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01.03.2014bozza - sono graditi suggerimenti 1 Guida al Verbale del consiglio di istituto e non solo A cura di Cinzia Olivieri In collaborazione con Miriam.

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1 bozza - sono graditi suggerimenti 1 Guida al Verbale del consiglio di istituto e non solo A cura di Cinzia Olivieri In collaborazione con Miriam Agostini

2 bozza - sono graditi suggerimenti Cos’è il verbale Il verbale è un documento che descrive in modo sintetico e fedele ciò che avviene in una riunione alla presenza del segretario verbalizzante Esso si distingue dalla delibera che è il provvedimento adottato dall’organo collegiale

3 bozza - sono graditi suggerimenti La convocazione Ogni riunione va preceduta da una convocazione che deve contenere l’ordine del giorno e cioè gli argomenti che saranno trattati nella seduta L’Art. 1 della CM 105/75 prevede che La convocazione degli organi collegiali deve essere disposta con un congruo preavviso - di massima non inferiore ai 5 giorni - rispetto alla data delle riunioni.CM 105/75 Tale norma opera solo se il regolamento di istituto non dispone diversamente. Il termine non è tassativo perché i cinque giorni utili (anche non lavorativi) sono previsti “di massima”. Inoltre la regolarità della convocazione non è indicata tra i requisiti per la validità delle sedute previsti dall’art. 37 Dlgs 297/94Dlgs 297/94 Prosegue l’art. 1: La convocazione deve essere effettuata con lettera diretta ai singoli membri dell'organo collegiale e mediante affissione all'albo di apposito avviso; in ogni caso, l'affissione all'albo dell'avviso è adempimento sufficiente per la regolare convocazione dell'organo collegiale. Dunque se l’avviso è pubblicato all’albo la convocazione è regolare Di consueto l’attività dei consigli di classe è programmata all’inizio dell’anno scolastico

4 bozza - sono graditi suggerimenti Dove si redige il verbale La CM 105/75 (regolamento tipo) precisa all’art. 1 ultimo comma che “Di ogni seduta dell'organo collegiale viene redatto processo verbale, firmato dal presidente e dal segretario, steso su apposito registro a pagine numerate”CM 105/75

5 bozza - sono graditi suggerimenti Il segretario verbalizzante L’art. 8 del Dlgs 297/94 prevede “11. Le funzioni di segretario del consiglio di circolo o di istituto sono affidate dal presidente ad un membro del consiglio stesso”Dlgs 297/94 La scelta può essere effettuata in modo permanente o all’inizio di ogni seduta tra qualunque dei consiglieri

6 bozza - sono graditi suggerimenti La verbalizzazione Il verbalizzante ha la piena responsabilità di quello che attesta Il verbale fa piena prova di quanto affermato

7 bozza - sono graditi suggerimenti La registrazione L’organo collegiale può, con proprio regolamento o specifica delibera motivata, prevedere la registrazione delle sedute, quale supporto per prevenire contestazioni, specie se il verbale (che comunque deve essere redatto in forma succinta) è approvato alla successiva seduta purché sia specificata la finalità, avvenga in forma palese e soprattutto non sia diffusa o comunicata a terzi Occorre anche disciplinare la possibilità di registrazione della riunione da parte dei partecipanti

8 bozza - sono graditi suggerimenti La stesura: parte introduttiva Occorre indicare: - “Verbale del (consiglio di istituto, classe, collegio dei docenti…) - il luogo, la data, l'ora di inizio (e quindi di fine) della seduta - i presenti e gli assenti e se questi ultimi sono o meno giustificati al fine di accertare la sussistenza del quorum costitutivo e conoscere il quorum deliberativo nonché per la dichiarazione di eventuali decadenze - Sospensioni della seduta, ingressi posticipati ed uscite anticipate sempre per monitorare la persistenza dei quorum suddetti - il nome del presidente e del segretario verbalizzante

9 bozza - sono graditi suggerimenti L’ordine del giorno Prima di passare al verbale vero e proprio bisogna indicare gli argomenti posti all’ordine del giorno La discussione ne segue l’ordine I regolamenti possono prevedere e disciplinare la possibilità di invertire nel corso della seduta motivatamente l'ordine degli argomenti da trattare Ove venga inserito in ultimo "Varie ed eventuali“ non potrà deliberarsi su alcunché perché tutti i partecipanti devono essere preventivamente informati delle questioni e delle materie sulle quali sono chiamati a decidere ma si potranno proporre argomenti di discussione per le successive sedute o comunicare informazioni

10 bozza - sono graditi suggerimenti La discussione Il verbale deve essere sintetico, quindi non deve descrivere minutamente ogni cosa ma riportare termini essenziali della discussione anche affinché essa possa essere chiara anche a distanza di tempo Deve essere oggettivo e privo di commenti personali del verbalizzante ma può/deve riportare opinioni e giudizi espressi ed eventuali pareri espressi da altri organi

11 bozza - sono graditi suggerimenti La redazione La redazione del verbale dovrebbe essere contestuale Invece nella prassi avviene per lo più successivamente allo svolgimento dell’attività verbalizzata, durante si limita a redigere una minuta In tal caso occorre la lettura e l’approvazione del verbale nella prima seduta utile La lettura può essere omessa, salvo richiesta di un componente del collegio, se il testo è stato precedentemente posto a disposizione di tutti i componenti. Anche questo aspetto dovrebbe essere regolamentato L’approvazione è intesa come semplice verifica pertanto il componente dissenziente ha soltanto facoltà di far inserire nel verbale il suo motivato dissenso o il suo punto di vista o le ragioni delle sue osservazioni e critiche L’approvazione non può che essere riferita al collegio nel suo complesso e non già ai suoi singoli componenti, pertanto anche in caso di composizione diversa i due consigli si presumono identici

12 bozza - sono graditi suggerimenti Discussione votazione deliberazione Per ogni punto all'o.d.g. devono essere riassunti: gli interventi più significativi o di quelli di cui viene espressamente richiesto di verbalizzare se testualmente con l’uso del virgolettato i suggerimenti e le proposte formulate dall'assemblea le decisioni: ovvero l'approvazione/non approvazione la titolazione delle decisioni: all'unanimità oppure a maggioranza i voti manifestati distinti in favorevoli, contrari, astenuti (con indicazione della motivazione se per incompatibilità)

13 bozza - sono graditi suggerimenti Pubblicità delle sedute Le sedute del consiglio d’istituto sono pubbliche tranne quando siano in discussione argomenti concernenti persone (Art. 42 Dlgs 297/94)Dlgs 297/94 Vi possono assistere gli elettori delle componenti rappresentate nel consiglio e i membri dei consigli circoscrizionali l consiglio stabilisce nel proprio regolamento le regole di ammissione anche in relazione alla capienza ed idoneità dei locali, nonché quelle dirette ad assicurare la tempestiva informazione, l'ordinato svolgimento delle riunioni e le modalità con cui invitare rappresentanti istituzionali Il verbale dovrà riferire anche in relazione all’eventuale presenza del pubblico Per il mantenimento dell'ordine il presidente esercita gli stessi poteri a tal fine conferiti dalla legge a chi presiede le riunioni del consiglio comunale Qualora il comportamento del pubblico non consenta l'ordinato svolgimento dei lavori o la libertà di discussione e di deliberazione, il presidente dispone la sospensione della seduta e la sua ulteriore prosecuzione in forma non pubblica Qualunque sia il provvedimento adottato dal presidente deve essere riportato a verbale

14 bozza - sono graditi suggerimenti La pubblicità degli atti Gli atti del consiglio sono pubblicati all’albo della scuola (Art. 43 Dlgs 297/94) - salvo quelli concernenti singole persone con eccezione di contraria richiesta dell'interessato - entro otto giorni dalla seduta del consiglio per un periodo di almeno 10 giorniDlgs 297/94 La pubblicazione è disposta dal dirigente che attesta in calce la data iniziale di affissione Non occorre pubblicare l’intero verbale ma solo copia integrale - sottoscritta e autenticata dal segretario del consiglio - del testo delle deliberazioni (Art. 13 CM 105/75)CM 105/75

15 bozza - sono graditi suggerimenti La pubblicazione degli atti L’affissione ha efficacia di pubblicità legale Infatti (art Dpr 275/99) I provvedimenti divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'alboDpr 275/99 Entro tale termine, chiunque abbia interesse può proporre reclamo al consiglio che deve pronunciarsi entro trenta giorni A norma dell’art. 32 della L 69/09 entrata in vigore il 1 gennaio 2011 la pubblicazione deve essere effettuata sul sito informatico della scuolaL 69/09 I verbali sono accessibili ai sensi della L 241/90L 241/90

16 bozza - sono graditi suggerimenti Guida al verbale Grazie per l’attenzione Cinzia Olivieri Sportello Genitori Studenti e Scuola ml


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