L’Aquila - Innovazione I Progetti 10 dicembre 2009 Università degli Studi dell’Aquila

Determinazione del percorso 2 L’Ateneo ha provveduto ad avviare un processo indirizzato a: acquisire una conoscenza completa dei procedimenti e dei flussi documentali dell’Ateneo definire su questa base un progetto di scarto documentale e organizzazione degli archivi L’Ateneo ha consecutivamente effettuato una analisi dei procedimenti censiti per incidere su quelli che garantivano un maggiore impatto globale sull’efficienza amministrativa I procedimenti censiti sono stati misurati sulla base di tre parametri: densità di produzione cartacea semplificabilità dell’iter procedurale riutilizzabilità dell’esperienza I procedimenti con il migliore indice complessivo sono stati immediatamente sottoposti ad un intervento di reingegnerizzazione e dematerializzazione utilizzando la suite Livecycle messa a disposizione da Adobe nell’ambito di un Protocollo di Intesa con il Ministero della Pubblica Amministrazione e l’Innovazione.

Partner e Agenti Processi Interni ERP / ECM / CRM / BPM / Gestionali Cittadini e Clienti Fornitori e Contractor Adobe Reader, Flash Player, AIR Tecnologie pervasive e cross-platform Flex Builder, Acrobat/PDF, Creative Suite Framework basati su Standard e Strumenti Adobe LiveCycle ES Creazione e Gestione dei Documenti - Garanzia delle Informazioni - Gestione di Processo Colmare l’Engagement Gap: Adobe LiveCycle Enterprise Suite

4 LiveCycle Enterprise Suite Cross-Platform Clients User Interface Technologies Tooling Solution Components Foundation LIVECYCLE ES ENTERPRISE SUITE LIVECYCLE ES ENTERPRISE SUITE Designer Workbench Flex Builder Existing Customer Infrastructure PDFFlex ECM CRM/SFA ERP LDAP... ReaderFlashBrowser AIR Common Administration, Invocation, Orchestration, Security Data Capture Information Assurance Document Output Process Management Content Services

Composizione documenti ed elaborazione 5 Richiedente Revisori/ Approvatori 1) Compilazione di un modulo o wizard applicativo Esempi di soluzioni  Richiesta di servizi interni  Servizi ai cittadini / dichiarazioni  HR self service 2) Si sottomette una istanza di processo 3) Il processo indirizza la richiesta a revisiori ed approvatori in funzione dei dati immessi 4) I documenti vengono completati con informazioni presenti nei sistemi 5) Restituzione della conferma al richiedente

Centro di Dematerializzazione STRUTTURA 6 Adobe LiveCycle ES Processi interni

Centro di Dematerializzazione DOTAZIONI 7 WORKSTATION 3 WORKSTATION QUADCORE MULTI-HEAD 2 MONITOR LCD 24’’ 4 MONITOR LCD 19’’ STAMPANTI & PERIFERICHE DI ACQUISIZIONE Stampante Ecologica EPSON EC-1 Carta ink-jet ecologica Fotocopiatrice A3 multifunzione di rete Scanner A4 DOTAZIONI MULTIMEDIALI Videoproiettore

Centro di Dematerializzazione PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI 8 Adobe LiveCycle ES

Centro di Dematerializzazione PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI 9 TEMPO tempo effettivo di 4 h e 45’ per ogni richiesta e dei tempi morti di attesa variabili da 14 a 36 giorni TEMPO il tempo effettivo di conclusione del processo scende a 83’ con una riduzione dei tempi di attesa, variabili da 2 a 9 giorni Complessivamente il tempo medio di conclusione del singolo procedimento passerà da circa 30 giorni ad un tempo di 6-7 giorni Per un risparmio complessivo previsto di 896 h/uomo VECCHIO PROCESSO NUOVO PROCESSO

Centro di Dematerializzazione PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI 10 VECCHIO PROCESSO NUOVO PROCESSO Con l’introduzione del processo dematerializzato abbiamo un risparmio di circa 60 fogli di carta per procedura con un abbattimento annuo previsto di 32 risme A4, pari a 1,60 m lineari di archivio

Centro di Dematerializzazione PROCESSO AUTORIZZAZIONE INCARICHI ESTERNI 11 Maggiore soddisfazione da parte dell’utenza, risparmi di tempi e quindi rispetto dei tempi di legge, maggiore trasparenza. Dopo 20 anni avremo un risparmio di 32 metri di archivio: quindi maggiori locali a disposizione e minori costi di gestione degli archivi. Una ulteriore riduzione dei tempi potrà essere raggiunta con una nuova regolamentazione del procedimento, con l’obiettivo di ridurre il numero di pareri richiesti. EFFICIENZA

Centro di Dematerializzazione Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego 12 Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego (UNILAV) Adobe LiveCycle ES

Centro di Dematerializzazione Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego 13 Processo per le Comunicazioni obbligatorie al Centro per l’Impiego (UNILAV) L’intero processo UNILAV richiedeva prima dell’innovazione 25’ Con l’utilizzo della piattaforma Adobe LiveCycle si può stimare un tempo di 11’-12’ per il completamento del procedimento RISPARMIO ANNUO: 150 h/uomo C A R T A 0 %

Centro di Dematerializzazione 14