Banca di Monastier e del Sile06 dicembre 2006 LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 06 DICEMBRE.

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1 Banca di Monastier e del Sile06 dicembre 2006 LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 06 DICEMBRE 2006 COMPETENZE – ORGANIZZAZIONE E PROGETTUALITA’ dott. Alberto Bobbo Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it Nuove Tecnologie e Qualità del Software Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981 info@conservazione-sostitutiva.it www.conservazione-sostitutiva.it © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

2 KNOWLEDGE MANAGEMENT L’informazione: è una risorsa essenziale per il funzionamento di una organizzazione. La gestione dell’informazione nelle organizzazioni è di importanza strategica e fattore/leva della competitività aziendale © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

3 INFORMAZIONI E COMPETITIVITA’ Necessità di gestire in modo efficace, efficiente ed integrato tutte le informazioni disponibili. Necessità di informazioni corrette (e dei documenti che le contengono) per prendere le decisioni tempestivamente imposte dal mercato. Tali decisioni hanno un impatto su: 1.Profitto 2.Qualità dei servizi offerti 3.Efficienza 4.Immagine. In definitiva, la disponibilità delle informazioni e una gestione efficiente delle stesse può portare a un grande vantaggio competitivo su due direttrici: 1.Processi: Ottimizzazione delle risorse e incremento della produttività 2.Costi della gestione documentale © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

4 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Conservare i documenti cartacei significa sostenere: Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla localizzazione degli archivi. Costi di archiviazione e di gestione degli archivi. Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento). Rischi di errore (documenti obsoleti o non aggiornati) Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.). Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626). Costi per la vigilanza degli ambienti. Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili). © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

5 L’INNOVAZIONE DIGITALE DEL BUSINESS Il motore del processo di cambiamento delle organizzazioni è La dematerializzazione e digitalizzazione delle informazioni In tale contesto il documento informatico occupa un ruolo di fondamentale importanza essendo la base normativa della digitalizzazione degli archivi aziendali…..e conservazione in modalità sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali… Pensate a: Quanti documenti cartacei vengono conservati nei vostri uffici? Quanti documenti deve conservare la vostra amministrazione? © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

6 IL DOCUMENTO “CLASSICO” IL Documento ANALOGICO È un oggetto materiale. È in originale ed eventualmente in copia. Documento analogico: È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in “documento originale” e “copia”. Documento analogico originale: Il documento analogico che può essere unico o non unico. Documento analogico originale NON unico: E il documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

7 Il Documento moderno…… quello Informatico Legge N° 59 del 1997 – Art. 15 stabilisce che: “gli atti, dati e documenti, formati dalla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE e dai PRIVATI con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge” Il DPR 445 del 28/12/2000 (Art. 8 TUDA) – modificato poi dal ART. 20 CAD (Codice Amministrazione Digitale) D. Lgs 07/03/2005 - ha fissato i requisiti che il documento informatico inteso come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” deve rispettare per avere pieno valore legale. © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

8 Per documento cartaceo si intende sia il supporto che il contenuto che in esso viene rappresentato La sottoscrizione autografa sancisce l’ autenticità ed il sottoscrittore si assume la paternità del contenuto del documento Un documento informatico, per sua natura, può essere modificato e riprodotto infinite volte, ottenendo copie identiche all’originale. Il suo contenuto è svincolato dal supporto. Per renderlo simile al documento cartaceo occorre “autenticarlo”, cioè modificare gli attributi di volatilità tramite l’apposizione di una firma digitale per:  garantire la segretezza dei contenuti del documento  dichiarare la paternità del sottoscrittore  assicurare l’integrità dei contenuti del documento  garantire il non ripudio quindi assicurare la validità legale del documento Quindi: dal Documento cartaceo… Al Documento informatico © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

9 Firma digitale di un documento informatico La firma digitale GARANTISCE, in un documento informatico, la stessa valenza della firma autografa nei documenti cartacei. La tecnologia a “chiavi pubbliche” garantisce inoltre: l’integrità del contenuto del documento la certezza della provenienza del documento I formati dei documenti informatici La firma digitale deve essere applicata a documenti informatici STATICI ovvero redatti in modo tale per cui il contenuto non risulti alterabile durante le funzioni di accesso e di conservazione, generalmente documenti informatici in formato PDF o TIFF ….. con beneficio di inventario.. Gli elementi dinamici (macro, funzioni, script) possono provocare la visualizzazione di contenuti differenti al momento della sottoscrizione e della successiva verifica © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

10 ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: DEFINIZIONE Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed ordinata Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed ordinata I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazione I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazione Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione SISTEMI DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

11 ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: ESEMPIO SPOOL DI STAMPA INDICI ARCHIVIO CARTACEO RICERCA E CONSULTAZIONE CICLO ATTIVO SW GESTIONALE SIA CICLO PASSIVO COMPOSIZIONE LAYOUT DI STAMPA DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM STAMPA © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

12 CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione cartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempo Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione cartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempo La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte delle Autorità competenti La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte delle Autorità competenti Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi vigenti Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi vigenti I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03) I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03) Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano l’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservato Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano l’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservato © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

13 CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE La conservazione deve quindi garantire: La conservazione deve quindi garantire: un approccio che tenga conto del rapporto costi-benefici dei processi di supporto per il reperimento sia della documentazione amministrativa sia di quella storico-culturale. minimi rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni a fronte di una seria analisi dei rischi derivanti da perdita di informazioni (Sicurezza Sistemi informativi, BS 17799,….). livelli adeguati di sicurezza a garanzia dell’autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate (D.Lgs. 196/03,…). © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

14 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DEFINIZIONE Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della documentazione in formato digitale nel tempo Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della documentazione in formato digitale nel tempo La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…) La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…) La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili,..) La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili,..) La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

15 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: ELEMENTI CHIAVE Marca Temporale: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma elettronica qualificata ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato rilasciato da una CA) Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione Supporto di memorizzazione: qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile della Conservazione) Modalità operative: libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità operative per la conservazione sostitutiva. (Change Management) © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

16 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Un sistema di Conservazione Sostitutiva è costituito da: Un sistema di Conservazione Sostitutiva è costituito da: Sistemi software Sistemi hardware © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

17 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Hardware: configurazione di esempio Sistemi Hardware: configurazione di esempio DATABASE DELLA CONSERVAZIONE SERVER RICHIESTE SISTEMA MASTERIZZAZIONE STORAGE © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

18 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di un disco tradizionale, garantendo il rispetto della normativa con accessi di tipo WORM. Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di un disco tradizionale, garantendo il rispetto della normativa con accessi di tipo WORM. Punti di forza: performance Punti di forza: performance Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli volumi Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli volumi CD: sistema di memorizzazione consolidato CD: sistema di memorizzazione consolidato Punti di forza: basso costo/facilità di duplicazione, sicurezza del mantenimento dei dati nel tempo Punti di forza: basso costo/facilità di duplicazione, sicurezza del mantenimento dei dati nel tempo Punti di debolezza: performance non elevate/limitata capacità Punti di debolezza: performance non elevate/limitata capacità Facilità e convenienza di utilizzo rispetto ai dischi magneto-ottici Facilità e convenienza di utilizzo rispetto ai dischi magneto-ottici © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

19 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura ottica. Capacità di memorizzazione da 100 a parecchi Gbyte MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura ottica. Capacità di memorizzazione da 100 a parecchi Gbyte Punti di forza: relativamente economici Punti di forza: relativamente economici Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al dispositivo magnetico Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al dispositivo magnetico DVD: sistema di memorizzazione consolidato DVD: sistema di memorizzazione consolidato Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di memorizzazione Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di memorizzazione Punti di debolezza: performance non elevate Punti di debolezza: performance non elevate Facilità e convenienza di utilizzo Facilità e convenienza di utilizzo © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

20 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio) Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio) Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD) Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD) Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed essere indipendente da S.O. Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed essere indipendente da S.O. Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM) Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM) Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di controllo periodica e all’eventuale riversamento sostitutivo Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di controllo periodica e all’eventuale riversamento sostitutivo © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

21 FORMATI ADOTTATI PER LA CONSERVAZIONE: Come accennato in precedenza i formati ammessi dalla normativa sono quelli che non contengono macroistruzioni, codice eseguibile, etc… Come accennato in precedenza i formati ammessi dalla normativa sono quelli che non contengono macroistruzioni, codice eseguibile, etc… I formati ammessi e portati in conservazione sono a discrezione dell’utente finale I formati ammessi e portati in conservazione sono a discrezione dell’utente finale XML XML PDF PDF TIFF TIFF JPEG JPEG Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato PDF © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

22 TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Software © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

23 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L’EVOLUZIONE VERSO IL DIGITALE Fattori determinanti di tipo: Tecnologico (aumentano i volumi dei documenti digitali nelle aziende) Business (spinta alla riduzione ei costi e ottimizzazione dei processi) Legislativo (disciplina giuridica sempre più matura e completa) Spingono il passaggio all’era del “paperless”….ma nonostante la spinta: La gestione documentale nel Sistema Italia (pubblico e privato) soffre ancora enormi costi ed inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5 % del PIL per un costo stimabile tra i 42 e i 70 miliardi di €uro!! I risparmi ottenibili, per tipologia di documento vanno dal 50 % al 90 % del costo di gestione del documento! © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

24 LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE: Processi di Back-office: Acquisti/vendite Finanza Personale Ect.. Processi di Core-Business: Come opportunità per rapido reengineering dei processi e come strumento di gestione del cambiamento Potenziale recupero di produttività e risorse = incremento di competitività (tempi di ricerca, persone dedicate, tempi di gestione e costi diretti di stampa e gestione del cartaceo © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

25 LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE: Fonte: NetConsulting, 2006 © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

26 ESIGENZE DI GESTIONE DOCUMENTALE ESPRESSI Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Fonte: NetConsulting, 2006 Riduzione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

27 AREE DI RIDUZIONE FLUSSI CARTACEI NEI PROGETTI AVVIATI Fonte: NetConsulting, 2006 Potenziali aree di riduzione flussi cartacei © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

28 Obiettivi dichiarati dei progetti Fonte: NetConsulting, 2006 © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

29 Progetti di adozione documento informatico Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Fonte: NetConsulting, 2006 © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

30 IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT O WORKFLOW MANAGEMENT A SUPPORTO DEL CAMBIAMENTO: Ottimizzazione processo Ottimizzazione organigramma Rinnovo/aggiornamento strutture IT Optimization as a permanent process Initial situation Result Supplier Pos. APos. BPos. CPos. DPos. E Supplier Pos. APos. BPos. CPos. DPos. E © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

31 BPR COME INTEGRAZIONE DI PROCESSI Organizzazione Gerarchica Diventare efficienti ed efficaci nella gestione delle conoscenze è fonte di economie di costo e di miglioramento delle prestazioni della organizzazione, rapidità nel reperimento dei dati, creazione di nuove opportunità, risposte alle esigenze dei clienti/utenti Organizzazione “Hyperlinked” © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

32 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI I due approcci di conservazione Volumi Costi (funzioni di accesso standard e livelli di servizio costanti) Archiviazione cartacea Archiviazione informatica © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

33 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI I due approcci di conservazione Volumi Costi (funzioni di accesso evolute e livelli di servizio costanti) Archiviazione cartacea Archiviazione informatica © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

34 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI DEPERIMENTO E NON ACCESSIBILITA’ Il rischio connesso al supporto utilizzato cartaceo informatico = = Il rischio connesso alla obsolescenza della tecnologia cartaceo informatico > < Il rischio connesso ad accadimenti accidentali cartaceo informatico < > © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

35 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: LA GESTIONE DELLA OBSOLESCENZA TECNOLOGICA Preservare la tecnologia originale usata per creare ed archiviare i documenti Emulare la tecnologia originale sulle nuove piattaforme Migrare il software necessario per accedere, trasmettere e visualizzare i documenti Migrare i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati Convertire i documenti ed i dati verso formati standard Istituzione di processi di controllo e di specifiche responsabilità Procedure di riversamento su nuovi supporti © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

36 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:CONSIDERAZIONI Le informazioni all’interno di una organizzazione sono di importanza vitale per la buona conduzione del Business Le informazioni circolanti in azienda sono sempre più numerose e necessitano di strumenti sofisticati per la loro fruizione La gestione delle informazioni strutturate e non è di importanza strategica per una azienda L’ accesso alle informazioni strutturate è ampiamente gestito, mentre per informazioni diverse le aziende debbano confrontarsi con: disservizi disservizi inefficienze inefficienze ritardi ritardi perdite di opportunità perdite di opportunità © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

37 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: VANTAGGI COMPETITIVI Nasce l’esigenza di gestire in modo integrato tutte le informazioni necessarie alla generazione del profitto dell’impresa L’immediatezza della presa di decisione è oggi imposta dal mercato La presa di decisione influenza: profitto profitto bontà e qualità dei servizi offerti bontà e qualità dei servizi offerti efficienza efficienza immagine aziendale immagine aziendale La corretta gestione e la tempestività di accesso alle informazioni determina il vantaggio competitivo dell’organizzazione © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

38 VALUTARE I VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: COSTI-BENEFICI Costi di spazio ufficio/magazzino 1.Spazio Ufficio ___ mq. X € ___ = € 2.Spazio Magazz. ___ mq. X € ___ = € 3.Scaffali, materiale per attività = € 4.Materiale di consumo = € COSTI TOTALI € Costo del lavoro 1.Addetto magazzino ____ x €/h. = € 2.Amministrazione ____ x €/h. = € 3.Gestione ____ x €/h. = € € Costi per la perdita di informazioni 1.Costo statistico per perdita info N° files x € 200 = € € Customer Service 1.Chiamate al richiedente dopo ricerca # chiamate/anno 2.Costi telefonici # chiamate/anno x € = € 3.Ritardi nel processo di ricerca docs = € € COSTI CORRENTI TOTALI ANNUI € © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

39 ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati Dati generali di Sistema Unità di misura Q.tà Numero di persone/PDL coinvolte nell'organizzazione "senza carta" (utenti del sistema)n. Numero di persone coinvolte nell'analisi (process owner)n. Numero di persone/PDL dell'organizzazione con accesso ad Internetn. Numero di persone a cui occorre un nuovo PC (non rispondente ai requisiti minimi)n. Numero di persone/PDL attualmente senza un collegamento in reten. Stipendio annuo medio lordo (comprensivo di eventuali benefit) delle persone coinvolteeuro Ore lavorative per giornata (in media)ore Giorni lavorativi per anno (in media)giorni Rate Tasso di indebitamento (di mercato o applicabile nell’organizzazione) % Numero delle Persone coinvolte nel progetto Intranet di gestione documentale e business process management sul totale impiegati nell’organizzazione %

40 ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA…… L’analisi deve essere comunque personalizzata rispetto all’organizzazione e quindi ai seguenti fattori: Tipologia di tutti i documenti presenti in azienda Tipologia di documenti da processare in Conservazione Sostitutiva Tipologia e struttura dei processi Opportunità di rivedere i processi ed ottimizzarli ………… ogni organizzazione deve perseguire i propri obiettivi e priorità progettuali E quindi commisurare gli investimenti in funzione di questi: © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

41 Compilate il questionario che vi hanno consegnato e saro lieto di coaudivarVi nell’analisi del Ritorno dell’Investimento……. Costi Hardware 1.Scanner ___ q.tà X € ___ = € 2.Pc ___ q.tà X € ___ = € 3.Server ___ q.tà X € ___ = € 4.Stampanti Barcode ___ q.tà X € ___ = € COSTI TOTALI € Costi Software 1.Gestione Documentale = € 2.Conservazione sostitutiva = € 3.Workflow Management = € € Costi Servizi Professionali 1.Consulenze professionali ____ x €/h. = € € Costi di Manutenzione ed Assistenza 1.Canoni di manutenzione HW e SW = € 2.Canoni di assistenza HW e SW = € € COSTI CORRENTI TOTALI PROGETTO € © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

42 In ogni caso alcuni dati di riferimento da indagine Conservazione-sostitutiva.it: Fascie di investimento riguardanti tutta l’infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e quindi, nel caso sia opportuno l’aggiornamento di tutto l’impianto informatico (escluse le applicazioni – licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del business): Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva di tutti i documenti con valenza fiscale N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 1 PDL a 5 PDL ………….…..Costo: da 10.000,00 € a 20.000,00 € N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 6 PDL a 10 PDL……………..Costo: da 20.000,00 € a 30.000,00 € N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 11 PDL a 20 PDL……….….Costo: da 30.000,00 € a 40.000,00 € N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 21 PDL a 50 PDL…………..Costo: da 40.000,00 € a 100.000,00 € N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 51 PDL a 100 PDL……….Costo: da 100.000,00 € a 150.000,00 € © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

43 VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: Miglioramento e snellimento dei processi aziendali Diminuzione della % di perdita di documenti Diminuzione della % di perdita di documenti Recupero veloce dell’informazione Recupero veloce dell’informazione Riduzione drastica della circolazione cartacea Riduzione drastica della circolazione cartacea Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti Maggiore controllo sui costi di gestione Maggiore controllo sui costi di gestione Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research 2006): mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato il 5% di tutti i documenti viene perso il 5% di tutti i documenti viene perso l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale di ciascun documento in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono circa 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

44 VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: Miglioramento e snellimento dei processi aziendali Diminuzione della % di perdita di documenti Diminuzione della % di perdita di documenti Recupero veloce dell’informazione Recupero veloce dell’informazione Riduzione drastica della circolazione cartacea Riduzione drastica della circolazione cartacea Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti Maggiore controllo sui costi di gestione Maggiore controllo sui costi di gestione Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research 2006): mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato il 5% di tutti i documenti viene perso il 5% di tutti i documenti viene perso l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale di ciascun documento in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono circa 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

45 SE CIO’ NON BASTA UNA PREVISIONE: DOMANI….CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGATORIA PER TUTTI! Al di là dell’intensa attività di legislazione sui temi dell’innovazione digitale iniziata sin dagli anni ‘90, la volontà del legislatore di ridurre l’evasione fiscale, percorrendo la strada dell’innovazione tecnologica, emerge recentemente e chiaramente nel D.L. 223/2006, dove vengono introdotte alcune importanti novità……………con una importante affermazione di premessa circa queste novità “in attesa dell’introduzione della Fatturazione Elettronica”, ovvero in attesa dell’introduzione della normativa cogente sulla fatturazione elettronica che renderà poi obbligatoria anche la conservazione sostitutiva secondo quanto già previsto dal Codice della Pubblica Amministrazione Digitale. Sulla base di queste considerazioni la previsione è che se non è domani è dopodomani ma la normativa sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva verrà promulgata! © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

46 VI RICORDO LE PROSSIME INIZIATIVE DI CONSERVAZIONE- SOSTITUTIVA.IT: 1.Seminari e Corsi ogni mese nel 2007 (il questionario di val…) 2.Incontri personalizzati per valutare il Roi di un’implementazione di un DMS nella Vostra azienda o supportarVi nelle gestione del processo di conservazione 3.Continueremo a essere un punto di riferimento con Conservazione-sostitutiva.it………….osservatorio del mercato GRAZIE PER L’ATTENZIONE! dott. Alberto Bobbo Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it Nuove Tecnologie e Qualità del Software Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981 info@conservazione-sostitutiva.it www.conservazione-sostitutiva.it © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati