1 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Lanciano 2 Febbraio 2012 Roberto Cunsolo L’Organizzazione dello studio professionale

2 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Macro Aree Area Knowledge Pianificazione attività studio Controllo di gestione Comunicazione Gestione delle risorse umane

3 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Area Knowledge Gestire le informazioni smistamento, fruizione –Posta, , Telefonate, News, etc. Condividere le informazioni con i gruppi di lavoro –Condivisione immediata (necessità) –Stesso strumento o strumenti compatibili –Pianificare riunioni interne/esterne immediate e a richiesta Archiviare le informazioni –Archiviazione ottica, digitale, Intranet, Motori di ricerca

4 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Pianificazione attività di studio Azzerare le distanze fisiche e con il cliente –Agenda aperta –Condivisione piattaforme digitali –Condividere documenti a distanza –Velocità nella risposta (anche risposta di attesa) Gestire lo studio anche senza la presenza fisica –Assegnazione compiti –Risposte collaboratori –Agenda aperta

5 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Controllo di gestione Rendicontazione attività –Rilevazione dei tempi –Controllo per commessa /cliente –Analisi report di studio

6 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Comunicazione dello studio Web per comunicare –Marketing –Pubblicazioni –Eventi –Rapporti con i clienti

7 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Gestione delle risorse umane Soci, Associati, Collaboratori, Dipendenti, Tirocinanti –Specializzazione –Gestione del cliente –Obiettivi –Attribuzione di compiti –Percorsi professionali

8 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Il controllo di gestione AZIENDE = STUDI Strumenti –Business intelligence –Misurazioni performances –Budget

9 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Il business intelligence E’ un sistema che monitora principalmente i seguenti fattori: –Time sheet –Asa (Area strategica di affari) –Clienti/Gruppi di clienti –Pratica/Servizi ai clienti –Report su: Stato avanzamento lavori Attività svolta

10 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Time sheet Vantaggi: –Tenuta dei costi sotto controllo –Tenuta della redditività –Valorizzazione della pratica a consuntivo –Controllo sui carichi di lavoro –Pianificazione delle attività Svantaggi –Resistenza dei collaboratori allo strumento –Atteggiamento ispettivo

11 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali A S A Vantaggi –Controllo delle redditività per area –Pianificazione strategica per area –Allineamento degli obiettivi alle strategie dello studio Svantaggi –Difficoltà di separazione fra costi fissi e costi variabili

12 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Esempi di ASA Consulenza aziendale e societaria Bilanci (società di capitali) Assistenza fiscale e adempimenti dichiarativi (tutti i soggetti) Elaborazione dati contabili Consulenza e realizzazione di operazioni straordinarie Controllo di gestione, budgeting e reporting Contenzioso e difesa tributaria Elaborazione cedolini paga Assistenza contrattuale Revisione e controllo legale dei conti Procedure concorsuali Consulenza a enti e pubbliche amministrazioni Altro (privacy, sicurezza, etc.)

La nostra ricchezza sta nelle informazioni  Le informazioni sono sempre più frammentate  Abbiamo 1000 richiese di piccole cose Le nostre conoscenze normalmente non vengono catalogate  Spesso dobbiamo ricostruirle perdendo tempo  Molte volte le cerchiamo, ma troppo è il tempo per trovarle (se riusciamo a reperirle) Le nostre conoscenze non vengono condivise  Si rifanno sempre le stesse cose (utile?) Knowledge - Premesse

Organizzare le informazioni, la nostra conoscenza e la loro gestione  Ritrovare le informazioni in modo rapido e agevole  Recuperare tempo ed acquisire efficienza  Fornire velocemente un sevizio  Lavorare a distanza  Gestire lo studio anche senza la presenza fisica Knowledge - Premesse

15 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali 1.Knowledge 2.Il contenitore delle informazioni, la rete 3.Strumenti elettronici 4.Gestione di impegni, risorse ed 5.Comunicare a distanza sulla rete 6.Riunioni di lavoro a distanza 7.Ritrovare le informazioni in modo rapido e agevole Percorso

Principali attività da svolgere 1. Diffondere il Know How sulla struttura 2. Gestire come azienda le attività fatte dai singoli 3. Implementare la ricerca e lo studio 4. Condividere i lavori 5. Obbligare relazioni personali e condivisione delsapere 6. Diffondere le soluzioni dei problemi 7. Ridurre i «tempi» di risposta e di produzione 8. Rispondere velocemente alle richieste clienti 9. Strutturare informazioni e risorse perché siano da tuttifruibili Knowledge – Gestione conoscenza

Ci sono difficoltà oggettive quando si fanno delle scelte per larete di studio, per molti è un mondo sconosciuto, le offerte sonomolteplici e non sempre chiare.Punti da analizzare ordinati per importanza nella gestione dellascelta 1. Ricercare il risultato finale, cosa si vuole ottenere 2. Affidabilità del fornitore del servizio 3. Flessibilità e portabilità dei dati 4. Fruibilità delle informazioni (piattaforma,localizzazione) 5. Condivisione delle informazioni (terzi) 6. Analisi dei costi/benefici Strutture informatiche premessa

18 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Documenti elettronici nello studio premessa  Informazione digitale = file word, Excel, Power Point, pdf, mail, etc. = tutto ciò che viene utilizzato per lo svolgimento dell’attività  uso interno  con rilevanza esterna  Luogo archiviazione documenti: PC personale PC adibito a server Server dedicato Server Dislocato

HARDWARE 1. Nuovi strumenti comunicazione (Ipad, Tablet) 2. Ritorno a server accentratori 3. Prodotti su sistemi “Open” per specifiche attività SOFTWARE1. Virtualizzazione server 2. Virtualizzazione client o del desktop 3. Programmi in ASP, Dot.net CLOUD ? HARDWARE? SOFTWARE? SERVIZI Strutture informatiche

Schema rete minimo

Schema rete tradizionale

Schema rete di oggi

23 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Ricerca Symantec da Ilsole24ore del 13/06/2011

24 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Ricerca Symantec da Ilsole24ore del 13/06/2011

Struttura base hardware: Firewall Router / switch Server Nas Strutture informatiche Sicurezza dei dati 1.Password (impronte digitali, token, firme digitali, pwd complesse) 2.Manutenzione e aggiornamento costante (già obbligatorio) di: antivirus Antispam 3.Backup (Nas, nastro, sul web) Servizi e configurazione: Sistemista Requisiti minimi per il corretto funzionamento dello Studio

PC portatili1. 8”/10”- Kg 0,65 – 256Gb ” - Kg 1, Gb 3. 16,4” - Kg 3, Gb Cellulari - Tablet1. Windows Mobile 2. Black berry 3. IPhone 4. IPad – Samsung - HP Portatili e cellulari

Hardware:1. PC portatili 2. Tablet 3. cellulari (Mobile, Black Berry, Iphone, Symbian) Le possibili connessioni/fruibilità dati possono avvenire tramite:1. accesso remoto (con la struttura o con terzi) 2. file fuori linea (sincronizzazione) Linee di comunicazione (ADSL, HSDPA, GPRS,SpotWiFi, ecc.) Collegamenti Requisiti minimi per la connessione dall’esterno

File fuori linea (lavorare off-line)

Accesso remoto

Cloud e virtualizzazione

Rubriche condivise Rubriche personali e condivise Aggiornamento costante e per tutti Capitale di informazioni nel tempo Distribuzione su varie piattaforme Servizi utili di classificazione e localizzazione

Raccomandate on-line - Fax Strumenti ormai obsoleti Gestione integrata con posta elettronica o gestione ordinaria documento elettronico Uniformità di catalogazione e ricerca Recupero tempo risorse Winfax, Poste italiane, ecc.

Giornata tipoGestire il tempo con la posta elettronica  Organizzare le e le attività  Attività da fare, priorità, scadenze  Pianificazione, appuntamenti, convocazioni  Budget di progetti

Gestire la posta elettronica Organizzo e Categorizzo Contrassegno e scadenzo Creo l’elenco “da fare” e delle attività Pianifico con il calendario Richiedo risposta immediata

Gestire le persone con la posta elettronica  Condivido il calendario  Attribuisco le attività  Gestisco il lavoro “a rimbalzo”  Controllo l’avanzamento e aggiorno le attività condivise

36 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali 1.Gmail – e mail e messaggistica integrata 2.Google Calendar – gestione appuntamenti 3.Google Docs – condivisione file 4.Google Groups – comunicazione semplice 5.Google Sites – creazione pagine web 6.Google Videos – streaming video Google Apps

37 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Windows Live - Office 365

38 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali 1.Semplice 2.Attivata in ogni momento 3.Qualsiasi parte del mondo 4.Da telefono fisso o da cellulare 5.Numeri per l'accesso telefonico e il codice conferenza Non c'è limite di durata 6.Può collegare fino a 100 partecipanti in contemporanea 7.Integrabile con piattaforma “web conference” per: sala riunioni virtuale – presentazioni - lancio nuovi servizi collaborative meeting – training collaboratori etc. Conference Call Audio Telecom

39 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Skype Skype può essere usato come telefono tradizionale Skype Lite per cellulari e altri dispositivi: Skype può essere usato come audio conferenza Skype può essere usato come video conferenza (max 5 o 10 β)

40 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali cosa può fare: 1.Gestire sessioni di formazione ed eventi di grande portata 2.Tenere alto l'interesse del pubblico 3.Ottenere maggiore valore dalle riunioni, anche una volta terminate 4.Collaborare in tempo reale 5.Lavorare all'interno e all'esterno della propria organizzazione caratteristiche: 1.Integrazione con Microsoft Office e i sistemi esistenti 2.Semplice – sicuro – aggiornato - disponibile 3.Cross platform / browser - professionale - flessibile / economico

41 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali cosa può fare: 1.Manutenzione remota / Supporto 2.Meetings / Presentazioni (gratis per 2) Meetings, teamwork e visualizzazioni (no audio) Collegamenti ad un click ed Instant Messaging Presentazioni basati sul web browser 3.Accesso remoto ai computer non presidiati / Remote Office TeamViewer

42 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali soluzioni personali 1.Accesso al PC 2.Accesso al computer dal dispositivo mobile 3.Controllo gratuito del desktop remoto 4.Supporto ai computer di collaboratori, amici e parenti 5.Backup dei file e delle cartelle del computer remoto soluzioni aziendali 1.Supporto remoto per computer e smartphone 2.Accesso ai computer del lavoro 3.Gestione di server e workstation 4.Possibilità di offrire servizi di accesso, gestione e collegamento in rete 5.Backup dei dati di computer remoti LogMeIn

43 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Rapporti con il cliente Primo contatto –Verifica: il cliente corrisponde al target dello studio? Lo studio è in grado di soddisfare il cliente? Analisi del fabbisogno del cliente –Bozza di analisiBozza di analisi

44 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Segue: Rapporti con il cliente Accettazione del cliente –Identificazione del cliente (D.lgs. 231/07) –Compilazione check listCompilazione check list –Predisposizione lettera di incaricoPredisposizione lettera di incarico –Consegna al cliente dell’informativaConsegna al cliente dell’informativa –Acquisizione di incarichi collaterali (Pagamento imposte, delega per utilizzo cassetto fiscale, etc)Acquisizione di incarichi collaterali ( –Dichiarazione di tenuta delle scritture contabiliDichiarazione di tenuta delle scritture contabili –Definizione delle modalità di rapportarsi con lo studio (numeri, orari e referenti, definizione visite periodiche, etc.) –Costante monitoraggio delle eventuali non confromità del clienteCostante monitoraggio delle eventuali non confromità del cliente –Monitoraggio dei flussi documentali del cliente –AltroAltro

45 Primo semestre 2009 / Eventi e iniziative principali Grazie per l’attenzione Dott. Roberto Cunsolo