I contratti per l’accesso a periodici elettronici e banche dati: standard degli editori e clausole irrinunciabili Paola Gargiulo AIB Corsi nazionali ottobre 2011

Sommario Introduzione ai contratti (licenze d’uso di risorse informative elettroniche) Esigenze della ricerca e clausole contrattuali Descrizione e analisi delle clausole più rilevanti Strumenti per negoziare le clausole Lezione apprese Sfide future

Le licenze di uso Regolano i vari aspetti concernenti i termini e le condizioni di uso da parte dei fruitori del servizio, le responsabilità dell’editore (licensor), le responsabilità della istituzione che fruisce del servizio (licensee), foro di competenza,ecc Le condizioni di uso del materiale definite nella licenza si sostituiscono alla legge sul diritto d’autore vigente nel paese

Esigenze della ricerca e clausole contrattuali Equilibro tra gli interessi economici dei detentori dei diritti e bisogni dei ricercatori Condizioni e termini di uso sono oggetto pertanto di negoziazione tra le due parti: da una parte l’editore e dall’altra l’istituzione che intende fruire del servizio o un suo rappresentante (per es. consorzio di acquisto) Molti progressi sono stati effettuati negli ultimi anni Rimangano ancora alcuni punti critici Sfide rappresentate dall’evoluzione della rete, della tecnologia dell’informazione, dei sw, e il loro impatto sul fare ricerca, sul pubblicare, sulla disseminazione scientifica, sulla valutazione della ricerca

Descrizione delle clausole rilevanti Definizione dei termini ( per es. utenti autorizzati, electronic reserves, uso commerciale, materiale sotto licenza, diritti di proprietà) Utenti autorizzati Definizione di uso autorizzato ILL Gestione dei titoli

Utenti istituzionali permanenti e temporanei studenti, docenti, visiting professors, ricercatori, personale tecnico e amministrativo ecc), e ai ”walk in” users / “on site users” se previsti dall’istituzione Laureati fino a 2 anni dopo la laurea Pensionati dell’ateneo Definizione utenti autorizzati

Punti critici Walk-in users e accesso remoto Centri di ricerca o altre istituzioni affiliate all’università/ente per le quali la università/ente è tenuta a fornire informazione in base ad una convenzione Definizione utenti autorizzati (2)

Definizione :uso autorizzato (1) Salvare la versione elettronica parte del materiale sotto licenza Quanto ? Stampare parte del materiale sotto licenza Quanto ? Incorporare parte del materiale sotto licenza in course pack a stampa o in formato elettronico Disponibile per quanto tempo? E’ possibile tenerlo per sempre?

Definizione uso autorizzato (3) Uso da parte del pubblico del materiale sotto licenza depositato nell’archivio istituzionale pubblicamente accessibile nella forma di post-print Nello specifico la clausola deve prevedere che gli autori degli articoli pubblicati sulle riviste dall’editore, firmatario del contratto possano depositare gli articoli nella forma di post print Definizione del post print – Importante Vedi il caso di Elsevier e il contratto CRUI CARE Articoli pubblicati negli anni precedenti alla licenza corrente ?

Definizione uso autorizzato (2) Uso del materiale sulle piattaforme di e-learning ospitate su network sicuri per quanto tempo? Chi ha diritto ad accedere? Fare copia del materiale sotto licenza in altri formati (per es. Braille) Spedire parte del materiale sotto licenza a colleghi(ricercatori, studiosi) con i quali gli utenti autorizzati cooperano Quanto? Uso del materiale sotto licenza per il prestito di device o e-reader da parte delle biblioteche

Usi per ora non ancora previsti ma da considerare : Condividere parte del materiale su piattaforme di reference management e di collaborazione accademica (per es. Mendeley) con gruppi di lavoro in modalità sicura Attualmente è permesso la possibilità di esportare i dati bibliografici + abstract e rielaborarli nei sw di formattazione bibliografica (Endnote, Refworks etc.) Data e text mining dei materiali sotto licenza Attualmente va chiesta l’autorizzazione volta per volta

Prestito interbibliotecario Distinzione in inglese tra Document Delivery e ILL (InterLibrary Loan) Tra biblioteche e solo nello stesso paese e senza scopo di lucro Fornitura tramite fax, posta normale Fornitura in formato elettronico dal PDF nativo utilizzando sistemi sicuri come NILDE o Ariel Punto molto critico

Modalità di accesso Autenticazione tramite IP Possibilità di accesso via proxy server Descrivere la sicurezza del servizio tramite l’infrastruttura di autenticazione e autorizzazione dell’ateneo - Federazione nazionale AAI – nel caso dell’Italia – IDEM (

Responsabilità dell’ateneo Fornire una lista aggiornata degli indirizzi IP Assicurarsi che gli utenti autorizzati siano informati dei termini d’uso della licenza e si comportino di conseguenza In caso di uso non corretto da parte degli utenti- intervenire affinché tale uso sia interotto

Alcuni commenti Le dichiarazioni nella licenza relative ai diritti delle biblioteche e degli utenti sulla circolazione del materiale, sull’uso del materiale ecc, devono essere chiare e ben definite il monitoraggio dell’uso e dell’eventuale abuso devono poter essere effettuate dalle biblioteche sulla base di aspettative realistiche

  Il contenuto del materiale oggetto della licenza deve poter essere accessibile da tutti i sistemi operativi e piattaforme supportate dalla rete della propria istituzione; l’accesso deve essere basato su standard correnti   Assicurarsi la possibilità di migliorare la visualizzazione dei dati ( pur mantenendo l’integrità dei dati ) per meglio integrare il servizio alle proprie risorse   In caso di accesso a server remoto, i dati relativi all’uso devono essere messi a disposizione dal fornitore e nel caso la soluzione prescelta sia quella dell’accesso su un server locale l’ente è tenuto a permetterne l’accesso al fornitore nel rispetto della tutela dei dati personali Altri commenti

  back-up   deve essere ammessa la possibilità di creare una copia come back-up, per esigenze di archiviazione e di uso perpetuo   partecipazione dell’editore a progetti di conservazione dei periodici elettronici   CLOCKSS   Portico Licenze - back up

  Diritti di archivio   accesso post-cancellation (nel caso in cui al termine del contratto, l’ente decide di non rinnovare il contratto)   accesso al materiale sotto licenza tramite   la piattaforma dell’editore alle annate comprese nel contratto (materiale sotto licenza)   Il materiale sotto licenza a quale anno risale? (per es. nel caso di Elsevier il contratto corrente CARE comprende le annate dal 1995 in poi)   tale accesso è gratuito o prevede una quota annuale (?) Licenze - Diritti di archivio

  Diritti di archivio   accesso al materiale sotto licenza tramite   la fornitura da parte dell’editore dei materiali sotto licenza su DVD gratuitamente o dietro pagamento di una modesta quota per la produzione del DVD e relative spese di spedizione   la fornitura da parte dell’editore tramite FTP o via harvesting ad una terza parte investita del compito di di caricare su una piattaforma locale il materiale sotto licenza (per es. la piattaforma di CILEA Digital Library o Emeroteca Virtuale di CASPUR) Licenze - Diritti di archivio cont.

  Diritti di accesso a titoli trasferiti ad altro editore o a titoli cessati   Il progetto Transfer   finalità definire delle regole sul trasferimento dei titoli da un editore all’altro in modo da garantire l’accesso per le annate pregresse sotto licenza agli enti sottoscrittori tramite la piattaforma del nuovo editore o del vecchio editore. Accesso anche alle statistiche d’uso   richiedere all’editore una lista aggiornata dei titoli inclusi nel contratto trimestralmente   ottenere una copia di tutti gli articoli compresi i metadati delle riviste trasferite ad altri editori qualora i detentori dei diritti non permettessero l’accesso sulla piattaforma dell’editore precedente   (vedi il caso di Wiley Blackwell) Licenze - Gestione titoli

  E-collaboration e limitazioni di uso del materiale di uso sotto licenza   Usi o attività non previste nella licenza (per es. data e text mining) obbligano alla richiesta di autorizzazioni di uso caso per caso   E’ necessario aggiornare le licenze in questo ambito ed includere nuovi usi   ri-uso dei dati grezzi utilizzati nelle ricerche (attualmente non sono previsti nei contratti) Sfide

  Discovery e accesso ai materiali sotto licenza   necessità di poter disporre dei metadati degli editori sulle proprie piattaforme in modo da rendere la ricerca e la reperibilità dei contenuti quanto più efficiente possibile e rispondente agli ambienti di ricerca e di studio dei propri utenti   Open data   Utilizzo da parte degli editori di protocolli e standard per facilitare l’integrazione delle risorse informative degli editori con le piattaforme digitali degli atenei/enti e con soluzioni offerte dal mercato a pagamento o open source a supporto alla ricerca (grosso ritardo dell’editoria italiana) per la creazione di ambienti virtuali dinamici per la ricerca e di didattica   Le opportunità del web semantico,linked data ancora viste in modo molto cauto dagli editori internazionali   Conservazione a lungo termine   Open Access Sfide (cont.)