EXCEL LEZIONE 2 Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato Come regola generale nell’uso di un foglio di calcolo si ha che: è buona regola usare celle diverse per dati diversi. Ipotizziamo di dover memorizzare in un foglio di calcolo una rubrica telefonica. Ci sono almeno due modi per fare ciò uno corretto ed uno sbagliato. 1° Metodo ERRATO: Questo metodo non consente di effettuare ricerche mirate, filtraggi per tipologie omogenee e ordinamenti. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato 2° Metodo CORRETTO: Questo metodo consente di effettuare ricerche mirate, filtraggi per tipologie omogenee e ordinamenti. Tale metodo di memorizzazione dei dati rende il foglio di calcolo simile ad un semplice Database (Insieme di informazioni organizzate in record: righe, costituiti da campi: colonne). Questo semplice database costituisce a sua volta un elenco, cioè una serie di righe contenenti dati della stessa natura. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato Nel caso abbiate ricevuto da qualche collega un foglio elettronico contenente un elenco realizzato in modo errato. EXCEL ci mette a disposizione una funzione per porre rimedio all’errore. La funzione si trova in menu Dati  Testo in Colonne… questa funzione consente, dopo aver selezionato una colonna (ad esempio la colonna “Nome Cognome”) di dividere il contenuto della stessa in base ad un determinato criterio scelto dall’utente in due o più colonne distinte. Fate attenzione al fatto che le colonne non vengono aggiunte ma sovrapposte a quelle immediatamente a destra. Quindi prima di utilizzare questa funzione è necessario “creare” lo spazio per le nuove colonne. ESEMPIO: Elenco “disordinato” Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Creiamo spazio per le nuove colonne ESEMPIO: Selezioniamo la prima colonna contenente “Nome Cognome” Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Menu Dati  “Testo in colonne…” Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Conversione guidata testo in colonne – Passaggio 1 di 3 Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Conversione guidata testo in colonne – Passaggio 2 di 3 Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Conversione guidata testo in colonne – Passaggio 3 di 3 Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato ESEMPIO: Conversione guidata testo in colonne – Risultato Modulo EXCEL Celi Alessandro

Ogni foglio di lavoro deve contenere un solo elenco; 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.2 Individuare buoni esempi nella creazione di elenchi Affinché un elenco di EXCEL venga trattato come un database (con i vantaggi che ne derivano in termini di ordinamento, ricerca ed analisi), si devono seguire alcune semplici regole: Ogni foglio di lavoro deve contenere un solo elenco; Lasciare una riga vuota in fondo alla tabella contenente l’elenco, prima di una eventuale riga dei totali; Evita di lasciare righe e colonne vuote nel corpo dell’elenco; Dai sempre delle etichette significative alle colonne e mettile sempre e solo nella prima riga. Questo faciliterà la creazione di rapporti, l’organizzazione dei dati e la ricerca degli stessi; Assegna alle etichette di colonna un tipo di dati, un tipo di carattere ed uno stile (colore, font, etc) diverso da quello dei dati dell’elenco; Fai in modo che tutte le righe dell’elenco contengano dati omogenei in ogni colonna; Non usare mai spazi vuoti all’inizio di una cella. Questo comprometterebbe l’ordinamento e la ricerca dei dati; Utilizza lo stesso formato per tutti i dati di una stessa colonna. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.3 Inserire un numero, una data o del testo in una cella Per inserire del testo, date o numeri in una cella di excel è sufficiente selezionarla ed iniziare a scrivere con la tastiera. Alternativamente si può selezionare la cella e scrivere il numero, il testo o la data nella barra delle formule. Al termine dell’immissione per confermare è sufficiente premere invio. Excel è abbastanza bravo nel riconoscere ciò che volete inserire. Numeri, Testo o Date. In particolare Excel riconosce le date in qualunque formato esse vengano inserite: 7 Febbraio 1971 7/2/1971 07/02/1971 07/2/1971 7 Feb 1971 7/Feb/1971 7/2/71 Sono tutte date valide riconosciute da excel. Le date nella barra delle formule avranno sempre il formato gg/mm/aaaa Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.3 Inserire un numero, una data o del testo in una cella Inserendo i dati in una cella di excel può sembrare che il testo inserito occupi le celle adiacenti. Questo in realtà non accade e per vedere il testo effettivamente contenuto in una cella basta guardare la barra delle formule. Excel mostra il contenuto intero di una cella con del testo molto lungo solo se le celle a fianco sono vuote. Per visualizzare il contenuto completo di una cella basta modificare la larghezza della cella stessa. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Per selezionare una cella è sufficiente posizionare il cursore del mouse sopra di essa e fare click. La cella selezionata si riconosce dal bordo più scuro. Le coordinate della cella selezionata (lettera indicante la colonna e numero che indica la riga) sono visibili nella casella “Casella nome”. Casella nome Cella attiva Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Per selezionare più celle contemporaneamente è sufficiente cliccare sulla prima cella in alto a sinistra da selezionare e tenendo il tasto del mouse premuto spostarsi fino alla cella in basso a destra che si vuole includere nella selezione. Le celle selezionate cambieranno colore (sfondo celeste) tranne la prima che rimarrà con lo sfondo bianco ed il cui nome sarà visualizzato nella casella “Casella nome”. Per selezionare un gruppo di celle adiacenti si può anche procedere tramite tastiera muovendosi con i tasti cursore tenendo il tasto [MAIUSC] premuto. Colonne selezionate Righe selezionate Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Durante la selezione delle celle con il mouse, nella casella del nome, apparirà l’indicazione del numero di righe e colonne che si stanno selezionando. Nell’esempio seguente 8 Righe e 3 Colonne: Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Un altro modo per selezionare un gruppo di celle contigue è quello di scrivere nella casella nome il “range” di selezione nel formato PRIMACELLA:ULTIMACELLA. Nell’esempio che segue si sono selezionate le celle da B3 a D10: Modulo EXCEL Celi Alessandro

PRIMACELLA1:ULTIMACELLA1;PRIMACELLA2:ULTIMACELLA2;…. 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. E’ possibile selezionare anche gruppi di celle non contigue scrivendo sempre nella casella del nome i vari range da selezionare mediante la sintassi: PRIMACELLA1:ULTIMACELLA1;PRIMACELLA2:ULTIMACELLA2;…. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Con il mouse per selezionare un gruppo di celle non adiacenti è sufficiente selezionare la prima e poi tenendo il tasto [CTRL] premuto selezionare tutte le altre: Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 1 Inserire e selezionare i dati 4. 2. 1 4.2 Celle 4.2.1 Inserire e selezionare i dati 4.2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Per selezionare l’intero foglio di lavoro è sufficiente fare click sul quadratino vuoto all’incrocio di righe e colonne: Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare i dati 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare i dati 4.2.2.1 Modificare i dati in una cella, sostituire i dati esistenti Per inserire dati in una cella o modificarne il contenuto si può: Selezionare la cella con il mouse e iniziare a scrivere i nuovi dati. Il contenuto preesistente verrà cancellato e sostituito con quanto si è digitato; Selezionate la cella e premete il tasto [F2] in questo modo entrerete nella modalità di modifica cella e potrete modificarne il contenuto. Il cursore si posizionerà automaticamente alla fine del testo o del valore contenuto nella cella; Posizionare il cursore alla fine del contenuto di una cella facendo doppio click sulla cella stessa; Selezionare la cella e successivamente posizionarsi sulla barra delle formule per modificare o inserire il nuovo valore della cella. Conferma modifiche o inserimento Equivalente alla pressione di [INVIO] Cancella modifiche o inserimento Equivalente alla pressione di [ESC] Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare i dati 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare i dati 4.2.2.2 Usare i comandi “Annulla” e “Ripristina” Può capitare di eseguire per errore un’operazione non voluta, come cancellare o modificare il contenuto di una cella per sbaglio. In questi casi ci viene in aiuto il comando “Annulla” della barra degli strumenti standard. Da tastiera [CTRL]+[Z]. Se invece si è fatta una modifica, la si è ripristinata e poi ci si accorge che la modifica apportata era corretta si può usare il comando “”Ripristina” sempre della barra degli strumenti standard. Da tastiera [CTRL]+[Y] Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare 4.2.2.3 Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici. Il comando “Trova” permette di ricercare una parola o un valore all’interno di un foglio di lavoro, e risulta essere molto utile quando il foglio contiene molti dati. Per accedere a questa funzione si deve usare il menu “Modifica”  “Trova” o la combinazione di tasti [CTRL]+[MAIUSC]+[T]. La finestra di ricerca contiene un campo “Trova” dove inserire la parola o il valore da ricercare. Cliccando sul pulsante “Opzioni” è possibile accedere a delle funzionalità di ricerca avanzate. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare 4.2.2.3 Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici. Immettendo un valore o una stringa nel campo “Trova” e cliccando su “Trova tutti” verrà visualizzata la lista delle occorrenze trovate. Mentre cliccando su “Trova successivo”, se il risultato è presente nel foglio, excel posizionerà la cella attiva sul risultato trovato. Da notare nell’esempio come vengano trovate le occorrenze anche all’interno delle formule. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare 4.2.2.4 Usare il comando di sostituzione per modificare dati specifici Per sostitire una parola o un valore all’interno di un foglio di excel potete usare il comando “Modifica”  “Sostituisci” (da tastiera [CTRL]+[MAIUSC]+[S]. Nella finestra di dialogo che si aprirà dovete inserire la parola o il valore da cercare e la nuova parola o valore da mettere al suo posto. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare 4.2.2.4 Usare il comando di sostituzione per modificare dati specifici Come per “Trova” potete usare il pulsante “Trova tutti” per ricercare (anche tra le formule) tutte le occorenze della parola o valore cercato. Oppure “Trova successivo” per posizionare la cella attiva sulla prossima occorrenza della parola o valore cercato. In più avete anche i tasti “Sostituisci tutto” e “Sostituisci”. Il primo cambierà tutte le occorrenze della parola o valore cercato con quello inserito senza chiedere ulteriore conferma. Il secondo invece sostituirà solo quello correntemente selezionato con “Trova successivo”. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 2 Modificare e Ordinare 4. 2. 2 4.2 Celle 4.2.2 Modificare e Ordinare 4.2.2.5 Ordinare un insieme di celle in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente e decrescente. Excel è utilizzato più che altro per costruire tabelle di dati e spesso per rendere questi dati significativi o maggiormente leggibili è necessario ordinarli in qualche modo. Excel consente sui dati orinamenti crescenti o decrescenti, per data o numerici (dal più grande al più piccolo o viceversa) o alfabetici (dalla A alla Z o dalla Z alla A). Per fare questo è sufficiente cliccare sulla barra degli strumenti standard i pulsanti relativi all’Ordinamento crescente o all’Ordinamento decrescente: Con i questi due pulsanti il foglio viene ordinato semplicemente rispetto alla colonna della cella attiva. Se invece si vuole effettuare un ordinamento più complesso si deve usare il menu “Dati”  “Ordina...”. Mediante la finestra “Ordina” è possibile definire fino a tre criteri di ordinamento contemporaneo sui dati del foglio di lavoro. Excel è abbastanza “bravo” da capire se i dati contengono o menu una riga di intestazione. Ma consente anche di lasciar decidere l’utente mediane l’opzione “Elenco” della finestra “Ordina” Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.1 Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Spesso può capitare di dover copiare il contenuto di una cella o di un gruppo di celle o di un intero foglio di lavoro in un altro foglio o nello stesso foglio di lavoro. Per effettuare la copia di una cella o di un gruppo di celle prima di tutto effettuare la selezione delle celle che si vogliono copiare poi utilizzate il menu “Modifica”->“Copia”. Vedrete che il bordo delle celle selezionate comincerà ad “animarsi” sintomo che le celle sono state copiate. Successivamente posizionatevi sulla prima cella di destinazione e tramite il menu “Modifica” -> “Incolla” effettuate la copia. Le stesse operazioni possono essere effettuate da tastiera con [CTRL]+[C] (copia) e [CTRL]+[V] (Incolla) oppure mediante il tasto desto del mouse o ancora mediante la barra degli strumenti standard. Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.1 Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Una particolarità, introdotta con Office XP sono gli “smart tag” ovvero dei piccoli menu contestuali che appaiono quando si effettuano alcune operazioni. Avvicinando il mouse ad uno smart tag appare una piccola freccettina cliccando sulla quale appare un menu contestuale con varie opzioni relative all’operazione effettutata. SMART TAG Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.2 Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare i dati. La funzione di riempimento automatico di Excel consente di velocizzare l’immissione e la copia dei dati. Per utilizzare questa funzione selezionare la cella o le celle di interesse. Nell’angolo in basso a destra del bordo della selezione apparirà un piccolo quadratino chiamato “quadratino di riempimento” . Facendo click con il mouse su questo quadratino e trascinando la selezione vedrete apparire un piccolo “tool tip” (aiuto sotto forma di nota flottante su sfondo giallo) con l’indicazione di ciò che verrà scritto nella cella corrente quando verrà rilasciando il tasto del mouse. Questa tecnica funziona con serie di numeri, stringhe e date. Per le date è anche possibile scegliere se copiare tutti i giorni o solo quelli feriali mediante lo smart tag che appare dopo la copia. Tool tip SMART TAG Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.2 Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare i dati. Attraverso il “quadratino di riempimento” è possibile inserire anche serie dei tipi elencati nella scheda “Elenchi” della finestra “Opzioni” del menu “Strumenti”. E’ possibile modificare o aggiungere un elenco facendo click sul pulsante “Aggiungi” Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.3 Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Per spostare una selezione da un punto all’altro di un foglio o tra fogli differenti si può usare il menu “Modifica” -> “Taglia” (con la tastiera [CTRL]+[X]) e poi “Modifica” -> “Incolla” (con la tastiera [CTRL]+[V]). La stessa operazione può essere effettuata con il tasto destro del mouse. Lo spostamento o la copia possono essere effettuate anche mediante il solo utilizzo del mouse. Per copiare una serie di celle selezionarle, posizionarsi sul bordo e quando apparirà il cursore a forma di croce potete: Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, spostare la selezione all’interno dello stesso foglio; Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e premendo contemporaneamente il tasto [CTRL], potete copiare la selezione all’interno dello stesso foglio; Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e contemporaneamente il tasto [ALT], potete spostare la selezione in un altro foglio; Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse insieme ai tasti [CTRL]+[ALT] copiare la selezione in un altro foglio Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.3 Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Per effettuare operazioni di copia, incolla e sposta tra fogli elettronici differenti con il mouse è necessario disporre le finestre in modo che siano visibili contemporaneamente ed utilizzare uno dei metodi sopra esposti: Modulo EXCEL Celi Alessandro

4. 2 Celle 4. 2. 3 Copiare, Spostare, cancellare 4. 2. 3 4.2 Celle 4.2.3 Copiare, Spostare, cancellare 4.2.3.4 Cancellare il contenuto di una cella. Il metodo più veloce per cancellare il contenuto di una cella o di un insieme di celle è quello di selezionarle e premere il tasto [Canc]. Oppure usare il menu “Modifica”  “Cancella”. Quest’ultimo ha varie sotto opzioni: Tutto: cancella sia i dati che il formato; Formati: cancella solo il formato dei dati ma i dati rimangono e verranno visualizzati con il carattere ed il colore standard di excel; Sommario [Canc]: cancella solo il dato mantenendo il formato; Commenti: cancella eventuali commenti presenti nella cella. Modulo EXCEL Celi Alessandro