Indice Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 1 Introduzione: Revisione e Sistemi di Controllo Interno 2 Percorsi di analisi e valutazione del controllo interno 3 Casi Tempcon e Permcon (Incassi da clienti) 4 Dall’ottica contabile all’ottica gestionale 5 Caso C: comparazione consuntivo su budget

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 1 INTRODUZIONE: REVISIONE e SISTEMI di CONTROLLO INTERNO

Livelli di revisione ISPETTORATO AMMINISTRATIVO REVISIONE CONTABILE REVISIONE GESTIONALE

Fasi del processo 1 Pianificazione della revisione 2 Analisi e valutazione del controllo interno 3 Test sostanziali 4 Supervisione del lavoro 5 Rapporti di revisione

Livelli di controllo interno CONTROLLO AMMINISTRATIVO-CONTABILE CONTROLLO GESTIONALE

SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO L’INSIEME DELLE DIRETTIVE, DELLE PROCEDURE E DELLE TECNICHE ADOTTATE DALL’AZIENDA ALLO SCOPO DI RAGGIUNGERE I SEGUENTI OBIETTIVI (Documento 3.1 CNDC & R): CONFORMITÀ DELL’ATTIVITÀ DEGLI ORGANI AZIENDALI ALL’OGGETTO CHE L’IMPRESA SI PROPONE DI CONSEGUIRE ED ALLE POLITICHE IMPARTITE DALLA DIREZIONE; SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO AZIENDALE; AFFIDABILITÀ DEI DATI.

Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 Guida Operativa sulla vigilanza del Sistema di controllo interno (da parte del Collegio Sindacale) 1. Gli obiettivi del controllo interno 2. I soggetti coinvolti 3. L’attività di vigilanza

Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 1. GliObiettivi del controllo interno (Guida Operativa Vigilanza Collegio Sindacale) presidio della economicità (efficacia ed efficienza) delle operazioni aziendali in conformità alle strategie, obiettivi e politiche aziendali, ai fini anche della salvaguardia del patrimonio aziendale presidio della attendibilità del sistema informativo aziendale presidio del rispetto della normativa applicabile all’attività dell’impresa

Presidio dell’attendibilità del sistema informativo aziendale Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 Presidio dell’attendibilità del sistema informativo aziendale sia per le sue componenti finalizzate alla predisposizione del bilancio destinato alla pubblicazione sia per quelle finalizzate alla predisposizione del reporting gestionale interno

3. L’attività di vigilanza Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 3. L’attività di vigilanza attività continua di monitoraggio sull’operatività del sistema di controllo interno, anche mediante incontri con gli altri soggetti interni ed esterni coinvolti, e valutazione dei punti di debolezza predisposizione e aggiornamento di un documento di autovalutazione del profilo del sistema di controllo interno e del rischio aziendale

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 2 PERCORSI di ANALISI e VALUTAZIONE del CONTROLLO INTERNO

Analisi e valutazione del sistema di controllo interno Per dare risposta alle seguenti domande: 1 Qual è il sistema ufficiale? 2 Qual è il suo funzionamento effettivo? 3 E’ adeguato per realizzare un soddisfacente controllo interno?

Analisi del controllo interno Risposte aperte QUESTIONARIO Risposte chiuse (SI/NO)

Questionario sul controllo interno/1 Quesiti SI NO N/A Note 1 2 3 4 Gli ordini ricevuti sono tutti tempestivamente registrati? Per mezzo di moduli prenumerati? Su un registro ordini ricevuti in ordine progressivo numerico? Gli ordini evasi vengono tempestivamente annullati? …

Questionario sul controllo interno/2 Quesiti SI NO E.D. 1 2 3 4 Gli ordini ricevuti sono tempestiva-mente registrati? Per mezzo di moduli prenumerati? Su un registro ordini in ordine progressivo numerico? Gli ordini evasi sono tempestivamente annullati? T. C. C. A.

Analisi del controllo interno (verifica funzionamento effettivo) TEST DI CONFORMITA’

“ragionevole sicurezza” Test di conformità Per acquisire una “ragionevole sicurezza” che i meccanismi di controllo previsti sono effettivamente esistenti e propriamente applicati dalle persone

Test sul controllo interno Cliente: Programma di lavoro Test sul controllo interno Ciclo Vendite - Crediti Verso Clienti - Incassi 100 PRG TCI Esercizio: Sigla Resp.Rev Data: Obiettivo: 1. Verificare la completezza della documentazione Sigla del Revisore Data Riferimento al foglio di lavoro Per gli ordini dal n. …….. al n. …….., - accertare la sequenza numerica - accertare la regolare approvazione Per i documenti di trasporto dal n. …….. al n. …….., …

Test sul controllo interno Cliente: Programma di lavoro Test sul controllo interno Ciclo Vendite - Crediti Verso Clienti - Incassi 100 PRG TCI Esercizio: Sigla Resp.Rev Data: Obiettivo: 2. Verificare che tutte le spedizioni siano autorizzate e fatturate Sigla del Revisore Data Riferimento al foglio di lavoro Selezionare n. ……. documenti di trasporto ed effettuare le seguenti verifiche: - corrispondenza con ordine approvato - corrispondenza con fattura - scarico di magazzino …

Valutazione del controllo interno 1. Debolezze singole 2. Combinazioni critiche 3. Impatto sulla revisione (test sostanziali)

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 3.1 Caso TEMPCON (incassi da clienti)

Attività del ciclo (Incassi da clienti) Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 Attività del ciclo (Incassi da clienti) 1 Ricevimento valori 2 Distinta valori ricevuti 3 Reversale di incasso 4 Rilevazione contabile

Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 La reversale viene trasmessa agli uffici contabili per la registrazione Contabilità di Cassa Reversale d’incasso Contabilità Generale Contabilità Clienti

Caso TEMPCON Volume di affari: 40 Milioni di Euro Dipendenti: 106 Incassi a mezzo posta: 15% del fatturato

Caso TEMPCON Lettere con Assegni Clienti Azienda (Ufficio Posta) Lettere con Assegni

Caso TEMPCON Il soggetto A: - apre la posta - prepara le reversali d’incasso - invia le reversali e gli assegni a C per la registrazione

Caso TEMPCON Soggetto A Soggetto C Reversali e Assegni

Caso TEMPCON Il soggetto A: - manda una copia delle reversali di incasso a B che effettua la rilevazione sul partitario-clienti - prepara il bilancio di verifica del partitario e riconcilia il totale con il conto crediti v/clienti

Caso TEMPCON Soggetto A Soggetto B Copia reversali

Caso TEMPCON Il soggetto B: - effettua la rilevazione sul partitario clienti - prepara gli estratti conto per i clienti e controlla la concordanza dei saldi con quelli del bilancio di verifica - invia gli estratti conto ai clienti

Caso TEMPCON Soggetto B Clienti Estratto conto

Caso TEMPCON Il soggetto C: - effettua la rilevazione sul giornale di cassa - prepara la rilevazione finale a mastro - effettua il versamento degli assegni in banca

Caso TEMPCON Soggetto C Banca Distinta di versamento e Assegni

Caso TEMPCON Il soggetto D: - a fine mese riconcilia gli estratti conto inviati dalla banca con il relativo conto di mastro

Caso TEMPCOM Banca Soggetto D Estratto conto

Questionario sul controllo interno Caso TEMPCON Questionario sul controllo interno si no Esiste un efficace controllo sugli incassi da clienti prima della registrazione iniziale?

Master Auditing & Controllo di Gestione 29/03/2017 Caso TEMPCON Questionario sul controllo interno si no Le registrazioni successive degli incassi sono effettuate da persone che non hanno acceso diretto ai valori di cassa?

Questionario sul controllo interno Caso TEMPCON Questionario sul controllo interno si no Le rilevazioni sui partitari clienti sono effettuate da persone che non hanno accesso diretto ai valori di cassa? E le registrazioni iniziali che le determinano?

Questionario sul controllo interno Caso TEMPCON Questionario sul controllo interno si no Gli estratti conto dei clienti sono preparati e seguiti da persone che non hanno accesso diretto ai valori di cassa?

Questionario sul controllo interno Caso TEMPCOM Questionario sul controllo interno si no Il bilancio di verifica è preparato e riconciliato da persone che non hanno accesso diretto ai valori di cassa?

Conclusioni Caso TEMPCON Il questionario indica una combinazione critica di debolezze relativamente al soggetto A Questi potrebbe intercettare gli assegni in arrivo e nascondere temporaneamente tale intercettazione

Caso TEMPCON Impatto sulle procedure di audit Estendere i test sostanziali relativi ai calcoli sul bilancio di verifica ed alle riconciliazioni con i conti di mastro

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 3.2 Caso PEMPCON (incassi da clienti)

Caso PERMCON Volume di affari: 42 Milioni di Euro Dipendenti: 82 Vendite dirette: 25% del fatturato

- riceve i pagamenti diretti dei clienti Caso PERMCON L’impiegato Bianchi: - riceve i pagamenti diretti dei clienti - prepara la distinta dei valori ricevuti dai clienti - prepara ed effettua il versamento in banca

Caso PERMCON L’impiegato Bianchi: prepara il giornale di cassa effettua la rilevazione sul mastro (contabilità generale) sottopone mensilmente il mastro al responsabile amministrativo (che effettua anche le riconciliazioni bancarie)

Caso PERMCON L’impiegato Bianchi: invia copia delle distinte dei valori ricevuti all’impiegato Rossi per la rilevazione sul partitario clienti

Caso PERMCON L’impiegato Rossi: effettua la rilevazione sul partitario clienti prepara e riconcilia mensilmente il bilancio di verifica prepara ed invia ai clienti gli estratti conto mensili

Caso PERMCON Domande 1 L’impiegato Bianchi può realizzare un occultamento temporaneo dei valori in arrivo? Se SI, come? 2 L’impiegato Bianchi può realizzare un occultamento permanente dei valori in arrivo?

Caso PERMCON Impatto sulle procedure di audit Estendere i test sostanziali relativi alla documentazione delle vendite ed alle rilevazioni contabili

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 4 Dall’ottica CONTABILE all’ottica GESTIONALE

Evoluzione della revisione/1 ACCURATEZZA dei dati di SINTESI (contabilità generale) ACCURATEZZA dei dati di qualunque tipo (di sintesi-analisi, consuntivo-preventivo, interno-esterno)

Evoluzione della revisione/2 ACCURATEZZA ed altre caratteristiche di EFFICACIA delle informazioni EFFICIENZA, EFFICACIA ed ECONOMICITA’ delle operazioni di gestione

Evoluzione della revisione/3 Valutazione sistemi di controllo interno a livello amministrativo-contabile Valutazione sistemi di controllo interno a livello contabile e gestionale

Analisi e Valutazione dei Sistemi di Controllo Interno 4 Caso C: comparazione consuntivo su budget

Processo di controllo su budget Definizione degli obiettivi Misurazione delle prestazioni confronto budget co.ge/co.an. Analisi degli scostamenti reporting Azioni correttive

RELAZIONI DI COERENZA TRA GLI ELEMENTI DEL CONTROLLO STRUTTURA ORGANIZZATIVA - le 3R: ruoli, relazioni, responsabilità STRUTTURA INFORMATIVA - misurazioni, reporting e tecnologia informatica PROCESSO di CONTROLLO - meccanismi operativi - stile di controllo

TRA DATI DI BUDGET E I DATI CONTABILI A CONSUNTIVO RELAZIONI DI COERENZA TRA GLI ELEMENTI DELLA STRUTTURA TECNICO-INFORMATIVA TRA DATI DI BUDGET E I DATI CONTABILI A CONSUNTIVO TRA I DATI INTERNI E I DATI ESTERNI TRA I DATI DI SINTESI E I DATI DI ANALISI TRA I DATI CIVILISTICO-FISCALI E I DATI GESTIONALI ecc.

DATI E PERCORSO DI BUDGET VENDITE-ACQUISTI Voce di budget Quantità Prezzo Valore Ricavi di vendita 200 10 2.000 Costo del venduto 200 7 1.400 Margine (contrib.) 600 Variazione magazzino 20 7 140 Costi di acquisto 220 7 1.540 Cash flow potenziale 460

DATI E PERCORSO DI CONTABILITA’ Voce di bilancio Valore Quantità Prezzo medio Ricavi di vendita 2.132 208 10.25 Acquisti 1.680 224 7.5 Cash flow potenziale 452 Variazione magazzino 90 12 7.5 Costo del venduto 1.590 212 7.5 Margine (contrib.) 542