Dipartimento di Economia, Management e Istituzioni APPLICAZIONI AZIENDALI MEDIANTE FOGLIO ELETTRONICO 2° modulo: Principali funzioni, funzione SE, SE con operatori logici, gestione archivi Prof. Oreste Virno - Prof. Sergio Scippacercola

Attenzione: le slide che seguono sono puramente esemplificative di esercizi sviluppati durante il corso di INFORMATICA. Lo studente, al fine di completare la preparazione per il sostenimento della prova d’esame, dovrà integrare con il testo di Applicazioni aziendali con Excel (di Borazzo – Candiotto). Gli esempi utilizzati in questo corso sono sul sito nel materiale didattico con nome: «esercitazione_corso». Dipartimento di Economia, Management e Istituzioni CORSO DI INFORMATICA

Funzione SE … a cosa serve: per verificare se una cella corrisponde o meno ad una determinata condizione. restituisce un valore X se la condizione ha valore VERO ovvero un Y se il risultato è FALSO.

sintassi: SE(test; [se_vero]; [se_falso]) Test : Valore o espressione che può dare come risultato VERO o FALSO. Questo argomento consente di utilizzare qualsiasi operatore di calcolo. Se_vero: Valore che viene restituito se l'argomento test è VERO. Se_falso : Valore che viene restituito se l'argomento test è FALSO.

riprendiamo un esempio già visto (foglio funzione SE) se volessimo confrontare le entrate e le uscite ed inserire in una nuova cella utile → se entrate > uscite perdita → se entrate < uscite

nel nostro caso utilizzeremo questa formula: =SE(B3>C3;"utile";"perdita") testse_vero se_falso abbiamo utilizzato una stringa di testo come risultato del test ….. ecco perché abbiamo utilizzato le virgolette

ecco il risultato in tabella notare il risultato della cella E5 … in questo caso c’è un pareggio ENTRATE = USCITE ma excel lo tratta come «falso»…. … infatti noi abbiamo specificato solo B3>B4 e non B3>=B4 … ed anche in questo caso excel lo avrebbe trattato come «vero» …

dunque aggiustiamo la nostra formula: formula iniziale: =SE(B3>C3;"utile";"perdita") nuova formula: =SE(B3>C3;"utile";SE(B3=C3;"pareggio";"perdita")) abbiamo inserito una nuova funzione SE e la nostra formula è ora «nidificata»

ecco il risultato in tabella formula utilizzata: =SE(B3>C3;"utile";SE(B3=C3;"pareggio";"perdita"))

procediamo con un ulteriore esempio: una ditta effettua gli acquisti in tabella e vuole distinguerli in base all’aliquota iva dobbiamo inserire le formule nella colonna al 22%, al 4% e al 10%.

nella prima cella della colonna al 22%: =SE(D20=22;C20*D20/100;0) nella prima cella della colonna al 4%: =SE(D20=4;C20*D20/100;0) nella prima cella della colonna al 10%: =SE(D20=10;C20*D20/100;0) come si può notare cambia il test ma soprattutto si chiede di inserire uno zero nel caso in cui la cella D20 contenga un valore diverso da quello che ci interessa

proviamo ora ad inserire un’unica colonna con tutti i calcoli dell’iva utilizzando la funzione SE:

formula utilizzata: =SE(D20=22;C20*D20/100;SE(D20=4;C20*D20/100;C20*D20/100)) se vero alcuni argomenti sono uguali ….. questo ci fa riflettere sull’utilità di questa funzione nel nostro caso …. test nuovo test se vero con il nuovo test se falso con entrambi i test

FORMULA DEL SE CON OPERATORI LOGICI potrebbe rendersi necessario far verificare ad Excel più criteri introduzione degli operatori logici Booleani E(), O() devono essere vere tutte le condizioni affinché il risultato dell'espressione sia VERO è sufficiente che un solo criterio sia vero affinché il risultato dell'espressione sia VERO

facciamo un esempio (foglio SE con operatori logici) nella nostra azienda abbiamo diversi lavoratori in diversi settori di attività assunti con contratto a tempo determinato; vogliamo premiare coloro che lavorano nella produzione da oltre 18 mesi stipulando un contratto a tempo indeterminato E()

questa è la nostra tabella dati vediamo come impostare la formula con l’operatore E()

=SE(E(B2="produzione";C2>=18);"nuovo contratto";"T. determ.") se nella cella B2 c’è scritto «produzione» e nella cella C2 il valore è maggiore o uguale di 18 allora …. scrivi «nuovo contratto» altrimenti scrivi «T. determ.»

se immaginiamo che il numero dei dipendenti può essere molto elevato …. una soluzione di questo tipo ci fa risparmiare decisamente tempo

e se volessimo premiare tutti coloro che lavorano nella produzione e tutti coloro che lavorano da oltre 18 mesi anche in altri settori? O()

=SE(O(B2="produzione";C2>=18);"nuovo contratto";"T. determ.") se nella cella B2 c’è scritto «produzione» o nella cella C2 il valore è maggiore o uguale di 18 allora …. scrivi «nuovo contratto» altrimenti scrivi «T. determ.»

SOMMA.SE e CONTA.SE Le formule condizionali SOMMA.SE e CONTA.SE permettono rispettivamente di sommare o contare i valori presenti in un intervallo che soddisfano determinati criteri. sintassi: =SOMMA.SE(intervallo;criterio;int_somma) =CONTA.SE(intervallo;criterio)

facciamo un esempio (foglio SOMMA.SE e CONTA.SE) voglio ottenere il costo annuo totale dei dipendenti che lavorano nella produzione …. dunque devo sommare le celle di colonna D che corrispondono al testo «produzione» di colonna B

=SOMMA.SE(B2:B21;"PRODUZIONE";D2:D21) «produzione» allora … somma nell’intervallo da D2 a D21 se nelle celle da B2 a B21 c’è scritto …. dunque ci restituisce la somma degli stipendi di tutti coloro che lavorano nella produzione

SOMMA.SE

se invece voglio ottenere semplicemente il numero di dipendenti che lavorano nella produzione =CONTA.SE(B2:B21;"produzione") …..«produzione» intervallo in cui ricercare la parola … dunque ci restituisce il conteggio di tutti coloro che lavorano nella produzione

CONTA.SE

GESTIONE DEGLI ARCHIVI IN EXCEL ORDINAMENTO attenzione a:  presenza della riga di intestazione  selezione dell’intera tabella che contiene i dati

procediamo subito con un esempio (foglio Gestione archivi): vogliamo ordinare i dati di questa tabella in base alla data: 1.selezioniamo tutte le celle 2.clicchiamo sulla scheda Home / Modifica / Ordina e filtra / Ordinamento personalizzato

questi sono i parametri da tenere in considerazione quando si effettua un ordinamento

questo è il risultato come si può vedere i nostri dati sono stati ordinati da excel in base alla colonna Data … procedimento simile se volessimo ordinarli in base all’ammontare del costo in maniera crescente

ordine in base alla colonna Imponibile dal più piccolo al più grande

questo è il risultato come si può vedere i nostri dati sono stati ordinati da excel in base alla colonna Imponibile dal più piccolo al più grande

possiamo filtrare anche in base a più condizioni, per esempio in bade alla data e poi all’imponibile per filtrare in base a più condizioni cliccare aggiungi livello

FILTRI sempre considerando lo stesso elenco di costi….. quanto abbiamo speso in energia elettrica nell’anno? e in ristoranti? e quanta merce abbiamo acquistato?

per ottenere questi risultati dobbiamo utilizzare il filtro di excel 1. selezioniamo la riga di intestazione della tabella 2. clicchiamo sulla scheda Home / Modifica / Ordina e filtra / Filtro clicchiamo ora sulla casella a discesa accanto alla tipologia di costo

ecco cosa ci comparirà; per conoscere l’importo della sola energia elettrica dovremo: - deselezionare la casella seleziona tutto - selezionare la sola casella energia elettrica

ed ecco il nostro elenco depurato da tutte le voci che non sono energia elettrica …. ristoranti …. e acquisto merci

SUBTOTALE ricordiamo l’esempio precedente (foglio Subtotale) abbiamo ordinato i dati in base alla tipologia di costo, in ordine alfabetico dalla A alla Z ora vogliamo conoscere i totali di ciascuna categoria di costo e il totale generale.

selezioniamo la tabella con le intestazioni clicchiamo sulla scheda Dati / Subtotale la maschera è abbastanza intuitiva cliccando su ok il risultato sarà il seguente

attraverso i pulsanti + e – si possono esplodere o comprimere i nostri dati con i numeri in alto si esplode o comprime un intero livello di visualizzazione

Una tabella pivot non è uno strumento per inserire dati, ma per visualizzarli in modo diverso da come si presentano in un classico prospetto Excel. I dati sono riepilogati con una specifica funzione (sommati, contati, moltiplicati... in base alle nostre esigenze). Insomma, la tabella pivot permette di trasformare i dati in informazioni utili. TABELLE PIVOT

PREMESSE OPPORTUNE E NECESSARIE: 1.la tabella con i dati deve contenere delle intestazioni di colonna …. non devono essere lasciate righe vuote. Queste diventeranno le etichette per i campi della tabella pivot. 2.la tabella non deve contenere celle vuote. 3.L’esempio che andremo ad affrontare è molto semplice ed è utile solo a capire il funzionamento delle Pivot, le cui applicazioni sono di certo più complesse

la tabella pivot prevede quattro aree: Filtro rapporto: contiene i dati che verranno visualizzati uno alla volta Riga: contiene i dati che saranno le etichette per le righe. Colonna: contiene i dati che saranno le etichette per le colonne Valori: contiene i dati da riepilogare nella tabella pivot, i dati verranno riepilogati sulla base di una funzione matematica.

Procediamo con un esempio ( foglio pivot ) in questa tabella si riepilogano le spese sostenute nei vari mesi per le varie tipologie cliccare all’interno dei dati in un punto qualsiasi, scegliere inserisci / tabella pivot.

inserire l’intervallo della tabella dati …. è anche possibile utilizzare dati esterni scegliere se si vuole la tabella nello stesso foglio di lavoro o in un nuovo foglio

per inserire i campi trascinarli in una delle quattro aree in basso … possono essere spostati in qualsiasi momento. attenzione: il dato numerico nel nostro caso è dato dall’importo della spesa ….. ergo ….. va inserito nell’area valori mese e Tipo andranno uno in Riga e uno in Colonna.

immediatamen te notiamo informazioni che la nostra tabella di base non ci forniva formattiamo i valori come contabilità: clic con il tasto destro nell'area dei dati … Impostazioni campo valore / Formato numero… scegliete Contabilità

Se modifichiamo qualche valore della tabella dati, la pivot deve essere aggiornata cliccando con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della stessa e scegliendo «aggiorna». Se invece vogliamo aggiungere una riga alla nostra tabella … Dobbiamo formattarla utilizzando il comando formatta come tabella in Home / stili il nome assegnato alla tabella può essere sempre cambiato …clic all’interno della tabella e portandosi nella scheda Progettazione degli Strumenti tabella. Poi creiamo la pivot

inserendo come intervallo il nome della ns tabella Se proviamo ad aggiungere una riga sotto la tabella, questa si allungherà automaticamente a comprendere la nuova riga che, così, farà anche parte dell’intervallo di origine della tabella pivot. Basterà aggiornare la tabella per vedere al suo interno anche questi nuovi dati.

TABELLE PIVOT: LA FORMATTAZIONE CONDIZIONALE potremmo decidere di applicare una formattazione alla tabella pivot, che ci consenta di evidenziare i dati che ci interessano maggiormente selezioniamo le celle dell’area dei valori e clicchiamo sulla scheda Home / Formattazione condizionale

se per esempio decidiamo di evidenziare tutti i valori maggiori di 10 avremo il risultato seguente:

MODIFICARE IL MODO IN CUI VENGONO VISUALIZZATI I VALORI di solito nelle tabelle pivot, i dati sono presentati come valori assoluti. ma se volessimo conoscere la percentuale del totale … clic col tasto destro del mouse nell'area dei dati e, dal relativo menu, scegliere Mostra valori come > % del totale complessivo.

ecco la nostra pivot opportunamente formattata possiamo anche conoscere la percentuale rispetto al totale di colonna …. opzione presente nello stesso elenco a discesa

ancora ….. possiamo visualizzare entrambi i dati in valore assoluto ed in percentuale … occorre aggiungere una seconda volta nell'area dati della tabella pivot il campo Importo, semplicemente trascinandolo dell'apposito riquadro nell'elenco campi della tabella pivot.

LE TABELLE PIVOT: RAGGRUPPARE I DATI utilizziamo lo stesso esempio, questa volta però le date delle spese non sono genericamente dei mesi, ma delle date vere e proprie complete di giorno, mese e anno la tabella pivot sarà la seguente

dalla quale ricaviamo poche informazioni clic col tasto destro del mouse su una data qualunque e scegliete la voce Raggruppa.

excel ha “compreso” che si tratta di valori di tipo data, vi propone di raggrupparli per intervalli data significativi …. è già proposto il raggruppamento per mese o trimestre che è esattamente quello che ci interessa. la tabella si presenterà in questo modo

pulsanti per ridurre o espandere la selezione ed ottenere la seguente visualizzazione

proviamo con un esempio leggermente più complesso abbiamo la nostra lista dei dipendenti, con il costo annuale della retribuzione, il titolo di studio posseduto e i giorni di assenza fatti nel 2013

costruiamo la tabella pivot secondo le caratteristiche in figura

ecco il risultato ….. possiamo evincere una serie di informazioni