1 Rendicontazione contabile Procedura di Audit PRIN bando 2009

2 Decreto Ministeriale 19 marzo 2010 n. 51 – Bando PRIN 2009 “Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei e degli Enti di ricerca, ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori” …..e così nei successivi bandi PRIN e PRIN 2012 Circolare ministeriale prot. 661/2012 avente ad oggetto “Progetti FIRB – Nuove Modalità di verifica” del 04/05/2012 “Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione finale dovrà essere assoggettata, per gli atenei, per gli enti pubblici di ricerca e per altri soggetti titolari di conti di tesoreria infruttiferi, ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture, ……” Perché dobbiamo fare gli audit….. …..e così è stato ripreso nel bando FIRB Futuro in Ricerca 2013

3 N° progetti da auditare nel 2014 ProgrammaDipartimentoN° Scadenza progetto Fine Rendiconto /Inizio audit Termine finale audit PRIN 2009 DAD 1 17/10/201331/01/201431/07/2014 DAUIN 1 DENERG 3 DET 7 DIATI 2 DIMEAS 4 DISAT 2 DISEG 1 DISMA 3 DIST 3 FIRB IDEAS DISMA104/02/201404/05/201404/08/

4 Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta l'automatica esclusione dai successivi bandi (per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento) Per il Responsabile di Unità Per l’Ateneo l’accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università o dal singolo ente di ricerca, comporta l’esclusione dell’università o dell’ente di ricerca dai successivi bandi PRIN per un periodo di cinque anni dalla data dell’accertamento.

5 Come saranno condotti gli audit D.D.G. 136 del , t utti gli audit saranno condotti con il lavoro di un Gruppo Audit formato da: 1.Laura Fulci (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico); 2.Nicola Piserchia (Amministrazione, Pianificazione e Finanza); 3.Davide Scozzafava (Supporto alla Ricerca e al Trasferimento Tecnologico); 4.Nicoletta Roz (Affari Legali); 5.Mauro Cecchi (Pianificazione Acquisti e Procurement); 6.Manuela Sciandra (Coordinamento responsabili gestionali); 7.Carla Lumini (Risorse Umane, Organizzazione, Trattamenti Economici e Previdenziali); 8.Silvia Tarditi (Amministrazione, Pianificazione e Finanza); 9.Stefania Piazza (Distretto del Dipartimento di lngegneria Gestionale e della Produzione). Tale Gruppo coordinerà le effettive azioni di controllo avvalendosi del supporto operativo di tre gruppi di lavoro, ciascuno dei quali si farà carico di auditare circa 10 progetti. I tre gruppi saranno costituiti da personale dipartimentale e personale SARTT. Ogni sottogruppo inizierà la propria attività di audit interno dopo il 31 gennaio 2014 e durerà per circa 11 settimane, in base ad un rigoroso calendario degli audit da svolgere. La fine degli audit è prevista per fine giugno.

6 Sottogruppo 1 Alessandro BERIASaRTT Monica BARZOTTODAD Laura OTTONELLODENERG Annamaria ARCIDIACONO DENERG Tiziana CIANNIDIMEAS Lorenzo CALIADIMEAS Sottogruppo 2 Daniela BRUNENGOSaRTT Lucia PAPPANIDISAT Silvia ZOPPADISAT Elena PERTUSATODISAT Fernanda PIZZOCCARODISEG Enrica BARZOTTODISEG Ivana CALABRESEDISMA Sottogruppo 3 Francesca NARDILLISaRTT Ivana DONETTODAUIN Antonella FALCONEDAUIN Mara GAVIGLIODAUIN Sabrina SEGATIDET Paola BIGLIADET Roberta MELCHIORREDET Cinzia BOVISDET Silvana PERINDIST Emma PRUNOTTODIST Antonietta CERRATODIST Sabrina GIOLITTODET Come saranno condotti gli audit

7 Le verifiche dovranno essere condotte secondo uno schema operativo predefinito; L’attività di audit sarà annunciata formalmente con una lettera indirizzata al Responsabile Scientifico e al Responsabile Gestionale in cui si comunicano il termine per l’inserimento della documentazione nell’area comune, la data in cui verrà condotto l’exit meeting e si richiederà di indicare la persona di riferimento che dovrà supportare le richieste di chiarimenti/integrazioni formulate dal Gruppo Audit; L’audit sarà condotto a distanza, senza interazione con il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo del progetto; Il referente del sottogruppo dovrà monitorare che nei 15 giorni precedenti l’inizio dell’attività di audit siano state inserite nell’area comune le evidenze a supporto della rendicontazione al fine di consentire al sottogruppo di svolgere l’attività di audit di ciascun progetto nei 2 giorni previsti a calendario e di redigere la bozza del rapporto di audit; Il referente del sottogruppo potrà inviare, mediante l’account istituzionale appositamente attivato, richieste di chiarimenti/integrazioni alla persona di riferimento che il Dipartimento avrà indicato; Qualora emergessero criticità nella documentazione, SaRTT coinvolgerà la competenza individuata all’interno del Gruppo Audit al fine di individuare possibili soluzioni da sottoporre preventivamente al Gruppo Audit; Nel giorno indicato il sottogruppo e il Gruppo Audit analizzeranno la bozza del rapporto di audit, le eventuali risultanze emerse e le possibili soluzioni individuate; Come saranno condotti gli audit

8 Il Gruppo Audit incontrerà il responsabile scientifico e amministrativo del progetto per condividere l’esito dell’audit. Il Gruppo Audit avrà la responsabilità di comunicare gli eventuali rilievi che saranno inseriti nel rapporto di audit e gli eventuali conseguenti stralci dalle rendicontazioni. Successivamente, l’Unità di audit redigerà il rapporto definitivo di audit che sarà sottoscritto da tutti i componenti del Gruppo Audit. Sulla base del rapporto di audit verrà prodotta la dichiarazione finale da trasmettere al MIUR. Come saranno condotti gli audit

9 Calendario audit

10 Procedura di rendicontazione “entro 60 giorni dalla conclusione del progetto compilazione del rendiconto da parte del responsabile di unità con prima chiusura telematica dello stesso (con particolare riferimento agli aspetti di pertinenza delle spese sostenute, mediante dichiarazione che il responsabile scientifico di unità è tenuto a confermare cliccando su un apposito “quadratino” in calce al rendiconto); successivamente alla chiusura del rendiconto sarà consentito l’accesso ai dati inseriti al Dipartimento (nella persona del Responsabile amministrativo) e agli Uffici di ricerca, ma non ancora al MIUR” 1)compilazione del rendiconto da parte del Responsabile scientifico entro 60 gg. dalla conclusione del progetto Scadenza : 19 dicembre 2013 ore 15.00

11 “entro i successivi 15 giorni, verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del responsabile amministrativo del Dipartimento il quale ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità (attraverso idonea procedura attivata dal CINECA) eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica; nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR” 2)verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del responsabile amministrativo del Dipartimento Procedura di rendicontazione

12 “nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità; si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni; solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, il rendiconto si chiuderà automaticamente. 3)Modifica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute e chiusura finale Scadenza : 31 gennaio 2014 Procedura di rendicontazione

13 1) RS compila il rendiconto 2) RA verifica il rendiconto 3) RS corregge il rendiconto 4) Chiusura rendiconto Tutto okCi sono errori 19/12/ /01/2014 Procedura di rendicontazione

14 Responsabile amministrativo E’ colui che assiste il responsabile scientifico di unità per tutto ciò che concerne la parte amministrativo-contabile, al fine di effettuare un primo screening in merito all’ammissibilità delle spese e all’osservanza delle procedure regolamentari.  Nel bando PRIN 2009 era stato indicato in sede di rideterminazione dei costi  Erano stati indicati i Segretari Amministrativi allora in carica  Per poter attivare la procedura di rendicontazione è necessario prima confermare il nominativo già presente o indicare un nuovo RA  Il RA è sostituibile in qualunque momento. E’ opportuno segnalare eventuali sostituzioni prima della chiusura del rendiconto tramite mail a  Nei successivi bandi PRIN e nei progetti FIRB si indica in sede di rendicontazione

15 Contenuto delle rendicontazioni Ogni rendicontazione dovrà essere effettuata su apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consisterà in una dettagliata elencazione delle spese sostenute, distinte per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale). Si ricorda che i costi relativi alle voci di spesa A.1, A.2 e A.3 rientrano nell’ambito del cofinanziamento che ogni unità di ricerca dovrà assicurare.

16 Contenuto delle rendicontazioni Per ogni rendiconto devono essere sottoscritte le seguenti dichiarazioni: 1° Per tutto il personale Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto 2° Per il personale non dipendente (A.3) Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’esclusivo utilizzo di fondi “liberi”, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri fondi specifici per il finanziamento di progetti 3° Per le altre voci di spesa Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all’effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati 4° Per il criterio di cassa Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all’avvenuta effettuazione delle spese 5° Per la chiusura del progetto Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa alla chiusura del progetto; 6° Per la pertinenza delle spese indicate Dichiarazione del responsabile scientifico in calce al rendiconto

17 Contenuto delle rendicontazioni Inoltre, per ogni unità di ricerca, sarà resa disponibile una TASCA INFORMATICA, nella quale il responsabile amministrativo dovrà riportare, mediante copia scannerizzata, i seguenti documenti Personale non dipendente (A.3)Copia scannerizzata del contratto Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) Copia scannerizzata del contratto Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) Copia scannerizzata delle fatture superiori a euro Servizi di consulenza e simili (D) Copia scannerizzata delle fatture superiori a euro Altri costi di esercizio (E) Copia scannerizzata dell’autorizzazione a missione

18 A - Spese di personale  Voce A Personale dipendente a tempo indeterminato - Dipendente dall’Ateneo/Ente cui afferisce l’unità di ricerca  Voce A Personale dipendente a tempo determinato - Dipendente dall’Ateneo/Ente cui afferisce l’unità di ricerca  Voce A Personale dipendente a tempo indeterminato - Personale dipendente da altri Atenei/Enti  Voce A Personale dipendente a tempo determinato - Personale dipendente da altri Atenei/Enti  A.3 - Personale non dipendente: solo personale con contratto attivato con l’Ateneo/ente cui afferisce l’unità di ricerca (Acquisito con Fondi Liberi)  A.4 - Personale non dipendente da destinare a questo specifico Progetto solo afferenti all’Ateneo/ente cui afferisce l’unità di ricerca

19 N.CognomeNomeQualificaAteneo/Ente Costo annuo lordo Costo mensile lordo (calcolato da sistema) Mesi/persona Costo attribuito al progetto (calcolato da sistema) 1 ……. TOTALE Voci A.1.1 – A.1.2 – A.2.1 – A.2.2  Mesi/persona: è possibile inserire anche cifre decimali (massimo due decimali), non può essere inserito un valore maggiore di 24.  Il Costo annuo lordo: riferirsi all’ultimo anno utile, per il rendiconto Prin 2009 riferirsi all’anno (Se si tratta di personale cessato dal servizio riferirsi all’ultimo anno di servizio.)  Il Costo mensile lordo è calcolato dal sistema dividendo per 12 il Costo annuo lordo  Il Costo attribuito al progetto è calcolato dal sistema moltiplicando il “Costo mensile lordo” per i “Mesi/persona” A - Spese di personale

20 A.3 - Personale non dipendente: solo personale con contratto attivato con l’Ateneo/ente cui afferisce l’unità di ricerca (Acquisito con Fondi Liberi) N.CognomeNome Qualifica / Tipologia di Rapporto Data inizio Rapport o Data fine Rapporto Costo totale Lordo Data inizio partecipazione Progetto Data fine partecipazione Progetto Costo annuo Lordo Costo mensile lordo (calcolato da sistema) Mesi/ Persona Costo attribuito al progetto (calcolato da sistema) 1 TOTALE  Mesi/persona: è possibile inserire anche cifre decimali (massimo due decimali).  Il Costo annuo lordo: effettivo costo del contratto attivato sul progetto.  Il Costo mensile lordo è calcolato dal sistema dividendo per 12 il costo annuo lordo  Il Costo attribuito al progetto è calcolato dal sistema moltiplicando il “Costo mensile lordo” per i “Mesi/persona” A - Spese di personale

21 A.3 bis – Altro personale non dipendente (l’art. 18, comma 5 della legge n. 240 del 30 dicembre c.d. Legge Gelmini- e ss.mm.ii. lettera F) N.CognomeNome Qualifica / Tipologia di rapporto Data inizio rapporto Data fine Rapporto Data inizio partecipazione progetto Data fine partecipazione progetto 1 A - Spese di personale

22 N.CognomeNome Qualifica / Tipologia di rapporto Data inizio rapporto Durata rapport o (mesi) Costo totale lordo Costo mensile lordo (calcolato da sistema) Mesi/persona Costo attribuito al progetto (calcolato da sistema) 1 ……. TOTALE A.4 - Personale non dipendente da destinare a questo specifico Progetto solo afferenti all’Ateneo/ente cui afferisce l’unità di ricerca  Mesi/persona: è possibile inserire anche cifre decimali (massimo due decimali).  Il Costo totale lordo: effettivo costo del contratto attivato sul progetto.  Il Costo mensile lordo è calcolato dal sistema dividendo per i mesi di durata del rapporto il costo totale lordo del contratto  Il Costo attribuito al progetto è calcolato dal sistema moltiplicando il “Costo mensile lordo” per i “Mesi/persona” A - Spese di personale

23  Se un contratto scade durante il periodo oggetto di rendicontazione ed è successivamente rinnovato è necessario compilare una seconda riga riferita alla stessa persona indicando gli estremi del nuovo rapporto.  Se un contratto scade durante il periodo oggetto di rendicontazione ed è successivamente seguito da nuova tipologia di contratto è necessario compilare una seconda riga riferita alla stessa persona indicando gli estremi del nuovo rapporto.  Se un contratto scade del durante il periodo oggetto di rendicontazione ed è prorogato è necessario indicare come durata del contratto la durata complessiva (durata iniziale più proroga). A - Spese di personale

24 A - Spese di personale Si fa presente alle unità di ricerca afferenti agli Atenei, che è possibile inserire sul PRIN titolari di co.co.co dal 10 febbraio 2012, data di entrata in vigore del D.L. n. 5/2012 (convertito in Legge n. 35/2012) che ha reintrodotto tale tipologia contrattuale tra quelle ammesse a svolgere attività di ricerca. Per il periodo 29 gennaio 2011, data di entrata in vigore della Legge n. 240/2010, – 10 febbraio 2012, data di entrata in vigore del D.L. n. 5/2012, sarà possibile rendicontare il costo di co.co.co. per un importo non superiore al 10% del costo complessivo del progetto; si rammenta, tuttavia, che tale personale non potrà essere considerato come partecipante al gruppo di ricerca.

25 A - Spese di personale Documentazione per l’audit Personale dipendente (A.1)  Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Ufficio stipendi/Ufficio del personale) Personale dipendente da altri Atenei/Enti (A.2)  Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all’impegno dedicato effettivamente al progetto.  Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell’altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non superamento del monte ore complessivo Personale non dipendente (A.3)  Contratto e lettera di incarico per il progetto  Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa

26 A - Spese di personale Documentazione per l’audit Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4)  Bando di concorso  Contratto e lettera d’incarico per il progetto, con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l’eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti  Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa*  Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell’avvenuto pagamento* * Nel caso di AR: RUO - Risorse Umane, Organizzazione, Trattamenti Economici e Previdenziali Nel caso di co.co.co: Dipartimento (RGA)

27 B - Spese generali  l’importo della voce in oggetto sarà calcolato forfetariamente e automaticamente dal sistema nella misura del 60% dell’ammontare dei costi per il personale. B= 60% (A.1.1.+A.1.2+A.2.1+A.2.2+A3+A4)  tutte le spese sostenute dopo la scadenza del progetto (o per eventi che si svolgono successivamente al 17 ottobre 2013) gravano sulle spese generali che, a differenza delle altre voci di spesa, non hanno scadenza temporale. Le spese generali, inoltre, non hanno bisogno di impegno di spesa.  le spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso dettagliate, né sarà necessario predisporre per tale voce un’apposita documentazione.

28 B - Spese generali  personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e simili);  funzionalità ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.);  funzionalità operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, libri, materiali minuti, biblioteca, ecc);  assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti, previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.);  funzionalità organizzativa (es. attività direzionale non tecnico-scientifica, contabilità generale, acquisti ecc.);  missioni e viaggi sul territorio nazionale;  spese per corsi, congressi, mostre, fiere, convegni il cui svolgimento sia in data successiva alla data di scadenza del progetto (costi per iscrizione e partecipazione, materiale didattico, ecc.);  costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonché alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca;  costi sostenuti per informazione e pubblicità, ivi incluse le spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi;  costo delle pubblicazioni;  eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali e/o amministrative, etc.

29 C - Attrezzature, strumentazioni e prodotti software In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo sarà commisurato all’importo di fattura più dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo l’applicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M = mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nell’ambito del progetto (calcolato come periodo in giorni tra la data della fattura e la data di scadenza del progetto: 17/10/2013); T = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi (3 x 365); F = costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura (più eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali). Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue: Q = C x P dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca. Per i beni il cui costo unitario non è superiore a Euro 516,46 è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione

30 C - Attrezzature, strumentazioni e prodotti software N. Modalità di acquisizione Descrizione del bene Fornitore N° fattura Data fattura Importo fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Periodo di utilizzo (M) (calcolato da sistema) % utilizzo nel progetto (P) Costo attribuito al progetto (C)=(M/T)xFxP 1 … TOTALE Le fatture devono essere state acquisite entro il 17/10/2013 e gli ordinativi di pagamento entro il 17/12/2013. Per le attrezzature e strumentazioni in leasing, saranno ammessi esclusivamente i canoni relativi al periodo di utilizzo (e per la percentuale di utilizzo), limitatamente alla quota capitale delle singole rate pagate, e pertanto con l’esclusione di tutti gli oneri amministrativi, bancari e fiscali; l’importo massimo ammissibile non potrà in nessun caso superare il valore commerciale netto del bene. Il contratto di leasing dovrà inoltre prevedere esplicitamente una clausola di riacquisto, ovvero un periodo di leasing pari alla vita utile del bene oggetto del contratto.

31 ≤ €> € Procedure di selezione (ove prevista) e documentazioni relative alle eventuali gare effettuate X Buono d’ordineXX DURC* (valido alla data del buono d’ordine)XX FatturaXX DURC* (valido alla data del pagamento) ed eventuale EQUITALIA (per spese > IVA inclusa €) XX Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto).X Buoni di caricoX Ordinativo di pagamentoXX QuietanzaXX Dichiarazione responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto XX Contratto di comodato gratuito o altra documentazione equivalente qualora l’attrezzatura non sia in loco X C - Attrezzature, strumentazioni e prodotti software Documentazione per l’audit Attrezzature di nuovo acquisto Attrezzature acquistate in leasing → contratto di leasing * Per importi < (IVA inclusa) è accettabile una dichiarazione sostitutiva rilasciata dal fornitore

32 D - Servizi di consulenza e simili In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attività non reperibili in Ateneo/Ente commissionate dall’unità di ricerca e svolte da terzi affidatari (cioè da soggetti, pubblici o privati, diversi dall’Università/Ente cui afferisce l’unità di ricerca) e ricadenti nelle fattispecie seguenti:  Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che dovrà contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella al lordo dell’IVA.  Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici: potranno essere rendicontate sotto tale voce anche le spese relative ai rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici presso la sede dell’unità di ricerca, purché preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dell’unità di ricerca per motivi di carattere tecnico-scientifico strettamente correlati con lo svolgimento delle attività previste nel progetto, e ciò anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito (“visiting professors”).  Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA.  Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA

33 D - Servizi di consulenza e simili N. Descrizione del servizio Fornitore N° fattura Data fattura Importo fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Costo attribuito al progetto 1 TOTALE Il costo attribuito al progetto è pari all'importo della fattura solo nel caso in cui la fattura sia relativa esclusivamente ad attività inerenti al progetto; qualora invece la fattura riguardi anche altre attività dovrà essere imputata al progetto solo la quota parte di spese inerenti al progetto stesso. Le fatture devono essere state acquisite entro il 17/10/2013 e gli ordinativi di pagamento entro il 17/12/2013.

34 D - Servizi di consulenza e simili Documentazione per l’audit  Procedure di selezione (ove previste) e documentazioni relative alle eventuali gare effettuate.  Nel caso di soggetti con personalità giuridica DURC* valido alla data del buono d’ordine  Contratti/lettere di incarico con l’indicazione delle attività e del periodo in cui devono essere svolte.  Fatture / Parcelle / Ricevute.  Ordinativo di pagamento, con verifica EQUITALIA per importi superiore > € ( al netto di IVA per persone fisiche, € al lordo di IVA per le persone giuridiche)  Nel caso di soggetti con personalità giuridica DURC* valido alla data del pagamento  Quietanza. * Per importi < è accettabile una dichiarazione sostitutiva rilasciata dal fornitore

35 E - Altri costi di esercizio  Costi ammissibili: In questa voce dovranno essere rendicontate le spese per l’acquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali da consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), nonchè per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA.  Stages e missioni all’estero In questa voce dovranno rientrare tutte le spese sostenute per missioni all’estero, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il progetto. I costi sostenuti potranno essere riconosciuti se la missione sarà autorizzata dal responsabile dell’unità di ricerca del progetto e formalizzata in una lettera d'incarico in cui dovrà essere identificata la persona che va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici che dovranno essere legati alle sole attività previste nel progetto.  Costi non ammissibili: Non potranno rientrare invece in questa voce, in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa, ad esempio: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale (guanti, occhiali, ecc.), carta per stampanti, toner, cancelleria, ecc. Non saranno riconosciuti in alcun caso i costi relativi a mobili e arredi.

36 E - Altri costi di esercizio N. Descrizione del bene Fornitore N° fattura Data fattura Importo fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Costo attribuito al progetto 1 … TOTALE Altri costi di esercizio direttamente imputabili all’attività di ricerca Convegni, stages e missioni all’estero N. Tipologia Spese Distinta del personale Fornitore /Agenzia LuogoMotivo Data inizio Durata (giorni) N° fattura Importo Fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Costo attribuito al progetto 1 … TOTALE Il costo attribuito al progetto è pari all'importo della fattura solo nel caso in cui la fattura sia relativa esclusivamente ad attività inerenti al progetto; qualora invece la fattura riguardi anche altre attività dovrà essere imputata al progetto solo la quota parte di spese inerenti al progetto stesso.

37 ≤ €> € Procedure di selezione (ove previste) e documentazioni relative alle eventuali gare effettuate. X Buono d’ordineXX DURC* (valido alla data del buono d’ordine)XX FatturaXX DURC* (valido alla data del pagamento) ed eventuale EQUITALIA (per spese > €) XX Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto es: prototipo).X Buoni di carico (laddove previsto es: prototipo)X Ordinativo di pagamentoXX QuietanzaXX Materiali * Per importi < è accettabile una dichiarazione sostitutiva rilasciata dal fornitore

38 E - Altri costi di esercizio Documentazione per l’audit Corsi, congressi, mostre e fiere Per l’organizzazione di corsi, congressi, mostre e fiere:  Procedure di selezione (ove previste) e documentazioni relative alle eventuali gare effettuate.  Buono d’ordine  Fattura  DURC (valido al momento del pagamento) ed eventuale EQUITALIA  Ordinativo di pagamento  Quietanza. Per la partecipazione a corsi, congressi, mostre e fiere:  Ricevute di iscrizione  Ordinativo di pagamento  Quietanza

39 E - Altri costi di esercizio Documentazione per l’audit Missioni all’estero  Richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione.  Autorizzazione ad effettuare la missione firmata dal Responsabile Scientifico con indicazione della motivazione e durata della missione.  Eventuale documentazione attestante la partecipazione a convegni/congressi (es. agenda dei lavori).  Dettaglio spese con idonea documentazione giustificativa (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti, fatture/estratti conto dell’agenzia di viaggio, ecc).  DURC* dell’agenzia di viaggio/albergo valido al momento del buono d’ordine (se esistente)  Ordinativo di pagamento  Eventuale EQUITALIA (per spese > €)  DURC* dell’agenzia di viaggio/albergo valido alla data del pagamento  Quietanza * Per importi < è accettabile una dichiarazione sostitutiva rilasciata dal fornitore

40 Predisposizione della documentazione Check-list La documentazione inerente ogni singola spesa deve essere unita in un unico file denominato con il n° della riga e salvato nell’apposita cartella, in un’area condivisa (G:\collaborazioni\Audit-PRIN-FIRB), relativa alla tipologia di spesa e al progetto a cui si riferisce. Esempio: N. Modalità di acquisizione Descrizione del bene Fornitore N° fattura Data fattura Importo fattura N° mandato di pagamento Data mandato di pagamento Periodo di utilizzo (M) (calcolato da sistema) % utilizzo nel progetto (P) Costo attribuito al progetto (C)=(M/T)xFxP C-1 Beni di nuovo acquisto MicroscopioXXXX45 15/09/ ,00810/11/ ,37 Per la spesa indicata dovrà essere prodotto UN UNICO file pdf denominato C-1 contenente, IN ORDINE, TUTTA la documentazione che lo riguarda: Buono d’ordine; Fattura; DURC (valido al momento del pagamento) ed eventuale EQUITALIA; Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto); Buoni di carico; Ordinativo di pagamento; Quietanza; Dichiarazione responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell’attrezzatura sul progetto; Contratto di comodato gratuito o altra documentazione equivalente qualora l’attrezzatura non sia in loco La documentazione così organizzata permetterà di rendere più agevole e spedito l’audit interno e un eventuale successivo audit da parte del MIUR.

41 Stato attività Nomina Gruppo Audit → Decreto del Direttore Generale n° 136 del 03/12/2013; Avuto dai Dipartimenti i nominativi delle persone disponibili; Rendicontazioni → chiuse dai Responsabili Scientifici entro il 19/12/2013; Verifiche delle rendicontazioni propedeutiche alla chiusura definitiva (scadenza 31/01/2014) → in corso (anche da parte di SaRTT); Inserimento della documentazione nell’area condivisa → in corso Organizzati tre incontri formativi con i componenti dei sottogruppi → si svolgeranno nei giorni /01/2014, in tale occasione si illustrerà la metodologia di lavoro che i sottogruppi dovranno seguire (con l’ausilio di una check-list e di un vademecum); Predisposizione lettere di annuncio audit per i Dipartimenti → inizieranno a essere inviate entro la settimana; Predisposizione modello di verbale audit per i sottogruppi → si intende predisporlo in tempo utile a presentarlo negli incontri formativi; Creazione dell’account di posta → da fare….