Prof. Salvatore Riegler Laboratorio di Informatica Applicata Modulo 4: Microsoft Excel Prof. Salvatore Riegler riegler00@gmail.com

Introduzione In questa lezione si espongono i concetti generali relativi a Microsoft Excel, un programma contenuto nel pacchetto Office che offre strumenti efficienti e avanzati per: mantenere in memoria dati in formato tabellare; eseguire calcoli; analizzare dati; creare grafici.

Le caratteristiche di Excel Excel è un software che permette di organizzare le informazioni in tabelle caratterizzate da caselle in cui è possibile memorizzare dati numerici, descrizioni testuali o formule aritmetiche. Queste tabelle sono denominate Fogli elettronici. Ogni foglio presenta due indici (di riga e di colonna) che permèttono di riferirsi ai dati in esso contenuti. Ciascuna informazione memorizzata ha una coppia di coordinate ben precise e univoche, costituita da due valori: quello dell’indice di riga e quello dell'indice di colonna. La colonna viene identificata da lettere, mentre la riga viene identificata da numeri. In questo modo ogni cella viene identificata in maniera univoca.

Fogli elettronici, di lavoro e cartelle di lavoro Un documento Excel può essere composto da più fogli di lavoro. L'insieme dei fogli di lavoro contenuti in un file di Excel costituisce una Cartella di lavoro. La cartella di lavoro ha una sua organicità dal momento che i dati contenuti all'interno dei diversi fogli di lavoro possono essere utilizzati in maniera dinamica. In un foglio di lavoro, per esempio, si possono eseguire calcoli utilizzando dati contenuti in altri fogli di lavoro.

Avviare Excel Il percorso per accedere ad Excel: Start -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel

Struttura di base Elementi caratteristici di Excel sono: la barra delle formule con la “casella nome” il bottone “inserisci funzione” righe, colonne e celle (intersezione di righe e colonne)

Funzionamento del foglio di lavoro Molto importante è capire il concetto di foglio di lavoro. Il file di excel è infatti chiamato “cartella di lavoro” e contiene, come predefiniti tre fogli di lavoro. In fondo alla finestra attiva, a sinistra della barra di scorrimento orizzontale, la linguetta selezionata ci farà capire in quale dei fogli di lavoro siamo

Selezionare il contenuto delle celle

Selezionare il contenuto delle celle

Operazioni Base Attraverso excel si possono fare molteplici operazioni. Si consideri un primo esempio banale:l’Addizione

Addizione - I   Si scrivono i numeri nelle celle (per es. incolonnati); in un’altra cella scrivo = (con shift e il tasto 0, o mediante tastiera numerica

Addizione I Poi si scrivono le coordinate delle celle con i numeri che si desidera sommare in successione, seguiti dal segno dell’operazione (A6+ A7+ A8). (Questo sistema è valido anche per le altre operazioni, cambiando il segno dell’operazione).

Addizioni I Digitando il tasto invio, il programma calcolerà automaticamente la somma, che comparirà nella cella precedentemente selezionata, mentre sulla barra della formule rimarrà la formula che mi ha permesso di arrivare alla soluzione

Addizione II Secondo sistema: questo sistema (che non è valido anche per le altre operazioni) utilizza una funzione, attraverso l’icona ∑  (che si trova nella barra degli strumenti). La si clicca, e poi si seleziona con il mouse le cifre da sommare, infine si preme invio.

Addizione III Terzo sistema: cliccando sul pulsante di inserimento funzione si apre questa finestra dalla quale è possibile scegliere qual è la funzione che interessa applicare su un certo insieme di numeri.

Formule Per inserire una formula si fa clic sulla cella in cui devono essere inseriti i risultati della formula, si digita il segno = e si scrive il riferimento di cella (come E5) oppure si clicca sulla cella che contiene il numero da utilizzare nella formula; quindi si digita un operatore come +, e si preme INVIO. E’ anche possibile scrivere la formula nella barra della formula premendo poi il pulsante Invio. Questa procedura è indicata per inserire formule lunghe che non potrebbero essere completamente visualizzate in una cella.

Funzioni Se oltre alle 4 operazioni sono necessarie operazioni più complesse, è necessario utilizzare le funzioni. Mentre le formule richiedono dei riferimenti di cella ed un operatore, la funzione ha bisogno solamente del riferimento di cella. Le funzioni infatti sono delle formule predefinite che si possono applicare ad un insieme di valori.

Funzioni Alcune funzioni: ARROTONDA: arrotonda un numero decimale ad un numero di cifre specificato. CONTA: fornisce il numero delle celle che contengono numeri invece di testi. MAX: trova il numero maggiore contenuto in un insieme di celle. MEDIA:calcola il valore medio di un insieme di celle. MIN: trova il numero minore contenuto in un insieme di celle. RADQ: calcola la radice quadrata di un numero. SOMMA: somma i valori di un insieme di celle.

Inserire una Funzione I Procedura tipo per inserire funzioni: Utilizzare lo strumento Inserisci funzione funzione facendo clic sul pulsante fx (Inserisci funzione) dopo aver selezionato la cella in cui si desidera collocare il risultato. Nella finestra di dialogo che si apre con tale pulsante si trovano le funzioni disponibili per ogni categoria (Es tutte, finanziarie, data e ora, statistiche etc.) Si seleziona la categoria e quindi la funzione che si desidera e poi si fa clic su OK. Excel visualizza una seconda finestra, la finestra della formula, in cui devono essere inseriti i riferimenti specifici di cella da utilizzare. Si fa clic sulle celle da utilizzare o si digita i corrisponderti riferimenti di cella. Inseriti i riferimenti si fa clic su OK ed Excel calcolerà i valori richiesti.

Inserire una Funzione II Per inserire una funzione si può cliccare sul pulsante “inserisci funzione” sulla barra delle formule, oppure andare nel menu Inserisci funzione

Inserire una Funzione II A questo punto comparirà la finestra di inserimento funzione dalla quale scegliere la funzione desiderata

Funzioni e Formule La finestra della formula è d’aiuto nella composizione o modifica della formula. Si seleziona la cella si fa clic sul pulsante Modifica formula (è contrassegnato da un =), Excel visualizza la finestra della formula; nella parte sinistra si trova un menu a discesa, con le formule recentemente utilizzate, si può anche accedere all’elenco completo cliccando su Altre funzioni, scelta la funzione si digita sul campo Num 1 l’intervallo di celle desiderato. Compilati i campi e inseriti gli argomenti si preme OK e la formula sarà immessa nella cella selezionata. Per modificare la formula si seleziona la cella in cui si trova e si preme il pulsante Modifica formula (=); Excel apre la finestra della formula da cui si possono fare le modifiche volute. Excel offre anche uno strumento specifico per individuare un intervallo: basta fare doppio clic su una cella che contiene la formula ed Excel evidenzia con un bordo colorato l’intervallo di celle al quale la formula fa riferimento.

Funzioni e Formule Si noti che il concetto di formula è più generale di quello di funzione. Infatti, una funzione dev’essere necessariamente parte di una formula, mentre una formula può tranquillamente essere definita usando solo gli operatori base, senza dunque bisogno di funzioni. D’altra parte questo non stupisce se si ricorda che prima s’è detto che per inserire una funzione si deve iniziare scrivendo il carattere “ = “. Tale carattere, infatti, è proprio quello che viene utilizzato in generale per aprire le formule!

Funzioni e Formule Per spostare un riferimento a una cella basta trascinare la cornice della cella in un’altra posizione; per ridimensionare un intervallo di celle a cui fa riferimento la formula, basta posizionarsi sul quadratino di riempimento, nell’angolo in basso di destra della cornice colorata, e trascinarlo tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, quindi rilasciarlo e premere Invio.

Formule, taglia, copia e incolla Una caratteristica fondamentale di Excel è quella di considerare dinamiche le formule. In altri termini, se si copia o si sposta (taglia+incolla) una funzione da una cella ad un’altra, Excel “rileva” l’entità dello spostamento (di quante righe e quante colonne è stata spostata la formula), ed adatta gli indici coinvolti nella formula per adeguarsi allo spostamento. Esempio: Se si copia la formula “=A1+B1” dalla cella A2 a quella C3, la formula diventerà AUTOMATICAMENTE: “=C2+D4”, perché è stato effettuato uno spostamento di due colonne ed una riga. Per impedire che questo accada, si utilizza il carattere speciale $. Esso, posto dinanzi agli indici di riga e/o di colonna, ne blocca la posizione, inibendo l’adattamento automatico.

Tabella dei simboli (Operatori aritmetici) Sono i simboli che stanno ad indicare operazioni matematiche

Tabella dei simboli (Operatori aritmetici) Gli operatori di confronto confrontano due valori, generando il valore logico VERO o FALSO.

Tabella dei simboli (Operatori aritmetici) L'operatore di testo & unisce una o più stringhe di testo generando una singola stringa.

Tabella dei simboli (Operatori aritmetici) Gli operatori di riferimento uniscono intervalli di celle per il calcolo.

L’operatore $ Usando il simbolo $ (dollaro) si blocca il riferimento ad una colonna o riga di una cella. Infatti ciò è utile laddove interessi inibire l’adattamento che gli indici subiscono durante le operazioni di copia ed incolla di formule.

Esempio: Il riferimento assoluto fa sì che in caso di copia della formula rimanga bloccato il riferimento di riga o di colonna

Esempio: Se blocchiamo un riferimento di riga, anche se ci spostiamo di una o più righe sotto rimarrà bloccato quel riferimento alla riga

Funzioni ad esecuzione condizionale Si è appena detto che Excel mette a disposizione diversi tipi di funzione. Fra questi un ruolo molto importante ricoprono quelle funzioni la cui esecuzione è condizionata dal soddisfacimento di una determinata condizione In particolare, sono di frequente utilizzo le funzioni CONTA.SE, e SOMMA.SE

La sintassi delle funzioni condizionali CONTA.SE(intervallo;criteri) Intervallo è l'intervallo di celle a partire dal quale si desidera contare le celle. Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano quali celle verranno contate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele".

CONTA.SE La funzione CONTA.SE è un’estensione della funzione CONTA che effettua il conteggio considerando solo le celle che soddisfano un determinato criterio. Sintassi: CONTA.SE(intervallo;criteri) Dove: Intervallo è l'intervallo di celle a partire dal quale si desidera contare le celle. Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano quali celle verranno contate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele".

CONTA.SE: Un esempio

SOMMA.SE Questa funzione serve per sommare le celle specificate secondo un criterio assegnato. Sintassi: SOMMA.SE(intervallo;criteri;int_somma) Dove: Intervallo    è l'intervallo di celle che si desidera calcolare. Criteri    sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano le celle che verranno sommate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele". Int_somma    sono le celle da sommare.

SOMMA.SE Osservazioni Le celle in int_somma vengono sommate solo se le celle corrispondenti in intervallo soddisfano i criteri. Se Int_somma è omesso, verranno sommate le celle in intervallo. In Microsoft Excel sono disponibili altre funzioni utilizzabili per analizzare i dati in base a una condizione. Per contare ad esempio il numero di occorrenze di una stringa di testo o di un numero all'interno di un intervallo di celle, utilizzare la funzione CONTA.SE. Se si desidera che una formula restituisca uno di due valori in base a una condizione, quale una provvigione sulle vendite basata su un volume di vendite specificato, utilizzare la funzione SE.

SOMMA.SE: Un esempio

Messaggi di errore Quando c’è nella formula un errore il programma li evidenzia con dei messaggi di errore. Esempio: #VALORE! (errore di formula); #NOME! (la formula fa riferimento ad un nome di cella sconosciuto); #RIF! (la formula contiene un riferimento ad una cella non valido)…

Formattare il contenuto delle celle E’ possibile impostare, per ogni cella, lo sfondo, il colore del carattere, dei bordi, e molte altre proprietà. Il primo metodo è quello di selezionare dal menu “Formato” la voce “Celle”, andando poi a manipolare dalla finestra che appare le varie proprietà. E’ possibile inoltre impostare allineamenti, formato dei caratteri e colore di sfondo con gli ultimi pulsanti a destra sulla barra di formattazione

Unire celle Per unire le celle è sufficiente selezionare le celle che vogliamo unire, poi usare il pulsante “unisci e centra” sulla barra di formattazione o scegliere “formato celle” con il pulsante destro del mouse o dal menu Formato  Celle.

Unire celle Si aprirà la seguente finestra, con la quale potremo, per esempio, unire le celle, o cambiare il formato del numero, l’allineamento, il carattere, potremo aggiungere bordi, motivi (=sfondi) o addirittura proteggere la nostra cartella di lavoro con una password

Impostare il corretto formato per i dati E’ possibile indicare esplicitamente che tipo di dati rappresentano i numeri inseriti nelle varie celle (es. date, soldi, ore, percentuali, frazioni, etc) Per fare questo, si selezioni la cella o l’intervallo di celle d’interesse, e dal menu Formato si scelga la voce “Celle…”. Apparirà la finestra visualizzata alla slide successiva, dalla quale si potrà impostare il tipo prescelto. Ad esempio, selezionando “Valuta”, al numero verrà anteposto il simbolo dell’euro, e verranno acclusi automaticamente una virgola e due decimali, per i centesimi

Impostare il corretto formato per i dati

Formattazione condizionale La Formattazione condizionale è una funzionalità che consente di decidere la formattazione di una cella in base ad una condizione scelta dall’utente Ad esempio, si può decidere di visualizzare lo sfondo in rosso, se il numero contenuto nella cella è minore di zero.

Formattazione condizionale Per impostare la formattazione condizionale è necessario dal menu Formato, selezionare la voce “Formattazione condizionale”. A questo punto apparirà la finesta riportata in figura:

Formattazione condizionale Cliccando sul pulsante “Formato” verrà visualizzata la finestra in figura, da cui sarà possibile scegliere le impostazioni da applicare alla cella laddove la condizione risulti verificata.

Formattazione condizionale Mediante il pulsante “Aggiungi” è possibile impostare ulteriori condizioni da valutare ed i formati ad esse legati.

Adattare la larghezza delle colonne Per adattare la larghezza di una colonna al testo in essa digitato basta andare nel menu Formato  Colonna  Adatta

Riempimento Automatico Il quadratino di riempimento automatico permette di completare serie di dati senza bisogno di digitare

Riempimento Automatico Può servire anche per copiare una funzione (si veda più avanti per gli effetti che può avere questa operazione)

Modificare il numero di decimali Questi pulsanti sulla barra di formattazione servono per diminuire o aumentare i decimali

Etichettare celle E’ possibile far sì che una cella venga identificata con un nome specifico che NON è l’identificativo di cella. Per fare questo basta andare a selezionare la cella e successivamente nella “Casella nome”, modificare l’identificativo di cella col nome desiderato.

Adattare dimensione colonne Spesso i dati contenuti in una cella non rispettano le dimensioni preimpostate per la colonna. In tal caso è necessario ridimensionare la colonna, altrimenti parte dei contenuti delle celle che “sforano” non vengono visualizzati. Per eseguire tale operazione in maniera automatica, è sufficiente selezionare la colonna d’interesse, e, dal menu Formato, selezionare la voce “Colonna” e successivamente la voce Adatta, come mostrato in figura. In tal modo la colonna adatterà la propria dimensione a quella della cella più larga in essa contenuta.

Operazioni avanzate Cliccando sul pulsante “stile percentuale” posto sulla barra di formattazione lo stile del numero verrà espresso con il simbolo %

Grafici Un grafico è essenzialmente un oggetto creato da Excel. Questo oggetto è composto da una o più serie di dati, che vengono visualizzati graficamente (la modalità di visualizzazione dipende dal tipo di grafico selezionato). Perché ci sia un grafico è necessario che ci siano dei dati, come i seguenti

Grafici Dopo aver selezionato i dati di origine si andrà nel menu inserisci  grafico

Grafici 1/4 Poi si selezionerà il tipo di grafico

Grafici 2/4 Si verificherà che i dati di origine siano visualizzati in modo corretto

Grafici 3/4 Si visualizzeranno gli elementi che si ritiene utile visualizzare

Grafici 4/4 Infine si sceglierà in quale foglio di lavoro inserire il grafico

Ordinare dati con Excel Excel non solo è utile per organizzare e manipolare numeri, ma può costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come un database è possibile mettere in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca. Se su vuole rendere più efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile trasferirla in un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti i nomi in base alla città di residenza, o in base alla data di compleanno.

Ordinare dati con Excel Per ordinare in base a delle categorie si deve strutturare il foglio in modo che i dati di ogni colonna siano dello stesso tipo. Non va lasciata alcuna riga vuota.

Ordinare dati con Excel: un esempio L’insieme dei dati di partenza…

Ordinare dati con Excel: un esempio Creata la lista di dati omogenei è possibile ordinarli in base a dei parametri stabiliti. Dal menu Dati si clicca sulla voce Ordina, dopo aver selezionato una cella o l’area interessata, e dalla finestra di dialogo che si è aperta si impostano i criteri di ordinamento. Se si ordinano i dati in base a una colonna si fa più in fretta cliccando sui pulsanti Ordinamento crescente o Ordinamento decrescente.

Ordinare dati con Excel: un esempio

Filtrare i dati Si possono filtrare i dati in modo da visualizzare le righe che interessano e di produrre anche grafici a partire dai dati che interessano. Si procede dal menu Dati e quindi si clicca sulla voce Filtro e dalla finestra di dialogo si seleziona Filtro automatico. Excel inserisce un pulsante di selezione a lato di ogni etichetta di colonna.

Filtrare i dati Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro, è possibile un menu con cui scegliere i criteri per filtrare i dati. Per tornare a vedere tutte le righe si seleziona dal menu a tendina Tutto. E’ anche possibile applicare dei filtri personalizzati, cioè filtri che possono essere per visualizzare righe in grado di soddisfare più condizioni in una stessa colonna. per la contabilità può essere necessario selezionare tutte le voci superiori a 100 €.

Filtrare i dati Nel menu di filtro posto a lato della colonna spese si sceglie cliccando sulla freccia la voce Personalizza. Quindi si seleziona l’operatore Maggiore di e il valore di confronto 100 €. Nella finestra Personalizza è possibile utilizzare due criteri di filtro per la stessa colonna. Per esempio cercare le righe che contengono valori fra 200 € e 400 €.

Filtrare i dati Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto Maggiore di e il valore di confronto 200 €, si deve fare clic sul pulsante AND, introdurre un secondo termine di confronto, in questo caso Minore di, e digitare nella casella a destra il valore di confronto 400 €. Selezionando l’operatore OR, invece, si filtrano i dati che rispettano soltanto una o l’altra delle due condizioni.