1 ANALISI DEL PROCESSO come metodo di lavoro per il miglioramento.

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1 1 ANALISI DEL PROCESSO come metodo di lavoro per il miglioramento

2 2 Servizi della Biblioteca Informazione e assistenza Informazione e assistenza Uso del catalogo cartaceo Uso del catalogo cartaceo Uso del catalogo elettronico Uso del catalogo elettronico Consultazione materiale didattico (libri di testo/dispense) Consultazione materiale didattico (libri di testo/dispense) Consultazione materiale bibliografico (libri/riviste) Consultazione materiale bibliografico (libri/riviste) Consultazioni banche dati Consultazioni banche dati Consultazione riviste elettroniche Consultazione riviste elettroniche Uso di internet a fini di studio e ricerca Uso di internet a fini di studio e ricerca Reference avanzato (consulenza specialistica del bibliotecario per tesi e ricerca) Reference avanzato (consulenza specialistica del bibliotecario per tesi e ricerca) Prestito interbibliotecario Prestito interbibliotecario Document delivery (richiesta articoli da altre biblioteche) Document delivery (richiesta articoli da altre biblioteche) Fotoriproduzioni Fotoriproduzioni

3 3 Obiettivo Individuazione dello strumento per misurare e valutare i servizi offerti in termini di efficacia ed efficienza e formulare proposte per il miglioramento continuo Individuazione dello strumento per misurare e valutare i servizi offerti in termini di efficacia ed efficienza e formulare proposte per il miglioramento continuo

4 4 Individuazione del processo LIBRO NELLO SCAFFALE Fra le tipologie dei servizi erogati dal nostro Sistema Bibliotecario la scelta del processo da analizzare è caduta sull iter del materiale bibliografico: dallacquisizione alla disponibilità allutente. Questo perché pensiamo sia pratica comune a tutte le sezioni e coinvolga, nelle sue articolazioni, gran parte del personale Fra le tipologie dei servizi erogati dal nostro Sistema Bibliotecario la scelta del processo da analizzare è caduta sull iter del materiale bibliografico: dallacquisizione alla disponibilità allutente. Questo perché pensiamo sia pratica comune a tutte le sezioni e coinvolga, nelle sue articolazioni, gran parte del personale

5 5 LAnalisi del processo come metodo di lavoro Attraverso la propria esperienza e la condivisione delle procedure adottate Attraverso la propria esperienza e la condivisione delle procedure adottate Attraverso lo studio della letteratura specializzata Attraverso lo studio della letteratura specializzata Contatti con personale di altre Università che stanno già perseguendo la politica della qualità Contatti con personale di altre Università che stanno già perseguendo la politica della qualità

6 6 Un esempio di analisi del processo Lacquisizione del materiale bibliografico è un macro-processo complesso lineare, ulteriormente scomponibile in sottoprocessi nei quali sono coinvolti sia fattori interni che esterni. Lacquisizione del materiale bibliografico è un macro-processo complesso lineare, ulteriormente scomponibile in sottoprocessi nei quali sono coinvolti sia fattori interni che esterni.

7 7 Desiderata Filtrose il libro è -pertinente -di testo -priorità Proposta di acquisto Controllo Controllo dellesattezza, dati di riferimento Controllo sul catalogo dAteneo Controllo disponibilità (-libro in commercio -libro fuori commercio (altri canali es. ILL) Controllo prezzo Controllo disponibilità finanziaria Eventuale valutazione da parte del Cons. di Bibl. Ordine LIBRO NELLO SCAFFALE (proposta)

8 8 Ordine LIBRO NELLO SCAFFALE Scelta fornitore Impegno finanziario Precatalogazione in Aleph Invio ordine e registrazione Arrivo e controllo dellordine Controllo periodico e solleciti per ordini non evasi Pagamento fattura Emissione buono di carico Inventariazione Trattamento materiale bibliografico Classificazione/SoggettazioneCollocazioneMagnetizzazione-etichettaturaCatalogazione Applicazione barcode (proposta) (riflessione)

9 9 LIBRO NELLO SCAFFALE Accessoefruizione Scaffale aperto Scaffale chiuso Prestito-manuale -automatizzato

10 10 PROPOSTE Modulistica comune Modulistica comune -per le acquisizioni -ILL -DD Precatalogazione in Aleph degli ordini Precatalogazione in Aleph degli ordini (da concordare con lUfficio del Catalogo e lUfficio Aleph) (da concordare con lUfficio del Catalogo e lUfficio Aleph) (proposta)

11 11 (riflessione) Classificazione/Soggettazione Classificazione/Soggettazione Catalogazione Catalogazione

12 12 Alcune delle Fonti consultate Commissione nazionale Università ricerca Linee Guida per la valutazione delle biblioteche universitarie: edizione italiana di Measuring quality, Roma: AIB, 1999. Commissione nazionale Università ricerca Linee Guida per la valutazione delle biblioteche universitarie: edizione italiana di Measuring quality, Roma: AIB, 1999. Berchi, Roberto e Mario Fontanazza, La semplificazione dei processi aziendali : primo passo verso la qualità totale, Milano: ETAS Libri, 1991 Berchi, Roberto e Mario Fontanazza, La semplificazione dei processi aziendali : primo passo verso la qualità totale, Milano: ETAS Libri, 1991 Sistemi qualità, applicare la norma UNI EN ISO 9001 : 2000 nelle biblioteche, Milano: UNI, 2002. Sistemi qualità, applicare la norma UNI EN ISO 9001 : 2000 nelle biblioteche, Milano: UNI, 2002. Alessandro Sardelli, Dalla certificazione alla qualità totale, Milano: Bibliografica, 2001. Alessandro Sardelli, Dalla certificazione alla qualità totale, Milano: Bibliografica, 2001. Santoro, Michele, La gestione per processi in biblioteca: unapplicazione possibile? in: Bibliotime,VII, 2, 2004, pp. 1-15. Santoro, Michele, La gestione per processi in biblioteca: unapplicazione possibile? in: Bibliotime,VII, 2, 2004, pp. 1-15. Misurazione e valutazione dellofferta bibliotecaria degli atenei italiani. Relazione finale del gruppo GIM di Padova, Marzo 2004 Misurazione e valutazione dellofferta bibliotecaria degli atenei italiani. Relazione finale del gruppo GIM di Padova, Marzo 2004 Contatti con il Dott. Paolo Bellini dellUniversità di Trento. Carta dei servizi e Manuale sulla Qualità Contatti con il Dott. Paolo Bellini dellUniversità di Trento. Carta dei servizi e Manuale sulla Qualità Contatti con la Dott.ssa Lucilla Conigliello e la Dott.ssa Francesca Landi dellUniversità di Firenze Contatti con la Dott.ssa Lucilla Conigliello e la Dott.ssa Francesca Landi dellUniversità di Firenze

13 13 Oltre lanalisi del processo Il gruppo ha sperimentato un metodo di lavoro che ha contribuito a: Creare senso di appartenenzaCreare senso di appartenenza Comunicare e condividere esperienze, problemi e obiettiviComunicare e condividere esperienze, problemi e obiettivi Cercare soluzioni realizzabiliCercare soluzioni realizzabili Farci crescere umanamente e professionalmenteFarci crescere umanamente e professionalmente