Maggio 2013 Guida Training Tracking Tool Gestione partecipanti Training Tracking Tool.

Presentazione sul tema: "Maggio 2013 Guida Training Tracking Tool Gestione partecipanti Training Tracking Tool."— Transcript della presentazione:

1 Maggio 2013 Guida Training Tracking Tool Gestione partecipanti Training Tracking Tool

2 TTT Gestione partecipanti Index 1.Come iscrivi i partecipanti ad una sessione?Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 2.Come cancelli i partecipanti?Come cancelli i partecipanti? 3.Come ripianifichi i partecipanti?Come ripianifichi i partecipanti? 4.Come usi le funzionalità per la gestione della sessione?Come usi le funzionalità per la gestione della sessione? 4.1 Blocca/sblocca una sessioneBlocca/sblocca una sessione 4.2 Conferma corsoConferma corso 4.3 Follow upFollow up 4.4 Cancella CorsoCancella Corso

3 TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 1/3 I partecipanti possono essere iscritti in 2 momenti: 1.Quando crei una sessione Dopo avere completato tutti gli attributi di una sessione in fondo alla pagina trovi Vai a Gestione partecipanti Index

4 2. Dopo la creazione della sessione Nel catalogo corsi cerca la sessione di tuo interesse e cliccaci sopra. Nella popup che si aprirà seleziona Gestione Partecipanti TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 2/3 Index

5 5 TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 3/3 Puoi iscrivere i partecipanti in 2 modi: 1.Primo metodo- Aggiungi partecipanti: da utilizzare quando hai pochi partecipanti da iscrivere alla sessionePrimo metodo- Aggiungi partecipanti 2.Secondo metodo – Importa partecipanti:da utilizzare quando hai molti partecipanti da iscrivere alla sessione e vuoi fare un importazione massiva tramite file excel.Secondo metodo – Importa partecipanti Index

6 TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - aggiungi partecipanti 1/4 Clicca su Aggiungi partecipanti e cerca i partecipanti secondo i filtri di ricerca. * Per esempio puoi cercare per cognome anche senza necessariamente mettere il cognome per intero Index

7 TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - Aggiungi partecipanti 2/4 Quando cerchi un dipendente, tutte le persone con caratteristiche simili appariranno nella ricerca. Significa che: -Il dipendente è terminato -La sessione è bloccata -La sessione ha raggiunto la capacità massima Il dipendente può essere iscritto Il dipendente può essere aggiunto, ma è già stato prenotato per una sessione dello stesso corso o il dipendente ha già fatto il corso. ! Puoi anche cercare più di un dipendente alla volta. Lo troverai nella stessa lista di ricerca. Il dipendente è iscritto in unaltra sessione nello stesso giorno/periodo Index

8 Dopo aver selezionato uno o più dipendenti (con Ctrl + seleziona) clicca su Iscrivi partecipanti. Clicca su Si. Un messaggio ti avvisa che in caso di selezione di un dipendente (o più di uno) con il semaforo rosso il sistema non lo inserirà nella lista di partecipanti alla sessione. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 3/4 Index

9 Dopo aver cliccato su Aggiungi partecipanti, controlla che liscrizione sia andata a buon fine. Se il flag è verde ed è presente il messaggio «Partecipazione registrata», liscrzione è andata a buon fine. Se il flag è rosso, potrebbero esserci stati alcuni errori: -La capacità massima è stata superata -La persona che stai cercando di iscrivere è terminata -La persona che stai cercando di iscrivere è bloccata -La sessione è bloccata TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 4/4 Index

10 Clicca su Importa partecipanti Attraverso questo metodo puoi importare una lista di partecipanti tramite un template che puoi scaricare da qui: Segui le istruzioni e poi clicca su Carica File TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Secondo metodo– Importa partecipanti 1/4 Index

11 Seleziona i partecipanti che vuoi iscrivere: -Attraverso la selezione manuale -Attraverso seleziona tutti E poi clicca su Iscrivi partecipanti Clicca su Si TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Secondo metodo– Importa partecipanti 2/4 Index

12 TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 1/3 Per cancellare i partecipanti clicca sulla matita Index

13 TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 2/3 Dopo aver cliccato su Cancella il sistema ti chiederà di fornire un motivo della cancellazione. Index

14 Se il partecipante è stato cancellato nellIT 0024 vedrai una riga con status Planned sotto il tab Indivudual development. Se il partecipante non sarà iscritto nuovamente o non è necessario che partecipi più al corso in futuro, cancella questa riga tramite PA30. TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 3/3 Index

15 TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 1/3 Per ripianificare un partecipante clicca sul cronometro Index

16 TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 2/3 Scegli una sessione in cui ripianificare il dipendente Index

17 Ci sono alcune funzionalità allinterno della gestione del corso importanti per la buona gestione delle sessioni formative: TTT Gestione partecipanti Funzionalità per la gestione della sessione Blocca/Sblocca Corso:: è utilizzato per bloccare la sessione in modo che altri non modifichino gli elementi al suo interno e/o i partecipantiBlocca/Sblocca Corso Conferma Corso: è utilizzato per confermare la sessioneConferma Corso Follow up: è utilizzato per confermare le presenze o le assenze dopo aver confermato la sessioneFollow up Cancella Corso: è utilizzato per cancellare la sessione in caso tu non abbia ad esempio raggiunto il minimo numero di partecipanti.Cancella Corso Index

18 Clicca sulla funzionalità Blocca/Sblocca Corso se vuoi: 1.Bloccare una sessione in modo che nessun altro modifichi le informazioni relative al corso e ai partecipanti 2.Sbloccare la sessione nel caso questa fosse stata precedentemente bloccata Riceverai un messaggio di conferma in alto TTT Gestione partecipanti Blocca/sblocca Corso Index

19 TTT Gestione partecipanti Conferma Corso Clicca sulla funzionalità Conferma Corso dopo che la sessione è stata confermata. Se alla creazione della sessione non sei sicuro che tutti gli elementi vengan confermati, è possibile entrare in un secondo momento ed effettuare alcuni cambiamenti (date, partecipanti..), se necessario. In ogni caso sarebbe meglio effettuare successivamente la conferma della sessione. Index

20 TTT Gestione partecipanti Follow up 1/6 Clicca sulla funzionalità Follow up dopo che la sessione si è conclusa. Ricordati di effettuare sempre Follow up quando la sessione si è conclusa. Per fare Follow up devi ricordarti che: -Follow up è effettuabile solo nel caso ci siano dei partecipanti iscritti; -Follow up è effettuabile solo se la sessione è stata precedentemente confermata con Conferma Corso; -Follow up è effettuabile solo quando la sessione si è conclusa; Index

21 Per prima cosa è necessario rivedere o inserire i costi della sessione. Puoi scegliere se inserire i costi per Dettaglio Costi o Costi per partecipante. Se scegli Dettaglio Costi il sistema nella casella in fondo calcola automaticamente la quota per partecipante. Completa questa sezione solo se la sessione ha sostenuto dei costi, altrimenti lascia gli importi a 0. TTT Gestione partecipanti Follow up 2/6 Index

22 Per continuare il follow up hai 2 scelte: 1.Clicca su Follow up (chiusura del corso) O 2. Vai al Follow up TTT Gestione partecipanti Follow up 3/6 2 1 Index

23 TTT Gestione partecipanti Follow up 4/6 Completa le Competenze: -Presenza: per identificare se il partecipante era presente, assente o non confermato -Competenza: se il corso prevedeva delle qualifiche (es: Inglese) -Livello di competenza: se il corso predeva un livello di competenza (es: Avanzato) Index

24 TTT Gestione partecipanti Follow up 5/6 Completa il modello di valutazione solo se è previsto che il corso abbia un form di feedback da completare sul portale My.ferrero. Inserisci modulo di valutazione: scegli dal matchcode il modello di valutazione Ultima data valutazione: scegli la data ultima di completamento del modello da parte dei partecipanti sul portale My.ferrero * Se la sessione prevede un modello di valutazione lo troverete nel matchcode Index

25 Il sistema ti chiederà una conferma della selezione TTT Gestione partecipanti Follow up 6/6 Quando hai compilato Follow up, clicca su Salva Follow up. Ricordati di cliccare qui ogni volta che effettui dei cambiamenti Index

26 TTT Gestione partecipanti Cancella Corso Clicca sulla funzionalità Cancella Corso se vuoi definitivamente cancellare la sessione. Nella parte superiore della pagina un messaggio confermerà lavvenuta cancellazione. Index