Segreteria Norme operative

Presentazione sul tema: "Segreteria Norme operative"— Transcript della presentazione:

1 Segreteria Norme operative
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Segreteria Norme operative

2 La Segreteria può essere contattata: di persona
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio La Segreteria può essere contattata: di persona tramite il Numero Verde; l’addetto si presenterà così: Alatel Lazio, buongiorno, sono …. Come posso esserle utile ? per fax per . Per una delle seguenti ragioni: Richiesta di diventare socio; Partecipazione alla attività; Usufruire delle facilitazioni Informazioni su pagamenti e rimborsi Notizie varie di stampo socio-assistenziale

3 cognome e nome del richiedente recapito telefonico e/o indirizzo mail
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio L’addetto alla Segreteria, per tutte le telefonate che pervengono al Numero Verde dovrà riportare sul registro chiamate: data numero progressivo cognome e nome del richiedente recapito telefonico e/o indirizzo mail motivo della chiamata

4 Richiesta di diventare Socio
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Richiesta di diventare Socio Il richiedente si presenta personalmente in sede: chiedere se ha i requisiti per divenire socio (20 anni di attività lavorativa – inclusi gli anni di laurea - di cui gli ultimi due in un’azienda del Gruppo Telecom Italia) e, in caso positivo, fargli compilare la domanda di iscrizione opportunamente modificata e integrata con la dicitura del Codice privacy: Ai sensi della legge n. 196/03 autorizzo l’Associazione Seniores Telecom – ALATEL al trattamento, ai soli fini associativi, dei miei dati personali, qui di seguito riportati, che verranno trattati conformemente alle disposizioni dell’art. 13 del D.lgs. n. 196/2003 “Codice della privacy”. e, quindi, riscuotere la quota associativa rilasciando debita ricevuta, oppure dargli indicazioni sulle modalità di pagamento. N.B. È opportuno consegnargli, ove disponibile, una copia del nostro Giornale dove, in seconda di copertina, ci sono riportate queste indicazioni di versamento.

5 Richiesta di diventare Socio
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Richiesta di diventare Socio Il richiedente chiama il Numero Verde: chiedergli se ha i requisiti per divenire socio (20 anni di attività lavorativa – inclusi gli anni di laurea - di cui gli ultimi due in un’azienda del Gruppo Telecom Italia) e, in caso positivo, fornirgli tutte le informazioni, precisando che dovrà compilare e sottoscrivere il modulo di adesione, passando in sede o accedere al sito e cliccare sulla sezione “Adesione”, oppure chiedendo alla Segreteria di inviarglielo via mail, quindi dovrà spedirlo debitamente firmato all’Alatel Lazio per posta o fax.

6 Partecipazione alle attività
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Partecipazione alle attività Una volta definito il programma semestrale delle attività, per ogni attività verrà individuato un “Gestore” che sarà l’unico responsabile dell’evento: raccoglierà tutte le informazioni necessarie per il corretto svolgimento dell’attività; predisporrà un programma esecutivo con tutte le informazioni relative, fornendolo alla Segreteria per la gestione delle prenotazioni; assicurerà la corretta redazione della lista dei partecipanti; terrà tutti i contatti con l’eventuale tour operator per una perfetta riuscita dell’attività.

7 Partecipazione alle attività
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Partecipazione alle attività La Segreteria, prima dell’inizio delle prenotazioni, predisporrà un fascicolo della manifestazione inserendovi il modulo di raccolta delle adesioni, indicando come primo nominativo l’accompagnatore o Tour leader e il suo recapito telefonico di riferimento. All’atto della prenotazione, l’addetto alla Segreteria deve avvisare i richiedenti delle eventuali condizioni particolari e difficoltà dell’attività e tener conto del numero massimo di adesioni previste per ogni turno, precisando i termini di pagamento.

8 Partecipazione alle attività
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Partecipazione alle attività Al momento della prenotazione, dopo aver verificato la corretta iscrizione all’Associazione, la conformità dei dati personali e la regolarità del pagamento della quota annuale del richiedente, l’addetto della Segreteria, ai partecipanti con oltre 80 anni di età, dovrà precisare che per loro non è possibile accendere la polizza “RCT e INF” e pertanto, prima dell’evento, devono sottoscrivere la “liberatoria” di ogni responsabilità dell’Alatel.

9 Partecipazione alle attività
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Partecipazione alle attività Le richieste di prenotazioni possono pervenire alla Segreteria: di persona Numero Verde Fax Mail ma possono essere raccolte solo ed esclusivamente dopo la data di apertura delle stesse, così come prevista dal programma.

10 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Per partecipare alle attività è necessario che il richiedente sia socio in regola con il pagamento delle quote associative o familiare convivente di un socio. I familiari conviventi potranno partecipare senza ulteriore onere, a meno che non richiedano il rilascio di una tessera nominativa ANLA per la quale dovranno versare € 7,00 annui. Se il Socio richiede anche la partecipazione, in sua compagnia, di altre persone, informarlo che queste sono da considerarsi come “aggregati” e, quindi, a norma di Regolamento, se non sussistano le condizioni previste per la loro iscrizione all’Alatel o non siano già soci ANLA, devono iscriversi all’ANLA (dietro versamento della quota annuale di € 25,00), precisando subito al Socio che verranno accettati solo se non di pregiudizio alla partecipazione dei soci e dei familiari conviventi).

11 Chiunque riceva una richiesta di prenotazione deve:
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Chiunque riceva una richiesta di prenotazione deve: Verificare nel file Excel sul PC della Segreteria che il richiedente sia socio: se il nominativo esiste ed è scritto in “nero” significa che il socio è in regola con i pagamenti delle quote associative; se il nominativo è scritto in “verde” significa che non risulta pagata la quota associativa dell’anno, in tal caso va invitato il socio a versare, contestualmente all’importo previsto per l’evento, anche la quota associativa; se il nominativo è scritto in “rosso” significa che il socio è moroso (non sono state pagate le quote degli ultimi anni) e si deve invitarlo a regolarizzare la situazione prima di poter accettare qualsiasi richiesta di prenotazione.

12 Numero delle persone da prenotare e i relativi dati anagrafici.
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Dopo la verifica della qualifica di socio, occorre farsi dare tutti i dati anagrafici, in particolare: Cognome e nome Data di nascita Recapito telefonico Codice Fiscale Indirizzo mail Documento d’identità (ove necessario) con data e luogo di emissione e data di scadenza Numero delle persone da prenotare e i relativi dati anagrafici.

13 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Se l’operatore della Segreteria utilizza il PC, deve verificare la correttezza dei dati e segnalare sul modulo Correzioni SI ALATEL tutte le eventuali inesattezze rilevate. In ogni caso dovrà registrare i dati nel modulo Lista d’Attesa, inserendo anche la data e l’ora della richiesta, necessarie per ordinare le richieste in ordine cronologico.

14 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Le richieste pervenute alla Segreteria tramite fax o mail, dopo le verifiche della qualifica di socio e di regolarità contributiva, devono essere inserite nella Lista d’Attesa, in base alla data e ora di ricezione indicate dal sistema trasmissivo, tenendo presente che vanno escluse quelle pervenute prima della data di prenotazione prevista dal programma e/o prima delle ore 9,00 (orario di accoglienza soci presso la sede).

15 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Dopo aver completato la Lista d’Attesa, anche con le richieste pervenute dalle sedi periferiche e la loro relativa verifica dei dati in archivio, la Segreteria, d’intesa con il Gestore della manifestazione, procederà alla stesura della Lista dei Partecipanti. Per quei casi della lista d’Attesa non ammessi o posposti in un eventuale altro turno per mancanza di posti disponibili, la Segreteria darà comunicazione telefonica al richiedente motivandone la ragione. Per coloro che sono stati accettati, la Segreteria darà conferma della partecipazione, via mail o telefonica, ai richiedenti con tutti i dettagli logistici (termini di pagamento, luogo e orario dell’appuntamento, nome e numero di cellulare dell’accompagnatore).

16 Il modulo deve essere unico per ogni attività.
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio È indispensabile che le informazioni siano univoche e omogenee, quindi l’addetto alla Segreteria deve compilare solamente l’apposito modulo predisposto per l’attività, evitando di scrivere su pezzetti di carta o creare un nuovo modulo, generando così confusione e possibilità di errore tra i colleghi che dovranno gestire l’evento. Il modulo deve essere unico per ogni attività. Eventuali cancellazioni o spostamenti di turno di Soci partecipanti a un evento debbono essere comunicate al più presto al Gestore dell’attività in oggetto.

17 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Inoltre attenzione va prestata ai pagamenti: questi - sia se effettuati in sede e sia notificati al N° Verde come effettuati in c/c postale o bonifico - vanno subito annotati sulla Lista dei Partecipanti per avere sempre la situazione sotto controllo, mentre la matrice della ricevuta deve essere conservata e successivamente consegnata al Tesoriere. Il giorno dopo la scadenza prevista per il versamento delle quote di partecipazione, la Segreteria deve telefonare a coloro per i quali non risultino annotati i pagamenti, per avere notizie dei loro versamenti e sollecitarli, pena l’esclusione dall’attività, a norma di regolamento.

18 Usufruire delle facilitazioni
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Usufruire delle facilitazioni Fornire le precisazioni indicate dall’apposita nota informativa emanata dall’Alatel Nazionale d’accordo con Telecom, e quindi – se il Socio è presente di persona - fargli compilare il modulo di richiesta e quello sulla privacy, quindi, inserire il tutto nell’apposita cartella a disposizione dei colleghi che trattano la materia per il successivo espletamento della pratica.

19 Informazioni su pagamenti e/o rimborsi
SENIORES TELECOM - ALATEL Consiglio Regionale Lazio Informazioni su pagamenti e/o rimborsi Verificare se il Socio risulti in regola con i pagamenti e, in mancanza, fornire le informazioni sulle modalità di versamento. Per eventuali richieste di rimborso di quote, prendere nota della richiesta e, ove presente il Segretario, portare alla sua attenzione la richiesta stessa per l’immediata soluzione del problema, oppure inserirla nell’apposito contenitore per il successivo esame di congruenza, informando il Socio che la pratica verrà analizzata al più presto e lo si terrà informato circa la decisione presa in merito.

20 SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio Notizie varie Se il motivo della richiesta riguarda informazioni generiche sulle attività socio/assistenziali dei Seniores Telecom, fornirle direttamente solo se si ha conoscenza esatta dell’argomento; se non si è sicuri evitare di “azzardare” la risposta, ma farsi rilasciare un recapito telefonico o un indirizzo mail, precisando che sarà contattato quanto prima da un collega più esperto; quindi trasferire il nominativo con i recapiti al Segretario che interesserà chi di dovere.