A RCH. L ETIZIA S ERGOLA (R esponsabile U rbanistica ed E dilizia P rivata del C omune di P OGGIO M IRTETO )

La normativa vigente impone alle Amministrazioni comunali l’uso dell’Informatica e della telematica nei procedimenti amministrativi Dalla gestione dei procedimenti amministrativi in via digitale derivano benefici in materia di aumento di efficienza, riduzione dei costi e miglioramento della qualità dei servizi resi dagli Enti. In ambito comunale, a partire dal 29/03/2011 è già divenuta obbligatoria la gestione degli Sportelli Unici per le Attività Produttive in via telematica.

I cittadini e le imprese hanno diritto a chiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le P.A. nei limiti delle risorse tecnologiche ed organizzative disponibili. Al fine del raggiungimento degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione, le Amministrazioni possono ricorrere, nell’espletamento delle loro competenze, alle più avanzate tecnologie informatiche. Le Amministrazioni sono chiamate a riorganizzarsi nell’ottica di una strategia che garantisca lo sviluppo coerente del processo di digitalizzazione.

Cassa Previdenziale Geometri ANCI Consiglio Nazionale Geometri 9 OTTOBRE 2009: SOTTOSCRIZIONE ACCORDO VOLTO ALLA REALIZZAZIONE DI UN NUOVO SERVIZIO ON LINE:

 L’obiettivo originale di SIPEM è stato quello di realizzare un sistema software per la gestione delle pratiche edilizie relative al primo “Piano Casa” (L.R. n. 21/2009), almeno nella fase di start-up (primi due anni: 2009/2010);  Considerata la scarsezza di pratiche ad esso relative, nell’arco dei successivi sei mesi l’obiettivo è stato rivisto da Ancitel insieme a rappresentanti dei professionisti;  Il servizio è stato esteso a tutte le pratiche edilizie per adattarsi al nuovo contesto normativo ed al lento decollo del PIANO CASA.

N OVEMBRE 2010: B ETA- T EST CON I COMUNI DI F IUMICINO E P OGGIO M IRTETO La validazione del servizio SIPEM è avvenuta attraverso la condivisione del cosiddetto “Beta-Test”. Il “Beta-Test” si è posto l’obiettivo di assicurare che il sistema informatico del SIPEM supportasse efficacemente tutto il processo di scambio ed invio dati tra il Professionista ed il Comune. Tale fase sperimentale ha applicato un modello di “miglioramento continuo” basato sulla sinergia tra attività di “verifica” e di “ottimizzazione” anche con l’ausilio di un feedback di tutti gli utenti. L’analisi dei risultati è stata propedeutica ad una successiva azione promozionale ove è stato previsto un avviamento di Comuni pilota da un elenco di 200 su tutto il territorio nazionale con l’intento di svolgere una funzione di apripista.

 PERCHE’ CAMBIARE? SIPEM  Stabilità nella logica del processo  Semplificazione  Condivisione delle regole  Certezza nelle dichiarazioni e nelle responsabilità  Standardizzazzione  Strumentazione semplici  Archivio digitale

 Con Deliberazione di Giunta Comunale N. 74 del 06/05/2010 il Comune di Poggio Mirteto aderisce alla fase sperimentale del Beta- Test del SIPEM relativamente alle pratiche del Piano Casa.  Con Deliberazione di Giunta Comunale N. 33 del 27/03/2012 il Comune di Poggio Mirteto dà la propria adesione al servizio SIPEM fornito da Ancitel S.p.A. per la gestione telematica di tutti i procedimenti autorizzativi in materia edilizia.  Con Determinazione N. 16 del 20/09/2012 il Responsabile dello Sportello Unico per l’Edilizia approva ed attiva il servizio SIPEM adottando i modelli per l’avvio dei procedimenti edilizi a partire dal 1 ottobre  Il Comune di Poggio Mirteto è il 3° Comune italiano ad aver aderito al SIPEM per l’informatizzazione delle proprie pratiche edilizie, dopo il Comune di Comitini in Sicilia ed il Comune di Cavarzere in Veneto. I L C OMUNE D I P OGGIO M IRTETO A DERISCE A L SIPEM

 Fruizione gratuita del Servizio dal lato Comune con disponibilità di una PEC di 80 MB  Assicurazione di disponibilità di modulistica, formulari e disposizioni normative (CAD, Edilizia, Archivio comunale, etc.)  Consistenza legale delle istanze al fine di evitare contenziosi legali grazie all’opponibilità a terzi dei dati e dei documenti presenti nel Sistema  Semplicità e flessibilità nell’adozione del sistema da parte del Comune tramite fax-simile di delibere e determinazioni  Facilità di integrazione con il sistema informatico comunale senza richiesta di requisiti di impiego minimi  Adattamento e interfaccia ad altri sistemi locali e/o regionali

 Identificazione informatica del Professionista attraverso un certificato di Autenticazione Digitale che evita la verifica delle sue credenziali  Disponibilità di un sistema doppio di riscossione dei pagamenti: attraverso il canale tradizionale e attraverso il SIPEM con l’applicazione di GEOWEB  Sicurezza di archiviazione digitale delle pratiche edilizie e di tutta la fase istruttoria ed interprocedimentale  Dematerializzazzione dei procedimenti con conseguente eliminazione dei costi della stampa delle comunicazioni e della relativa spedizione postale  Monitoraggio della casistica delle pratiche edilizie presenti nel Sistema con possibilità di report statistici funzionali ad una molteplicità di usi

Compilazione modulistica CIL1, CIL2, SCIA, DIA E PDC verificata come oggi

S ISTEMA I NFORMATIVO P RATICHE E DILIZIE E M ONITORAGGIO M UNICIPALE

S UPPORTO H/24, 7 G IORNI S U 7

INFORMATIVE COMUNALI  SIPEM fornisce al Comune uno spazio documentale (sezione “Informative comunali”) all’interno del quale si può mettere a disposizione degli utenti tutta la documentazione necessaria alla presentazione delle istanze.  Ciascun documento pubblicato nella sezione “Informative comunali” è corredato da una serie di informazioni quali la data di pubblicazione, il titolo, l’autore, ecc.  La redazione dei documenti è a carico del Responsabile del Servizio che ha il pieno controllo della gestione delle informative, dalla creazione alla modifica alla rimozione.  Tutti gli utenti, accedendo al Servizio, hanno la possibilità di poter ricercare le informative comunali relative a tutti i Comuni aderenti al Servizio SIPEM.  Nel caso in cui il Professionista si trovi già all’interno di una pratica, il sistema agevola l’utente nella ricerca dei documenti del Comune interessato alla pratica medesima.

La tecnologia c’è usiamola Nessun costo per l’Amministrazione anzi risparmio Per risolvere i problemi strutturali dovuti ai volumi di carta sul Municipio Per stabilizzare il costo dell’archivio cartaceo: spazio impiegato, pulizie, impianto antincendio, energia elettrica, personale impiegato per la gestione dello stesso ecc., fino alla dematerializzazione dell’archivio cartaceo stesso Per eliminare il costo e i tempi “morti” delle comunicazioni verso l’avente titolo e i professionisti e i tempi delle ricezioni della documentazione (raccomandate A/R) Perché SIPEM?

Per eliminare il costo della carta e delle cartucce anche per un maggior rispetto all’ambiente Costo PEC e manutenzione (Hardware e Software) zero È configurabile con il Protocollo informatico e con il back office e pertanto elimina i tempi di trascrizione dei dati Azzera i tempi “morti”: il tempo di aprire e chiudere le planimetrie in A0 e i faldoni e cercare i faldoni di carta sull’ archivio a volte ubicati in posizioni scomode e con l’utilizzo di scale mobili, oltre essere pieni di polvere ecc. Si trasmettono i file firmati digitalmente dal professionista ai vari enti, (anche il parere alla Soprintendenza per il rilascio della autorizzazione paesaggistica)

Prima di SIPEM  Il professionista consegna la pratica all’ufficio protocollo  Il messo la porta all’ufficio del dirigente  Il Dirigente la visiona e indica in calce il RDP o l’istruttore tecnico al quale deve essere assegnata la pratica  Viene consegnata all’istruttore amministrativo  L’istruttore Amministrativo riporta manualmente i dati sul GPE il quale al termine deve ricontrollare tutti dati, in quanto potrebbe avere commesso errori di trascrizioni  La pratica viene consegnata al RDP o all’istruttore tecnico

Prima di SIPEM  L’Rdp produce la lettera dell’avvio al procedimento … richiesta integrazioni … rilascio permesso di costruire. ecc.) e la sottopone alla firma del dirigente  Il dirigente la firma;  Viene protocollata;  Viene consegnata all’ufficio competente per la spedizione;  Il messo la porta all’ufficio postale;  La raccomandata parte e arriva all’avente titolo e al professionista in 3/5 gg.

Prima di SIPEM Tempo stimato massimo dall’istruttoria della pratica alla ricezione della nota al professionista: 10 giorni oltre a:  costo per la stampa/carta  costo di spedizione/notifica  il tempo impiegato  il costo del personale

Con SIPEM Il Professionista trasmette la pratica da qualunque postazione, a qualunque ora L’istanza arriva al Protocollo che scarica automaticamente senza trascrivere dati e il sistema automaticamente invia per ordinaria al Professionista il numero del protocollo L’amministrativo scarica, trascrive il protocollo e carica sul back office automaticamente senza dover ricontrollare i dati Il Dirigente con un click indica il RdP o il tecnico istruttore, il quale riceve sulla ordinaria l’assegnazione della pratica L’RdP carica l’avvio del procedimento, la richiesta di integrazione, il permesso o altro, lo invia per ordinaria al Dirigente il quale lo firma, lo rigira al tecnico il quale lo carica in Sipem e lo invia al Professionista

 RESPONSABILE DEL SERVIZIO (RdS)  RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO (RdP)  SINDACO  UFFICIO TRIBUTI

Con SIPEM Tempo stimato massimo dalla protocollazione in entrata alla ricezione al professionista della prima notifica: 2 giorni oltre che:  Costo per la stampa/carta: zero  Costo di spedizione/notifica: zero  Il tempo impiegato: minimo  Il costo del personale: minimo

Come aderire a SIPEM Delibera di Giunta per passare dall’analogico alla gestione digitale delle pratiche (disponibile bozza on line) Determina dirigenziale, opportunamente vistata dalla Ragioneria Generale, per la congruità tecnica ed economica dell’adesione al Servizio SIPEM (disponibile bozza on line) Sottoscrizione delle Commissioni di adesione (Servizio SIPEM e casella PEC-SIPEM) Invio ad Ancitel della documentazione sottoscritta per attivare la procedura d’avviamento del Servizio Fornitura al Comune delle relative credenziali ed attivazione del Servizio

COMUNE: Autenticazione con “username” e “password” TECNICO: Area “Professionisti”: Menù: “Come accedere a SIPEM” SIPEM: come accedere al Servizio Sul sito internet: