2.1 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Excel avanzato Certificazione Microsoft La formattazione: basi e personalizzazione.

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1 2.1 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Excel avanzato Certificazione Microsoft La formattazione: basi e personalizzazione

2 2.2 Excel: la formattazione NUMBERTITLE In Excel una cella può racchiudere uno dei tre tipi di dati seguenti: - valori numerici - testi - operazioni di calcolo (formule) Tipi di dati in Excel

3 2.3 Excel: la formattazione NUMBERTITLE In una cella posso inserire diversi tipi di testo e numeri. Come verranno visualizzati dipende dal formato della cella. Ora Numero generico Valuta Data Testo Percentuali Tipi di dati e formattazione celle

4 2.4 Excel: la formattazione NUMBERTITLE 1) Selezione intervallo di celle 2) Voce Celle… dal menu Formato Per accedere ai comandi di formattazione di Excel si utilizza la voce Celle nel menu Formato (o corrispondente dal menu di scelta rapida) dopo aver selezionato la cella o lintervallo di celle Impostare il formato di una cella (1)

5 2.5 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Nella finestra di dialogo Formato celle è possibile cambiare il formato numerico, e la formattazione stilistica, ovvero lallineamento del testo, il carattere, i bordi e lo sfondo della cella. Impostare il formato di una cella (2)

6 2.6 Excel: la formattazione NUMBERTITLE La scheda Allineamento permette di impostare lallineamento delle informazioni scritte nella cella (testo, numero, …). Le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione. Cambiare lAllineamento

7 2.7 Excel: la formattazione NUMBERTITLE La scheda Carattere consente di impostare il tipo di carattere, lo stile, la dimensione con cui sono visualizzati i dati nelle celle selezionate. Anche in questo caso le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione. Cambiare il tipo di Carattere

8 2.8 Excel: la formattazione NUMBERTITLE La scheda Bordo consente di impostare il bordo, ovvero di tracciare una linea continua o tratteggiata sui contorni di una o più celle. È possibile utilizzare anche il pulsante Bordi della barra di formattazione. Modificare i Bordi delle celle

9 2.9 Excel: la formattazione NUMBERTITLE La scheda Motivo permette di impostare un colore di riempimento (o un eventuale motivo colorato) per le celle selezionate. Equivalente-mente si può utilizzare il tasto Colore di riempimento dalla barra di formattazione Modificare i Motivi delle celle

10 2.10 Excel: la formattazione NUMBERTITLE La scheda Numero consente di cambiare il modo in cui sono visualizzati i valori numerici. Le opzioni più comuni sono presenti anche nella barra degli strumenti di Formattazione. La scheda Numero (1)

11 2.11 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Osservazione: E da notare come la formattazione che si imposta nella scheda Numero abbia a che vedere con il formato numerico, contrariamente a quanto si fa nelle altre schede, nelle quali si impostano gli elementi di stile delle celle interessate (ovvero la formattazione stilistica). I formati numerici interessano solo il modo in cui un numero viene visualizzato sullo schermo o in una stampa e non il suo valore. La scheda Numero (2)

12 2.12 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Generale Il formato numerico predefinito in Excel è chiamato formato Generale. A meno che non si modifichi limpostazione per utilizzare un diverso formato, Excel applica questo formato ad ogni numero che viene inserito. Caratteristiche - non visualizza gli zero finali nei numeri decimali - non inserisce automaticamente il punto per separare le migliaia - se si digita un simbolo di valuta prima del numero, Excel tratterà il dato come testo anziché come numero Di conseguenza il formato Generale non è adatto per visualizzare valori monetari in un foglio di lavoro, e nemmeno numeri per i quali si voglia comunque una formattazione particolare e specifica. Scheda numero: formato Generale

13 2.13 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Excel supporta molti formati numerici predefiniti, selezionabili dalla scheda di opzioni Numero della finestra di dialogo Formato celle. I parametri secondari associati ai formati predefiniti consentono di adattare i formati numerici in base alle esigenze dellutente (es. nr dei decimali). Scheda numero: formato Numero (1)

14 2.14 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Numero Si utilizza per formattare celle contenenti valori numerici che non debbono rispondere alle caratteristiche delle valute, delle percentuali o agli altri formati speciali previsti. In questo formato si può selezionare il numero di cifre decimali con cui rappresentare i numeri, e si può scegliere se utilizzare o meno il punto separatore delle migliaia. Per limpostazione dei decimali è possibile ricorrere ai tasti Aumenta decimali e Diminuisci decimali dalla barra degli strumenti. Da notare che questi due pulsanti non funzionano solo con i numeri che adottano il formato Numero, ma anche i formati Generale e Valuta. Scheda numero: formato Numero (2)

15 2.15 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Data Il modo in cui Excel visualizza le date inserite dipende dal formato numerico che si seleziona da questa scheda per la cella o le celle che le contengono. Excel tratta internamente le date come numeri seriali, con il numero 1 corrispondente alla data 1 Gennaio 1900. Tuttavia ciò non risulta evidente allutente, in quanto la visualizzazione avviene con il formato selezionato. Scheda numero: formato Data

16 2.16 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Testo La selezione del formato Testo per una o più celle fa sì che il contenuto venga trattato come testo anche quando si hanno dei numeri. Ciò è necessario quando i numeri in questione sono degli identificatori di qualche tipo: ad es. i numeri di codice di un modello o di una parte (come 010-34 o M5339) o i numeri telefonici o di fax. Per inserire un numero come testo, si deve prima applicare il formato Testo alle celle vuote e poi inserire i numeri. Se si fa il viceversa, Excel non applicherà il formato testo ai numeri già inseriti. Scheda numero: formato Testo

17 2.17 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Separatore E opportuno utilizzare lo stile Separatore per fare in modo che Excel inserisca il punto separatore delle migliaia. Inoltre con questo stile Excel visualizza i numeri con due cifre decimali. Il formato Valuta Si utilizza per rappresentare quantità in denaro. Questa impostazione è possibile anche dal tasto Valuta presente nella barra degli strumenti. Limpostazione avviene con le opzioni date nella scheda Valuta. Nella stessa barra è presente anche il tasto Euro con cui è possibile assegnare direttamente il simbolo dellEuro. Caratteristiche dei formati numerici (1)

18 2.18 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il formato Percentuale Questo formato esegue due azioni: - moltiplica il valore nella cella o nellintervallo selezionato per 100 - aggiunge il simbolo percentuale (%) dopo ogni numero selezionato Lo si usa per visualizzare delle frazioni decimali, ad es. 0,0525, come valori percentuali più leggibili; nel nostro caso 5,25%. Anche per limpostazione del formato Percentuale è possibile ricorrere al tasto Percentuale della barra degli strumenti di Excel. Con questo tasto limpostazione viene effettuata con i valori e le opzioni impostate nella scheda Percentuale della finestra di dialogo Formato celle. Caratteristiche dei formati numerici (2)

19 2.19 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Se però nessuno dei formati predefiniti in Excel è in grado di offrire le caratteristiche di formattazione desiderate, è possibile creare un formato personalizzato applicabile a numeri, testo, date e ore contenuti in celle o intervalli di celle. Per fare questo si ricorre alla categoria Personalizzato presente nella scheda opzioni Numero della finestra Formato celle. Formati Personalizzati

20 2.20 Excel: la formattazione NUMBERTITLE per creare un formato personalizzato - -Selezionare la cella o lintervallo di celle contenente i valori che si desidera formattare - -Dal menu Formato Celle scheda Numero - -Scegliere (con un clic) nel riquadro Categoria il formato numerico predefinito che più assomiglia al formato che si vuole creare - -Selezionare lopzione Personalizzato dallelenco Categoria. Nel riquadro laterale, nella casella Tipo, appaiono i codici che descrivono il formato numerico corrente. - -Modificare, se necessario, i codici di formato oppure selezionare una combinazione predefinita di codici facendo clic sulle opzioni elencate nel riquadro inferiore. - -Premere OK per applicare le nuove impostazioni. Formati Personalizzati – creazione

21 2.21 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Formati Personalizzati – eliminazione Eliminare un formato personalizzato è semplicissimo: dopo aver selezionato il formato che si desidera eliminare, premere il pulsante Elimina, posto sulla sinistra della finestra Formato celle. NOTA: i formati personalizzati vengono salvati con la cartella di lavoro

22 2.22 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Per definire un formato personalizzato, Excel utilizza una sequenza di codici di formato che può essere modificata dallutente. La costruzione delle sequenze di formato segue regole precise: In una sequenza di formato, è possibile specificare un massimo di 4 sezioni di codici di formato. Queste sezioni, separate da un punto e virgola, definiscono nellordine laspetto di: Numeri positivi Numeri negativi Valori zero Testo Formati Personalizzati – i codici formato (1)

23 2.23 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Se lutente specifica solo due sezioni, il programma adotta la prima per i numeri positivi e gli zeri e la seconda per i numeri negativi mentre se lutente specifica una sola sezione, il programma applica il formato a tutti i numeri. Attenzione !! Se si salta una sezione, è necessario includere il punto e virgola finale relativo ad essa. Es.#.##0,00;[Rosso]-#.##0,00 La prima parte della sequenza (#.##0,00) rappresenta il formato applicato ai numeri positivi e agli zeri La seconda parte ([Rosso]-#.##0,00) descrive il formato applicato ai numeri negativi. Formati Personalizzati – i codici formato (2)

24 2.24 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Separatore delle migliaia Per visualizzare il punto separatore delle migliaia è necessario inserire un punto (.) nella sequenza del formato numerico Es. la sequenza #.### visualizza il valore 17500 come 17.500 Cifre decimali e cifre significative Se si desidera formattare i numeri con le virgole decimali, si devono aggiungere dei segnaposto speciali. # visualizza solo le cifre significative e non gli zeri non significativi. Es. La sequenza #####,# visualizza il valore 70000,59 come 70000,6 Formati Personalizzati – i codici formato (3)

25 2.25 Excel: la formattazione NUMBERTITLE 0 visualizza zeri non significativi per i numeri che presentano meno cifre di quanti siano gli zeri del formato. Es. la sequenza #,00 visualizza 3,1 come 3,10 ? aggiunge spazi per gli zeri non significativi su entrambi i lati della virgola decimale in modo da allineare le virgole decimali quando vengono formattate con un carattere a larghezza fissa. Formati Personalizzati – i codici formato (4)

26 2.26 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Frammenti di testo predefiniti Per visualizzare un frammento di testo predefinito nelle celle associate alla sequenza di formato, è necessario racchiudere la stringa fra doppie virgolette (). Es.la sequenza Ricavi #.##0,00 visualizza il valore 234,478 come Ricavi 234,48 Utilizzo dei colori Excel permette di assegnare a ogni sezione della sequenza di formato un colore diverso. Si tratta di scrivere, allinizio della sequenza, il nome del colore desiderato racchiuso fra parentesi quadre. I colori supportati sono 8: [Nero], [Blu], [Celeste], [Verde], [Fucsia], [Rosso], [Bianco], [Giallo] Es.la sequenza [Blu]#.###;[Rosso]-#.### (cosa fa?) Formati Personalizzati – i codici formato (5)

27 2.27 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Condizioni I codici di formato possono essere utilizzati per creare formati numerici applicati solo quando i valori inseriti nelle celle soddisfano una particolare condizione. La condizione da verificare deve essere racchiusa tra parentesi quadre. Es.la sequenza [Blu][>=10];[Rosso][<10] (cosa fa ?) Le condizioni sono sempre composte da un operatore di confronto (= uguale a, > maggiore di, = maggiore o uguale a, diverso da) e un valore. Formati Personalizzati – i codici formato (6)

28 2.28 Excel: la formattazione NUMBERTITLE 17-mar-04gg-mmm-aa 17-marg-mmm 17/03/04gg/mm/aa 17/3/04g/m/a 17/3g/m Per personalizzare: gggg = nome del giorno della settimana per esteso Formattare date Formati Personalizzati – i codici formato (7)

29 2.29 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Formattare orari 0/1/0 1.52 PMg/m/aa h.mm PM 0/1/0 13.52g/m/aa h.mm 13.52.32[h].mm.ss 52.32,4 (con decimi di secondo) mm.ss,0 1.52.32 PMh.mm.ss PM 13.52.32h.mm.ss 1.52 PMh.mm PM 13.52h.mm [ ] usate per visualizzare il tempo assoluto trascorso: permette di vedere più di 24 ore, 60 minuti o 60 secondi – hanno senso solo se usate nella prima posizione! h.[mm].ss equivale a h.mm.ss Formati Personalizzati – i codici formato (8)

30 2.30 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Se si sta formattando un blocco di celle o una tabella, è possibile applicare diversi effetti di formattazione con una sola azione usando il comando Formattazione automatica dal menu Formato. Questo permette di selezionare uno stile di tabella in una lista di stili predefiniti. La Formattazione Automatica (1)

31 2.31 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Il comando Formattazione automatica visualizza una finestra di dialogo che visualizza gli stili di tabella predefiniti tra cui poter scegliere. Usare la Formattazione Automatica (2)

32 2.32 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Per default il comando Formattazione automatica imposta diverse opzioni (Numero, Bordo, Carattere, …) secondo delle scelte predefinite corrispondenti allo stile di tabella selezionato. Se si vuole restringere la gamma di opzioni utilizzate, in particolare escludendo quelle che darebbero delle impostazioni indesiderate, cliccando il pulsante Opzioni… è possibile disabilitarle. Usare la Formattazione Automatica (3)

33 2.33 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Excel permette di aggiungere al foglio di lavoro dei formati condizionali, che si adattano automaticamente al contenuto delle celle. Questa funzionalità può servire ad es. a mettere in risalto dei valori allinterno di un elenco che rispondano a determinate caratteristiche. Le condizioni da soddisfare e le caratteristiche di formatta-zione vengono impostate allinterno della finestra di dialogo Formattazione condizionale. Usare la formattazione Condizionale (1)

34 2.34 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Si impostano le condizioni nelle apposite caselle. Da Formato… si impostano le caratteristiche di formato desiderate. Da Aggiungi >> è possibile aggiungere ulteriori condizioni. Usare la formattazione automatica (2)

35 2.35 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Se si vogliono copiare le impostazioni di formato da una cella ad unaltra (o ad un intero intervallo di celle) senza copiare il contenuto, risulta comodo utilizzare il tasto Copia formato presente sulla barra degli strumenti Standard. Procedimento: 1)Selezionare la cella da cui si vogliono copiare i formati 2)Cliccare il pulsante Copia formato; il puntatore del mouse assume un aspetto particolare con un pennello 3)Selezionare lintervallo di celle a cui assegnare il formato Copia formato

36 2.36 Excel: la formattazione NUMBERTITLE Diapositiva sommario Tipi di dati in Excel Impostare il formato di una cella Cambiare lAllineamento Cambiare il tipo di Carattere Modificare i Bordi delle celle Modificare i Motivi delle celle La scheda Numero Definire Formati Personalizzati La formattazione Automatica La formattazione Condizionale Copiare il formato