Conservazione sostitutiva a norma PosteCertiDoc-FastBox Postecom

2 L’eliminazione del cartaceo è possibile solo con la conservazione sostitutiva realizzata nel rispetto della normativa vigente. La conservazione sostitutiva è la soluzione che, grazie alle nuove tecnologie e alle nuove norme vigenti, consente di conservare in formato elettronico (CD, DVD o altri supporti idonei) documenti informatici, senza l’obbligo della stampa cartacea. Due sono le tecnologie possibili: acquisire una soluzione da gestire autonomamente sulle proprie macchine oppure acquisire un SERVIZIO di conservazione sostitutiva accedendo a una soluzione installata presso un fornitore (Postecom) certificato. Questa modalità si chiama ASP. Vantaggi della soluzione ASP: - la delega di Responsabile della Conservazione è affidata al fornitore - l’aggiornamento tecnologico e normativo compete al fornitore -controlli più agevoli e veloci per i documenti per cui è prevista la conservazione per legge (contabili e tributari, etc.) - risparmi su costi diretti (spazi per archivio, etc) Possibilità di utilizzo Tipologie documentali: fatture attive, fatture passive, giornale bollato, registri IVA, schede contabili/magazzino, contratti/pratiche, cedolini, cartelle cliniche La Conservazione sostitutiva a norma

Postecom: 7 anni di gestione documentale Lancio servizio Bollettino Report per la pubblicazione online dei bollettini incassati presso i uffici postali.  Miglioramento del servizio: da 20 giorni a 48 ore  Miglioramento dell’immagine di Poste Italiane  Predisposizione per la Conservazione sostitutiva dei Bollettini Conservazione sostitutiva dei bollettini postali.  Conservazione di circa 1,4 miliardi di immagini l’anno  Eliminazione di circa 720 tonnellate di carta l’anno (3 piani di un palazzo, il peso di circa autovetture) Fatturazione elettronica e conservazione fatture attive per CFO  Eliminazione della gestione cartacea e miglioramento efficienza  Eliminazione di circa 600 faldoni l’anno di fatture  Predisposizione per il ciclo passivo 2007 Gestione a norma CNIPA di documenti digitali  Soluzione fornito in ASP con investimenti nulli da parte del cliente  Prezzo competitivo e dipendente dai volumi  Possibilità di coprire l’intera catena del valore 2H 2007 Evoluzione Normativa: Abilitazione per la completa digitalizzazione

4 Come gestire una materia complicata? Affidando la Conservazione Sostitutiva ad un Operatore di Garanzia Istituzionale Certificato dal Responsabile della conservazione firma elettronica marca temporale hash riversamenti verifica leggibilità evoluzione della normativa esperienza degli addetti

L’evoluzione della normativa… L 241/1990 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. DL 39/1993 Istituzione dell’AIPA L 537/1993 Possibilità di conservare ed esibire documenti per finalità amministrative e probatorie anche mediante supporti ottici. L 489/1994 Le scritture contabili e i documenti di cui all’art. 2220cc, le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie possono essere registrati su supporti di immagini. DPCM 8/02/1999 Regole tecniche sul documento informatico e la firma digitale D. Lgs. 10/2002 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche. DPR 137/2003 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche DM_23/01/2004 Ministero delle finanze D.LG. 52/2004 Fatturazione elettronica Circolare agenzia entrate 19 ottobre 2005 Codice Amministrazione digitale 01/01/06 Circolare 36/E Agenzia Entrate 06/12/06 Risoluzione 161 Agenzia Entrate Risoluzione 298 Agenzia delle Entrate. Testo Unico 445/2000 Abroga la L 537/93 e indica le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Del. AIPA 42/ 2001 Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico L 59/1997 Decreto Bassanini Riconosce la formazione, l’archiviazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici di atti dati e documenti DPR 513/1997 Attuativo della legge 59/97. Del AIPA 24/1998 Regole tecniche per l’uso di supporti ottici.

…sino ad oggi Il 19/02/2004 il CNIPA emana la Deliberazione n. 11/2004 con le nuove Regole Tecniche per la Riproduzione e Conservazione ottica Sostitutiva. E’ una revisione della precedente Delibera n. 42/2001 resa necessaria per recepire le nuove tecnologie e le modifiche legislative effettuate al Testo Unico n. 445/2000 a seguito del recepimento della relativa direttiva comunitaria. Viene definitivamente chiarito che possono essere archiviati su dischi ottici sia i documenti analogici (cartacei, pellicole mediche, audio, video, ecc.) sia i documenti informatici (testi, immagini, disegni, ecc.).

Il processo di Conservazione Documenti in formato digitale Documenti cartacei acquisiti via scanner Sistema gestionale del Cliente File Indice Documento “On-Site” Fast-Box Firma Digitale Data Base Lotto Conservazione Supporti probatori Marca Temporale Rom a Milano FD

Le stime Sono stati stimati risparmi di costo rispetto alla conservazione cartacea pari al 32% per il primo anno e sino al 76% il quarto anno! Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte (costo per documento: 18 euro) Difficile condivisione e accesso distribuito ai documenti (un documento perduto su 20) Il 3% dei documenti viene archiviato erroneamente: costo di recupero 120 euro per singolo documento

Quali problemi risolve… L’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti consente: l’eliminazione dell’archivio cartaceo con relativo risparmio degli onerosi costi di mantenimento degli archivi fisici l’abbattimento dei costi relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili, spesso enormi in termini economici, di produttività, di personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy di risolvere problematiche di contenzioso e dei tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti di non avere interlocutori diversi e sostenere l’onere di gestire la loro integrazione processi di riscontro manuali di eliminare problemi di spazi, costi di gestione e difficoltà di reperimento di informazioni dai diversi archivi cartacei evitare dispersione delle risorse interne su processi non strategici per l’azienda

…e quali vantaggi offre Rintracciabilità in tempo reale con nessun costo di tutti i documenti. Tempo di ricerca: riduzione dei costi e tempi di ricerche. Miglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni. Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati. Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività. Aumento dell’efficienza. Delega Uninominale a Postecom della responsabilità della conservazione. Nessun intervento invasivo sul sistema informativo del cliente. Adeguamento costante ed immediato alla normativa di legge. Accessibilità al sistema semplice e veloce (via WEB).

Descrizione del servizio PosteCertiDoc I requisiti: Il sistema permette di configurare i flussi di documenti dell’azienda (da conservare) all’interno del sistema Il sistema permette di configurare più classi documentali all’interno dell’azienda, assegnando a ciascuna classe documentale l’opportuno valore di Retention Time Il sistema esegue il processo di conservazione sostitutiva, così come definito dalla Deliberazione CNIPA 11/2004, indipendentemente dal formato e dalla dimensione dei documenti inviati Il sistema gestisce una molteplicità di utenze, relative all’azienda, e dà a ciascuna utenza l’accesso a una o più classi documentali, con permessi di ricerca, upload di documenti/lotti e/o monitoraggio dello stato dei processi di conservazione

PosteCertiDoc-FastBox Il Servizio di Conservazione Sostitutiva a Norma PosteCertiDoc offre come punto di accesso per la sua fruizione PosteCertiDoc-FastBox. PosteCertiDoc-FastBox è la soluzione Software che viene proposta per semplificare l’attivazione e l’utilizzo del Servizio Base; l’attivazione avviene mediante installazione e parametrizzazione di un Client SW direttamente su un computer (o server) messo a disposizione dal Cliente presso la propria sede. Fast Box è collegato, da un lato al Sistema Gestionale ERP e/o Gestionale Documentale del Cliente e dall’altro direttamente via WEB al Servizio di Conservazione Sostitutiva a Norma in modalità ASP. Fast Box, disponendo di un proprio DB, può essere alimentato semplicemente con il File dei Documenti (in formato PDF) unitamente al relativo file di chiavi di ricerca (indice XML), che caratterizzano ogni tipologia di Classe Documentale da trasferire alla Conservazione Sostitutiva a Norma.

FastBox FastBox è disponibile nelle seguenti versioni:  BASE (singola utenza con 4 classi documentali)  NET (fino a 10 utenze base)  EXT (tutte le classi documentali)  WEB (accesso remoto)  FIN (connessione Paris/Parif – flussi di rendicontazione)

PosteCertiDoc-FastBox Flusso operativo PosteCertiDoc-FastBox: Azienda Servizio di conservazione sost. a norma in modalità ASP PosteCertiDoc Sistema gestionale ERP e/o gestione doc. cliente Archiviazione Postecom Esibizione Connessione Eventuali FAST BOX Cd

Le funzioni base di FastBox 1 Configurazione del sistema 2 Acquisizione documenti 3 Conservazione 4 Ricerca 5 Esibizione

FastBox prevede la gestione di: Fatture attive Fatture passive Giornale bollato Registri iva Schede contabili Schede magazzino Cedolini paga La configurazione è predefinita e i documenti sono gestiti da FastBox sul disco locale della “stazione di lavoro PC” su cui viene installato il Client SW insieme alle connessioni PosteCertiDoc. 1 Configurazione del sistema

2 Acquisizione documenti La fase di acquisizione documenti può essere schedulata (a cura dell’azienda) o attivata da parte dell’utente scegliendo il tipo di documento voluto:

La fase di conservazione consente di inviare a PosteCertiDoc i documenti acquisiti: L’utente può selezionare quelli da portare in conservazione e selezionare “Conservazione” tra le opzioni. 3 Conservazione

Conservazione vengono richiesti alcuni parametri, eventualmente la Firma Digitale (solo per la Fattura Elettronica), quindi la connessione può avere inizio. viene emesso messaggio di log di quanto effettuato, con eventuale invio di mail di anomalia se vi fossero problemi. quando la funzione è stata completata è possibile effettuare la richiesta di chiusura lotto che completa il processo di conservazione.

Nel caso si vogliano ricercare documenti che si trovano nel sistema FastBox, siano essi già conservati o meno, è possibile selezionare nuovamente il tipo di documento e procedere poi alla visione è possibile selezionare documenti, esportarli in excel, html o xml, raggruppare, visualizzare e/o stampare tutti i documenti ricercati (con limite di 100 documenti stampabili contemporaneamente in FastBox base) 4 Ricerca - 5 Esibizione

Visione complessiva del processo di conservazione

Grazie per l’attenzione