Riunione Annuale ERASMUS

Riunione Annuale ERASMUS
Cetraro, 16 giugno 2005

Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005
A.A. 2004/2005 Attività Decentrate Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

MESI FINANZIATI DA NAP: MESI POST MONITORAGGIO:  STUDENTI POST MONITORAGGIO:  ? ADDENDUM: comunicazione entro il 30 di giugno 2005 – erogazione degli eventuali finanziamenti aggiuntivi nel mese di luglio Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

TS FLUSSI FINANZIATI DA NAP: 1.150 FLUSSI POST MONITORAGGIO:  ? ADDENDUM: comunicazione entro il 30 di giugno 2005 – erogazione degli eventuali finanziamenti aggiuntivi nel mese di luglio Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

A.A. 2005/2006 Attività Decentrate Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

BUDGET IT BUDGET SM: € ,00  (a.a. 2004/05: € ,00) BUDGET TS: € ,00  (a.a. 2004/05: € ,00) BUDGET OM: € ,00  (a.a. 2004/05: € ,00) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Istituti partecipanti
EUC old: 127 EUC nuove candidature: 15 (di cui 1 Istituto univ. non eleggibile e 14 Istituti non univ.) EUC nuove approvate: 12 (tutti Istituti non univ.) EUC totali: 139 Istituti partecipanti: 136 * (* 3 Istituti non hanno presentato candidatura per le Attività Decentrate) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Mobilità degli Studenti
Budget: € ,00 (budget iniziale CE + trasferimento 20% dall’OM) Budget Disabili/SEV € ,00 Budget EILC € ,00 Budget Borse € ,00 Fondo Riserva € ,00 Istituti con SM richiesto e approvato: 135 Istituti universitari: 76  Istituti non universitari: 60  Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Mobilità degli Studenti
IMPORTO ISTITUTI UNIVERSITARI € 120/mese mesi totali finanziati (pari al 60,92% della richiesta) IMPORTO ISTITUTI NON UNIVERSITARI € 170/mese mesi totali finanziati (pari al 53,51% della richiesta) TOTALE MESI FINANZIATI: (pari al 60,75% della richiesta) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Mobilità degli Studenti - EILC
BORSE PREVISTE 270 IMPORTO CE € 500,00/corso ADDENDUM ALL’ACCORDO FINANZIARIO MODELLO CONTRATTO STUDENTE/ISTITUTO (sito internet AN) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Mobilità dei Docenti Budget: € ,00 Budget Disabili/SEV € 2.553,00 Budget Borse € ,00 Fondo Riserva € ,00 Istituti con TS richiesto e approvato: 129 Istituti universitari: 75 Istituti non universitari: 54 Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Mobilità dei Docenti IMPORTO FLUSSO € 800,00 TOTALE FLUSSI FINANZIATI 1.200 (pari al 28,22% del richiesto e con un incremento di 100 flussi rispetto all’a.a. 2004/05) RICHIESTE PER FINANZIAMENTI PER TS DI LUNGA DURATA  rivolgersi all’AN – Ufficio di Roma Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Organizzazione della Mobilità - OM
BUDGET  € ,00 Budget Introduzione dell’ECTS € ,00 Budget Visite Cons. ECTS € ,00 Budget ECTS Label € 0 Budget trasferito alla SM € ,00 Budget OM € ,00 Fondo riserva € ,00 Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Introduzione dell’ECTS Istituti richiedenti 28 – approvati 22 Finanziamento di un importo base di € 1.000,00 + € 200,00 per ogni area disciplinare richiesta Visite dei Consiglieri ECTS Istituti richiedenti 7 – Istituti eleggibili 5 – 3 scelti dall’AN (comunicazione alla CE entro il 1 settembre 2005) Finanziamento di un importo max pari ad € 4.000,00 per Visita Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Organizzazione della Mobilità – OM
Criteri di erogazione contributo CE OM media SM+TS degli ultimi 2 a.a. (02/03 – 03/04) o in caso di nuovi Istituti media dei dati forniti nella candidatura media moltiplicata per i “per capita” base minima di € 500,00 assicurata a tutti gli Istituti (realizzazione minima di 1 soggetto in mobilità) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

OM – per capita n° studenti/docenti € 150,00  n° studenti/docenti € 120,00  n° studenti/docenti € 90,00  n° studenti/docenti oltre 401 € 70,00  Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Circolare disabili SM - TS
CIRCOLARE AN  10 GIUGNO 2005 (sito internet AN: download della circolare e della modulistica) SCADENZA  11 LUGLIO 2005 BUDGET CE  € ,00 (€ ,00 per SM e € 2.553,00 per TS) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

NOVITA’ 2005/2006  Return to home country Studenti OUT: l’AN invita gli Istituti italiani a darne comunicazione ai partner richiedendo conferma prima della partenza degli studenti (verrà inserita una casella ad hoc in Dyners) Studenti IN: nessuna indicazione restrittiva applicata  Second Erasmus study period Solamente per gli studenti partecipanti ad un Master Erasmus Mundus in mobilità solo verso partner europei, che potranno ricevere anche il contributo comunitario ERASMUS di 120 €/mese (medesimi criteri di ammissibilità di ERASMUS !)  ECTS Introduction grant Il finanziamento potrà essere accordato solo per 2 anni e non più per 3 anni Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

RACCOMANDAZIONI 2005/2006 Mobilità degli Studenti > SPAGNA IT > ES studenti FR > ES studenti DE > ES studenti UK > ES studenti BE > ES studenti Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

A.A. 2003/2004 Risultati Attività Decentrate Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

SM - CURIOSITA’ ETA’ MEDIA: 22 anni (18 – 78) MESE DI INIZIO: settembre/ottobre – febbraio/gennaio MEDIA MESI: 6,9 (nel 2002/03 7,1) USO ECTS: 65% NO – 35% SI PREPARAZIONE LINGUISTICA: 76% SI – 23% NO – 1% ILPC NAZIONALITA’: 99% IT – 1% ALTRE STAGE: n° 1 mese per 5 studenti, n° 3 mesi per 3 studenti, n° 6 mesi per 1 studente Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

TS - CURIOSITA’ ETA’: anni MESE DI INIZIO: maggio/settembre – aprile/giugno GG. DOCENZA: 5 / 7 / 6 / 4 HH. DOCENZA: 8 NAZIONALITA’: 94% IT – 6% ALTRE LINGUA USATA PER LA DOCENZA: EN 44%, FR 17%, IT 12%, ES 12%, DE 9%, altro 6% PREPARAZIONE LINGUISTICA: NO 57%, SI 43% Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

A.A. 2003/2004 Risultati dell’attività di controllo
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Tipologia dei controlli Controllo Finanziario Audit Monitoraggio PERIODO ATTIVITA’: 01/12/04 – 31/05/05 PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/05 Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario Istituti prescelti Università degli Studi di Bari (SM+TS) Libera Università di Bolzano (SM+TS) Università degli Studi di Foggia (SM+TS) Università degli Studi di Macerata (SM + TS) Università degli Studi di Padova (TS) Università per Stranieri di Perugia (ILPC) Università degli Studi di Pisa (SM + TS) Accademia di Belle Arti di Ravenna (SM + TS) Scuola Superiore per Mediatori Linguistici di Vicenza (SM+TS) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario SM – documenti controllati Accordo Bilaterale, Accordo Istituto/studente (ed eventuale documentazione relativa a richieste e autorizzazioni di prolungamento delle mensilità studenti). Prova del versamento della borsa (mandato di pagamento, con eventuali distinte di pagamento, comprovante il nominativo e l’importo della borsa destinata al singolo studente; quietanza della banca comprovante l’avvenuto pagamento delle borse nonché la data di effettivo pagamento; documentazione inerente eventuali rimborsi da parte degli studenti quali copia assegno/riversale di incasso/documentazione bancaria). Learning Agreement. Attestato rilasciato dall'Istituto ospitante al termine del periodo di studi all'estero, debitamente firmato, che confermi sia il periodo di studio svolto dallo studente (con l'indicazione esatta della data di inizio e di fine dell'attività) che l’effettivo svolgimento del programma convenuto, nonché una nota con i risultati conseguiti (transcript of records). Rapporto Narrativo compilato dallo studente Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario TS – documenti controllati Accordo Bilaterale. Accordo Istituto/docente. Prova del versamento della borsa (mandato di pagamento, con eventuali distinte di pagamento, comprovante il nominativo e l’importo della borsa destinata al singolo studente; quietanza della banca comprovante l’avvenuto pagamento delle borse nonché la data di effettivo pagamento). Dichiarazione dell’Istituto ospitante dalla quale risultino le date esatte della mobilità e il numero di ore di docenza. Rapporto Narrativo compilato dal docente Documentazione giustificativa delle spese: REGIME FORFETARIO: biglietto del viaggio A/R (con relative carte di imbarco) e verifica del rispetto dei massimali giornalieri comunitari REGIME PIE’ DI LISTA: biglietto del viaggio A/R (con relative carte di imbarco) e Fatture/Ricevute/Scontrini validi ai fini fiscali delle spese di vitto, alloggio, trasporti urbani Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario RISULTATI SM non eleggibilità di n° 14 borse (pari ad € 8.040,00) restituzioni di n° 17 mesi (pari ad € 2.400,00) variazioni in eccesso – senza contributo – di mensilità conteggiate in maniera non corretta RISULTATI TS restituzione di spese non eleggibili e/o non documentate (pari ad € 828,20) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario SM - PROBLEMI RISCONTRATI Calcolo errato delle mensilità sia in eccesso che in difetto: vedi Handbook ERASMUS pag. 2 – art. 2.3 Calcolo delle mensilità erogabili (ES. 3 mesi e 11 gg. = 3 mesi; 3 mesi e 18 gg. = 4 mesi) Mancanza dell’Accordo, dell’Attestato oppure del Mandati di Pagamento: mobilità non eleggibile Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e la loro autorizzazione Mancanza dei documenti relativi alla parte accademica: Learning Agreement e/o Transcript of records Mancanza dei Rapporti Narrativi degli Studenti Incompletezza della documentazione controllata (es. mancanza di data e firma negli Accordi, importo della borsa comunitaria, etc.) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario TS - PROBLEMI RISCONTRATI Il contributo di € 800,00 non è un contributo forfetario:  giustificazione dei costi di viaggio A/R  giustificazione dei costi di soggiorno oppure applicazione delle tariffe forfetarie Attività inferiori ad una settimana (5 gg. lavorativi): obbligo di indicazione nell’Attestato di partecipazione del N° di ore di insegnamento svolte (MIN. 8 ORE), autocertificazione non valida Costo del viaggio A/R: se il biglietto non riporta il costo deve essere presente una ricevuta dell’agenzia di viaggi indicante il prezzo pagato Utilizzo del mezzo proprio e del taxi: costi non ammissibili e pertanto non rendicontabili all’AN possibilità di rendicontare l’equivalente costo del treno I classe  prova della realizzazione del viaggio (ricevuta taxi, pedaggi autostradali) Soggiorno: mancanza di chiarezze nella scelta tra Regime piè di lista e Regime forfetario  indicazione nell’Accordo stipulato con il docente o in altro documento da allegare alla pratica Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Controllo Finanziario TS - PROBLEMI RISCONTRATI Durata ammissibile della Mobilità:  giorni indicati nell’Attestato di partecipazione se l’Attestato non riporta i giorni del viaggio A/R: calcolare i giorni di viaggio ammissibili sulla base delle date del biglietto (es. massimo 1 o 2 gg. all’andata e massimo 1 o 2 gg. al ritorno) Soggiorno - Rimborso Piè di lista: rendicontare il minimo importo tra la somma dei documenti di spesa e l’importo derivante dall’applicazione delle tariffe forfetarie Soggiorno - Rimborso Forfetario: si possono utilizzare importi diversi da quelli indicati dall’AN, purché questi siano inferiori a quelli indicati dall’AN e siano espressamente indicati Spese in valuta diversa dall’EURO:  deve essere indicato il tasso di cambio utilizzato per la conversione in Euro Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit Istituti prescelti Università degli Studi di Bologna Università degli Studi di Chieti-Pescara Accademia di Belle Arti di Brera (Milano) Università degli Studi di Palermo Università degli Studi del Piemonte Orientale (Vercelli) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS, in particolare, e nell’ambito internazionale in generale Gestione della Mobilità degli Studenti (informazioni, bando, contratti, monitoraggio, riconoscimento degli esami/ECTS) Gestione della Mobilità dei Docenti (informazioni, bando, contratti, materiale prodotto) Gestione finanziaria dei contributi comunitari (sono stati controllati gli stessi documenti richiesti per il controllo finanziario) Incontro con un campione di studenti e docenti Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit RISULTATI SM non eleggibilità di n° 2 borse – studenti “stranieri” (pari ad € 2.640,00) restituzioni di n° 1 mese (pari ad € 120,00) restituzioni SEV (pari ad € 807,35) variazioni in eccesso – senza contributo – di mensilità conteggiate in maniera non corretta RISULTATI TS restituzione di spese non eleggibili e/o non documentate (pari ad € 1.221,03) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit RACCOMANDAZIONI Maggiore informazione sulla didattica all’estero agli studenti Maggiore collaborazione da parte dei docenti Learning agreement: assicurarsi che venga firmato prima della partenza dello studente (vd. sito ECTS) Riconoscimento degli esami: copia della documentazione presso l’ufficio ERASMUS Conteggio corretto delle mensilità Erogazione dei contributi CE non appena disponibili Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Monitoraggio Istituti prescelti Conservatorio di Musica di Bologna Università degli Studi di Ferrara Università degli Studi di Milano Università degli Studi di Napoli “Federico II” Accademia Abadir di Palermo Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Monitoraggio EPS (European Policy Statement – Politica di Strategia Europea) Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS Informazione/selezione/preparazione/accoglienza e controllo degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS (in uscita e in entrata) Attività di monitoraggio svolta dall’Istituto Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS (ECTS ed altro) Co finanziamenti previsti dall’Istituto e/o da altri Enti Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit/Monitoraggio BEST PRACTICE Organizzazione Istituti/Uffici ERASMUS Informazioni (anche attività extra ERASMUS) Sito internet / Box internet Collaborazione con le Associazioni Studentesche (incoming students) Co finanziamento Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit/Monitoraggio BEST PRACTICE SM Guide informative Candidature on line (bando, selezione) “Attestato” già predisposto dall’Istituto di appartenenza Documentazione relativa al prolungamento Libretto per la certificazione del periodo di studio svolto all’estero / libretto di valutazione / grade’s book (outgoing e incoming) Preparazione linguistica Attività di monitoraggio (dati statistici, rapporti) Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

Audit/Monitoraggio BEST PRACTICE TS Attività di monitoraggio svolta nei confronti dei propri studenti in mobilità Materiale prodotto prima e/o dopo il TS Stipula di nuovi Accordi Bilaterali ERASMUS e/o estensione di Accordi già esistenti Stipula di Accordi internazionali extra ERASMUS Riunione Annuale ERASMUS - Cetraro, 16 giugno 2005

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