LAudit di sistema elementi caratterizzanti e fasi principali

Obiettivo generale Ottenere ragionevoli garanzie sullefficace funzionamento del sistema di gestione e controllo Ottenere ragionevoli garanzie sullefficace funzionamento del sistema di gestione e controllo Accertare il livello di affidabilità del sistema nellassicurare: Accertare il livello di affidabilità del sistema nellassicurare: la correttezza delle dichiarazioni di spesa la correttezza delle dichiarazioni di spesa la legittimità e la regolarità delle operazioni la legittimità e la regolarità delle operazioni il rispetto dei regolamenti e delle politiche comunitarie il rispetto dei regolamenti e delle politiche comunitarie 2

3 Ambito di copertura Autorità di gestione Autorità di gestione Uffici responsabili della gestione e dei pagamenti delle operazioni Uffici responsabili della gestione e dei pagamenti delle operazioni Uffici responsabili dei controlli Uffici responsabili dei controlli Autorità di certificazione Autorità di certificazione Organismi intermedi Organismi intermedi Uffici responsabili della gestione e dei pagamenti delle operazioni Uffici responsabili della gestione e dei pagamenti delle operazioni Uffici responsabili dei controlli Uffici responsabili dei controlli

4 Campo di applicazione Elementi più comuni soggetti a controllo Elementi più comuni soggetti a controllo lorganizzazione interna del lavoro (organigramma, deleghe, competenze) lorganizzazione interna del lavoro (organigramma, deleghe, competenze) la divisione dei compiti la divisione dei compiti le procedure di selezione delle operazioni le procedure di selezione delle operazioni le procedure di gestione delle operazioni le procedure di gestione delle operazioni le procedure di supervisione e controllo le procedure di supervisione e controllo le procedure di reportistica interna le procedure di reportistica interna la protezione fisica e logica delle informazioni la protezione fisica e logica delle informazioni

5 1° Fase Esame preliminare delle informazioni disponibili Raccolta ed esame della documentazione Raccolta ed esame della documentazione descrizione del sistema di gestione e controllo descrizione del sistema di gestione e controllo manuali delle procedure dellAdG, AdC, OOII manuali delle procedure dellAdG, AdC, OOII piste di controllo piste di controllo sistema informativo e contabile sistema informativo e contabile precedenti rapporti di audit con lanalisi delle criticità riscontrate precedenti rapporti di audit con lanalisi delle criticità riscontrate eventuali note ed osservazioni della Commissione Europea eventuali note ed osservazioni della Commissione Europea ogni ulteriore elemento utile ogni ulteriore elemento utile

6 1° Fase Esame preliminare delle informazioni disponibili Valutazione dellesistenza teorica di criticità e/o punti deboli del sistema Valutazione dellesistenza teorica di criticità e/o punti deboli del sistema lorganizzazione lorganizzazione le risorse le risorse gli strumenti gli strumenti le procedure le procedure i controlli i controlli i risultati i risultati

7 2° Fase Individuazione degli Organismi da controllare Valutazione dei rischi associati ad ogni Organismo attraverso lesame preliminare di Valutazione dei rischi associati ad ogni Organismo attraverso lesame preliminare di struttura organizzativa struttura organizzativa tipologia di organismo tipologia di organismo processi di istruttoria e attuazione delle operazioni processi di istruttoria e attuazione delle operazioni risorse finanziarie risorse finanziarie esperienza nella gestione dei fondi esperienza nella gestione dei fondi esistenza e qualità della documentazione procedurale esistenza e qualità della documentazione procedurale esito di controlli precedenti ed eventuali criticità riscontrate esito di controlli precedenti ed eventuali criticità riscontrate

8 3° Fase Svolgimento dei controlli Analisi desk della documentazione sullorganismo da controllare diretta a comprendere Analisi desk della documentazione sullorganismo da controllare diretta a comprendere lorganizzazione lorganizzazione le procedure le procedure

9 3° Fase Svolgimento dei controlli Controllo in loco presso lorganismo da controllare (AdG,OO.II) diretto ad una verifica su Controllo in loco presso lorganismo da controllare (AdG,OO.II) diretto ad una verifica su allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure modalità di selezione delle operazioni modalità di selezione delle operazioni gestione delle operazioni gestione delle operazioni svolgimento dei controlli amministrativi e in loco svolgimento dei controlli amministrativi e in loco mantenimento e funzionalità delle piste di controllo mantenimento e funzionalità delle piste di controllo sistema informatizzato per la contabilità, monitoraggio e rendicontazione finanziaria sistema informatizzato per la contabilità, monitoraggio e rendicontazione finanziaria gestione degli errori e delle irregolarità gestione degli errori e delle irregolarità

10 3° Fase Svolgimento dei controlli Controllo in loco presso lorganismo da controllare (AdC) diretto ad una verifica su Controllo in loco presso lorganismo da controllare (AdC) diretto ad una verifica su allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure adeguata impostazione della pista di controllo adeguata impostazione della pista di controllo procedure per la garanzia sulla attendibilità delle certificazioni di spesa procedure per la garanzia sulla attendibilità delle certificazioni di spesa adeguatezza del sistema informatizzato adeguatezza del sistema informatizzato procedure sulla contabilità degli importi da recuperare e i provvedimenti per il recupero degli importi indebitamente versati procedure sulla contabilità degli importi da recuperare e i provvedimenti per il recupero degli importi indebitamente versati

11 3° Fase Svolgimento dei controlli Test su alcune operazioni per la verifica di Test su alcune operazioni per la verifica di effettivo utilizzo delle metodologie previste effettivo utilizzo delle metodologie previste adeguatezza delle procedure utilizzate adeguatezza delle procedure utilizzate Lesame degli elementi del sistema riguarda Lesame degli elementi del sistema riguarda la loro impostazione la loro impostazione la loro operatività la loro operatività

12 4° Fase Reporting e follow up Predisposizione del rapporto di audit Predisposizione del rapporto di audit conclusioni dellaudit di sistema conclusioni dellaudit di sistema criticità/irregolarità riscontrate criticità/irregolarità riscontrate indicazione delle azioni correttive indicazione delle azioni correttive Trasmissione del rapporto di audit Trasmissione del rapporto di audit allorganismo/struttura controllata allorganismo/struttura controllata alla Autorità di gestione alla Autorità di gestione Gestione del contraddittorio con il soggetto controllato Gestione del contraddittorio con il soggetto controllato ricezione delle controdeduzioni ricezione delle controdeduzioni valutazione dei nuovi elementi acquisiti valutazione dei nuovi elementi acquisiti

13 4° Fase Reporting e follow up Trasmissione del rapporto di audit definitivo Trasmissione del rapporto di audit definitivo allorganismo/struttura controllata allorganismo/struttura controllata alla Autorità di gestione ed alla Autorità di certificazione alla Autorità di gestione ed alla Autorità di certificazione Verifica del seguito dato alle raccomandazioni contenute nel rapporto Verifica del seguito dato alle raccomandazioni contenute nel rapporto esecuzione delle rettifiche riguardo alle carenze constatate esecuzione delle rettifiche riguardo alle carenze constatate adeguatezza delle azioni correttive adottate ai fini del miglioramento del sistema adeguatezza delle azioni correttive adottate ai fini del miglioramento del sistema