Certificazione e Conservazione Sostitutiva

Agenda Introduzione Presentazione flash del servizio Kcomm Cenni normativi Presentazione del servizio Kcomm Come aderire al servizio Uno sguardo al futuro La soluzione Datev Koinos Domande e risposte Agenda

Obiettivo del convegno Illustrare il quadro normativo e le possibili soluzioni relativamente alla CERTIFICAZONE dei documenti ed alla loro CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Certificazione ma non solo… Importantissima novità per aumentare del 50% l’efficienza delle attività di tenuta della contabilità

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D.M. 23 GENNAIO 2004 È stata disciplinata, ai fini tributari, l’emissione, la conservazione e l’esibizione dei documenti informatici, nonché la conservazione digitale dei documenti analogici In questo modo sarà possibile “distruggere” gli archivi cartacei

L’iniziativa Servizio per la certificazione e conservazione sostitutiva RISERVATO ai Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili

Consiglio nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili Certicomm Certification Authority, ovvero l'Ente di Certificazione digitale, creato dai Consigli nazionali delle due categorie professionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri Commercialisti Infocamere (InfoCert) Società consortile di informatica delle Camere di Commercio Italiane Partner dell’iniziativa

Selex Communications Società del gruppo Finmeccanica specializzata nella progettazione e costruzione di apparati di comunicazione e sicurezza OpenSign Società scelta da Certicomm per la realizzazione della soluzione software alla base del servizio di certificazione Partner dell’iniziativa

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Argomenti presentazione flash Digitalizzazione dei documenti Archiviazione Certificazione secondo i termini di legge

Operatività DEMO FLASH

Domanda Abbiamo veramente bisogno di digitalizzare i documenti?

Quanto costa la carta per lo studio Bilancio 6 € Verbale di assembla 8 € Nota integrativa 4 € Modello Unico 6 € Dichiarazione ICI 5 € F23 F24 5 € Libro giornale 30 € Registro vendite ed acquisti12 € Registro beni ammortizzabili18 € Schede contabili 6 € Documenti sociali 4 € Buste paga 5 € Dobbiamo ridurre i costi! Dobbiamo ridurre i costi! Fonte “Revisore dei conti PROREVI”

Quanto costa la carta per i clienti Fatture attive e passiveda12 a 25€ DDT da 8 a 20€ Ordini attivi e passivi 20 € Contratti 20 € Protocollo corrispondenza 5€ Documenti alla PA da 30 a 50€ Possiamo aumentare i ricavi Possiamo aumentare i ricavi Fonte “Revisore dei conti PROREVI”

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Il quadro normativo La legge consente l’eliminazione del problema carta D.M. 23 Gennaio 2004 Norme CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione) Protocollo certo + firma qualificata + marca temporale Documenti e dati non modificabili Sicurezza nel tempo C.M N.36/E dell’Agenzia delle Entrate Tutti i documenti fiscalmente rilevanti Conservare e firmare solo l’evidenza (dati + hash) Su qualsiasi supporto

Bilancio Verbale di assemblea Nota integrativa Modello Unico Dichiarazione ICI F23 / F24 Libro giornale Registro vendite ed acquisti Registro beni ammortizzabili Schede contabili Documenti sociali Buste paga Fatture attive e passive DDT Ordini attivi e passivi Contratti Protocollo della corrispondenza Documenti da presentare alla PA Cosa si può dematerializzare

Cosa NON si può dematerializzare Documenti relativi a rapporti di lavoro (libro paga e libro matricola) Scritture e documenti rilevanti alle dogane alle accise e alle imposte di consumo

In pratica Salvo poche eccezioni, la legge consente l’archiviazione sostitutiva per qualsiasi documento!

Normativa per le diverse tipologie Documenti Analogici Digitali Unici Non Unici

Gestione documenti elettronici I documenti possono essere emessi in formato elettronico senza quindi necessità di stamparli Alcune eccezioni Non possono essere emessi informaticamente ricevute e scontrini fiscali Le ricevute possono essere conservate in formato digitale Per gli scontrini si può smaterializzare il relativo giornale di fondo

Gestione documenti analogici 1/2 La circolare distingue tra documento analogico originale unico o non unico Il documento analogico è originale non unico quando non richiede l’intervento di un pubblico ufficiale ai fini della conservazione e ciò avviene quando indifferentemente: 1)deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione è obbligatoria per almeno un soggetto

Gestione documenti analogici 2/2 2) Deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori 3) Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero riproduce quelli di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi Tra gli originali non unici rientrano il libro giornale e il libro inventari le fatture le ricevute e gli scontrini fiscali

Documenti originali unici Rientrano i libri sociali elencati all’art Non sono considerati documenti originali unici i verbali delle assemblee straordinarie che sono depositati presso i repertori e gli archivi notarili ed i verbali delle delibere assembleari che approvano il bilancio in quanto sono depositati presso il registro delle imprese

Conservazione delle fatture Con riferimento alle fatture i contribuenti possono conservare con modalità tradizionali le fatture analogiche e con strumenti elettronici quelle emesse e/o ricevute in formato digitale Viene richiesto in questo caso che le fatture siano annotate in un registro sezionale e numerate progressivamente, con distinta serie numerica senza soluzione di continuità per periodo d’imposta La modalità di conservazione prescelta analogica o sostitutiva vincola il contribuente in relazione al singolo cliente o fornitore per l’intero periodo d’imposta in modo che tutte le fatture siano annotate tutte sul medesimo registro

Adempimenti ed imposta di bollo Il contribuente è tenuto al versamento del bollo sui documenti informatici rilevanti ai fini tributari Deve presentare all’ufficio finanziario una comunicazione con l’indicazione del numero presuntivo di atti, documenti e registri che potranno essere utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta di bollo L’imposta dovuta è pari a €14,62 per ogni registrazioni o frazioni e non più con riferimento alle pagine. Il versamento deve essere eseguito tramite modello F23 utilizzando il codice tributo 458T

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva Parte del processo di conservazione sostitutiva prevede l’individuazione di un Responsabile della Consevazione Sostitutiva Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puo' delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attivita' ad una o piu' persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate Il procedimento di conservazione sostitutiva puo' essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione

Obblighi del Responsabile della Conservazion Sostitutiva 1/2 Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilita' che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni

Obblighi del Responsabile della Conservazion Sostitutiva 2/2 Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

PEC – Posta elettronica certificata Posta elettronica “tradizionale” NO garanzia mittente NO garanzia spedizione NO garanzia integrità contenuto Posta elettronica certificata Mantiene le caratteristiche di immediatezza d’uso e contenimento dei costi della posta elettronica tradizionale Offre garanzie di sicurezza aggiuntive

PEC indicazioni operative È necessario richiedere al proprio operatore Internet una casella di PEC (n.b. non tutti gli operatori sono abilitati in tal senso) Anche il destinatario deve avere una propria casella di PEC Per ogni mail certificata l’operatore PEC invia al mittente due messaggi aventi valore legale Ricevuta di avvenuta spedizione Ricevuta di ricezione del destinatario

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Cosa è stato risolto con il servizio Kcomm Archiviazione sostitutiva dei documenti fiscali nel rispetto delle leggi e delle normative CNIPA Produzione di CD dei documenti archiviati per la conservazione decennale Documenti consultabili via web Nessuna scadenza di validità della conservazione Archivio protetto e blindato

Vantaggi immediati del servizio Kcomm - 75%Riduzione dei costi di archiviazione - 40%Riduzione dei tempi e costi del personale preposto alla gestione della documentazione - 100%Riduzione del rischio di ricevere multe per documentazione non presente + xxx%Possibilità di offrire nuovi servizi ai clienti e quindi nuove fonti di reddito per lo studio

1) Il documento è acquisito tramite scanner o collegamento al gestionale dello studio 2) Il documento viene firmato digitalmente tramite smart card 3) I dati di protocollo e l’impronta del documento fiscale sono archiviati localmente e trasmessi a Certicomm / Infocamere 4 I documenti possono essere ricercati istantaneamente via WEB Il flusso informativo generale

Scenario 1: Gestione di una fattura passiva Lo Studio deve registrare la fattura sul sistema gestionale Il Cliente riceve la fattura Lo Studio restituisce la fattura al cliente oppure la archivia Processo manuale in caso di necessità di accesso alla fattura Processo manuale in caso di ispezione fiscale Processo manuale per il mantenimento degli archivi Ecc

Lo Studio deve registrare la fattura sul sistema gestionale Il Cliente riceve la fattura che consegna allo studio da registrare 123 Scenario 1: Gestione di una fattura passiva

Una normale registrazione

Una tecnologia al servizio dell’efficienza Tempo medio di una normale registrazione: tra 1 e 3 minuti Tempo medio di una registrazione con Kcomm: tra 30 e 60 secondi

Una tecnologia al servizio dell’efficienza Grazie alla tecnologia OpenSign, Kcomm consente di passare da MINUTI a SECONDI nei tempi di registrazione Abbattimento dei tempi di registrazione di almeno il 50% Combinando i tempi di registrazione coi tempi di firma elettronica si pongono le basi per un salto epocale nello svolgimento delle attività amministrative Efficienza nei processi di backoffice, focalizzazione sui servizi a valore aggiunto e sulla gestione del cliente

Operatività DEMO 1

Scenario 2: archiviazione di un registro IVA Lo studio effettua la stampa definitiva su CARTA Lo studio rivede le registrazioni ed effettua delle stampe di prova Lo studio gestisce l’archiviazio ne fisica del registro IVA Processo manuale in caso di necessità di accesso al libro Processo manuale in caso di ispezione fiscale Processo manuale per il mantenimento degli archivi Ecc

Lo studio effettua la stampa definitiva su CARTA Lo studio rivede le registrazioni ed effettua delle stampe di prova 12 Scenario 2: archiviazione di un registro IVA

Integrazione con il gestionale Kcomm è in grado di leggere le informazioni direttamente dal vostro gestionale Anagrafiche clienti Registrazioni Integrazioni già disponibili Datev KoinosIl Sole 24 Ore SistemiZucchetti OsraDylog EsaTeamSystem IpsoaBuffetti …altri ancora in via di sviluppo!

Operatività DEMO 2

Scenario 3: ricerca di un documento La persona addetta va nell’archivio fisico e dedica molto tempo alla ricerca del documento Il Cliente chiama chiedendo la fattura verso il cliente XYZ emessa “prima dell’estate”… La persona addetta trovati i documenti li invia tutti via fax al cliente Il cliente richiama dicendo che il documento di cui ha bisogno è un’altro Il ciclo si ripete…

12 Il Cliente chiama chiedendo la fattura verso il cliente XYZ emessa “prima dell’estate”… Scenario 3: ricerca di un documento

Non solo certificazione Il servizio Kcomm è anche un sistema di gestione documentale Grazie alla integrazione con il sistema gestionale, i documenti sono automaticamente archiviati ed indicizzati secondo criteri multipli (data; numero; tipologia; cliente; ….) Possibilità di profilare gli utenti e quindi di prevedere diritti di accesso differenziati Possibilità di accedere ai documenti anche via WEB

Operatività DEMO 3

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L’Offerta Contratto di comodato d’uso per Apparecchiatura completa per l’archiviazione di di documenti Scanner A4 per la digitalizzazione dei documenti Installazione e collaudo Formazione ed affiancamento al personale dello studio

L’Offerta È richiesto il pagamento di un canone mensile pari a 99€ Al momento della firma, il cliente acquista un credito minimo pari a 500€ Il credito non ha scadenza Il credito consente di acquistare una serie di servizi a valore aggiunto Dematerializzazione ed archiviazione sostitutiva: 0,325 € per ogni documento certificato (n.b. un libro IVA multipagina viene calcolato un solo documento) Inserimento automatico della prima nota: 0,20 € ogni documento Internet connector: 1.000€ ogni anno Connettore verso il gestionale: 1.000€ ogni anno Altri servizi presenti nel listino Formazione personalizzata Inteventi garantiti entro le 24h ……

Perché aderire velocemente Si possono ridurre immediatamente i costi del proprio studio Si pongono le basi per offrire un servizio aggiuntivo ai propri clienti Le attivazioni in ogni provincia sono limitate per poter consentire una diffusione a livello nazionale Per attivare il servizio è sufficiente scrivere a Per chi sottoscrive il contratto di adesione entro il 11 aprile, offerta fino al 31/12/2008 Conservazione sostitutiva0,325€ Prima nota automatica0,20€ Totale0,525€ Sconto33% Totale scontato0,35€

In pratica Non esistono costi di ingresso Non esistono costi accessori Non esistono costi di uscita Solo costi in base all’uso effettivo dei servizi

Ciclo di vita dei documenti e servizi Kcomm RegistrazioneArchiviazioneConsultazione Prima nota automatica Conservazione sostitutiva Gestione documentale

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Certificazione istantanea dei documenti digitali multimediali (immagini, registrazioni audio e video, dati…) con registro delle ricevute Certificazione FAX con registro delle ricevute Certificazione SMS e MMS con registro delle ricevute Kcomm una piattaforma in evoluzione Archiviazione Firma digitale

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