SEMINARIO I.F.T.S. PROGETTISTI E GESTORI DI ATTIVITA’ FORMATIVE La progettazione di sistema Associazione Temporanee di Impresa (A.T.I.) Tecniche di progettazione Crediti, valutazione e certificazione delle competenze Budget Valutazione e di sistema Giorgio Maracchioni Presidente A.T.I.A.S.T.I. g.maracchioni@atiasti.it Roma, 30 / 11 / 2006

Obiettivi della sessione di lavoro Discutere i lavori di gruppo Richiamare e fissare alcuni concetti La progettazione di sistema Associazione Temporanee di Impresa (A.T.I.) Tecniche di progettazione Crediti, valutazione e certificazione delle competenze Budget Valutazione e di sistema Organizzare gruppi di lavoro Avviare i lavori di gruppo

Presentazione e discussione lavori di gruppo Ogni team espone il suo lavoro in 20 minuti indicando: contesto lista di informazioni chieste note redatte criteri utilizzati per definire gli obiettivi obiettivi fissati metodi, modalità, moduli tempi (inclusi i criteri per la stima) fasi di lavoro definite (attività e attività cardine) priorità difficoltà soluzioni

Il Processo Valutazione in itinere analisi dei bisogni Individuazione partner potenziali, contatto, accordo se necessario Valutazione progetto Attuazione Elaborazione dati Progetto di massima Progetto esecutivo Analisi di fattibilità: Verifica della possibilità di rispettare vincoli e condizioni Risorse umane e strumentali sufficienti Valutazione finale Altri progetti

Progetto definizione IMPEGNO A PRODURRE UN RISULTATO SPECIFICO ENTRO UNA DATA CERTA CON AZIONI SCANDITE IN FASI CHIARE, GESTIBILI E COSTI PIANIFICATI

Il timeline... Pianificare le azioni significa organizzare in forma visiva ciò che dovrà accadere, si dovrà fare, e quando..… La forma più semplice: un elenco delle cose da fare con date e chi le dovrà realizzare….

Progettare formazione La progettazione è gia un progetto

Verso il progetto Per raggiungere un traguardo è necessario conoscerlo. Il primo passo è quindi quello di identificare l'obiettivo, che deve essere misurabile definire chiaramente la fine del progetto (data di consegna, inizio attività formative e fine durata delle attività) e includere tutte le possibili previsioni su caratteristiche e vincoli del progetto. Per evitare problemi, è anche importante che tutte le persone coinvolte approvino l'obiettivo definito.

Creare il piano del progetto Dopo aver determinato il traguardo del progetto è importante scoprire la strada migliore per raggiungerlo. Raccogliere informazioni sul progetto: elenco delle attività da svolgere sia per redigere il progetto che per la sua realizzazione stime sulla durata di ogni attività assegnare ad ogni attività risorse umane, strumentali e finanziarie

In concreto Definire le date di: inizio fine progetto Elencare tutte le attività correlate (definizione delle fasi) secondo le priorità ed i vincoli Attribuire ad ogni attività una data di inizio e di fine Assegnare ad attività le risorse per il suo completamento (umane, tecniche, finanziarie, ecc.) Definire se una attività può essere svolta in sequenza o in parallelo

Verifica di fattibilità e perseguimento degli obiettivi Dopo aver creato il piano del progetto, è necessario essere certi che gli obiettivi possano essere raggiunti. È possibile, ad esempio, che il progetto richieda tempi più lunghi oppure costi più elevati del previsto.

Responsabilità e controlli Dopo la partenza del progetto, l'esecuzione pratica del piano diventa una responsabilità del team E’ importante che il manager (responsabile del progetto) controlli accuratamente lo stato di avanzamento, perché è probabile che subentrino degli imprevisti. Controllare l'avanzamento consente di avere una visione sempre aggiornata dello stato del progetto, di identificare e risolvere con tempestività problemi che potrebbero comprometterne il successo: raggiungimento obiettivo.. Anche la mancata consegna del progetto

Un metodo.. Il diagramma di Gantt I grafici di Gantt mettono in evidenza le variazioni nelle condizioni finanziarie, nella produzione e nelle vendite Sono comunemente usati per rappresentare l’allocazione temporale delle attività elementari (o reti di attività) di un progetto

PERT – Program Evaluation and Review Technique Tecnica che consente di programmare e controllare le varie fasi di una attività di produzione / progettazione / servizi anche molto complessa

Ottimizzare il piano Per evitare qualsiasi problema di questo tipo, è opportuno ottimizzare il piano del progetto. Il primo passaggio necessario per abbreviare la programmazione consiste nell'identificare le attività che la ritardano, denominate attività del percorso critico. Dopo aver identificato le attività del percorso critico, occorre modificarle e ridurre i tempi della programmazione.

Aumentare le risorse non sempre riduce effettivamente i tempi… Per far rientrare una pianificazione nei tempi si possono aumentare le risorse Maggiori risorse non significa sempre riduzione di tempi. Occorre considerare le capacità di lavorare in team, le competenze, ecc

Carico di lavoro Controllare se ci sono risorse : sovrassegnarte sottoassegnate (che non lavorano a pieno ritmo) controllare le ore totali di lavoro di ciascuna risorsa, le ore lavorate da una risorsa per ciascuna attività e le ore lavorate per periodo di tempo.

Verifica delle attività Controllate se alcune attività possono essere aggregate o eliminate senza compromettere l’efficacia complessiva

Il budget E’ necessario che ogni attività sia coperta da denaro sufficiente per le risorse umane, tecniche e logistiche

Tutte i progetti sono convenienti? Verificare il costo di ogni fase. Elementi da considerare: Costo risorse umane (parametro orario lordo x n° ore). Non tutte le risorse umane prendono e/o attendono la stessa remunerazione: siate chiari Costo risorse strumentali Costo materiale di consumo Scorte Materiale per gestire imprevisti

Verifica di fattibilità economica Dopo aver stimato il costo necessario verificare se il bando cui pensate di concorrere consente di coprire tutte le spese. Ricordate che il budget disponibile è = n° allievi x n° ore x parametro orario Se ci sono dubbi è meglio fermarsi e cercare una fonte diversa.

PIANO DI SPESA spese insegnanti 50% spese allievi (compresi uditori) 15% spese di funzionamento e gestione 15% altre spese ivi compresi i servizi di accompagnamento, CTS, selezione e Commissione di valutazione finale 20%

Verifica dei costi Se il costo totale del progetto non rientra nel preventivo, è possibile esaminare il costo totale di ciascuna attività per verificare quali modifiche possono essere apportate. È possibile visualizzare il costo totale per risorsa per verificare come vengono attribuiti i costi e valutare se può essere effettuato un pagamento a forfait (non abusare dello strumento).

Crediti formativi I crediti formativi devono essere definiti di concerto con l’Università nell’ambito della commissione di progettazione Nel definire i crediti si deve tener conto del carico di lavoro che deve sostenere l’allievo con moltiplicatori diversi in funzione del tipo di attività formativa : n° ore lez frontale x ABC da definire con l’università ; lez pratica x DEF ABC > DEF Ore totali di carico di lavoro circa 1500

Certificazione delle competenze Occorre definire un strumenti di valutazione in itinere esami o…, procedura di valutazione finale che sia riportate nel documento finale

A.T.I. Strumento mediante il quale devono essere definiti i ruoli e le responsabilità di ciascun partner Non è necessario il notaio

La valutazione di sistema E’ necessario precisare i concetti di efficacia ed efficienza: efficacia: misura il raggiungimento dell’obiettivo efficienza: misura e ottimizza il rapporto costo beneficio Occorre definire indicatori specifici per ogni fase e strumenti per la rilevazione del dato

Valutazioni….. Ogni progetto è un'esperienza da cui imparare. Indipendentemente dall'accuratezza della programmazione iniziale, alla fine del progetto sicuramente la situazione sarà molto diversa dalla previsione originale. Confrontando i dati iniziali da quelli reali, si potranno ottenere informazioni analitiche molto interessanti confrontando il piano originale con l'effettivo andamento del progetto. Queste informazioni sono molto utili per altre progettazioni

Esercitazione FAD Una Associazione di secondo livello di PMI, appartenente al settore manufatturiero, è stata invitata dalle sue associate a sviluppare un corso che faciliti l’acquisizione di conoscenze, competenze, modelli culturali e comportamentali indispensabili per essere certificate ISO 9001, elaborando in proprio il manuale della qualità e procedere a promozioni in funzione dell’esito del corso Il responsabile del settore formazione vi invita ad elaborare una proposta che tenga in considerazione sia le peculiarità del settore che le difficoltà di allontanare dalle aziende associate risorse umane per lunghi periodi.

Scheda FAD (già svolta) Lista di informazioni da acquisire per prendere decisioni Redazioni di due brevi commenti (note informative ad uso interno del team di progettazione) utili per: ottenere le approvazioni del caso interne stilare una prima bozza di progetto Nota per dirigente Nota per i membri del team

Scheda FAD (già svolta) Definire e descrivere, in modo coerente e secondo priorità Obiettivi Attività Metodi e modalità Moduli Tempi Fasi di lavoro Modulistica necessaria lista di informazioni da acquisire per prendere decisioni

Lavoro di gruppo Sulla base del lavoro effettuato definire: Diagramma di Gantt della progettazione e del progetto Ottimizzare lo stesso per ridurre i tempi di progettazione di almeno 10 giorni Distribuire il budget ipotizzando di avere un parametro pari a 10 € ora allievo