“Cruscotto del Sindaco nel Comune tutto digitale” Anno 2011 “Doppio filo diretto col Comune e controllo magico” Anno 2012 Presentazione a cura del Consigliere Paolo Tonanzi

SiscMaster Una password unica per accedere ai programmi Gestione bilancio comunale Protocollo elettronico e rubrica ICI, TARSU, TOSAP Anagrafe, stato civile ed elettorale Permessi costruzione e DIA Presenze, ferie ed assenze Multe

Gestione lettere, fax, posta elettronica e sms IMU Gestione lettere, fax, posta elettronica e sms SIT e collegamento catasto Controllo di gestione e verifica avanzamento progetti Calcolo IMU on line con dati da catasto

Nettuno: Gestione commercio Tombal: Gestione SIT cimiteri Thebe: Gestione progetti opere pubbliche

Creazione documenti, e-mail e sms con protocollo automatico Gestione posta elettronica, sms e fax-server da protocollare Ricerca documenti elettronici archiviati in entrata ed in uscita

Documenti in entrata scansionati da visionare Rubrica elettronica con indirizzi, telefono, sms, fax, e-mail, sito web Gestione password Agenda elettronica collegata alla gestione informatizzata delle presenze

Creazione documenti, e-mail e sms con protocollo automatico Gestione posta elettronica da protocollare, fax-server e sms Ricerca documenti elettronici archiviati e sms in entrata ed in uscita

Incrocio banche dati Agenzia delle entrate e territorio Atti ICI redatti dai notai Dati Tarsu Dichiarazioni redditi Docfa Utenze gas Utenze elettriche Contratti di locazione Dichiarazioni di successione

COMUNE TUTTO DIGITALE Digitalizzazione di tutte le attività degli uffici con programmi SW integrati Dare la certezza dell’azione amministrativa, evitando dimenticanze ed errori Memoria storica nel computer Accesso a dati e documenti digitali in funzione delle autorizzazioni tramite un unica PW per ogni utente e per tutte le applicazioni Realizzare un flusso digitale dei vari documenti e monitorare il processo

CRUSCOTTO DEL SINDACO E SIMULAZIONE CASSA Realizzazione di una schermata con 12 diagrammi a torte, sei relativi alle entrate incassate e sei relative alle spese fatte All’inizio dell’anno i diagrammi sono verdi e man mano che si consuntiva diventano rossi Sono aggiornati automaticamente, con indicati i valori preventivi e consuntivi Sono integrati da un diagramma di simulazione dell’andamento della cassa nei successivi 12 mesi

Il Cruscotto del Sindaco

Vantaggi “Cruscotto” e “Simulazione cassa” In tempo reale si comprende la situazione e si può tarare l’attività di spesa, dove possibile, in funzione della velocità di incasso, anticipando o posticipando investimenti e manutenzioni; si può capire se si deve sollecitare il pagamento delle tasse e dei tributi; il Sindaco ha tutto sotto controllo e non deve continuamente chiedere informazioni al responsabile servizi finanziari (in convenzione, presente al 60%); si evita di prendere decisioni che potrebbero compromettere la cassa.

RISPARMI - VANTAGGI CONSEGUITI (1) La memoria storica non è più basata sui collaboratori, ma è nel sistema, velocemente accessibile. Il Sindaco può vedere e monitorare tutto senza far perdere tempo ai responsabili (just in time nell’ufficio). Si trovano tutti i documenti con un click, con varie possibilità di ricerca. Gestione documentale, integrata con il protocollo, di tutti i tipi di documenti (cartacei, scannerizzati, fax server). Protocollazione automatica di e-mail e documenti prodotti con Word. Utilizzo del quaderno digitale per distribuire i documenti ai vari responsabili. Firma digitale e PEC a tutti i responsabili. Attività di protocollo automatica: il sistema prepara e-mail con allegati ed invia fax, utilizzando la rubrica del protocollo, evitando tempi lunghi da un ufficio all’altro e riducendo drasticamente uso di carta e fotocopie. Rilascio del CDU (certificato di destinazione urbanistica) in tempi brevi, mappando tutti i vincoli, preanalisi per rilascio delle licenze edilizie.

RISPARMI - VANTAGGI CONSEGUITI (2) Preparazione automatica di banche dati per i vari enti. Dati univoci: un dato è caricato una sola volta evitando duplicazioni e sfasamenti, dopo la bonifica. Installato programmi per il telelavoro. Modificato completamente il modo di lavorare coinvolgendo tutto il personale, stimolandone la creatività, scrivanie pulite dalla carta (clean desk) per evitare fughe di notizie attinte da documenti cartacei posati sulle scrivanie stesse. Possibilità di attivare in tempi brevi le ricerche degli evasori, con preparazione delle relative lettere in automatico. Possibilità di sopravvivere con 4,5 collaboratori negli uffici per 2200 abitanti, grazie anche agli straordinari effettuati dai collaboratori in servizio (circa 600 ore non retribuite), risparmiando circa 6000 ore di lavoro di persone che non potremmo in ogni caso assumere. Riduzione dell’uso della carta e riduzione di una persona rispetto il 2004.

Brusnengo (BI) Comune tutto digitale “Cruscotto del Sindaco” “Doppio filo diretto col Comune e controllo magico” Grazie per l’attenzione Sindaco Piero Dante Poverello