Excel

Excel Microsoft Excel è usato come foglio elettronico e generatore di grafici Excel consente di eseguire calcoli complessi e creare formule per fornire automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio i risultati saranno ricalcolati automaticamente dal sistema Funzionalità di notevole aiuto per lo sviluppo di budget, modelli previsionali, creazione di piani di vendita, proiezioni finanziarie, ma anche per calcoli algebrici, geometria e analisi. Sarà un’introduzione generale molto veloce dove cercheremo però di dare un valore aggiunto, per esempio, prenderemo in considerazione i vari modi per sveltire il lavoro in Excel sfruttando le caratteristiche intrinseche del sistema. Per esempio vedremo i comandi di autoriempimento, di selezione da elenco, ecc. Vedremo come personalizzare la barra degli strumenti aggiungendo o togliendo icone, ecc. Vedremo anche qui i comandi eseguibili più velocemente da combinazioni di tasti e il modo di muoversi velocemente in un foglio di grandi proporzioni.

Excel La cartella di lavoro è il file di Excel e costituisce l'ambito in cui l'utente lavora ed immette le informazioni Ogni cartella può contenere più fogli di lavoro, i quali possono contenere tabelle, grafici, diapositive, macro, ecc La cartella di lavoro standard si apre con tre fogli, ma questo numero può essere variato liberamente. L' unico limite è nella memoria disponibile

I fogli di lavoro Una cartella di lavoro è stata pensata come una vera cartelletta d’ufficio e contiene alla sua apertura già un insieme di singoli fogli di lavoro Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile nella linguetta in basso a sinistra delle schermo. I fogli di lavoro possono essere rinominati, aggiunti, tolti, spostati I fogli di lavoro in una cartella sono di solito collegati tra loro Navigare tra i fogli di lavoro Quando si apre Excel ha tre fogli lavoro perché si possono fare lavori collegati – es. bilancio mese per mese e foglio per il totale annuale. Come cambiare il nome al singolo foglio di lavoro come inserire un nuovo foglio di lavoro come spostare un foglio di lavoro Come spostarsi tra i fogli di lavoro Come selezionare i fogli di lavoro, due o più contigui e non fare

La finestra di Excel Finestra dell’applicazione. Barra menù Barre strumenti, barra formattazione (come personalizzarla) Casella nome cella / barra formule. Barra stato Finestra della cartella di lavoro Linguette fogli di lavoro, la cartella di lavoro Barra scorr. Orizz. Barra scorr. Vert. Area lavoro (migliaia di celle per dati) Il foglio è formato da 16384 righe per 256 colonne). Personalizzare barra strumenti: aggiungere o togliere icone, per esempio AREA DI STAMPA, INSERISCI RIGHE COLONNE

La finestra di Excel Barra dell’applicazione Barra dei menù Barre degli strumenti Barra della formula L’intersezione di una riga con una colonna è detta CELLA. Ogni cella ha il proprio indirizzo di cella – lettera + numero – L’indirizzo della cella appare nel campo nome. Qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri (indirizzi, per es. ecc.) B A R E S C O I m. Spostamento sul foglio di lavoro e selezione (vedere guida in linea: Tasti per lo spostamento e lo scorrimento di un foglio o di una cartella di lavoro (stamparli). Fogli lavoro Barra del disegno 256 colonne - 65.536 righe

Le Celle Cella attiva: è quella bordata (selezionata con 1 clic del mouse) in cui possiamo inserire, cancellare e formattare. Premendo INVIO la cella attiva sarà quella in basso.Il nome della cella attiva è visualizzato nella Casella Nome (in alto a sinistra) Nella figura si vede A1 nella casella nome Contenuto delle Celle: Numeri, testo, formule, date, ecc… Più celle possono essere collegate tramite formule (funzioni) => alterando il contenuto di una di queste allora si cambierà automaticamente il contenuto delle celle collegate. Esistono oltre 500 formule predefinite e un buon help che ci aiuta ad usarle

Formato celle Una singola cella può contenere: testo, numeri, formule, operatori logici, data e ora FARE: entrare in Excel in Formato, celle, numero e vedere i vari formati e spiegare differenze. Formato Numerico = cifre su cui è possibile effettuare operazioni matematiche. E’ allineato automaticamente a destra. Un numero può iniziare con dei simboli: + (positivo) – (Negativo), per modificare il formato del numero: Formato  cella  numero (decimali con virgola, quante cifre dopo la virgola, o separatore o meno delle migliaia. Per cambiare il separatore delle migliaia (Da Strumenti  opzioni  Internazionale … decimale, data, ora Valuta Simboli Formato Celle Cliccando su Formato/celle possiamo gestire tutto quello che riguarda il contenuto delle celle.

Formato Celle Si aprirà la seguente finestra, con la quale potremo, per esempio, unire le celle, o cambiare il formato del numero, l’allineamento, il carattere, potremo aggiungere bordi, motivi (sfondi) o addirittura proteggere la nostra cartella di lavoro con una password

Formattazione celle Ogni singolo carattere ha i seguenti attributi che possono essere definiti o modificati stile (grassetto, corsivo, sottolineato) tipo (font) grandezza in punti colore Ogni cella ha i seguenti attributi di formattazione allineamento (a sinistra, a destra, centrato): selezionabile cliccando su bordo selezionabile cliccando su

Formato Celle Ovviamente lo sfondo e il colore del carattere possono essere formattati anche con gli ultimi pulsanti a destra sulla barra di formattazione

Formato Celle Per unire le celle è sufficiente selezionare le celle che vogliamo unire, poi usare il pulsante “unisci e centra” sulla barra di formattazione o scegliere “formato celle” con il pulsante destro del mouse o dal menu formato  celle

Formato dati Alcune categorie di dati selezionabili dal menù Formato Celle sono: Numeri Valuta Data Ora Testo …

Formato dati Numeri In questa categoria sono utili le seguenti opzioni: La visualizzazione del numero dei decimali dopo la virgola L'uso del separatore delle migliaia Eventualmente la rappresentazione delle cifre negative

Formato dati Valuta É equivalente alla categoria Numeri con la differenza del simbolo di valuta che conviene impostare adeguatamente Data e ora Conviene indicare la lingua usata per la stesura del documento al fine di visualizzare una serie di corretti formati per la rappresentazione delle date. Selezionare il formato più appropriato Anche per la categoria Ora selezionare il formato più appropriato

Formato dati E’ possibile selezionare il formato valuta con inserire la percentuale con aumentare di uno le cifre decimali con e diminuirle di uno con Si noti che si aumentano o diminuiscono le cifre visualizzate ma non quelle memorizzate

Inserire e Cancellare celle, righe o colonne Abbiamo già il foglio completo. Ci accorgiamo che dobbiamo inserire una cella in un punto particolare => seleziono la cella in cui inserire e cliccare col tasto destro mouse => selezionare Inserisci Comparirà cosi la finestra Inserisci Celle. Occorrerà scegliere tra 4 opzioni: Sposta le celle a destra: le celle della riga verranno spostate a destra (a partire dalla nostra cella) Sposta le celle in basso: le celle della Colonna verranno spostate in basso (a partire dalla nostra cella) Riga intera: verrà inserita un’intera riga Colonna intera: verrà inserita un’intera colonna

Inserire e Cancellare celle, righe o colonne Eliminare celle, righe o colonne Come per l’inserimento, occorre selezionare la cella da eliminare (o se si vuole eliminare una riga, posionarsi su una cella della riga), premere il tasto destro del mouse e selezionare Elimina… Comparirà cosi la finestra Elimina A seconda dell’opzione scelta si sposteranno celle, righe o colonne similmente all’inserimento Oss. Per TROVARE e SOSTITUIRE contenuti di alcune celle andare nel menù Modifica / Trova, si opera come nel Word

Formato delle righe e delle colonne Con Formato|Riga si hanno le seguenti opzioni altezza della riga adatta riga nascondi riga scopri riga Con Formato|Colonna si hanno le seguenti opzioni larghezza della colonna adatta colonna nascondi colonna scopri colonna

Formato Colonne Per adattare la larghezza di una colonna al testo in essa digitato basta andare nel menu formato  colonna  adatta Un altro modo (automatico) è quello di fare un doppio click sulla linea di separazione fra le intestazioni di due colonne

Completamento automatico Per creare serie (numeriche, date, giorni della settimana) iniziare i primi dati della serie, poi selezionarla e infine trascinare il quadrato nero in basso a destro lungo le celle da completare Il completamento automatico si applica anche alle formule, Excel in automatico cerca di adattare i dati su cui applicare le formule. Per bloccare un dato (colonna o riga) l’operatore da utilizzare è ‘$’

Completamento Automatico Il quadratino di riempimento automatico permette di completare serie di dati senza bisogno di digitare Esempio: i giorni della settimana e i trimestri, ma anche serie numeriche

Completamento Automatico Può servire anche per copiare una funzione

Completamento automatico Serve a velocizzare l’introduzione di informazioni in una colonna di testo. Excel completa automaticamente un testo che riconosce Durante la digitazione delle informazioni nella colonna excel compila automaticamente una lista di voci. Quando vengono digitate le prime lettere excel confronta queste lettere con le voci da lui già conosciute e se trova corrispondenza completa la parola. Se non si vuole utilizzare il completamento proposto è sufficiente proseguire con la digitazione. Esempio di Mario, Luca, Franco Esempio di digitazione di Sud Nord Est ovest Vale solo una volta per nome!!!

Operazioni base: es. somma Attraverso excel posso fare: addizioni, sottrazioni, moltiplicazioni, divisioni.   Per l’addizione ho tre sistemi: Primo sistema: scrivo i numeri nelle celle (per es. li incolonno); in un’altra cella scrivo = (con shift e il tasto 0, o mediante tastiera numerica

Operazioni base: es. somma Poi scrivo le coordinate delle celle con i numeri che voglio sommare in successione, seguiti dal segno dell’operazione (A6+ A7+ A8). (Questo sistema è valido anche per le altre operazioni, cambiando il segno dell’operazione).

Operazioni base: es. somma Quando poi digiterò il tasto invio, il programma calcolerà automaticamente la somma, che comparirà nella cella precedentemente selezionata, mentre sulla barra della formule rimarrà la formula che mi ha permesso di arrivare alla soluzione

Operazioni base: es. somma Secondo sistema: questo sistema (che non è valido anche per le altre operazioni) utilizza una funzione, attraverso l’icona ∑  (che trovi nella barra degli strumenti). La premo, poi seleziono con il mouse le cifre da sommare, poi premo invio.

Operazioni base: es. somma Terzo sistema: cliccando sul pulsante di inserimento funzione si apre questa finestra dalla quale è possibile scegliere qual è la funzione che ci interessa applicare su un certo insieme di numeri.

Tabella degli operatori + (segno più) Somma (Addizione) - (segno meno) Sottrazione * (asterisco) Moltiplicazione / (barra o slash) Divisione ( ) (parentesi) Priorità sull’ordine delle operazioni.Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime % (percentuale) Converte il numero in percentuale. Per es. digitando 10% è interpretato come 0,10 ^ (circonflesso) Esponenziale. Per es. 2^3 è 2 elevato alla terza ovvero 2*2*2

Le formule =A1+A2 La sintassi corretta deve essere contenuta nella cella che contiene il risultato e prevede: - Simbolo “=” in testa alla formula - I riferimenti di cella dati come coordinate Gli operatori che separano i riferimenti di cella Le formule sono necessarie per eseguire calcoli utilizzando i valori presenti nelle celle di un foglio di lavoro. Le formule si basano sugli indirizzi delle celle che contengono i valori e dell’appropriato operatore matematico. Una formula inizia col segno uguale (=) in quanto contiene gli indirizzi delle celle. Questo previene Excel dall’interpretare la formula come testo, poiché l’indirizzo delle celle inizia con una lettera. Per esempio per sommare i valori nelle celle A1 e A2, il tipo di formula da usare è =A1+A2. =A1+A2

Funzioni In Excel le formule possono essere costituite da costanti variabili (indirizzi di celle), operatori matematici, parentesi tonde o altre funzioni Una formula inizia sempre con ‘=‘ Gli operatori matematici sono + - * / Le parentesi tonde cambiano la priorità degli operatori Per fare riferimento ad una cella si utilizzano le sue coordinate es. B2 Per fare riferimento ad un intervallo si utilizzano i due punti es.A1:A10 Per fare riferimento ad una cella in un altro foglio si utilizza il nome del foglio e il punto esclamativo es. FOGLIO1!A1 Si può fare riferimento anche a celle in altri file Excel [Nome File] FOGLIO1!A1

Funzioni E’ possibile inserire delle funzioni nelle espressioni delle formule I tipi di formule più usate sono finanziarie: interessi, rata, tasso, tir.cost, ecc. matematiche: logaritmo, esponenziale, seno, coseno, somma, ecc. statistiche: media, dev.st, mediana, quartile, ecc.

Esempi di Funzioni Somma =somma(A1:A20) Somma i valori contenuti nell’insieme di celle Media =media(A1:A20) Calcola le media Max =max(A1:A20) Calcola il valore maggiore dell’insieme Min =min(A1:A20) Calcola il valore minore dell’insieme Conta.numeri =conta.numeri(A1:A20) Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri

Funzioni Per inserire una funzione si può cliccare sul pulsante “inserisci funzione” sulla barra delle formule, oppure andare nel menu inserisci funzione

Funzioni A questo punto comparirà la finestra di inserimento funzione dalla quale scegliere la funzione desiderata

Formule e riferimenti In una formula è consentito inserire un riferimento ad un’altra cella Il modo più comune di riferimento è quello relativo, fatto indicando la cella semplicemente con lettera di colonna e numero di riga Ad esempio nella cella A2 posso inserire la formula A1*2, che indica che il valore di A2 è il doppio di quello di A1: ad esempio se A1 vale 10, A2 varrà 20

Formule e riferimenti Quando si porta il cursore su una cella che contiene una formula sulla cella nel foglio comparirà il valore attuale della formula sulla barra di immissione comparirà l’espressione della formula Se si cambia un valore riferito da qualche formula automaticamente la formula viene ricalcolata

Formule e riferimenti Ad esempio se in B1 c’è la formula =A1*2 A B 1 10 20 cambiando il valore di A1 in 15 automaticamente il valore di B1 diventa 30 A B 1 15 30

Riferimenti relativi Quando una formula contenente un riferimento relativo viene copiata su un’altra cella il riferimento viene modificato in modo da mantenere inalterata la posizione relativa della cella riferita rispetto a quella dove si trova la formula Ad esempio supponiamo che nella cella A1 ci sia la formula =B3+3 Se copiamo il contenuto di A1 su C6, in questa cella verrà inserita la formula =D8+3

Riferimenti relativi B3 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a A1 D8 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a C6: la posizione relativa è rimasta invariata, pur essendo le due formule diverse Altro esempio: se in B2 c’è la formula =A4+C8 e se copiamo il contenuto di B2 in C1 otterremo in quest’ultima la formula =B3+D7

Riferimenti relativi I riferimenti relativi sono molto utili per costruire tabelle del tipo A B C D 1 2 3 4 5 6

Riferimenti relativi Nelle celle della colonna D bisogna inserire le formule della spesa: in D2 la formula =B2*C2 in D3 la formula =B3*C3 in D4 la formula =B4*C4 in D5 la formula =B5*C5 in D6 la formula =B6*C6 che è la stessa formula se vista in posizioni relative: la cella due colonne a sinistra * la cella una colonna a sinistra

Riferimenti relativi Per cui è sufficiente 1. scrivere la formula corrispondente in D2 (=B2*C2) 2. selezionare D2 e dare Copia 3. selezionare il rettangolo da D3 a D6 e dare Incolla Poiché il riferimento è relativo in fase di copia verrà modificato nel modo desiderato

Riferimenti assoluti Talvolta invece ci si vuole riferire ad una cella fissa che non venga modificata durante la copia Per ottenere ciò bisogna usare i riferimenti assoluti che si ottengono indicando con un $ sia la riga che la colonna della cella riferita: $A$1 si riferisce alla cella A1 Se in una formula compare un riferimento assoluto e la cella viene copiata il riferimento rimane inalterato

Riferimenti assoluti Ad esempio se in A2 c’è la formula =$D$7+4 e se copiamo il contenuto di A2 in B4, in questa cella sarà memorizzata la stessa formula =$D$7+4 Si noti invece che se la formula in A2 fosse =$D$7*A3, allora copiandola in B4 diventerebbe =$D$7*B5 Il primo riferimento ($D$7) è assoluto e quindi rimane inalterato, mentre il secondo riferimento è relativo (A3) è relativo ed è soggetto alla trasformazione vista precedentemente

Riferimento assoluto Il riferimento assoluto fa sì che in caso di copia della formula rimanga bloccato il riferimento di riga o di colonna

Riferimento assoluto Se blocchiamo un riferimento di riga, anche se ci spostiamo di una o più righe sotto rimarrà bloccato quel riferimento alla riga

Riferimenti misti E’ possibile creare dei riferimenti misti del tipo $D7 e D$7 Questi riferimenti sono modificati solo in parte quando viene copiata la formula Ad esempio se in A1 c’è la formula =$D7*2 e A1 viene copiata su B2, allora la formula si muta in =$D8*2 In pratica il $ blocca la riga o la colonna del riferimento

Messaggi d’errore derivanti dalle funzioni #DIV/0! Divisione per 0 #NUM! Manca l’operatore numerico #NOME? Il nome utilizzato non esiste #RIF? Il riferimento alla cella non è valido o è stato cancellato #VALORE! Operando o argomento della funzione non corretto #N/D? Il dato da utilizzare non è disponibile ### Casella di testo troppo piccola

Manipolazione elenchi Excel può essere utilizzato per gestire elenchi (elenchi telefonici, anagrafiche, ecc…) anche perché questo strumento offre una serie di funzioni adatte alla manipolazione di elenchi stessi. Per utilizzare un elenco ci sono però alcuni vincoli Ciascuna colonna deve avere informazioni dello stesso tipo Non ci devono essere valori nulli

Esempio

Ordinamento Selezionare l’elenco voluto e poi DATI->ORDINAMENTO

I grafici Una delle caratteristiche vincenti di Excel è la semplicità con cui realizzare grafici Un grafico è un oggetto creato da Excel, composto da una o più serie di dati, che vengono visualizzati secondo una modalità di visualizzazione scelta dall’utente Perché ci sia un grafico è necessario che ci siano dei dati, come i seguenti

I grafici Per inserire un grafico si può utilizzare il menù Inserisci/Grafico o il pulsante della barra degli strumenti

Selezionare il tipo di grafico

Selezionare le serie

Selezionare la serie Si verificherà che i dati di origine siano visualizzati in modo corretto

Titoli e assi

Titoli e assi

Posiziona Grafico Infine si sceglierà in quale foglio di lavoro inserire il grafico

Il risultato

Tipi più usati di grafici Istogramma Torta Barre Dispersione Area

Istogramma

Torta

Barre

Dispersione

Area

Cosa stampare Selezionare l’area di stampa File->Area di Stampa->Imposta Area di stampa Impostare la pagina