Tecniche per la partecipazione e gestione del lavoro di gruppo Università degli Studi di Milano Scuola di dottorato Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare 1° anno Tecniche per la partecipazione e gestione del lavoro di gruppo 3° incontro: METODI E TECNICHE Anno accademico 2005/2006 Dr. Ettore Galanti

I 3 obiettivi di questo corso 1) Favorire il processo di team building dei partecipanti, al fine di promuovere un maggiore e più efficace livello di confronto interpersonale e interdisciplinare. 2) Sviluppare sensibilità e competenze sui processi e le dinamiche interpersonali, che caratterizzano l’attività di lavoro in gruppo 3) Stimolare l’apprendimento di quelle tecniche e metodologie, in grado di migliorare il livello di efficacia individuale nella attività di partecipazione e gestione di gruppi di lavoro

Partecipare e gestire riunioni efficaci I temi di questo corso Il nostro gruppo: chi siamo e come funzioniamo I fenomeni di gruppo Metodi e tecniche Partecipare e gestire riunioni efficaci

Metodi e tecniche

Esercitazione “desert survival”

Test auto-diagnostico sul lavoro di gruppo (2)

La necessità delle riunioni Le riunioni sono un momento fondamentale della vita di ogni organizzazione Anche all’epoca della comunicazione via computer o delle teleconferenze: nessun mezzo tecnologico può sostituire il confronto e il dialogo interpersonali e soddisfare il bisogno di appartenenza MA le riunioni per essere efficaci devono funzionare e, quindi, devono essere preparate

Vantaggi di una corretta preparazione AUMENTA LA FIDUCIA IN SE STESSI RINFORZA LA CONVINZIONE NELLE PROPRIE CAPACITÀ FACILITA LA COMPRENSIONE DEI PARTECIPANTI PERMETTE DI ADATTARSI AL GRUPPO CONSENTE DI IMPROVVISARE

Un’avvertenza importante In ogni riunione ci sono momenti diversi con diverso peso MA non tutte i momenti sono uguali Le riunioni si possono articolare in varie fasi a seconda degli obiettivi specifici di ciascuna fase Ogni fase richiede metodologie e tecniche proprie

INFORMAZIONE SENSIBILIZZAZIONE ANALISI/CONSULTAZIONE CO-DECISIONE Fasi di: INFORMAZIONE SENSIBILIZZAZIONE ANALISI/CONSULTAZIONE CO-DECISIONE CREATIVITÀ

Fase di informazione Obiettivo: diffondere notizie e conoscenze Tipo di comunicazione: essenzialmente a una via Le domande di chi ascolta sono finalizzate a chiarire, estendere e approfondire quanto detto dal relatore Numero dei partecipanti: anche relativamente alto In alcune circostanze, le riunioni di informazione possono essere sostituite da circolari e altri “media” (ma sono necessarie quando si vuole trasmettere anche un certo contenuto emozionale)

La struttura tipo della fase di informazione APERTURA: Il contesto della comunicazione: cosa mi a condotto a parlare Cosa vorrei ottenere con le cose che dirò Con quale schema articolerò il mio messaggio Quanto durerà Quanto potrete farmi domande/osservazioni SVOLGIMENTO: Articolato per punti secondo lo schema logico scelto CHIUSURA: Riassunto dei punti chiave Considerazioni personali Eventuale richiesta di feed-back (vedi “le domande” parte 3°) Dire ciò che si dirà... …dirlo... … dire di averlo detto

Principio della comunicazione di Warren G. Bennis 1 B CIÒ CHE RECEPISCE 1 ciò che A comunica, ma non è nelle sue intenzioni ARCO DI DISTORSIONE A B ciò che A ha intenzione di comunicare

La logistica Vi sono tuttavia standard base da rispettare PERCHE’ Obiettivi Tipologia dei partecipanti Il luogo fisico è funzione di Vi sono tuttavia standard base da rispettare PERCHE’ Il successo è fatto anche di dettagli Esempio: - scelta della sala e suo lay-out - illuminazione/oscuramento - condizionamento/aspirazione - acustica - isolamento/tranquillità - supporti audiovisivi esistenti

La data La fissazione della data è estremamente delicata Nessuno deve poter dire: “Sarei tanto voluto venire, ma purtroppo non l’ho saputo in tempo e ho dovuto rinunciare”

Il perché ci si riunisce deve essere noto a tutti i partecipanti L’ordine del giorno Il perché ci si riunisce deve essere noto a tutti i partecipanti Ogni riunione deve avere un ordine del giorno L’ordine del giorno non deve essere né generico, né troppo preciso L’ordine del giorno deve anche dare indicazioni sul tipo di riunione (di informazione, di analisi/consultazione…) Insieme all’ordine del giorno va comunicato l’orario di inizio e di chiusura

Le attrezzature più comuni LAVAGNA A FOGLI MOBILI LAVAGNA LUMINOSA VIDEO PROIETTORE VIDEOREGISTRATORE

L’uso dei supporti visivi 1. Chiarisce e rafforza il messaggio e la sua comprensione 2. Evidenzia le tematiche principali 3. Concentra l’attenzione 4. Semplifica 5. Facilita l’interpretazione di dati e informazioni

Perché preparare i supporti visivi dopo 3 ore dopo 3 giorni Concetti ascoltati e supportati visivamente 70% 85% 10% 45%

TIPO DI SLIDE COME SI STRUTTURA COME SI PRESENTA ELENCO A BLOCCHI OMOGENEITA' GRAMMATICALE o STRIP ELENCO o TITOLI SINTETICI ED IMMAGINIFICI o COMMENTARE o NON PIU' DI 7/8 TITOLI o MAI LEGGERE o o PRESENTARE L'INSIEME POI ANALISI A) BLOCCHI LOGICI o ISOLARE CIASCUN BLOCCO (A) A BLOCCHI o B) BLOCCHI DI FLUSSO o EVIDENZIARE I PASSAGGI (B) o PRESENTARE L'INSIEME o VISIONE D'INSIEME/ RAPPRESENTANO FORME E RAPPORTI TRA VA- o PRESENTARE L'INSIEME RIABILI NON SEQUENZIALI E CON LOGICA NON INTEGRAZIONE LINEARE o POI STRIP/MASCHERATURA o ESPLICITARE PRIMA LE VARIABILI RAPPRESENTA- o LOGICA SIMBOLICA DI TIPO MATEMATICO TE SUGLI ASSI (ASSI E CURVE NELLO SPAZIO) A GRAFICO o EVIDENZIARE DISOMOGENEITA' TRA VARIABILI o SITUAZIONI LIMITE o EVIDENZIARE I PUNTI ESTREMI o o ESPLICITARE LE VARIABILI IN ENTRATA CORRELAZIONI TRA VARIABILI A TABELLA (ANCHE NON QUANTITATIVE) o ESPLICITARE L'INSIEME o POCHE PAROLE NEGLI INCROCI o ESAMINARE UN RIQUADRO PER VOLTA (STRIP) o RACCOMANDAZIONI, DISPOSIZIONI PRESCRITTIVO o o COME LUCIDO AD ELENCO MASSIMA APODITTICITA' o MASSIMA SINTESI

I tempi

La produttività delle riunioni: il principio di Pareto SUPERFLUO MOLTO ESSENZIALE POCO 80% dei risultati produce 20% del tempo Impiego del tempo Risultati e realizzazioni produce 20% dei risultati SUPERFLUO MOLTO ESSENZIALE POCO 80% del tempo Impiego del tempo Risultati e realizzazioni

Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni Cause dovute alla progettazione Poca chiarezza degli obiettivi Mancanza di ordine del giorno Partecipanti: troppi/non necessari/pochi Momento sbagliato Luogo sbagliato Convocazione inadeguata Inizio non puntuale

Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni (Segue) Cause dovute alla gestione Troppe interruzioni Poca attenzione all’o.d.g. dichiarato Incapacità di mantenere il termine stabilito dei lavori e il tempo da dedicare a ogni argomento Trattenere le persone quando non è più necessario Eccesso di socializzazione Incapacità di riassumere le conclusioni

Gli errori tecnici da evitare 1) La puntualità non si sa cosa sia. Le persone arrivano alla spicciolata 2) Il conduttore chiede ai due che sono presenti come mai non ci sia ancora nessuno 3) Chi entra, a “riunione” già iniziata, è come se fosse un fantasma: il conduttore (e solo lui) sembra non accorgersene 4) Solo un bicchiere, per il conduttore 5) La documentazione viene distribuita all’inizio (a meno che non serva “per lavorarci su” è meglio darla alla fine) 6) La documentazione è in numero di copie insufficiente. Quanti dovevano partecipare alla riunione?

Gli errori tecnici da evitare (Segue) 7) Il telefono squilla in continuazione 8) Il conduttore non smette di parlare (quando squilla il telefono, quando la gente parla, quando la gente entra…) 9) Il lucido (per di più) è coperto dalla mano di chi legge 10) Il conduttore scrive alla lavagna volgendo le spalle (come a scuola tanti anni fa…) 11) Lo schema grafico proposto mortifica la comprensione invece di aumentarla 12) Il conduttore non dà risposte adeguate 13) La chiusura della riunione è banale, impropria, tautologica

Dopo la riunione valutare se essa: La valutazione Dopo la riunione valutare se essa: Era stata preparata adeguatamente E’ iniziata puntualmente Hanno partecipato le persone giuste L’ordine del giorno è stato seguito Gli obiettivi sono stati raggiunti nel tempo stabilito

Il verbale Il segretario della riunione ha il compito di stendere il verbale ufficiale ed è bene che lo distribuisca entro 48 ore. Ma è bene che ogni partecipante scriva un verbale informale indicando gli elementi essenziali della riunione: Data Luogo Ordine del giorno Partecipanti Posizioni dei partecipanti sui vari punti Posizione assunta dall’autore del verbale Decisioni prese

Le riunioni successive Iniziare la riunione successiva con un follow-up della riunione precedente: Resoconto della attuazione delle decisioni prese Comunicazione di eventuali elementi di novità sopravvenuti