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Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Copyright © Espedia srl 2011. All rights reserved. Slide 1 / 33.

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Presentazione sul tema: "Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Copyright © Espedia srl 2011. All rights reserved. Slide 1 / 33."— Transcript della presentazione:

1 Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Copyright © Espedia srl All rights reserved. Slide 1 / 33

2 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Agenda La Gestione Documentale Archiviare documenti …quali, dove, quando …e quali obiettivi raggiungere? Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? Strutturare i documenti (il Patrimonio dellAzienda) Conferire più valore al documento integrandolo in SAP, legandolo al processo gestionale Invertire lapproccio ai documenti. Trattarli fin dalla nascita come oggetti digitali Dare spazio ai progetti Cost Saving e a quelli che possono Accelerare il Business DDM for SAP ERP Look And Feel Realmente integrato in SAP Intimamente connesso ai processi gestionali Aperto verso il Mobile Business Pronto per studiare strategie di collaboration efficaci con Clienti e Fornitori Alcuni dettagli della soluzione Esempi Evoluzione della soluzione Conclusioni Lo Scenario LObiettivo La Soluzione Slide 2 / 33

3 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP Il modulo DMS di SAP Gestione del Check in e check out dei file Gestione del concetto di stato documento Collegamento nativo agli oggetti SAP Classificazione automatizzabile Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale Il Content Server di SAP Versioning dei file Accesso ai file via HTTP Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP Loccupazione dei file non impatta con il database SAP Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse Lo Scenario Documentale Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Slide 3 / 33

4 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Lo Scenario Documentale Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Il momento giusto per archiviare i documenti dipende dal processo di Business In SAP loggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva) Loggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva) Si collega il documento digitale alloggetto SAP Loggetto gestionale su SAP non esiste ancora Il documento fa nascere loggetto gestionale su SAP (es.la RdA) Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti Il concetto di Late Archiving Il concetto di Early Archiving Slide 4 / 33

5 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Quali obiettivi raggiungere? Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dellazienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili Lo Scenario Documentale Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Slide 5 / 33

6 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Documenti …la gestione della carta Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale Sono strutturati solo in parte Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, , raccoglitori tematici) Layout destrutturati (documenti Cartacei o file PDF / Office) I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando non servono più Quando servono costa molto rintracciarli La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati) Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? Slide 6 / 33

7 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? Che valorizzi linfrastruttura tecnologica di SAP Χ Piuttosto che investire in ulteriori architetture Che integri lutilizzo dei documenti digitalizzati agli attuali processi gestionali Χ Piuttosto che investire riscrivendo allesterno tali processi o parti di essi … il DDM (Digital Desk Management for SAP) SI Con una soluzione moderna e integrata... Che minimizzi limpatto sugli utenti in termini di training Χ Piuttosto che dover addestrare gli utenti allutilizzo di un sistema separato Che minimizzi limpatto sui Sistemi Informativi Χ Piuttosto che richiedere laggiornamento del know-how per la manutenzione di nuove infrastrutture Che costituisca il terreno comune per tutti gli uffici Χ Piuttosto che investire su verticalizzazioni settoriali che non si parlano tra loro Slide 7 / 33

8 Copyright © Espedia srl All rights reserved. DDM for SAP ERP E la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali Service Menu DDM Toolbar Documents Toolbar Document Info Records Direct access to Business Object Direct access to Business Object Direct access to preview of stored file (without download) Direct access to preview of stored file (without download) Slide 8 / 33

9 Copyright © Espedia srl All rights reserved. DDM for SAP ERP Le linee guida del prodotto Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di velocità, efficienza, agilità Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS) E disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente E personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi Garantisce laccesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile Utilizza le nuove tecnologie SAP: ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms Web Services / SOA Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi) Slide 9 / 33

10 DDM can be customized in order to call external / collateral applications My recent documents: All documents accessed by the user are cached and grouped by categories My recent documents: All documents accessed by the user are cached and grouped by categories DDM manages user searches and favorite documents DDM search uses and improves standard DMS search engine DDM eXtension Module: Approval Module allows to design and run your approval flow using your HR objects DDM eXtension Module: Approval Module allows to design and run your approval flow using your HR objects User can insert approvers (SAP users or addresses or HR positions) User specify a request message (automatically notified by ) User specify quorum and Step level in order to control approval flow User specify quorum and Step level in order to control approval flow Start Approval Module Engine on selected document DDM offers full integration to SAP Office in order to manage Workitems Workitems (based on documents) ready to be executed DDM automatically adds contextual additional buttons Users manage private labels and are able to notify documents to other SAP users DDM for SAP ERP La scrivania digitale più in dettaglio – Integrazione con i processi SAP Slide 10 / 33 Copyright © Espedia srl All rights reserved.

11 DDM for SAP ERP Composite Applications DMS (Document Management System) HR …. External Data MM SD FI PLM PS DDM for SAP DDM Enterprise Service Bus SAP ERP Basic Components of DDM, M.Outlook & Lotus Notes Integration Basic Components of DDM, M.Outlook & Lotus Notes Integration KPRO (Content Server) TREX (File Contents Indexing) = + Full search text integration (indexing of file content) Full search text integration (indexing of file content) Enhanced Classification module Module for Approval Document Workflow Sap Office / Sap Query Integration Web Desk Interface for DDM (WDI) … + + Slide 11 / 33

12 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Purchase Office Good Receipt (Warehouse) Accounting Office PO released Good receipt Receiving Incoming InvoiceReceiving SAP DMS Good Receipts Doc SUPPLIERS DDM Digital Staple Dettagli della soluzione DDM Lidea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo) Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dellintero ciclo passivo Dinamicamente a seconda delloggetto SAP richiamato Slide 12 / 33

13 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Dettagli della soluzione DDM Dallidea iniziale… un processo documentale concreto Document flow function SAP users can have a snapshot of all the documents of the entire business process Start DDM from accounting document Slide 13 / 33

14 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Dettagli della soluzione DDM Una soluzione nativamente integrata in SAP Integrata con: SAP GUI Frontend WEB GUI Frontend Approval Flow Module Outlook & Lotus Notes Windows Explorer SAP Modules Document Describer Module SAP Output Control Message SAP Business Workplace Google gadget Slide 14 / 33

15 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Dettagli della soluzione DDM Laccesso Web ai documenti tramite il WDI – Web Desk Interface (DDM Add-On) Slide 15 / 33

16 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Esempi Un caso di perfetta integrazione Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Approvazione dellordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal) Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dellordine Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione Notifiche automatiche via allowner del processo di acquisto Tracciabilità delle versioni dellOrdine in caso di modifiche in corso di approvazione Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta Slide 16 / 33

17 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Create a new Purchase Order with all mandatory fields Slide 17 / 33

18 Copyright © Espedia srl All rights reserved. 1 2 Start DDM from SAP Object Services of Purchase Order Generate PDF of Purchase Order (2) and start DDM Approval Module (3) 3 Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 18 / 33

19 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Workflow Template based on custom rules and automatically loaded Workflow Toolbar Workflow Message Display Purchase Order PDF Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 19 / 33

20 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Save and release Workflow Template of Workflow notifications Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 20 / 33

21 Copyright © Espedia srl All rights reserved. The first approver receives notification of the Purchase Order by After leaving a note, he proceeds to the vote He doesnt run the risk to vote the Purchase Order more than once To display the PDF Purchase Order, he can follow the link All the approvers involved are listed Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 21 / 33

22 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Table of approval steps (who and when has voted) Approvers messages Web activities are directly committed in SAP No interfaces running Web activities are directly committed in SAP No interfaces running Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 22 / 33

23 Copyright © Espedia srl All rights reserved. The second approver can vote at the same time Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 23 / 33

24 Copyright © Espedia srl All rights reserved. When a step is completed, the approvers of the next step automatically receive a DDM notification by Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 24 / 33

25 Copyright © Espedia srl All rights reserved. notification to the third approver Display of content Preview of approvers votes and messages PDF preview Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 25 / 33

26 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Approversnotes Web workflow info Vote protection (approvers dont run the risk to vote a Purchase Order more than once) Vote registration Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 26 / 33

27 Copyright © Espedia srl All rights reserved. When all steps are completed, DDM automatically sets workflow final status… Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 27 / 33

28 Copyright © Espedia srl All rights reserved. …and completes the Purchase Order release strategy Lapprovazione dellOrdine di Acquisto Slide 28 / 33

29 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Evoluzione della soluzione DDM Rump Up … i-Developments Applicazioni per il Mobile Business Utilizzo di applicazioni su iPhone o iPad Tracciare lapprovazione di documenti Senza necessità di interfacce Accesso ai documenti SAP Accesso ai dati di Business in tempo reale Slide 29 / 33

30 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Tutta lazienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi Ufficio Tecnico Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto Ufficio Commerciale Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative Ufficio Acquisti e Amministrazione Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e quelli del ciclo passivo in generale Conclusioni Digitalizzare i documenti di Business aumentandone il loro valore e diventando più agili Clienti e Fornitori Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace Vantaggi dentro lazienda Vantaggi fuori dallazienda, per lazienda Slide 30 / 33

31 Copyright © Espedia srl All rights reserved. Si basa su unarchitettura SOA Compliant E collegato ai processi di Business E accessibile da dovunque E personalizzabile E scalabile Gli utenti lo assimilano in poche ore Non comporta cambi di architettura E INTEGRATO NON INTERFACCIATO Conclusioni Perchè il DDM Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso Slide 31 / 33

32 Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Thank You Copyright © Espedia srl All rights reserved. Click here to enter our WebSite… Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Slide 32 / 33


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