Digital Desk Management for SAP ERP

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Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Agenda La Gestione Documentale Lo Scenario
Archiviare documenti …quali, dove, quando …e quali obiettivi raggiungere? Un “problema classico” si può trasformare in un “vantaggio competitivo”? Strutturare i documenti (il Patrimonio dell’Azienda) Conferire più valore al documento integrandolo in SAP, legandolo al processo gestionale Invertire l’approccio ai documenti. Trattarli “fin dalla nascita” come oggetti digitali Dare spazio ai progetti Cost Saving e a quelli che possono Accelerare il Business DDM for SAP ERP Look And Feel Realmente integrato in SAP Intimamente connesso ai processi gestionali Aperto verso il “Mobile Business” Pronto per studiare strategie di collaboration efficaci con Clienti e Fornitori Alcuni dettagli della soluzione Esempi Evoluzione della soluzione Conclusioni Lo Scenario L’Obiettivo La Soluzione Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Lo Scenario Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP Il modulo DMS di SAP Gestione del Check in e check out dei file Gestione del concetto di stato documento Collegamento nativo agli oggetti SAP Classificazione automatizzabile Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale Il Content Server di SAP Versioning dei file Accesso ai file via HTTP Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP L’occupazione dei file non impatta con il database SAP Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Lo Scenario Documentale
Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Il momento “giusto” per archiviare i documenti dipende dal processo di Business Il concetto di Late Archiving Il concetto di Early Archiving In SAP l’oggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva) L’oggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva) Si collega il documento digitale all’oggetto SAP L’oggetto gestionale su SAP non esiste ancora Il documento fa nascere l’oggetto gestionale su SAP (es.la RdA) Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Lo Scenario Documentale Quali obiettivi raggiungere?
Archiviare documenti …quali, dove, quando …quali obiettivi raggiungere ? Quali obiettivi raggiungere? Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dell’azienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Un “problema classico”
si può trasformare in un “vantaggio competitivo”? Documenti …la gestione della carta Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale Sono strutturati solo in parte Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, , raccoglitori tematici) Layout “destrutturati” (documenti Cartacei o file PDF / Office) I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando “non servono più” Quando servono costa molto rintracciarli La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati) Copyright © Espedia srl All rights reserved.

SI Che valorizzi l’infrastruttura tecnologica di SAP
Un “problema classico” si può trasformare in un “vantaggio competitivo”? SI Con una soluzione moderna e integrata... Che valorizzi l’infrastruttura tecnologica di SAP Piuttosto che investire in ulteriori architetture Che integri l’utilizzo dei documenti digitalizzati agli attuali processi gestionali Piuttosto che investire riscrivendo all’esterno tali processi o parti di essi Che minimizzi l’impatto sugli utenti in termini di training Piuttosto che dover addestrare gli utenti all’utilizzo di un sistema separato Che minimizzi l’impatto sui Sistemi Informativi Piuttosto che richiedere l’aggiornamento del know-how per la manutenzione di nuove infrastrutture Che costituisca il terreno comune per tutti gli uffici Piuttosto che investire su verticalizzazioni settoriali che non si parlano tra loro … il “DDM “ (Digital Desk Management for SAP) Copyright © Espedia srl All rights reserved.

DDM for SAP ERP E’ la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali DDM Toolbar Document Info Records Documents Toolbar Direct access to preview of stored file (without download) Direct access to Business Object Service Menu Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Le linee guida del prodotto
DDM for SAP ERP Le linee guida del prodotto Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di velocità, efficienza, agilità Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS) E’ disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente E’ personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi Garantisce l’accesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile Utilizza le nuove tecnologie SAP: ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms Web Services / SOA Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi) Copyright © Espedia srl All rights reserved.

DDM for SAP ERP La scrivania digitale più in dettaglio – Integrazione con i processi SAP DDM automatically adds contextual additional buttons User specify a request message (automatically notified by ) Workitems (based on documents) ready to be executed DDM can be customized in order to call external / collateral applications Users manage private labels and are able to notify documents to other SAP users DDM search uses and improves standard DMS search engine Start Approval Module Engine on selected document My recent documents: All documents accessed by the user are cached and grouped by categories DDM offers full integration to SAP Office in order to manage Workitems DDM manages user searches and favorite documents DDM eXtension Module: Approval Module allows to design and run your approval flow using your HR objects User can insert approvers (SAP users or addresses or HR positions) User specify quorum and Step level in order to control approval flow Copyright © Espedia srl All rights reserved.

+ + + = + + … + DDM for SAP ERP SAP ERP MM SD FI HR PS PLM ….
Composite Applications SAP ERP Basic Components of DDM, M.Outlook & Lotus Notes Integration + MM SD FI HR PS PLM …. External Data Full search text integration (indexing of file content) + Enhanced Classification module + DDM Enterprise Service Bus Module for Approval Document Workflow DDM for SAP = + DMS (Document Management System) Sap Office / Sap Query Integration KPRO (Content Server) + Web Desk Interface for DDM (WDI) TREX (File Contents Indexing) … + Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Dettagli della soluzione DDM
L’idea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo) SUPPLIERS Good Receipts Doc Digital Staple Digital Staple Digital Staple Incoming InvoiceReceiving Good receipt Receiving PO released Purchase Office Good Receipt (Warehouse) Accounting Office DDM SAP DMS Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dell’intero ciclo passivo Dinamicamente a seconda dell’oggetto SAP richiamato Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Dall’idea iniziale… un processo documentale concreto Document flow function Start DDM from accounting document SAP users can have a snapshot of all the documents of the entire business process Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Una soluzione nativamente integrata in SAP Integrata con: SAP GUI Frontend WEB GUI Frontend Approval Flow Module Outlook & Lotus Notes Windows Explorer SAP Modules Document Describer Module SAP Output Control Message SAP Business Workplace Google gadget Copyright © Espedia srl All rights reserved.

L’approvazione dell’Ordine di Acquisto
Esempi Un caso di perfetta integrazione L’approvazione dell’Ordine di Acquisto Approvazione dell’ordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal) Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dell’ordine Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione Notifiche automatiche via all’owner del processo di acquisto Tracciabilità delle versioni dell’Ordine in caso di modifiche in corso di approvazione Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta Copyright © Espedia srl All rights reserved.

To display the PDF Purchase Order, he can follow the link The first approver receives notification of the Purchase Order by All the approvers involved are listed He doesn’t run the risk to vote the Purchase Order more than once After leaving a note, he proceeds to the vote Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Evoluzione della soluzione DDM
Rump Up … i-Developments Applicazioni per il “Mobile Business” Utilizzo di applicazioni su iPhone o iPad Tracciare l’approvazione di documenti Senza necessità di interfacce Accesso ai documenti SAP Accesso ai dati di Business in tempo reale Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Tutta l’azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi
Conclusioni Digitalizzare i documenti di Business aumentandone il loro valore e diventando più agili Tutta l’azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi Ufficio Tecnico Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto Ufficio Commerciale Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative Ufficio Acquisti e Amministrazione  Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e quelli del ciclo passivo in generale “Vantaggi dentro l’azienda” Clienti e Fornitori Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace “Vantaggi fuori dall’azienda, per l’azienda” Copyright © Espedia srl All rights reserved.

Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso
Conclusioni Perchè il DDM Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso Si basa su un’architettura SOA Compliant E’ collegato ai processi di Business E’ accessibile da dovunque E’ personalizzabile E’ scalabile Gli utenti lo assimilano in poche ore Non comporta cambi di architettura E’ INTEGRATO NON INTERFACCIATO Copyright © Espedia srl All rights reserved.

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