Il controllo di gestione e le nuove tecnologie per lo studio Professionale 30/11/2011 ore C2Web S.r.l. Soluzioni informatiche

Page  2 Agenda:  Ore L’organizzazione e il controllo di gestione nello studio professionale. 1° PARTE Introduzione al controllo di gestione La definizione delle aree strategiche La definizione degli indicatori La consuntivazione della attività e il controllo dei tempi Il bilanciamento dei carichi di lavoro Il Customer Relationship Management (CRM) e la comunicazione Dalla teoria alla pratica, uno strumento per la gestione 2° PARTE Il controllo di gestione come offerta al cliente Gli indicatori di performance Dal Bilancio di verifica alle analisi Dalla teoria alla pratica, uno strumento per derivare il controllo di gestione da qualsiasi bilancio di verifica  3° PARTE L’organizzazione informatica dello studio Reti e sicurezza. Gli apparati per la garanzia di un backup affidabile, la navigazione internet sicura e filtrata Voip, la gestione delle telefonate tramite la rete dei computer, confronto con la telefonia tradizionale Il cloud computing, l’utilizzo di applicazioni remote Dalla teoria alla pratica Gestionali e banche dati in cloud

Page  3 Organizzazione dello studio: Elementi STUDIO

Page  4 Organizzazione dello studio:Perché investire  Cambiamento del mercato, le inefficienze prima tollerate dalla marginalità sui clienti non sono più consentite  I bisogni dei clienti cambiano  Per migliorare i processi ragionando su dati concreti  Per liberare il Professionista al fine di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto  Per ottenere una sistematicità di risultati  Per pianificare e monitorare  Per offrire garanzie al cliente  Per garantire una continuità operativa anche in fase di cambiamenti

Page  5 Organizzazione dello studio:Perché investire Ma soprattutto perchè …..Il profitto è la naturale conseguenza di un lavoro fatto bene" Henry Ford (industriale)

Page  6 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Riesco a rispondere a queste domande? Qual’e’ la mia redditività per area strategica ? A Quale tariffa effettiva sto lavorando ? Qual’e’ la redditività per mandato ? Riesco a controllare tutte le prestazioni extra mandato? Quante ore lavoro sono effettivamente produttive ? Qual’e’ la produttività dei miei collaboratori ? I carichi di lavoro sono bilanciati ? Qual’e’ la tipologia di pratiche più redditizia ? ……… Avete altre domande alle quali non sapete rispondere ?

Page  7 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Impostazione del controllo di gestione Per impostare il controllo di gestione occorre anzitutto definire alcuni dati di base sui quali costruire la rilevazione degli eventi in studio. Definire il costo orario per ogni collaboratore Definire quali sono le prestazioni offerte dallo studio (attività elementari ) Definire i raggruppamenti delle prestazioni in aree di business (famiglie di prestazioni ) Definire i mandati e le prestazioni comprese nel mandato

Page  8 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione La rilevazione dei dati. Quali dati dobbiamo rilevare per rispondere alle domande che ci siamo posti prima? il tempo impiegato per svolgere una prestazione identificando: Il cliente La prestazione La quantità prodotta ( in base alla prestazione )

Page  9 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Con quali strumenti. Lo strumento base è un software che consenta di inserire i rapportini di produzione e che quindi offra un’analisi dei dati strutturata per rispondere alle domande che ci siamo posti all’inizio. Il software di controllo di gestione deve integrarsi con il lavoro degli operatori senza essere un ulteriore lavoro da svolgere ed in particolare il rapportino di produzione dovrebbe essere la conseguenza dell’aggiornamento di un attività svolta ( Agenda, scadenzario,checklist, ecc..) Per una corretta rilevazione dei tempi non produttivi lo strumento è il timesheet, per fornire agli operatori la possibilità di “quadrare” le ore lavorate con le ore da contratto.

Page  10 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Quali altri risultati ottengo ? Il controllo degli obiettivi con indicatori oggettivi Misurazione della redditività del cliente Un aumento della redditività generale dello studio La motivazione delle risorse umane e la possibilità di incentivazione basata su criteri oggettivi Un supporto per le decisioni inerenti il fatturato Un supporto per le decisioni sulla convenienza di produzioni alternative Calcolare la tariffa alla quale lavoro Conoscere la tariffa minima alla quale posso vendere un servizio La messa a punto di un sistema di parcellazione Chiarezza delle regole e delle responsabilità

Page  11 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Un semplice esempio ( caso reale di studio riorganizzato) Ipotizziamo uno studio medio con 7 persone Fatturato annuo € Numero persone operative 7 Ore anno per operatore Tariffa effettiva ore vendute /(7*1760) = 28.40

Page  12 Organizzazione dello studio:Il controllo di gestione Attivando uno strumento di controllo di gestione ipotizziamo: Recupero prestazioni non fatturate 5% Recupero produttività20*7 Tariffa obiettivo 35,00 € Incremento = *1780*( ) = €

Page  13 Organizzazione dello studio:Gestione delle informazioni Cosa intendiamo per informazioni e.mail interne e esterne le comunicazioni effettuate tramite qualsiasi strumento che arrivino dai clienti, i documenti creati nell’esercizio della pratica professionale, i documenti ricevuti dall’esterno, i documenti non elettronici che occorre tracciare o che richiedano una conversione digitale, le telefonate gli appuntamenti gli avanzamenti lavori Le scadenze

Page  14 Le attività dello studio sono sempre più frammentate, spesso costituite da tanti piccoli lavori, da tante piccole attività e informazioni (che per quanto “piccole” risultano ugualmente sostanziali); per questo motivo è necessario gestire tali attività e informazioni immediatamente, allo scopo di potersene poi ricordare e di poterle all’occorrenza recuperare. Disattendere questa semplice regola (l’immediata gestione delle informazioni) nella migliore delle ipotesi conduce a un ritardo nell’elaborazione o alla perdita delle informazioni. In particolare, le informazioni elettroniche diventano velocemente obsolete, quando non immediatamente elaborate, trattate, sintetizzate, e come tali poi ignorate o dimenticate (ad esempio non lette, sempre più numerose nei nostri server, che dopo alcuni giorni vanno a ingrossare il novero di giacenze che si potrebbe ragionevolmente definire “improduttive”). Organizzazione dello studio:Gestione delle informazioni

Page  15 Organizzazione dello studio:Gestione delle informazioni Riesco a rispondere a queste domande ?  Com’e’ pianificato il tempo delle mie risorse ?  Posso trovare una e.mail scambiata dal mio studio con un cliente ?  Che telefonate ho ricevuto in mia assenza?  Ci sono scadenze in ritardo ? Lo scadenzario è aggiornato?  A che punto siamo con la stagione fiscale ?  Com’e’ l’avanzamento lavori per una determinata attività ?  Sono pronti i documenti del cliente ?  …………… Avete altre domande alle quali non sapete rispondere ?

Page  16 Organizzazione dello studio:Gestione delle informazioni Gli strumenti e le impostazioni Per implementare una gestione delle informazioni dobbiamo anzitutto avere gli strumenti per condividere in maniera efficiente le stesse nello specifico:  Un agenda condivisa e fruibile ovunque su diversi dispositivi  Una rubrica condivisa  Un sistema di messaggistica interno efficiente  Un sistema di archiviazione e condivisione della posta  Un sistema di archiviazione e condivisione dei documenti  Un sistema di condivisione delle attività

Page  17 Organizzazione dello studio:Gestione delle informazioni Quali risultati ottengo?  Migliore efficienza interna  Deduplicazione delle informazioni  Indipendenza dell’informazione dall’operatore  Ottimizzazione dei processi  Controllo dei processi  Miglioramento della qualità interna  Miglioramento della qualità percepita  Aggiornamento continuo delle informazioni

Page  18 Organizzazione dello studio:Comunicazione Gli strumenti di comunicazione e la customer relationship management (CRM) Per strumenti di comunicazione intendiamo tutti i canali con cui lo studio comunica all’esterno e all’interno, vedremo come l’utilizzo di tutte le tecnologie a disposizione ci consentirà di essere “presenti” sul cliente in modo sistematico per aumentarne la fidelizzazione ed innescare l’azione di marketing più efficace … il passaparola … Conoscere e sfruttare gli strumenti di comunicazione significa replicare a costo zero le attività su un cliente condividere i risultati e i feedback ottenuti

Page  19 Organizzazione dello studio:Comunicazione Riesco a rispondere a queste domande ?  Abbiamo avvertito tutti i clienti del nuovo adempimento ?  Chi ha gestito la pratica …. ?  I clienti sono informati di tutti i servizi offerti dallo studio  Posso vedere tutto quello che ho fatto per il mio cliente ?  Altre domande ?

Page  20 Organizzazione dello studio:Comunicazione Gli strumenti e le impostazioni Per implementare una gestione delle comunicazioni efficace abbiamo bisogno di diversi strumenti informatici:  Software per la gestione delle newsletter  Software per la gestione dei messaggi SMS  Software per la gestione del sito internet  Utilizzo dei Social Network  La gestione di un Blog  Centralino telefonico VOIP

Page  21 Organizzazione dello studio:Comunicazione Quali risultati ottengo ?  Fidelizzazione della clientela  Migliore condivisione delle informazioni relative ai clienti  Possibilità di gestire azioni di marketing  Immediatezza di comunicazione  Possibilità di ampliare la propria rete di conoscenze

Page  22 Organizzazione dello studio: Informatica Vigilanza sugli intermediari Entratel: al via i controlli sul rispetto della privacy Oggetto dell’attività di verifica: I. Struttura organizzativa dell’intermediario II. Misure di sicurezza relative ai supporti tecnologici utilizzati. III. Ulteriori misure di sicurezza

Page  23 Organizzazione dello studio: Informatica - entità coinvolte Definizioni utilizzate per la privacy Sedi. Sono le sedi della ditta interessate ai fini privacy Locali. Per ogni sede sono i locali interessati ai fini privacy Contenitori. Sono i contenitori destinati a contenere le banche dati gestite, sono Hardware e software di base, armadi ecc… Strumenti. Sono gli strumenti (software o altri) utilizzati per effettuare i trattamenti previsti.

Page  24 Organizzazione dello studio: Informatica – Rischi informatici per entità Rischi per le entità Sedi. Collegamenti a internet Accessi indesiderati Utilizzo non autorizzato Locali. Nessun rischio informatico se non la salvaguardia dei contenitori ( personal computer ) Contenitori. (Server ) Accessi non autorizzati, eventi distruttivi dolosi ecc… asportazione o furto, malfunzionamenti Strumenti. Accessi non autorizzati, azione di virus, comportamenti operatori, bug software

Page  25 Organizzazione dello studio: Informatica - struttura di rete Esaminiamo alcune strutture di rete: Rete Peer to Peer Rete Client Server ( dominio Microsoft ) Rete Client Server ( Server Linux )

Page  26 Organizzazione dello studio: struttura di rete Esempio della struttura di rete in uno studio

Page  27 Organizzazione dello studio: Informatica - struttura di rete Rete Peer to Peer Nata per condividere le risorse in ambiente Microsoft Windows Nessun costo Configurazione Critica per il rispetto della normativa

Page  28 Organizzazione dello studio: Informatica - struttura di rete Rete Client Server con server Linux Ambiente server gratuito Ambiente non standard, aggiornamento del sistema complesso Configurazione Critica per il rispetto della normativa

Page  29 Organizzazione dello studio: Informatica - struttura di rete Rete Client Server con server di Dominio Microsoft Ampia scelta di versioni a partire da <200€ Ambiente standard, auto aggiornante Configurazione per il rispetto della normativa semplice ed incluso nello standard

Page  30 Organizzazione dello studio: Informatica – Sicurezza del collegamento a internet Dispositivo Router / Firewall / Proxy server Distribuzione dell’accesso Protezione dagli accessi indesiderati Gestione della navigazione

Page  31 Organizzazione dello studio: Informatica – Sicurezza dei contenitori Gestione credenziali di accesso. Gestite automaticamente dal Sistema operativo Microsoft Windows Dispositivi UPS. Garantiscono il mantenimento dell’alimentazione nel caso di interruzione dell’alimentazione di rete e lo spegnimento corretto del server Dispositivi di Backup. Dispositivi di rete NAS, DAT o hard disk esterni con politiche di backup programmate giornaliere, settimanali e mensili

Page  32 Organizzazione dello studio: Informatica – Sicurezza degli strumenti Gestione credenziali di accesso. Gestite dal software ( es. gestionale ) Bug Software. Gestione aggiornamenti e correzioni ( aggiornamenti automatici ecc.. ) Virus. Software antivirus con aggiornamenti periodici Operatori. Formazione degli operatori e sistemi di backup organizzati

Page  33 Organizzazione dello studio: Informatica – Telefonia Voip La telefonia VOIP Integrazione con le linee telefoniche ISDN esistenti Un solo cablaggio in studio LAN e Telefoni Integrazione con i software gestionali Aggiunta di linee senza costi fissi ne ulteriori cablaggi Gestione del traffico su cellulare e delle tariffe più convenienti Report dettagliati sull’utilizzo Accesso dall’esterno per il telelavoro Connessione tra sedi visibili come interni

Page  34 Organizzazione dello studio: Informatica – il cloud Il cloud computing Si tratta di una vera e propria rivoluzione, simile a quella avvenuta all’inizio degli anni ’80 con il passaggio dall’architettura basata su grandi elaboratori centrali e terminali a quella client-server, in seguito all’invenzione del PC.

Page  35 Organizzazione dello studio: Informatica – il cloud Il cloud computing Gestionale per professionisti Gestionale per aziende Banca dati ed ebook

Page  36 Organizzazione dello studio: Iniziare il processo di sviluppo dei clienti Siamo in grado di: Entrare nel merito dei criteri di definizione dei prezzi ? Calcolare il costo reale del denaro ? Misurare l’efficienza organizzativa del nostro cliente ? Realizzare un budget credibile ? Verificare gli scostamenti dal budget ? Calcolare e confrontare indicatori significativi ? Verificare l’efficacia delle strategie e delle metodiche commerciali adottate ?