dispone ancora di Office System 2007, sono disponibili due opzioni. È possibile salvare il file in formato prima di inviarlo. I colleghi che dispongono delle versioni comprese tra Microsoft Office 2000 e Microsoft Office 2003 potranno aprire, modificare e salvare i file in versione 2007 installando Microsoft Office Compatibility Pack per formati di file Word, Excel e PowerPoint 2007, offerto gratuitamente da Microsoft. Il pacchetto di compatibilità descritto nella seconda voce dell'elenco consente di aprire solo i file creati con i programmi di Office System È consigliabile limitare l'utilizzo di questo pacchetto agli utenti che sono a conoscenza di questa restrizione. Nota: è possibile inviare file accdb di Office Access 2007 come allegati, ma questi potranno essere aperti solo con Access Per ulteriori informazioni sui formati di file di Access 2007, vedere la Scheda di riferimento rapido accessibile tramite un collegamento alla fine del corso. Tutte le novità

72 Suggerimenti per l'esercitazione
Allegare un file a un messaggio e inviarlo a se stessi. Inserire un'immagine in linea con il testo del messaggio. Visualizzare in anteprima un allegato. Verificare i visualizzatori anteprima installati nel computer (facoltativo). Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, è possibile fare clic sul collegamento nella diapositiva per accedere a un'esercitazione in linea, in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione. Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Tutte le novità

73 Test 3, domanda 1 Come si inserisce un'immagine in linea con il testo di un messaggio? Scegliere una sola risposta. Utilizzare il formato RTF. Utilizzare il comando File della scheda Inserisci. Utilizzare il comando Inserisci immagine da file della scheda Inserisci. Tutte le novità

74 Test 3, domanda 1: Risposta
Utilizzare il comando Inserisci immagine da file della scheda Inserisci. Tutte le novità

75 Test 3, domanda 2 Si è ricevuto un messaggio con due immagini JPEG allegate. Qual è il modo più rapido per determinare se salvare o meno gli allegati? Scegliere una sola risposta. Aprire il messaggio e fare doppio clic sull'icona di ogni allegato. Fare clic sulle icone degli allegati nel Riquadro di lettura. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona dell'allegato, quindi scegliere Apri. Tutte le novità

76 Test 3, domanda 2: Risposta
Fare clic sulle icone degli allegati nel Riquadro di lettura. Se si fa clic sulle icone degli allegati, è possibile visualizzare un'anteprima delle immagini, una alla volta, direttamente nel riquadro di lettura. Questo metodo può essere utilizzato anche per altri tipi di allegato, come, tra gli altri, presentazioni di PowerPoint, documenti di Word e cartelle di lavoro di Excel. Tutte le novità

77 Test 3, domanda 3 In molti programmi di Office 2007 viene utilizzato un nuovo formato di file. In che modo questo formato influisce su Outlook 2007? Scegliere una sola risposta. Quando si crea un nuovo messaggio di posta elettronica, viene utilizzato questo nuovo formato. Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare il nuovo formato. I file allegati vengono visualizzati in linea con il testo del messaggio di posta elettronica. Tutte le novità

78 Test 3, domanda 3: Risposta
Gli allegati inviati o ricevuti possono utilizzare il nuovo formato. L'invio e la ricezione di file nel nuovo formato sono completamente supportati in Outlook. Inoltre, se si collabora con utenti che non hanno ancora eseguito l'aggiornamento, è possibile scegliere tra numerose opzioni per la lettura di questi file. Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili nella Scheda di riferimento rapido accessibile tramite un collegamento alla fine del corso. Tutte le novità

79 Scheda di riferimento rapido
Per un riepilogo degli argomenti trattati in questo corso, visualizzare la Scheda di riferimento rapido. Tutte le novità

80 Utilizzo del modello In questo modello di Microsoft Office PowerPoint viene fornita un'introduzione agli aggiornamenti e ai vantaggi disponibili in Outlook Il suo contenuto è stato adattato per la presentazione a un gruppo da parte di un istruttore della società. Il contenuto di questo modello è tratto dal corso di formazione di Microsoft Office Online dal titolo “Tutte le novità di Outlook 2007". Caratteristiche del modello Diapositiva titolo: la prima diapositiva contiene un testo segnaposto sul quale digitare il nome della propria società. In alternativa, se non si desidera inserire queste informazioni, è possibile eliminare la casella di testo. Animazioni: alla presentazione sono applicati effetti di animazione personalizzati, che includono gli effetti di comparsa/scomparsa, stiramento, dissolvenza e scacchiera. Tutti gli effetti sono compatibili con le versioni precedenti fino a Microsoft PowerPoint Per modificarli, scegliere Animazione personalizzata dal menu Presentazione e agire sulle opzioni disponibili. Se questa presentazione contiene un'animazione Macromedia Flash: per riprodurre il file Flash, è necessario registrare un controllo Microsoft ActiveX®, denominato oggetto Shockwave Flash, sul computer. A tale scopo, scaricare la versione più recente di Macromedia Flash Player dal sito Web Macromedia. Transizioni diapositiva: alla presentazione è applicata la transizione Sfumato in nero. Se si desidera applicare una transizione diversa, scegliere Transizione diapositiva dal menu Presentazione e modificare le opzioni disponibili. Collegamenti ipertestuali al corso in linea: il modello include collegamenti alla versione in linea di questo corso di formazione. I collegamenti rimandano all'esercitazione pratica relativa a ogni lezione e alla Scheda di riferimento rapido pubblicata per questo corso. Importante: per visualizzare le esercitazioni è necessario disporre di PowerPoint In caso contrario, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione. Intestazioni e piè di pagina: il modello contiene un piè di pagina che indica il titolo del corso. È possibile modificare o rimuovere i piè di pagina nella finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina accessibile dal menu Visualizza. UTILIZZO DEL MODELLO Per informazioni dettagliate su questo modello, vedere il riquadro delle note o la pagina contenente tutte le note accessibile dalla scheda Visualizza.