Associazione Italiana Utenti Aleph Alessandra Bezzi Università dellInsubria Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti organizzativi, stato dellarte,

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1 Associazione Italiana Utenti Aleph Alessandra Bezzi Università dellInsubria Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti organizzativi, stato dellarte, punti critici Varese – Villa Toeplitz 1° Aprile 2005 http://www.itale.it Università degli Studi dellInsubria

2 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi2 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Obiettivi Fasi preliminari e caratteristiche Pianificazione Stato dellarte Luci ed ombre Qualche spunto per la revisione del modello

3 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi3 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Obiettivi delle singole istituzioni Obiettivi delle singole istituzioni Contenimento dei costi di formazione Contenimento dei costi di formazione Razionalizzazione nellim Razionalizzazione nellimpiego delle risorse umane dedicate al processo di migrazione Riduzione dei tempi del processo di migrazione per lentrata in produzione Condivisione di esperienze e problematiche comuni Obiettivi del distributore Razionalizzazione del servizio di assistenza e manutenzione su ununica versione Razionalizzazione del servizio di assistenza e manutenzione su ununica versione Obiettivo nazionale Rapido allineamento delle istituzioni italiane alla versione corrente nel contesto internazionale

4 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi4 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Le fasi del progetto: la preistoria la preistoria dicembre 2002 accordi preliminari con Atlantis per la definizione di un piano nazionale di migrazione e sperimentazione della versione 15.02 dicembre 2002 accordi preliminari con Atlantis per la definizione di un piano nazionale di migrazione e sperimentazione della versione 15.02 febbraio-marzo 2003 raccolta dati fra gli Associati su versione in uso; previsioni di passaggio a nuova versione; disponibilità alla sperimentazione della versione 15.02 febbraio-marzo 2003 raccolta dati fra gli Associati su versione in uso; previsioni di passaggio a nuova versione; disponibilità alla sperimentazione della versione 15.02 luglio 2003 sperimentazione della versione 15.02 a cura di un gruppo di lavoro coordinata dal Politecnico di Torino presso cui è stato installato il server di test. La versione risulta non adeguatamente sviluppata per il contesto UNIMARC luglio 2003 sperimentazione della versione 15.02 a cura di un gruppo di lavoro coordinata dal Politecnico di Torino presso cui è stato installato il server di test. La versione risulta non adeguatamente sviluppata per il contesto UNIMARC

5 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi5 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Le fasi del progetto: la preistoria la preistoria novembre 2003 proposta di Atlantis - sulla base del nuovo piano di sviluppo Ex-Libris - di allineare alla versione 14.1 tutte le installazioni entro marzo 2004 e di passare alla versione 16.02 a partire da maggio-giugno 2004 novembre 2003 proposta di Atlantis - sulla base del nuovo piano di sviluppo Ex-Libris - di allineare alla versione 14.1 tutte le installazioni entro marzo 2004 e di passare alla versione 16.02 a partire da maggio-giugno 2004 dicembre 2003 predisposizione della documentazione tecnica necessaria agli enti per valutare limpatto del passaggio alla nuova versione resa disponibile nellarea riservata del web ITALE. Presentazione da parte di Atlantis di una proposta di schedulazione per la migrazione di gruppi di 4 installazioni in contemporanea (9 settimane ciascun gruppo) dicembre 2003 predisposizione della documentazione tecnica necessaria agli enti per valutare limpatto del passaggio alla nuova versione resa disponibile nellarea riservata del web ITALE. Presentazione da parte di Atlantis di una proposta di schedulazione per la migrazione di gruppi di 4 installazioni in contemporanea (9 settimane ciascun gruppo)

6 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi6 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Le fasi del progetto: la storia la storia 12 dicembre 2003 lAssemblea prende a maggioranza assoluta la decisione di allineare alla versione 14.1 tutte le installazioni entro marzo 2004 e di passare alla versione 16.02 a partire da maggio-giugno 2004. La posizione costituisce impegno per Atlantis. I soci che preferiscano effettuare un passaggio diretto dalle versioni A300 e 11.05 si accorderanno direttamente con Atlantis senza che per questo il piano di migrazione nazionale concordato subisca modifiche o ritardi. 12 dicembre 2003 lAssemblea prende a maggioranza assoluta la decisione di allineare alla versione 14.1 tutte le installazioni entro marzo 2004 e di passare alla versione 16.02 a partire da maggio-giugno 2004. La posizione costituisce impegno per Atlantis. I soci che preferiscano effettuare un passaggio diretto dalle versioni A300 e 11.05 si accorderanno direttamente con Atlantis senza che per questo il piano di migrazione nazionale concordato subisca modifiche o ritardi.

7 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi7 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Calendario concordato con Atlantis Calendario concordato con Atlantis 9 gruppi formati da 4 istituzioni omogenee per moduli utilizzati e livello versione precedente 9 gruppi formati da 4 istituzioni omogenee per moduli utilizzati e livello versione precedente Formazione per Library Manager su parametrizzazione e funzionalità dellapplicativo condivisa con suddivisione dei costi Formazione per Library Manager su parametrizzazione e funzionalità dellapplicativo condivisa con suddivisione dei costi Condivisione delle esperienze Condivisione delle esperienze Formazione dello staff gestita internamente Formazione dello staff gestita internamente Caratteristiche del piano di migrazione

8 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi8 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Previsioni di budget Sostituzione server Sostituzione server Adeguamento periferiche (PC e/o Schermi) Adeguamento periferiche (PC e/o Schermi) Formazione (ALEPH; Oracle/SQL; XML) Formazione (ALEPH; Oracle/SQL; XML) Nuove competenze necessarie UNIMARC (solo A300) UNIMARC (solo A300) XML XML Oracle 9 Oracle 9 Punti chiave per la pianificazione interna Risorse umane e finanziare necessarie/dedicabili per ogni fase del processo Tempistica Installazione/configurazione server Installazione/configurazione server Personalizzazione tabelle, GUI e WEB Personalizzazione tabelle, GUI e WEB Porting procedure/servizi esterni collegati ad ALEPH Porting procedure/servizi esterni collegati ad ALEPH Formazione dello staff Formazione dello staff Controllo dati convertiti Controllo dati convertiti

9 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi9 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Coordinamento per i partner di ogni gruppo Grado di omogeneità a livello di moduli implementati Grado di omogeneità a livello di moduli implementati Possibilità di aggregazione su base geografica Possibilità di aggregazione su base geografica Tempestività nella condivisione delle informazioni Tempestività nella condivisione delle informazioni Coordinamento con Atlantis Definizione della tempistica di dettaglio Definizione della tempistica di dettaglio Contenuti della formazione Contenuti della formazione Tempestività nella condivisione delle informazioni Tempestività nella condivisione delle informazioni Punti chiave per la pianificazione nazionale Coordinamento con ITALE

10 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi10 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre 37 istituzioni aderenti ad ITALE 37 istituzioni aderenti ad ITALE 6 ALEPH300 4 ALEPH500 v. 11.5 27 ALEPH500 v. 14.1 Definizione del calendario Definizione del calendario Allineamento alla 14.1 entro marzo 2004 Su 10 enti A300-11.5, 3 hanno effettuato lallineamento entro il 2004, 3 effettuano il passaggio diretto alla 16.2, 1 passato ad altro s/w, 3 in stand by Su 27 enti 14.1 definita unipotesi di migrazione per 25 da maggio 2004 a gennaio 2007 Stato dellarte gennaio 2004 - marzo 2005

11 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi11 Legenda situazione al 21.03.05 ciclo completato formazione non condivisa passaggi diretti disponibilità per enti che non hanno ancora pianificato la migrazione inizio periodo migrazione g. entev.allineamento 14.1pass. diretto a 16.2 entrata in produzione mar/apr-04A300Palermo mar/apr-04A300Cosenza mar/apr-04A300Verona giu-041Bicocca14.01set-04 giu-041Insubria14.01set-04 giu-041Scuola Normale14.01mar-05 giu-041Roma Tor Vergata14.01mar-05 ott-04/marzo05211.05Università Pisamag-05 ott/nov-042IRIS14.01mar-05 ott/nov-042IULM14.01giu-05 dic-04/gen-053Udine14.01mag-05 dic-04/gen-053Politecnico Torino14.01apr-05 dic-04/gen-053Siena14.01 dic-04/gen-053Camerino14.01 mar-054Verona14.01lug-05 apr/mag-055Salerno14.01 apr/mag-055Genova Università14.01 apr/mag-055Genova comune14.01 apr/mag-055Messina14.01 apr/mag-056 A300Napoli Dhorn lug-056ENEA14.01 giu/ago-057Bergamo14.01 giu/ago-057Roma III14.01 giu/ago-057Cosenza14.01 giu/ago-057Perugia14.01 set/ott-058Napoli Federico II14.01 set/ott-058 8 8 nov/dic-059 9Palermo14.01 nov/dic-059Bolzano Comune14.01 nov/dic-059Bolzano Provincia14.01 dic-05/gen 0610Sassari14.01 dic-05/gen-061011.05Potenza gen/feb-0610Crusca14.01 gen/feb-0610 mar/apr-0611Napoli Partenope14.01 mar/apr-0611 mar/apr-0611 mar/apr-0611 dic-06/gen-0712F. Franceschini14.01 Piano di migrazione 16.2 per gruppi + allineamenti a 14.1 e passaggi diretti A300-16.2; 11.5-16.2 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre

12 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi12 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre Stato dellarte 1 aprile 2005 FASI PROCESSO BICINSSNSROMAIIPISIRISIULMUDNPoliTOSBSCAMVER InstallazioneXXXXXXXXXXX Corso LM XXXXXXXXXXXX Corso Appl. XXXXXXXXXXX Pers. Tabelle/GUI XXXXXXXXX Pers. Web XXXXXX Verifica funzionalità XXXXXXX Porting procedure esterne XXXXXXX Controllo conversione XXXXXXX Preparazione corsi staff XXXXXXX Corsi staff XXXXXXX Entrata in produzione XXXXX

13 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi13 Nuove versioni e processi di migrazione. Il primo piano nazionale ITALE Visione dinsieme Visione dinsieme Allineamento versioni precedenti Allineamento versioni precedenti Prima esperienza di coordinamento a livello nazionale Prima esperienza di coordinamento a livello nazionale Analisi di processo non dettagliata Analisi di processo non dettagliata Problemi su varie piattaforme hw/sw Problemi su varie piattaforme hw/sw Incognite nel funzionamento del kit di migrazione Incognite nel funzionamento del kit di migrazione Tempi di risposta alle segnalazioni in fase di test Tempi di risposta alle segnalazioni in fase di test Carenze del modulo di formazione per Library Manager e applicativo Carenze del modulo di formazione per Library Manager e applicativo Tempi necessari alla personalizzazione Tempi necessari alla personalizzazione Tempi necessari alla formazione interna dello staff Tempi necessari alla formazione interna dello staff Nuove funzionalità e modifiche del flusso di lavoro Nuove funzionalità e modifiche del flusso di lavoro Luci Ombre Luci Ombre Analisi Analisi Programmazione Programmazione Codificazione delle varie fasi Codificazione delle varie fasi Condivisione delle esperienze Condivisione delle esperienze Suddivisione del lavoro Suddivisione del lavoro

14 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi14 Scarico e conversione finale, entrata in produzione Comunicazione installazione al Cliente Verifica idoneità dell HW Accettazione Cliente Richiesta licenza Trasferimento del software installazione Corso Library Manager Corso applicativo Conversione dati Controllo Dati convertiti START Durante il corso viene effettuata la messa a punto delle tabelle per la prima Istituzione di ciascun ciclo Flusso del processo individuato da Atlantis Dati Atlantis 12.12.03 Pisa

15 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi15 START Verifica idoneità dellHW Verifica previsioni di budget Sostituzione del server Accettazione Adeguamento periferiche Verifica risorse umane dedicabili Formazione (Oracle, SQL, XML) Conversione dei dati Controllo dati convertiti Installazione Corso Library Manager Corso applicativo Scarico e conversione finale Entrata in produzione Personalizzazio- ne tabelle, GUI e WEB Porting procedure/ servizi esterni collegati ad ALEPH Corso applicativo per lo staff Configurazione del server Preparazione corso applicativo per lo staff Flusso del processo lato utente

16 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi16 Dati Atlantis 12.12.03 Pisa Tempistica proposta da Atlantis

17 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi17 Dal modello teorico alla realtà SETTIMANE12345678910111213141516 ISTITUZIONE 1installazione corso library manager corso applicativo conversione dati personalizzazione tabelle e GUI personalizzazione webancora in corso per accessibilità verifica funzionalità porting procedure esterne controllo conversione preparazione corsi allo staff corsi allo staff entrata in produzione 06-set-04 ISTITUZIONE 2installazione corso library manager corso applicativo conversione dati personalizzazione tabelle e GUI personalizzazione webancora in corso per accessibilità verifica funzionalità porting procedure esterne controllo conversione preparazione corsi allo staff corsi allo staff entrata in produzione 06-set-04 INSTALLAZIONE CORSI ATLANTIS - ATTIVITA' UTENTI NON PREVISTE CONVERSIONE DATI ATTIVITA' UTENTI ENTRATA IN PRODUZIONE Non è stato possibile effettuare la sperimentazione sul server di prova prima dellinizio del processo di migrazione perché non disponibile Non è stato possibile effettuare la sperimentazione sul server di prova prima dellinizio del processo di migrazione perché non disponibile Un errore nel kit di migrazione relativo ai piani di pubblicazione dei periodici ha reso necessaria una ulteriore migrazione dei dati di copia successiva allentrata in produzione Un errore nel kit di migrazione relativo ai piani di pubblicazione dei periodici ha reso necessaria una ulteriore migrazione dei dati di copia successiva allentrata in produzione 24-mag-04

18 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi18 Dal modello teorico alla realtà Carenze nellanalisi preliminare e nelle fasi di organizzazione, pianificazione e programmazione Carenze nellanalisi preliminare e nelle fasi di organizzazione, pianificazione e programmazione Formazione per LM e nucleo formatori su applicativo inadeguata Formazione per LM e nucleo formatori su applicativo inadeguata Carenze di coordinamento Carenze di coordinamento Ritardi nella disponibilità e malfunzionamenti kit di migrazione, slittamento dei tempi, fermo/modifica piano attività richiesto dagli enti Ritardi nella disponibilità e malfunzionamenti kit di migrazione, slittamento dei tempi, fermo/modifica piano attività richiesto dagli enti Interventi di personalizzazione e test di funzionalità superiori alle aspettative Interventi di personalizzazione e test di funzionalità superiori alle aspettative Necessità di dedicare tempo e risorse extra per la predisposizione dei corsi rivolti allo staff Necessità di dedicare tempo e risorse extra per la predisposizione dei corsi rivolti allo staff Insufficiente specificazione di ruoli, relazioni, responsabilità Insufficiente specificazione di ruoli, relazioni, responsabilità Tempo medio per lentrata in produzione gruppo I prime 4 installazioni: 28 settimane

19 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi19 Qualche spunto per il progetto di migrazione Analisi preliminare Contestualizzazione Contestualizzazione Raccolta dati Raccolta dati Risorse utilizzabili (economiche, know-how, persone) Risorse utilizzabili (economiche, know-how, persone) Vincoli Vincoli Rischi Rischi Controllo opportunità Controllo opportunità Verifica fattibilità Verifica fattibilità Passi operativi Definizione obiettivi Definizione obiettivi Individuazione strategie Individuazione strategie Organizzazione (specificazione ruoli, relazioni, responsabilità) Organizzazione (specificazione ruoli, relazioni, responsabilità) Pianificazione e programmazione (schedulazione attività) Pianificazione e programmazione (schedulazione attività) Gestione Gestione Controllo Controllo Negoziazione Negoziazione Predisposizione reportistica Predisposizione reportistica Il percorso - singolo ente - ITALE Atlantis

20 Varese, 01/04/2005Alessandra Bezzi20 Qualche spunto per il progetto di migrazione Le criticità Struttura organizzativa Struttura organizzativa Monitoraggio Monitoraggio Varianti di esecuzione (disturbi, rinvii, dilazioni) Varianti di esecuzione (disturbi, rinvii, dilazioni) Standard di produttività (livello delle prestazioni) Standard di produttività (livello delle prestazioni) Expertise attori Expertise attori Analisi dei risultati Realizzazione degli obiettivi previsti? Realizzazione degli obiettivi previsti? Ottenimento dei benefici attesi? Ottenimento dei benefici attesi? Tempistica soddisfacente? Tempistica soddisfacente? Costi mantenuti allinterno delle previsioni? Costi mantenuti allinterno delle previsioni? Condivisibilità metodologia e prassi? Condivisibilità metodologia e prassi? Miglioramento dei processi decisionali? Miglioramento dei processi decisionali? Accrescimento efficienza/efficacia allinterno delle organizzazioni? Accrescimento efficienza/efficacia allinterno delle organizzazioni? Miglioramento della comunicazione fra i vari attori? Miglioramento della comunicazione fra i vari attori? ITALE Atlantis Ente

21 Associazione Italiana Utenti Aleph Alessandra Bezzi Università dellInsubria Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti organizzativi, stato dellarte, punti critici Varese – Villa Toeplitz 1° Aprile 2005 http://www.itale.it Università degli Studi dellInsubria